データ入力の自動化はRPAでできる！iPaaS・AI-OCRの使い分けと事例を解説

データ入力は、業務を前に進めるために欠かせない一方で、転記や更新などの定型作業が積み重なりやすく、ミスや確認作業、繁忙期の残業につながりがちです。

ただ、データ入力は「画面への入力」「システム間の受け渡し」「紙・PDFのデータ化」など工程が混ざっていることも多く、やみくもに自動化を進めると、思ったほど効果が出ないケースもあります。

この記事では、RPA・iPaaS・AI-OCRをどう使い分けるとデータ入力を減らせるのかを、業務別の事例とあわせて整理します。

データ入力の自動化とは

データ入力の自動化とは、人が手作業で行っている入力・転記・更新・照合などの作業を、ツールや仕組みで自動処理することを指します。対象になりやすいのは、次のような“繰り返し発生する入力作業”です。

• Excel・CSVの内容をシステムやSaaSに入力する
• Web画面やメールの情報を別システムへ転記する
• 申請・受注などのデータを登録／更新する
• 入力内容をチェックし、条件に応じて処理を分ける

これらは一つひとつは単純でも、件数が多く定期的に発生しやすいため、入力ミスや転記漏れが起きやすく、担当者の負担や残業の原因になりがちです。こうした作業を自動化できると、ミスの抑制や工数削減につながり、業務を安定して回せるようになります。

なお近年は、RPA・iPaaS・AI-OCRなどを組み合わせることで、「画面への入力」「システム間の連携」「紙やPDFのデータ化」まで含めて、自動化できる範囲が広がっています。

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データ入力はRPA / iPaaS / AI-OCRでこう自動化できる

データ入力の自動化は、ひとつの手段だけで完結するとは限りません。業務の中には「画面に入力する作業」「システム同士でデータを受け渡す作業」「紙やPDFをデータ化する作業」が混在していることが多く、RPA・iPaaS・AI-OCRを役割に応じて使い分けるのが現実的です。

ここでは、それぞれの得意領域を整理します。

RPA：画面操作の入力・転記・更新を自動化できる

RPAは、人がPCで行っている操作を再現し、業務システムやSaaSの画面に対して自動で処理できます。データ入力の中でも特に「同じ画面に何度も入力する」「決まった手順で転記する」といった繰り返しの画面操作と相性が良い手段です。

iPaaS：システム間のデータ連携・通知を自動化できる

iPaaSは、SaaSやクラウドサービス同士を連携し、データの受け渡しや処理の流れを自動化する仕組みです。データ入力業務では「どこかで入力した情報を別のシステムにも反映する」「関係者に通知する」といった“つなぎ”が発生しやすく、こうした部分はiPaaSが得意です。

AI-OCR：紙・PDF・画像の情報をデータ化して後工程につなげる

AI-OCRは、紙の書類やPDF、画像などに含まれる文字情報を読み取り、データに変換する手段です。入力元が紙やPDFのままだと手入力が残りやすいため、AI-OCRで先にデータ化しておくと、後工程の入力や連携まで自動化しやすくなります。

データ入力業務をRPA・iPaaS・AI-OCRで自動化した事例（業務別）

データ入力の自動化は、「どの業務で」「どの工程（データの取得／加工／データ入力（登録・転記）／連携）がボトルネックか」を分解すると、打ち手が見えやすくなります。

ここでは、訪問リスト作成・給与計算・受発注の3業務を例に、RPA／iPaaS／AI-OCRをどう組み合わせて自動化しているかを紹介します。

訪問リスト作成業務でのデータ入力自動化例（手段：RPA）

この例は、電子カルテから必要書類をダウンロードし、訪問リストとしてデータ入力・集約するまでの流れをRPAで自動化したケースです。電子カルテの標準機能だけでは取得しづらい情報も、RPAで画面操作を再現することで収集でき、スプレッドシート上で訪問リストを作成・更新できるようになります。

自動化後は、担当者が行うのはデータ入力結果の最終確認と例外対応が中心です。日々のルーティンになりやすい転記・集約といったデータ入力作業を手放せるため、作業の安定化と負担軽減につながります。

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給与計算業務でのデータ入力自動化例（手段：RPA）

こちらは、給与計算に必要なデータをそろえる工程のうち、データ入力前後の定型作業をRPAで自動化した例です。勤怠システムからデータをダウンロードして解凍し、必要な項目だけを整形してExcelへ反映します。

さらに、指定フォルダへの格納や、基幹システムへの取り込みに必要なファイル変換など、給与計算に向けたデータ入力の準備〜登録に近い部分までを一続きで自動化しています。

ポイントは、単なる入力代行ではなく「抽出→整形→格納→取り込み」までをつなげている点です。結果として、担当者が時間を取られていた定型処理がまとまり、より付加価値の高い業務に時間を回しやすくなります。

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受発注業務でのデータ入力自動化例（手段：AI-OCR＋iPaaS＋RPA）

受発注業務では、FAXやPDFなど入力元が紙・画像のままだと、手作業のデータ入力が残りやすくなります。この例では、まずスキャンデータをAI-OCRで自動読み取りし、必要な項目だけを抽出してCSV化します。その後、RPAでCSVの内容を社内システムへ自動登録し、受発注に必要なデータ入力を進めます。

さらに、スキャン完了の検知や実行結果の通知など、データ入力の前後で発生する連絡・共有をiPaaSでつなぐことで、「担当者が都度状況を確認しに行く」負担も減らせます。自動化後に人が対応するのは、スキャンと読み取り結果の目視確認（例外対応）が中心です。データ入力作業そのものを減らせるため、ミスの抑制と処理スピードの安定化に効果が出やすいパターンです。

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データ入力を自動化するメリット

データ入力は、業務の中でも「やらないと進まない」一方で、作業自体は付加価値を生みにくい領域です。だからこそ自動化できると、単に手間が減るだけでなく、ミスや属人化といった“業務の不安定さ”をまとめて解消しやすくなります。

ここでは代表的なメリットを3つに整理します。

入力ミス・転記漏れを減らし、データ品質を安定させる

手作業のデータ入力では、どれだけ注意していても「入力ミス」「転記漏れ」「フォーマットの揺れ」が起こりがちです。特に、複数のシステムやExcelをまたいで入力するほど、ミスの発生ポイントは増えていきます。

自動化により、定型の入力・転記をルール化して実行できるようになると、データ品質が安定し、後工程での手戻りも減らせます。

データ品質が安定すると、次のような“地味に重い作業”が減りやすくなります。

• 入力内容の目視チェックや差分確認
• ミス修正による再入力、差戻し対応
• データ不整合による問い合わせ・確認のやり取り

結果として、入力作業そのものだけでなく、入力ミスに起因する周辺業務まで含めて負担を下げられるのがポイントです。

作業時間を削減し、繁忙期の残業・ボトルネックを解消する

データ入力は、月末月初や締め日前後など、特定のタイミングに集中しやすい業務です。ここが詰まると後工程も止まり、残業や処理遅延の原因になりがちです。

自動化して“人が張り付く時間”を減らせると、繁忙期でも処理が滞りにくくなり、業務全体がスムーズに進むようになります。

効果が出やすいのは、次のようなパターンです。

• 件数が多く、毎日／毎週／毎月など繰り返しが多い
• 画面操作や転記が中心で、手順がほぼ決まっている
• 複数のデータを集めて整形し、システムへ登録する

「入力時間を削る」だけでなく、作業の発生タイミングを分散できるようになると、締め日に向けたボトルネックも緩和しやすくなります。

属人化を防ぎ、運用を標準化・引き継ぎしやすくする

データ入力は、担当者の工夫でなんとか回っているケースが多く、手順が暗黙知になりやすい業務でもあります。特定の人しか分からない状態が続くと、休みや異動のたびに引き継ぎが重くなり、品質もブレやすくなります。

自動化は、入力手順を“仕組み”として固定化できるため、運用の標準化と属人化の解消につながります。

標準化が進むと、次のような効果も出やすくなります。

• 手順のばらつきが減り、処理結果が安定する
• 例外対応だけ人が見る形にでき、役割分担が明確になる
• 改善点が見えやすくなり、運用を育てやすい

次のセクションでは、こうしたメリットを確実に得るために、データ入力を自動化するときに押さえておきたいポイントを整理します。

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データ入力業務を自動化するときのポイント

データ入力の自動化は、ツール選びより先に「どこまで自動化するか」「どのデータを正とするか」「例外が起きたらどう回すか」を決めておくと、止まりにくくなります。

ここでは、RPA／iPaaS／AI-OCRいずれで進める場合でも共通して重要な3点を整理します。

自動化する範囲を決める

まずはデータ入力業務を、流れで捉えて“どこを自動化するか”を決めます。最初から全部を狙うと例外や調整が増えやすいので、繰り返しが多く、手順が固定で、効果が見えやすい部分から始めるのが安全です。

範囲を決めるときは、次の観点で分解してボトルネックを見つけます。

• 入力元（メール／Web／SaaS／紙・PDF）
• 加工（整形・変換・欠損の補完）
• 登録先（システムへの入力・更新）
• 連携・共有（通知・次工程への受け渡し）

この整理ができると、「画面入力はRPA」「連携はiPaaS」「紙はAI-OCR」のように、手段の当て方も判断しやすくなります。

データの正を統一する

自動化が不安定になる原因の多くは、「どのデータが正か」「どう登録するか」のルールが曖昧なことです。ここが揃っていないと、入力は速くなっても“違うデータが速く登録される”状態になりかねません。

最低限、次を先に決めておくと安定します。

• 正のデータ源（一次情報はどれか）
• 項目定義（項目名・入力ルール・コード体系）
• 更新タイミング（いつの時点で確定し、いつ登録するか）
• 登録ルール（重複判定、上書き／追記の条件、必須項目）

例外の扱いと運用ルールを決める

データ入力は定型でも、ログインエラー、元データ未更新、項目追加、帳票フォーマット変更などの例外が起きます。止めないためには、例外を前提に「検知・通知・復旧」のルールを決めておくことが重要です。

運用ルールは、次の4つを押さえると回しやすくなります。

• 通知（成功／失敗、誰に、どの手段で、どんな内容を送るか）
• 復旧（再実行するか、手作業に切り替えるかの判断基準）
• 変更対応（項目追加・仕様変更が起きたときの窓口と判断者）
• 責任分界（現場／情シス／外部支援のどこが運用判断を持つか）

データ入力を自動化する進め方｜3ステップ

データ入力の自動化は、最初から大きく作り込むより、小さく始めて運用しながら安定させ、広げるほうが成功しやすいです。ここでは、進め方を3ステップで整理します。

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BizteXでどう解決する？データ入力を自動化できる3サービス

データ入力の自動化は、業務によって「何を置き換えたいか」が異なります。たとえば、画面への入力・転記・更新を減らしたいケースもあれば、複数システム間のデータ受け渡しや通知までまとめて整えたいケースもあります。さらに、例外が多く「設計から運用まで任せたい」というニーズも少なくありません。

BizteXでは、デスクトップ型RPAの「BizteX robop」、iPaaSの「BizteX Connect」、設計〜運用まで代行する「インテリジェント フロー」の3つで、データ入力業務に合わせた自動化を支援できます。

ここでは、それぞれがどの工程に効くのかと始めやすさの観点で整理します。

サービス	適した業務範囲	導入ハードル	無料利用
BizteX robop (デスクトップ型RPA)	画面操作を伴うデータ入力を自動化（取得／転記／入力／更新）	低（現場で始めやすい）	2週間トライアル
BizteX Connect (iPaaS)	データ連携の流れを自動化（起点／受け渡し／通知／同期）	中（連携フロー設計が必要）	1週間トライアル
インテリジェント フロー (業務改善代行)	設計から運用まで支援（例外が多い／部門横断／業務全体の最適化）	低（代行型支援）	無料プラン

BizteX robop｜データ入力の取得・転記・更新をRPAで自動化

BizteX robopは、PC上の定型作業（データ取得・転記・登録・ファイル操作など）を自動化できる、プログラミング不要のデスクトップ型RPAです。基幹システムや業務アプリ、SaaSの画面から情報を取得し、別システムへ入力・転記したり、データを更新したりといった画面操作を伴うデータ入力を自動化しやすいのが特徴です。

直感的に扱えるため、まずは件数が多く手順が一定なデータ入力からスモールスタートしやすく、効果を出しやすい点も強みです。API連携が難しいレガシーシステムでも、人が行っている操作を再現する形で自動化を検討できます。

まずは2週間無料トライアルで、実際のデータ入力業務に当てて適合性を確認するのがおすすめです。

BizteX Connect｜データ入力のデータ連携・通知を一気通貫に

BizteX Connectは、システムやSaaS間のデータ連携を担うノーコードの国産iPaaSです。データ入力業務では、入力元が複数に分かれていたり、登録後の共有・通知が手作業だったりすると、二重入力や確認作業が増え、更新漏れも起きやすくなります。BizteX Connectで連携を組むことで、データの受け渡しや通知を自動化し、入力業務の前後を含めて流れを整えやすくなります。

連携フローとして設計できるため、画面操作に比べてログイン状態や手順のブレの影響を受けにくく、定刻実行・検知を起点にした自動処理、分岐、ログ管理まで含めて安定運用しやすいのも特長です。たとえば、フォームやSaaSで発生したデータを別システムへ連携し、登録結果をチャットへ自動通知するといった流れを一気通貫で組み立てられます。

また、オプション機能の「BizteX Connect AI-OCR」を追加すると、紙やPDF帳票も読み取り設定の手間を抑えつつデータ化し、会計ソフトや各種SaaSへの連携まで同じフローでつなげられます。まずは1週間無料トライアルで、接続性や運用イメージを確認できます。

インテリジェント フロー｜データ入力の設計から運用まで、成果が出る形で代行

インテリジェント フローは、業務改善を“代行型”で支援するサービスです。社内でデータ入力の自動化を進めたくても、「どこから手を付ければいいかわからない」「設計や例外対応まで考える余裕がない」「作っても運用が続かない」といった理由で、改善が止まってしまうことがあります。インテリジェント フローなら、業務整理・設計・構築・運用・改善までを一気通貫で進めやすく、現場の負担を増やさずに前に進められます。

特長は、RPAやiPaaSなどの自動化手段を当てはめるだけでなく、入力業務で避けにくい確認・差戻し・例外対応を前提に、止まりにくいプロセスとして設計できる点です。属人化しやすい入力ルールや運用の判断基準も含めて整理することで、データ入力の自動化を“作って終わり”にせず、改善が続く形に寄せられます。

まずは無料プランから、データ入力業務で効果を確認しつつ進めることも可能です。

＞＞インテリジェント フローのサービスページ
＞＞給与計算業務の自動化を代行する場合のフローチャート例

データ入力の自動化でよくある質問（FAQ）

データ入力の自動化はRPAとiPaaS、どっちを選ぶべきですか？

「画面への入力・転記が中心」ならRPA、「システム間の連携・通知が中心」ならiPaaSが向いています。

人が同じ画面操作を繰り返している場合はRPAで置き換えやすく、SaaS間の受け渡しや二重入力を減らしたい場合はiPaaSでデータ連携を組むと効果が出やすいです。

AI-OCRだけでデータ入力はなくせますか？

難しいケースが多く、AI-OCRは「入力元をデータ化する前段」として使うのが現実的です。

紙・PDF・画像の情報をデータ化できても、そのデータを業務システムへ登録したり、連携したりする工程は残ります。AI-OCR＋RPA（登録）やAI-OCR＋iPaaS（連携）で組み合わせると、自動化の範囲を広げやすくなります。

どんなデータ入力業務から自動化すると失敗しにくいですか？

「件数が多い」「手順が一定」「ミスの手戻りが大きい」業務から始めるのがおすすめです。

毎日・毎週・毎月の定型入力、締め日前後に集中する入力、転記漏れが差戻しにつながる入力などは効果が出やすく、スモールスタートに向いています。

データ入力の自動化で、例外処理や確認作業はどう扱いますか？

最初から「例外は人が確認する」前提で設計すると、止まりにくく運用しやすくなります。

欠損・形式違い・重複・取込エラーなどは必ず発生します。成功/失敗の通知、再実行の手順、手作業に切り替える条件を決めておくと、自動化が止まりにくくなります。

データ入力の自動化は「使い分け」と「運用設計」で成功しやすくなる

データ入力の自動化は、RPAだけでなくiPaaSやAI-OCRも含めて、工程に合わせて使い分けることで効果が出やすくなります。

まずは、件数が多く手順が一定な入力作業から小さく始め、正のデータや項目定義、例外時のルールを先に決めておくと、止まりにくく運用に乗せやすくなります。運用が安定したら、入力元や登録先、通知・連携など周辺の工程へ広げていくのがおすすめです。

なお、データ入力の自動化は「画面操作の置き換え」「データ連携の仕組み化」「設計〜運用の支援」など、目的に応じて選択肢があります。自社の業務に合う進め方を整理したい場合は、BizteX robop／BizteX Connect／インテリジェント フローのように手段別に検討すると、要件がまとまりやすくなります。

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