人事・総務業務をRPAで自動化する方法｜現場主導で始める事例と進め方

人事・総務部門の業務は定型の繰り返しが多い一方、IT部門への自動化依頼は後回しにされやすい傾向があります。「RPAは情シスが使うもの」というイメージを持つ担当者もいますが、現場担当者向けに設計されたRPAツールを使えば、プログラミング不要で自動化を進められます。経理・人事・総務の現場担当者がIT部門に頼らず自分でロボットを作っている事例は、思っている以上に多くあります。

この記事では、RPAで自動化できる人事・総務業務の具体例と、現場主導で自動化を進めた実名事例を解説します。

RPAで自動化できる人事・総務業務

人事・総務の業務は「毎回同じ手順で、同じシステムを操作する」ものが多く、RPAとの相性が良い部門です。

入社手続き・アカウント発行

新入社員が入るたびに、Googleワークスペース・Slack・経費精算ツール・勤怠システムなど、複数ツールへログインしてアカウントを発行する作業が発生します。1人当たり20分かかっていた発行作業が5分に短縮された事例があります。採用増が続く企業や、業務委託スタッフの入退社が日常的に発生するBPO・人材サービス企業では、月20人以上の入社対応は珍しくなく、それだけで月300分超の削減につながります。

勤怠データの集計・転記

勤怠システムからのデータ取得、Excelへの転記、給与計算ソフトへの入力は「毎月決まった手順で繰り返す」典型的なRPA向き業務です。

各種申請書の処理

稟議書・経費精算・休暇申請など、承認が完了したデータを別システムへ転記する作業も自動化できます。

社員情報のマスタ更新

人事異動・退職のたびに複数システムの社員マスタを更新する作業は、抜け漏れが起きやすい業務です。RPAで一括更新する仕組みを作ることで、更新漏れを防げます。

スカウトメール・採用関連の定型送信

採用ツールからのデータ取得と候補者へのスカウトメール送信を組み合わせた定期的な作業も、RPAで対応できます。

導入事例：サービス業（BPO）

100名規模のBPO企業では、新規入社者（パートナー・従業員）に対する全社導入ツールのID発行・権限付与業務に、デスクトップ型RPA「BizteX robop」を導入しました。

入社1名につき複数ツールの管理画面へログインし、反復入力が発生する業務でした。採用数が増えるにつれて管理部門の作業量が増え、単純作業が積み上がる構造になっていました。

導入後は毎日発生していたID発行作業が完全に自動化され、手作業時間はゼロになっています。「権限設定の漏れがないか」という確認の心理的負担も解消され、担当者はオンボーディング支援など付加価値の高い業務へリソースをシフトできています。

RPA「BizteX robop」の導入事例をもっと見る

導入事例：株式会社ニット様（BPO・業務委託）

株式会社ニット様では、KPI進捗管理と入社手続きのアカウント発行にBizteX robopを導入し、月1,500分の作業時間を削減しました。

入社手続きは業務委託スタッフが増えるほど処理量が増える性質を持ちます。アカウント発行の自動化により担当者が繰り返し作業から解放され、スタッフとのコミュニケーションや業務設計に集中できる体制になっています。採用増に伴うコスト増加を、ロボットで吸収している形です。

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自動化のメリット

業務効率化とコスト削減

定型の繰り返し作業をRPAが代行することで、担当者は採用面接・社員フォロー・制度設計といった判断やコミュニケーションが必要な業務に時間を使えます。採用増・社員増に伴う作業量の増加も、ロボットで吸収できるため、人員を増やさずに対応できます。

入力ミスと漏れの防止

人手では「入力したかどうか記憶が曖昧」という状態が起きがちです。RPAは処理ログが残るため、「どの社員のどのツールで発行済みか」が明確になります。

担当者の精神的な負荷の軽減

入社手続きやマスタ更新は、ミスが社員の業務開始に影響するという心理的プレッシャーを伴う業務です。自動化によってミスリスクを排除することで、担当者の安心感が高まります。

自動化を進めるときのポイント

BizteX robopで始める人事・総務の自動化

BizteX robopは、BizteX株式会社が提供するデスクトップ型RPAです。PC上の定型操作をプログラミング不要で自動化でき、情報システム部門ではなく人事・総務の現場担当者が自分でロボットを作れることが最大の特長です。基本操作の習得目安は2時間で、専任のカスタマーサクセス担当者が業務選定から運用定着まで伴走します。IT部門がない組織でも導入・内製化が進めやすく、利用者の約70%がIT部門外の現場担当者という実績があります。

「IT部門に依頼してもリソースがない」「外部のシステム開発会社に頼むと高い」という課題を、人事・総務の現場担当者が自前で解決している事例が増えています。IT部門に頼らず自分たちで自動化を進めたいというチームに選ばれており、初めての導入でも自走できる体制を整えやすくなっています。

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よくある質問

プログラミングの知識がない担当者でも使えますか？

使えます。BizteX robopはマウス操作とドラッグ＆ドロップでロボットを設計します。プログラミングやスクリプトの知識は不要で、基本操作の習得目安は2時間です。

勤怠システムや給与計算ソフトに対応していますか？

画面操作を記録・再現する方式のため、APIがない専用ソフトや古い勤怠システムにも対応できます。具体的なシステムへの対応可否は、無料トライアルで確認できます。

最初にどの業務を自動化すればよいですか？

「毎月発生する・手順が決まっている・量が多い」の3条件を満たす業務から始めるのが効果的です。人事・総務では「入社手続きのアカウント発行」「勤怠データの集計・転記」が最初の対象として選ばれるケースが多くあります。

IT部門の関与なしで導入できますか？

現場担当者がロボットを作ること自体はできます。ただし、社内システムへのアクセス権限やセキュリティポリシーの確認は、情報システム部門と事前にすり合わせることをお勧めします。

まとめ

人事・総務の定型業務は、IT部門を介さずに現場担当者が自分で自動化できる領域です。BPO企業のID発行完全自動化・ニット様の月1,500分削減が示すように、「繰り返し頻度が高い1業務」から始めることで、確実な効果が積み上がります。

BizteX robopは現場主導の自動化を設計から支えるサポート体制を持っており、人事・総務チームが自走できる環境を提供します。2週間の無料トライアルで試してみてください。

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