RPAとは？初心者が簡単に理解できる基礎知識と導入のコツをわかりやすく解説！

2020.10.162024.07.23

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、パソコン上の定型業務を自動化するロボット技術です。

本記事では、「RPAとは何か」「RPAでどんな業務を自動化できるのか」といった基本的な情報から、運用時のポイント、具体的な導入事例までを簡単にわかりやすく解説します。

初心者の方がRPAを理解しやすいように、入門ガイドとして役立つ内容を解説します。ぜひご一読ください。

RPAとは何か？

RPA（Robotic Process Automation）※とは、簡単にいうと「人間の代わりに業務を行ってくれる自動化ロボット」のことです。中でも、決まった手順の業務や繰り返し発生するルーチンワークの自動化が得意としています。

※RPAの意味：Robotic=ロボットによって、Process=処理・工程を、Automation=自動化する

RPAにおけるロボットとは、実際に形ある存在ではなく、パソコン上で動作するソフトウェアです。

24時間365日稼働できるため、人手不足や長時間労働といった課題をITで解決する施策として活用されています。

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RPAを導入する企業は年々増加している

RPAはいま企業規模やIT企業であるかを問わず注目されており、導入を検討する企業が急増しています。

RPA導入率

※引用：RPA国内利用動向調査2020（株式会社MM総研）

RPAの導入数は、年々増加しており、「年商50億円以上の国内企業1,021社」のRPA利用動向の調査結果では、2019年11月時点で「全体の導入率」は38%（大手企業に絞ると51%）、2018年6月の「全体の導入率」は22%で、約1年半で16%も成長しています。

RPAで操作可能なシステム例

RPAは、複数のシステムにまたがった作業を簡単に自動化できます。例えば、以下のようなシステムでも可能です。

RPAで操作できるシステム例

上記の通り、多くの企業が活用しているツールばかりです。これらはあくまでも一例で、自社独自のシステムなどでも自動化できる場合がほとんど(※)でしょう。

※デスクトップ型の場合

これらのツールを活用した自動化ができるRPAはこちらで紹介しています。

RPAが注目されている背景とは

RPAの導入が増加傾向で、注目されている背景には次の3つの理由があります。

労働力不足と高齢化社会
働き方改革の推進
業務効率化とコスト削減のニーズ

これらの理由を一つずつ解説します。

労働力不足と高齢化社会

現在日本では、少子高齢化が加速しており、日本の労働人口の減少が国をあげての大きな問題となっています。

日本の労働人口が減少するなかで、企業は存続のために長期的に労働力を確保しなければなりません。

労働生産性を担う「働き手」といえば、私たち人間だけをイメージする方がほとんどでしょう。しかしそれは、現代のIT社会ではやや時代遅れの考え方。なぜなら、いまや人間の代わりに業務をこなすRPAやAI、iPaaSといったデジタルな存在も働き手とされる時代だからです。

多くの企業が、人材不足という中長期的な課題を解決するために、RPAに注目し導入を進めています。

▼さまざまな業界で人手不足を補うためにRPAを活用しています。
RPA×流通・小売り業界の活用法・事例
 RPA×人材業界の活用法・事例
 RPA×物流業界の活用法・事例
 RPA×建設業界の活用法・事例
 RPA×製造業界の活用法・事例

働き方改革の推進

日本政府は「働き方改革」を推進しており、労働時間の短縮やワークライフバランスの向上が求められています。

RPAを導入することで、従業員の業務負担を軽減し、長時間労働の削減や効率的な業務プロセスの構築が可能となります。総務省の公式サイトでも下記のように記述されています。

RPAは、これまで人間のみが対応可能と想定されていた作業、もしくはより高度な作業を人間に代替して実施できるルールエンジンやAI、機械学習等を含む認知技術を活用した業務を代行するツールになりつつあります。人間の補完として業務を遂行することから、仮想知的労働者（Digital Labor）として、2025年までに事務的業務の1/3の仕事がRPAに置き換わるインパクトがあるともいわれています（注9）。
https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html

働き方改革を実現させ、「労働者にとっての働きやすさ」「従業員の満足度」を向上させるための施策としても、RPAが注目されています。

業務効率化とコスト削減のニーズ

多くの日本企業は、競争力を維持するために業務の効率化とコスト削減を重要視しています。

RPAを活用することで、手作業によるミスを減らし、業務の迅速化と精度向上が図れます。

特に、経理や人事、カスタマーサービスなどのバックオフィス業務での導入が進んでおり、全体的な業務プロセスの効率化が求められています。

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RPAで自動化できる定型業務

RPAは毎回同じフローで行われる定型業務の自動化ができるロボットです。主に以下のような業務に実装されることが多いです。

RPAで自動化できる定型業務例

データ入力・データ転記
経費精算
見積書・請求書の作成・発行
在庫管理
受発注業務
メール送受信
レポート作成

こういった業務を自動化することで、メリットで解説した「ヒューマンエラーの防止」「コスト削減」「リソースの最適化」を実現させることができます。

RPAとExcelマクロ・AIとの違いとは

業務を自動化するツールとして、RPAはしばしばAIやマクロと混同されがちですが、それぞれ得意とする作業は異なります。

それぞれ得意とする作業を以下の表で比較しました。

名前	特徴
RPA	さまざまなアプリケーションの定型業務を幅広く自動化できる高度な専門知識がなくても、操作できるケースが多い主体的な処理はできず、あらかじめ設定したルールに忠実に従う
AI	データベースの情報をもとに、状況に応じて自律的な判断ができる開発や運用に大きなコストがかかる
マクロ	Excelなど一部のアプリケーションの操作のみ自動化できるプログラミングなどの専門知識がないと、操作が難しい

特徴をおさえたら、具体的に業務や操作上でRPAとどのような違いがあるのか見ていきましょう。

RPAとExcelマクロの違い

RPA	Webブラウザや企業独自の基幹システムの処理なども自動化できる処理速度が速い
Excelマクロ	ExcelもしくはMicrosoftのOfficeソフトウェアのみ自動化できる処理速度は動作環境やPCスペックに影響される

RPAとExcelマクロの比較

Excelのマクロは、Excel上での作業を自動化できる機能であるため、操作対象はExcelもしくはMicrosoftのOfficeソフトウェアに限られてしまいます。また、処理速度も動作環境や使用しているパソコンのスペックに影響されます。

一方でRPAは、Excelや MicrosoftのOfficeソフトウェア以外の操作も可能です。Webブラウザや企業独自の基幹システムの処理など、システムを横断した広い範囲の操作を自動化できます。さらに、RPAの場合は、種類によってオンプレミスやクラウド上で動作することが可能です。

そのため、複数のアプリケーションをまたいだ操作や大量なデータの処理については、RPAによる処理が最適といえます。

RPAとAI（人工知能）の違い

RPA	人間の手（作業）を代行し自動化する技術決められた作業を正確に行うのが得意
AI	人間の頭脳（思考や判断）を代行する技術学習して問題解決や意思決定が得意

RPAとAIの比較

AIとは、人工知能（Artificial Intelligence）の略で、人間の脳と似たような働きをし、人間と同じように学習したり、データからパターンや関連性を見つけ出して問題解決や意思決定を行えたりするソフトウェアです。AIの代表的な応用例には、音声認識、画像認識、自然言語処理、機械翻訳などがあります。

一方、RPAは主にタスクの自動化に焦点を当てており、あらかじめ定義された手順に従って、人間の介入なしに作業を実行します。たとえば、データの入力やフォームの処理、ファイルの移動などの作業を自動化できます。

つまり、AIは人間の頭脳（思考や判断）を代行する技術であり、RPAは人間の手（作業）を代行し自動化する技術であるという違いがあるのです。もしChatGPTなどのAIを活用した自動化をする場合は、サービス間のデータ連携を得意とするiPaaSと組み合わせるのがいいでしょう。

関連記事：【DX】RPAとAIの違いは？働き方はどう変わる？

RPAの種類は大きく2つ

RPAには、さまざまな製品があり、特徴や強みもそれぞれ異なります。

大きく分けると、以下の2種類に大別できます。

デスクトップ型
クラウド型

サーバー型もありますが、コストがかかるうえプログラミング知識が必要になるので、今回はデスクトップ型とクラウド型に絞って解説していきます。

自社に最適なツールを選ぶために、それぞれの種類の特徴やメリット・デメリットを押さえておきましょう。

デスクトップ型とクラウド型の違い

スクロールできます

項目	デスクトップ型	クラウド型
自動化できる範囲	デスクトップ上の操作	パブリックサービス上の操作
得意分野	ローカル環境の自動化自社開発ツールレガシーシステムなど	WEBスクレイピングブラウザ完結の業務
ローカルアプリの操作 (PC内のアプリ)	〇 ※アイコンを画像認識できる	×
クラウドサービスへのアクセス・操作	条件付きで操作可能以下条件 PCが起動していること PC操作対象サービスへのアクセスできる	操作可能 WEBクローリング WEBブラウザでの単純作業など ※バックグラウンドでの実行可能
VDI環境へのアクセス	インストールして利用可能 ※ホスト側、クライアント側双方	×
複数拠点・複数箇所での同時利用	〇 ※必要ライセンス数の購入が必要	〇
セキュリティ	閉域内での構築が可能 ※社内ポリシーを適用しやすい	個社ごとのセキュリティポリシーにそぐわないケースあり ※パブリック環境にロボットがいるため
メリット	高いセキュリティで安心多彩なAPPの操作 PCのローカルアプリやファイルを自動化できるオフライン環境で利用できる	インストール不要スピーディな導入が可能 DR・BCP対策不要自動アップデート
デメリット	PC環境に依存した作りになってしまいがち実行するPCが増えると費用も増える	社内セキュリティポリシーに合わないケースあり閉域内へのデータアクセス・ローカルアプリを操作できない可能性あり

オンプレミス型とクラウド型の違い

どちらも使いやすいRPAですが、セキュリティ面とローカル上の作業も行える点でデスクトップ型のほうが運用していきやすいでしょう。

関連記事：クラウド型とオンプレミス型の違いをRPAを題材にわかりやすく解説

RPAベンダーの選び方

初めてRPAを導入する際には、ベンダー選びが非常に重要です。以下3つのポイントを必ずおさえましょう。

オフライン・オンラインのレクチャーが手厚い
短時間に習得できる学習プログラムが豊富
ロボット開発・運用代行サービスがある

これらのポイントは実際にBizteXで行った”RPAを導入済み・あるいは以前に導入していたことがある企業のIT担当者860名を対象に行ったアンケート“でも、RPAの全社展開に重要なサービスとして挙げられていました。

それぞれ詳しく解説します。

関連記事：RPAツール比較15選！おすすめの選び方や製品を徹底解説

オフライン・オンラインのレクチャーが手厚い

RPAベンダーを選ぶ際には、オフラインとオンラインの両方で充実したレクチャーを提供しているかどうかが重要です。特に初めてRPAを導入する企業にとっては、導入から運用までのサポートが欠かせません。

訪問での勉強会やオンラインでのウェビナー、動画教材など、様々な形でのレクチャーがあることで、スタッフがスムーズにRPAを使いこなせるようになります。このサポート体制が充実しているベンダーは、信頼性が高く、長期的なパートナーとして適しています。

短時間に習得できる学習プログラムが豊富

RPAベンダーを選ぶ際には、短時間に習得できる学習プログラムが豊富かどうかが重要です。忙しい現場のスタッフが効率的にRPAを習得できるよう、直感的なユーザーインターフェースと充実した学習プログラムが求められます。

具体的には、簡潔で明瞭なヘルプページ、インタラクティブなチュートリアル、迅速なサポート対応などです。こうした要素が整っているベンダーは、導入後に挫折することなく費用効果を出しやすいです。

ロボット開発・運用代行サービスがある

RPAベンダーを選ぶ際には、ロボット開発・運用代行サービスが提供されているかが重要です。自社内での開発や運用が難しい場合は、RPAベンダーに代行してもらうことで、迅速かつ効果的にRPAを活用できます。

特にRPA人材が不足している企業にとって、ベンダーの運用代行サポートは大きな助けとなります。これにより、初期導入時の負担が軽減され、安定した運用が可能となり、業務効率化やコスト削減の効果を最大限に引き出すことができます。

RPAの導入事例

RPAを実際に導入し、成果を上げた事例は数多くあります。

たとえば、BizteXが提供するデスクトップ型RPA「BizteX robop」を利用したあるクリニックでは、毎月50時間かけていた書類作成を完全自動化しました。

また、RPA「BizteX robop」とiPaaS「BizteX Connect」を併用することで、年間1400時間（月116時間）もの工数削減に成功した企業もあります。

そんな数多い成功事例の中から、デスクトップ型RPA「Biztex robop」を導入して年間約480万円のコスト削減を達成した日本リビング保証株式会社様の例を詳しくご紹介します。日本リビング保証株式会社様は、主に2つの業務でRPAを活用し成果を上げています。

BizteX robop導入事例記事：
医療関連書類やリスト作成業務の自動化で月50時間の作業時間を削減
RPAとiPaaSの導入で、年間1400時間のコストを削減
申込み処理や見積書作成・送付業務の自動化で年間約480万円のコスト削減を実現

iPaaSとRPAを組み合わせて申し込みメールの処理を自動化

日本リビング保証株式会社佐久間さん： メールの受信をiPaaSが検知し、それをトリガーにメール内容を基幹システムへ登録するRPAがあります(※)。具体的には、弊社から送ったDMに対して、お客さまからお申し込みの返信があった際にそのメールを検知し、システムに入力することで申し込み処理の自動化を行っています。これまで、この一連の作業をすべて人手で行っていたため、自動化による効率化を実感しますね。

※デスクトップ型RPA「Biztex robop」は、iPaaS「BizteX Connect」と連携してクラウドサービスを含むワークフローの自動化が可能

フォームに入力された内容をもとにRPAが見積書を自動で作成・送付

RPAで見積書を自動化作成・送付した業務フロー画像 — RPAで見積書を自動作成・送付

日本リビング保証株式会社川北さん：WEBフォームに入力された情報を基幹システムに取り組み、見積書を作成したうえでお客さまに送付する業務も自動化しています。弊社では、お客さまに修繕や検査を提案するDMを送り、WEBフォームから申し込まれた内容にあわせて見積書を作成、送付しているのですが、この一連のプロセスもロボットが処理しています。定期的に100件から200件程発生するため、自動化により生産性を高められたと感じます。

これまで人手で1〜2時間かかっていた業務が、RPAやiPaaSによって自動化され、その負担が大幅に軽減されたことを実感しています。多くのロボットが業務を担うことで、これまでよりもより効率的に進められるようになり、とてもうれしいですね。

RPAで自動化した効果まとめ

導入した業務運営本部だけで月間で約40万円近く、年間で約480万円ほどのコスト削減が実現

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RPAの導入事例からわかったメリットとは

RPAで自動化することで得られる効果は、作業の自動化による大幅な業務効率化、コスト削減などさまざまです。

RPAの導入事例からわかったメリットを3つピックアップしてご紹介します。

ヒューマンエラーを防止し業務品質が向上

RPAは事前に設定しているルール通りに正確な処理をするため、手作業で起こりがちな入力漏れや入力データ間違いといったヒューマンエラーが起きず、常に一定のクオリティで業務を行えるようになります。

これにより、修正対応時間の削減や心的ストレスも軽減できます。

人件費を削減しながら生産性向上

人を雇ってリソースを担保しようとすると、採用・教育に多大なコスト（時間や費用など）がかかってしまいます。しかし、RPAであれば社員一人分のコスト以下で導入することができるため、人件費を削減できます。

上記の例では、実際に受発注業務をRPAと文字認識ツールのOCRを組み合わせて自動化することで、年間238万円の人件費削減に成功しています。

さらに、RPAなら手作業で一つひとつの業務をこなすよりも圧倒的にスピーディに処理でき、24時間稼働し続けることも可能なため、生産性が大幅に向上します。

コア業務にリソースを再配置

RPAを活用することで、単純作業に割いていたリソース（人や時間）を戦略立案や分析、顧客価値創出などのコア業務にあてられるようになります。

コア業務にリソースを集中することでスピーディな事業運営が可能になり、市場での競争力強化につながります。

例えば、入社手続きもRPAで自動化することで、1,500分／月の作業時間が短縮され、精神的負担も軽減されました。これにより、新入社員へのフォローアップなどのより注力したい業務へ時間を割けるようになりました。

これらのほかにも、パソコン上の定型業務なら幅広く自動化できるため、メリットは多岐にわたります。

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RPA導入のステップ

RPAを導入するには、主に以下のようなステップを踏む必要があります。

STEP

自動化したい業務を選ぶ

RPAで自動化したい業務を、できる・できないに関わらずいったんすべて洗い出します。そのなかから、負荷が高いものなど優先順位をつけて、自動化したい業務を選びます。

STEP

要件に沿ってRPAツールを選ぶ

業務を自動化するにあたって必要な機能やサポートが備わっているRPAツールはどれか比較検討します。

STEP

トライアルでテスト導入して効果を検証・確認する

無料トライアルなどで実際にRPAツールを導入し、自動化します。RPAツールは国産製品から海外製品までいくつもあり、サポート体制や使用感、操作性はそれぞれに異なります。

自社にあうものを選ぶためには、いきなり本格導入するのではなく、まずはトライアルを活用しましょう。

STEP

RPAツールを本格導入する

トライアルで効果を実感できたら、RPAベンダー（販売元）と協力しながら本格的に導入を進めましょう。現場に応じて自動化を進め、ルールが変われば対応するなどして運用・保守します。

サポート体制の手厚いRPAツールを選んでおくと運用・保守の面でも安心できます。

このステップにそって計画的に導入を実施することで、導入フェーズをスムーズに進められ、その後の成果も高くなります。

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関連記事：RPAシナリオとは？初心者でも作成できる手順例やポイントを解説

RPAで失敗しないコツとは

RPA導入で失敗しないコツは次の2つです。

ベンダーのサポート体制が充実していること
スモールスタートで始めること

はじめてRPAを導入するとなると、わからないことやトラブルだらけで悩む場面は多くあります。そんな状況を乗り越えるためにも、「RPAツールを提供するベンダーのサポート体制」は必ず事前にチェックしておきましょう。特に、海外製品を選んでしまうと、時差や言葉の壁により適切なサポートを受けられない場合もあります。

また、RPA導入でいきなりガラッとやり方を変えるのは禁物です。多くのプロセスを一度に自動化しようとすると、ロボットの設定や管理が複雑になり、問題が発生した際のトラブルシューティングが難しくなります。失敗しないコツは、「まず小さく始めて、大きく育てる（スモールスタート）」を意識することです。

RPAは全社展開でさらに費用対効果が上がる

日本におけるRPAの導入数は、年々増加していますが、導入後の社内展開は広がりづらい傾向にあります。BizteXで行った”RPAを導入済み・あるいは以前に導入していたことがある企業のIT担当者860名を対象に行ったアンケート“でも、全体の半数近くの企業が一部の部門にRPAを導入する段階でとどまり、全社展開には至っていません。

まずはスモールスタートで始めることが大切ですが、費用対効果を大きく出したい場合は、全社展開していくのがおすすめです。

関連記事：これでRPAの社内展開・全社展開が加速する？成功プロセスを徹底解説