なぜRPAは意味ない・役に立たないと言われるのか？

定型業務を自動化する手段として、多くの企業で導入されてきたRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）。実際に、RPAの活用により年間で数百万円単位の工数削減を実現した企業もあります。

一方で、「RPAは意味ない」「結局使いこなせなかった」という声も多く、導入した企業すべてが成果を出しているわけではありません。BizteXがIT担当者860名に行った調査では、RPAを全社的に活用できている企業は導入企業の半数にも満たない結果となりました。

こうした背景から今、RPAの限界を補う“外部委託型の業務自動化”が新たな選択肢として注目を集めています。中でも、AIと業務改善のプロフェッショナルが一体となってプロセス全体を最適化する「インテリジェント・プロセス・オーケストレーション（IPO）」は、RPAでは難しかった業務の高度な自動化と継続的改善を両立できる次世代ソリューションです。

本記事では、RPAが「意味ない」と言われる理由を事例とデータからひも解きつつ、より効果的な業務改善の選択肢として、なぜ今IPOが求められているのかをわかりやすく解説します。

RPAが意味ない・役に立たない4つの理由

RPAは、定型業務を自動化できる業務効率化ロボットです。膨大なデータの集計やレポート作成、採用業務におけるスカウトメールの自動送信、営業リストの自動作成など、業界・業種を超えてさまざまな業務を自動化することができます。

一見、すごく便利に思えますが、「意味がない」と言われる理由がいくつかあります。主なものを4つピックアップして一つずつ解説していきます。

習得時間が多くかかって挫折する

RPAは自動化フローを構築した後はラクですが、操作を覚えて自動化を実現するまでに多くの習得時間を要します。RPA導入をしたものの、習得のハードルが高く挫折する人が大半です。

実際、RPA導入企業のIT担当者860名を対象にアンケートを取ったところ、「2～3日」以上習得時間がかかっている企業は、RPAの運用を取りやめてしまっているケースが多くなっています。

引用：https://info.biztex.co.jp/rpa-report

業務にかかる時間コストを削減するためにRPAを導入したのに、RPAを覚えるための時間コストがかかってしまい、「意味がない」と言われてしまうのです。

RPAを扱える人材が一部の部門にしかいない

RPAのスキルを持った人材は、なかなかいません。そのため、導入後もRPAを扱える人材がいる一部の部門のみで運用され、全社展開されづらいのが現状です。

RPA導入企業のIT担当者860名を対象にしたアンケートでも、RPAを全社で導入していない理由として多くの人が挙げていました。

引用：https://info.biztex.co.jp/rpa-report

RPAを扱える人材を社内で育成しようにも、ノウハウがなく、教育コストもかかるため難しいでしょう。そもそもRPAを前のめりに学習しようとする関心の高い従業員も少ない傾向にあるため、結果「意味がない」と言われてしまいます。

特定の業務しか自動化できない

RPAがいくら便利といっても、全ての業務を自動化できるわけではありません。業務フローの一部をRPAに任せて運用していくのが基本的な活用方法になります。

業務フローの全てを自動化させようとすると、追加ライセンス費用がかかるだけでなく、複雑なシナリオ作成が必要になります。

最初から業務フロー全てを自動化できると思っている場合は、導入後に「意味がない」と感じてしまうでしょう。

業務フロー全てを自動化する方法はこちらで解説しています。

費用対効果が出ない

RPAは1ライセンスあたり、月額数万円～の固定費がかかるため、事前にどんな業務を自動化して、どのくらいのコスト削減ができるのかシミュレーションしておく必要があります。

費用対効果を算出しておかないと、RPA導入コストと固定費だけ無駄にかかる意味のないロボットを抱えることになってしまいます。

もし、導入を検討しているもしくは、費用対効果が出ずに悩んでいる場合は、タスクマイニングツールを使うと、今抱えている業務の何が自動化できるのかを可視化し、費用対効果も算出することができます。

よくあるRPA導入後の失敗例

RPAを導入したものの、期待していた効果が出ず「意味ない」「役に立たない」とった結論に至ってしまった企業の失敗例をご紹介します。

もし今、同じような状況にある場合は、RPAの運用を取りやめるか、このあと解説するおすすめのケースを参考にしてください。

多機能なRPAで使いこなせなかった

退職者が増えたことで、人手不足となりRPAを導入した企業の事例です。

まずはバックオフィスの定型業務を自動化し、ゆくゆくは全社的に活用していくことを考えて導入しました。

あらゆる業務の自動化を見据えて、多くの機能を備えたRPAを選定しましたが、社内でRPAを扱える人材がほとんどおらず、習得までに多くの時間を費やしてしまいました。

結局、時間をかけて作成した最初のロボット一つのみしか運用できず、コストだけがかかってしまい、導入したRPAを取りやめてしまいました。

多機能なRPAは複雑な処理もしやすく便利ですが、社内にRPAの知見を持った人材がいないとサポートなしでは費用対効果が出ない、役に立たないロボットで終わってしまいます。

現場部門に広がっていかなかった

社内のDX化をはかるため、RPAを導入した企業の事例です。

社長の方針で情報システム部中心に社内DXを目指すことになり、そこで業務自動化ができるRPAと出会いました。まずは情報システム部で導入し、スモールスタートすることに。もともとITの知見があったため、情報システム部ではいくつかの業務を自動化することに成功しましたが、そこから現場レベルでも活用するにはかなりのハードルがありました。

普段の業務もあるため、現場部門に教育する時間が割けず先送りになり、結局、全社展開にまでは至りませんでした。

そもそも現場部門の方からはなかなかRPA導入の理解が得られず協力してもらえないケースが多いです。

メンテナンスに手間がかかる

こちらも社内のDX推進をするためにRPAを導入した企業の事例です。

社内のDX化の一つとしてRPAを導入し、費用対効果もある程度出すことができていました。しかし、自動化された業務フローの中に含まれるSaaSなどのUIが変更になった際、毎回メンテナンスの工数を取られていました。

少人数でも生産性を上げるために導入しましたが、定期的なメンテナンスで結局時間を多く取られてしまったケースです。

RPA導入をおすすめできるケース

これまでRPAを導入しても意味がないということを事例を交えて解説してきましたが、一部おすすめできるケースもあります。

「意味ない」「役に立たない」と運用をやめてしまった企業の共通の大きな要因は、コスト面とRPAを扱える人がいなかったという2点です。どうすれば、この2つの大きなハードルをクリアできるのか解説していきます。

ちなみに、このおすすめのケースに当てはまる活用事例はこちらで紹介しています。

ベンダーによる学習支援と伴走サポートが手厚い

RPAを導入しても「ツールが定着しない」「効果が見えづらい」と言われてしまう背景には、現場担当者にとって操作や活用が難しいという課題があります。特にITスキルに不安のある企業にとっては、RPAを使いこなすまでに時間がかかり、導入のハードルが高く感じられるかもしれません。

しかし近年では、2時間程度で基本操作が習得できるRPAや、学習コンテンツや習得支援プログラムが充実したRPAベンダーも増えており、導入支援体制は年々整備されています。

さらに、ベンダーによる導入後の伴走支援があれば、操作の習得だけでなく、現場での活用や業務フローへの落とし込みもスムーズに進められる可能性が高くなります。こうした支援体制の有無が、RPAを「意味がない」と感じるか、「成果が出るツール」と実感できるかの分かれ道になります。

専門チームに任せて、現場負担なく業務全体を最適化できる「IPO」

RPAを導入しても、「社内でツールを使いこなせる人材が限られている」「操作に慣れるまで時間がかかる」といった理由から、定着に課題を抱える企業は少なくありません。操作性に優れたツールや、手厚いサポートがあったとしても、構築・運用・改善までをすべて社内で対応するには限界があり、結果として情報システム部門など一部の担当者に負担が集中してしまうケースも多くあります。

そこで注目されているのが、業務設計から構築、運用・改善までを一貫して専任のプロフェッショナルに委託できる、外部支援型の自動化ソリューション「インテリジェント・プロセス・オーケストレーション（IPO）」です。

IPOでは、RPAやAIなどのテクノロジーに加え、業務改善に精通したプロの支援を組み合わせることで、現場のITスキルや教育コストに頼ることなく、部門横断の複雑な業務プロセスにも柔軟に対応可能。ツール操作を現場に求めることなく、最適な業務設計と継続的な改善を実現できるのが大きな特長です。

 IPOはまだまだ知られていない新ソリューションです。下記記事でより詳しく解説しています。
＞＞インテリジェント・プロセス・オーケストレーション（IPO）とは？メリットと導入効果を解説

RPAで挫折した人におすすめしたいRPA「BizteX robop」

＞＞BizteX robopサービスサイト

弊社では、一度「意味ない」「役に立たない」とRPAの運用を挫折した方にピッタリのRPA「BizteX robop」を提供しています。導入企業様のおよそ7割が現場部門で活用されており、RPA初心者の方でも2時間ほどで基本操作を覚えられる学習プログラムも用意しています。

そのため、RPA導入を成功させるための下記3つのポイントを全て網羅しています。

• 初心者でも覚えやすい学習プログラムが豊富
• 習得時間が短い（2時間以内に基本スキル取得可能）
• 即日対応可能な充実のサポート（操作代行も可能）

PCへインストールするデスクトップ型RPAなので、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応でき、プライベート環境への構築など高いセキュリティを維持した自動化も可能です。

RPAに「意味がない」と感じている方にこそおすすめです。

▼robopの導入事例は下記記事でまとめています。

「BizteX robop」の活用事例

ここでは実際にBizteX robopを使った活用事例をいくつかご紹介します。

給与計算業務をBizteX robopで自動化した例

BizteX robopを導入されている社会保険労務士事務所ダブルブリッジ様の活用事例です。

別々の勤怠データと手当データをExcelファイルにコピー＆ペーストし、ファイル形式をCSVに変換した後、指定フォルダ（Dropbox）に格納。 その後は、労務管理システムにCSVを読み込ませて計算や帳票の出力をし、ファイルの形式・名称変更を行い指定のフォルダ（Dropbox）に格納しています。

これらの一連の作業を全てBizteX robopで自動化しています。これは従業員一名相当の業務量に相当するため、その分の浮いたリソースをより付加価値の高い業務で再配置できるようになりました。

ほかにも公文書送付業務・経費精算・月次監査依頼・銀行振込作業なども自動化しているので、ご興味がある方は下記記事でご確認ください。

＞＞給与計算や経費精算、データ加工業務をロボットで自動化【社会保険労務士事務所ダブルブリッジ】

POSデータの集計業務をBizteX robopで自動化した例

BizteX robopを導入されている株式会社日本能率協会マネジメントセンター様の活用事例です。

日々全国の取扱店で販売された本や手帳のPOSデータを複数取得して、指定のフォルダに格納・設置し、集計が失敗したか成功したかの通知が届くようにしています。これらの一連の作業を全てBizteX robopで自動化しています。

以前はExcelマクロで自動化で7時間かかっていましたが、BizteX robopによって3時間に短縮されました。

こちらの事例をより詳しく知りたい方は下記記事でご確認ください。操作感やサポート対応についても書かれています。

＞＞毎日・毎月発生する数百のデータ集計作業を自動化【株式会社日本能率協会マネジメントセンター 】

営業アタックリスト作成をBizteX robopで自動化した例

主に人材紹介業などでよく活用される営業アタックリスト作成の自動化例です。こちらの業務は収集しなければいけない情報量が多いため、手動で行うとかなりの工数が取られてしまいます。

社内リソースが足りない場合は、外注コストをかけて行う企業も多いですが、BizteX robopを使えばリスト作成からメール送信まで自動化ができます。

スカウトメール送信をBizteX robopで自動化した例

採用業務におけるスカウトメール送信を自動化した例です。こちらの業務は、人事部の人手不足やハイクラスな人材の採用活動に注力する際に有効でしょう。求人サイトで設定した採用要件を満たす候補者を選定し、スカウトメールの一通目を自動送信します。

どちらも、複雑すぎない直感的なUIで自動化フローを作成することができます。

関連記事：
採用業務の効率化はRPAでできる！自動化で採用プロセスが高速に
営業リスト作成をRPAで自動化！「BizteX robop」で効率化した事例も紹介
メール送信をRPAで自動化！BizteX robopで効率化した例も紹介
データ入力の自動化はRPAでできる！メリットや活用法を解説

IPO「インテリジェント フロー」なら、RPAの限界を超えて現場負担なく業務全体を最適化

「インテリジェント フロー」は、BizteXが提供するIPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）サービスです。

「導入しても本当に意味があるのか？」「現場に定着せず、使われないツールになるのでは？」と不安を感じている企業でも、ツール操作や構築作業を現場で行う必要はありません。業務改善に精通した専任のプロフェッショナルが、AIなどの先端テクノロジーを活用しながら、業務プロセスの設計・実装・改善までを一貫して支援します。

導入時には、AI分析機能「インテリジェント マイニング」によって、企業ごとの課題に応じた最適なテンプレートと想定される効果を自動で提案。導入後も「インテリジェント HUB」により、効果を定量的に可視化しながら、継続的に改善を行う仕組みが整っています。

「RPAを導入して終わり」ではなく、属人化や例外処理、部門横断の複雑な業務にも対応。現場に負担をかけず、本質的な業務改善とROIの最大化を実現します。

さらに、無料プランから気軽に始められるため、「まずは試してみたい」「RPAで思うような成果が出なかった」と感じている企業にも最適です。

まとめ｜「RPAが意味ない」と感じたら、業務全体を任せられるIPOという選択を

RPAは便利な自動化ツールですが、操作が難しい、定着しない、改善が続かないといった理由で「導入したけれど役に立たなかった」と感じている企業も少なくありません。

もし今、RPAの活用に限界を感じているなら、ツールを現場で運用する方式から、業務プロセス全体を専門チームに任せて自動化するという方法に切り替えてみませんか？

BizteXが提供する「インテリジェント フロー」は、RPAやAIなどの複数のテクノロジーとプロフェッショナルの知見を組み合わせた外部委託型の自動化支援サービスです。ツールの習得や社内構築は不要で、最短1日からのスピーディな導入と、継続的な改善・ROIの最大化を実現できます。

「RPAでは物足りなかった」「ツールの限界を感じている」という方は、ぜひインテリジェント フローの導入をご検討ください。