定型業務を自動化するツールとして多くの企業で導入されているRPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）。RPA導入によって、年間で数百万円近くの費用対効果が出たという企業がいる一方で、RPAは「意味がない」「役に立たない」という意見もあります。
結論からお伝えすると、RPAは導入したからと言って必ずしも業務が改善されるわけではありません。
なぜなら、RPAを導入後に「難しい・高い・広がらない」という理由で運用をやめていく企業が多いからです。実際、 RPA導入企業のIT担当者860名を対象にアンケートを取ったところRPAを全社的に活用できている企業は、導入企業の半数にも満たない状況です。
本記事では、RPAが意味ないと言われる理由について事例をもとに考察し、そのうえでどうすればRPAを導入して、数十万～数百万円単位の費用対効果を出せるのかを徹底解説します。
▼RPA導入企業へ行ったアンケート結果は下記からダウンロードしてご確認いただけます
＼IT担当者860人へアンケート／
RPAが意味ない・役に立たない4つの理由
RPAは、定型業務を自動化できる業務効率化ロボットです。膨大なデータの集計やレポート作成、採用業務におけるスカウトメールの自動送信、営業リストの自動作成など、業界・業種を超えてさまざまな業務を自動化することができます。
一見、すごく便利に思えますが、「意味がない」と言われる理由がいくつかあります。主なものを4つピックアップして一つずつ解説していきます。
習得時間が多くかかって挫折する
RPAは自動化フローを構築した後はラクですが、操作を覚えて自動化を実現するまでに多くの習得時間を要します。RPA導入をしたものの、習得のハードルが高く挫折する人が大半です。
実際、RPA導入企業のIT担当者860名を対象にアンケートを取ったところ、「2～3日」以上習得時間がかかっている企業は、RPAの運用を取りやめてしまっているケースが多くなっています。
引用： https://www.biztex.co.jp/news/2024/04/26/001.html
業務にかかる時間コストを削減するためにRPAを導入したのに、RPAを覚えるための時間コストがかかってしまい、「意味がない」と言われてしまうのです。
RPAを扱える人材が一部の部門にしかいない
RPAのスキルを持った人材は、なかなかいません。そのため、導入後もRPAを扱える人材がいる一部の部門のみで運用され、全社展開されづらいのが現状です。
RPA導入企業のIT担当者860名を対象にしたアンケートでも、RPAを全社で導入していない理由として多くの人が挙げていました。
引用： https://www.biztex.co.jp/news/2024/04/26/001.html
RPAを扱える人材を社内で育成しようにも、ノウハウがなく、教育コストもかかるため難しいでしょう。そもそもRPAを前のめりに学習しようとする関心の高い従業員も少ない傾向にあるため、結果「意味がない」と言われてしまいます。
特定の業務しか自動化できない
RPAがいくら便利といっても、全ての業務を自動化できるわけではありません。業務フローの一部をRPAに任せて運用していくのが基本的な活用方法になります。
業務フローの全てを自動化させようとすると、追加ライセンス費用がかかるだけでなく、複雑なシナリオ作成が必要になります。
最初から業務フロー全てを自動化できると思っている場合は、導入後に「意味がない」と感じてしまうでしょう。
業務フロー全てを自動化する方法はこちらで解説しています。
費用対効果が出ない
RPAは1ライセンスあたり、月額数万円～の固定費がかかるため、事前にどんな業務を自動化して、どのくらいのコスト削減ができるのかシミュレーションしておく必要があります。
費用対効果を算出しておかないと、RPA導入コストと固定費だけ無駄にかかる意味のないロボットを抱えることになってしまいます。
もし、導入を検討しているもしくは、費用対効果が出ずに悩んでいる場合は、タスクマイニングツールを使うと、今抱えている業務の何が自動化できるのかを可視化し、費用対効果も算出することができます。
＼自社の自動化できる業務がわかる／
よくあるRPA導入後の失敗例
RPAを導入したものの、期待していた効果が出ず「意味がない」「役に立たない」とった結論に至ってしまった企業の失敗例をご紹介します。
もし今、同じような状況にある場合は、RPAの運用を取りやめるか、このあと解説するおすすめのケースを参考にしてください。
多機能なRPAで使いこなせなかった
退職者が増えたことで、人手不足となりRPAを導入した企業の事例です。
まずはバックオフィスの定型業務を自動化し、ゆくゆくは全社的に活用していくことを考えて導入しました。
あらゆる業務の自動化を見据えて、多くの機能を備えたRPAを選定しましたが、社内でRPAを扱える人材がほとんどおらず、習得までに多くの時間を費やしてしまいました。
結局、時間をかけて作成した最初のロボット一つのみしか運用できず、コストだけがかかってしまい、導入したRPAを取りやめてしまいました。
多機能なRPAは複雑な処理もしやすく便利ですが、社内にRPAの知見を持った人材がいないとサポートなしでは費用対効果が出ない、役に立たないロボットで終わってしまいます。
現場部門に広がっていかなかった
社内のDX化をはかるため、RPAを導入した企業の事例です。
社長の方針で情報システム部中心に社内DXを目指すことになり、そこで業務自動化ができるRPAと出会いました。まずは情報システム部で導入し、スモールスタートすることに。もともとITの知見があったため、情報システム部ではいくつかの業務を自動化することに成功しましたが、そこから現場レベルでも活用するにはかなりのハードルがありました。
普段の業務もあるため、現場部門に教育する時間が割けず先送りになり、結局、全社展開にまでは至りませんでした。
そもそも現場部門の方からはなかなかRPA導入の理解が得られず協力してもらえないケースが多いです。
メンテナンスに手間がかかる
こちらも社内のDX推進をするためにRPAを導入した企業の事例です。
社内のDX化の一つとしてRPAを導入し、費用対効果もある程度出すことができていました。しかし、自動化された業務フローの中に含まれるSaaSなどのUIが変更になった際、毎回メンテナンスの工数を取られていました。
少人数でも生産性を上げるために導入しましたが、定期的なメンテナンスで結局時間を多く取られてしまったケースです。
▼RPAの導入効果を最大化するポイントについて解説しています
＼IT担当者860人へアンケート／
RPA導入をおすすめできるケース
これまでRPAを導入しても意味がないということを事例を交えて解説してきましたが、一部おすすめできるケースもあります。
「意味がない」「役に立たない」と運用をやめてしまった企業の共通の大きな要因は、コスト面とRPAを扱える人がいなかったという2点です。どうすれば、この2つの大きなハードルをクリアできるのか解説していきます。
ちなみに、このおすすめのケースに当てはまる活用事例はこちらで紹介しています。
短時間で習得可能な学習プログラムがある
RPAを導入しても意味がないと思われるのは、初めて使う人にはRPAが難しすぎるからです。
しかし、そういった人向けに簡単なUIかつ、短時間で習得可能な学習プログラムを備えたRPAを提供するベンダーもあります。
早ければ2時間ほどで基本スキルを習得できるRPAも提供されています。
情報システム部だけでなく、現場部門でも活用できるようになれば、自然と費用対効果も出るようになるので、習得時間のかからない覚えやすいRPAを選べばコスト面の課題もクリアすることができるでしょう。
RPAベンダーと伴走または操作代行してもらう
RPAを導入したら、ベンダーのサポートを受けながら運用することが重要です。 RPAの操作方法をある程度覚えられたとしても、実際の業務フローに組み込めるかどうかはまた別の話です。また、前述した通りRPAを扱える人材は少なく、社内で育成するにも教育コストがかかります。
それならば、ベンダーから直接サポートを受け、その過程でRPAを扱える人材を増やしていくのが一番の近道です。
ベンダーによっては、ロボット作成をオフライン・オンラインでレクチャーしながらサポートしてくれます。時間が取れない場合は、操作代行を依頼するのもいいでしょう。
中長期的な費用対効果を見据えて、最初はしっかりと手厚いサポートがあるベンダーで自動化をしていきましょう。
データ連携ができるiPaaSと併用する
近年、注目され始めているiPaaSをRPAと併用するのも一つの手です。iPaaSとは、複数のシステム間のデータ連携を容易に行えるようになるツールで、RPAとの相性が非常に良いです。
今までRPAだけでは実現できなかった業務フローの自動化も、iPaaSであれば可能になるかもしれません。
RPAだけで全てを自動化しようとすると難易度が高く、追加ライセンス費用もかかるため、iPaaSとの併用はかなりおすすめの方法です。
実際に、iPaaSを導入したことで、社員数を増やすことなく売上を1.5倍にした企業様もいらっしゃいます。
RPAとiPaaSを組み合わせた自動化例はこちらで紹介しているので、ぜひ参考してください。
RPAで挫折した人におすすめしたいRPA「BizteX robop」
弊社では、一度「意味がない」「役に立たない」とRPAの運用を挫折した方にピッタリのRPA「BizteX robop」を提供しています。導入企業様のおよそ7割が現場部門で活用されており、RPA初心者の方でも2時間ほどで基本操作を覚えられる学習プログラムも用意しています。
そのため、RPA導入を成功させるための下記3つのポイントを全て網羅しています。
- 初心者でも覚えやすい学習プログラムが豊富
- 習得時間が短い（2時間以内に基本スキル取得可能）
- 即日対応可能な充実のサポート（操作代行も可能）
PCへインストールするデスクトップ型RPAなので、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応でき、プライベート環境への構築など高いセキュリティを維持した自動化も可能です。
RPAに「意味がない」と感じている方にこそおすすめです。
「BizteX robop」の活用事例
ここでは実際にBizteX robopを使った活用事例をいくつかご紹介します。
給与計算業務をBizteX robopで自動化した例
BizteX robopを導入されている社会保険労務士事務所ダブルブリッジ様の活用事例です。
別々の勤怠データと手当データをExcelファイルにコピー＆ペーストし、ファイル形式をCSVに変換した後、指定フォルダ（Dropbox）に格納。 その後は、労務管理システムにCSVを読み込ませて計算や帳票の出力をし、ファイルの形式・名称変更を行い指定のフォルダ（Dropbox）に格納しています。
これらの一連の作業を全てBizteX robopで自動化しています。これは従業員一名相当の業務量に相当するため、その分の浮いたリソースをより付加価値の高い業務で再配置できるようになりました。
ほかにも公文書送付業務・経費精算・月次監査依頼・銀行振込作業なども自動化しているので、ご興味がある方は下記記事でご確認ください。
【RPA事例】給与計算や経費精算、データ加工業務をロボットで自動化【社会保険労務士事務所ダブルブリッジ】
POSデータの集計業務をBizteX robopで自動化した例
BizteX robopを導入されている株式会社日本能率協会マネジメントセンター様の活用事例です。
日々全国の取扱店で販売された本や手帳のPOSデータを複数取得して、指定のフォルダに格納・設置し、集計が失敗したか成功したかの通知が届くようにしています。これらの一連の作業を全てBizteX robopで自動化しています。
以前はExcelマクロで自動化で7時間かかっていましたが、BizteX robopによって3時間に短縮されました。
こちらの事例をより詳しく知りたい方は下記記事でご確認ください。操作感やサポート対応についても書かれています。
【RPA・業務自動化】毎日・毎月発生する数百のデータ集計作業を自動化【株式会社日本能率協会マネジメントセンター 】
営業アタックリスト作成をBizteX robopで自動化した例
主に人材紹介業などでよく活用される営業アタックリスト作成の自動化例です。こちらの業務は収集しなければいけない情報量が多いため、手動で行うとかなりの工数が取られてしまいます。
社内リソースが足りない場合は、外注コストをかけて行う企業も多いですが、BizteX robopを使えばリスト作成からメール送信まで自動化ができます。
スカウトメール送信をBizteX robopで自動化した例
採用業務におけるスカウトメール送信を自動化した例です。こちらの業務は、人事部の人手不足やハイクラスな人材の採用活動に注力する際に有効でしょう。求人サイトで設定した採用要件を満たす候補者を選定し、スカウトメールの一通目を自動送信します。
どちらも、複雑すぎない直感的なUIで自動化フローを作成することができます。
その他にも活用事例を下記記事でまとめているので、ぜひご覧ください。
▼BizteX robop紹介とRPAの導入効果を最大するポイントについて解説しています
＼IT担当者860人へアンケート／
RPAとの併用におすすめのiPaaS「BizteX Connect」
iPaaS「BizteX Connect」は、プログラミングの知識がない方でも、ノーコード・ローコードで操作することができるシステム連携ツールです。簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。
例えば、KING OF TIMEなどによる勤怠打刻や申請通知もBizteX Connectを使えば、Slackと連携して自動化することができます。
「つなぐ」ことを得意とするiPaaSは、部分的な自動化を得意とするRPAと非常に相性が良く、併用することで、今まで以上に業務を自動化させることができるでしょう。
連携できるサービス一覧はこちらから確認できます。
＼マウスのみでサービス連携を実現／
RPA×iPaaSで併用した自動化例
ここでは、定型業務を自動化するRPAとサービス間を連携できるiPaaSを併用して業務フロー全体を自動化させた例をご紹介します。
申し込み処理業務をBizteX robopとBizteX Connectで自動化した例
BizteX robopとBizteX Connectを併用されている日本リビング保証株式会社様の活用事例です。
日本リビング保証株式会社様から送ったDMに対して、お客さまからお申し込みの返信があった際にそのメールを検知し、システムに入力しています。この一連の作業はRPAとiPaaSを併用することで自動化できています。
他に自動化した業務フロー含めて、一部署だけで年間およそ480万円ほどのコスト削減を実現しています。こちらの費用対効果は、他のRPAから乗り換えたことで生まれました。
より詳しく知りたい方は、下記記事で紹介しているのでぜひご確認ください。
【DX事例】申込み処理や見積書作成・送付業務の自動化で年間約480万円のコスト削減を実現【日本リビング保証株式会社】
見積書作成をBizteX robopとBizteX Connectで自動化した例
こちらの自動化で人が行う作業は、最初のチャットボットで指示する部分と完了後の確認作業のみです。見積書作成をチャットボット1タップ指示すれば、それ以降はiPaaSとRPAが自動で見積書作成から、完了通知までを行ってくれます。
RPAのみの導入で「意味がない」と感じる人はこのサービス間をつなぐiPaaSも活用することで、解決するかもしれません。
1週間の無料トライアルが可能なので、ご興味がある方は一度触ってその便利さを体感してみてください。
こちらから無料トライアルできます。
まとめ
RPAは便利な自動化ロボットですが、使いこなせなければ「意味がない」費用だけがかかるロボットで終わってしまいます。
導入後にうまく扱えず悩んでいる方は、短時間でも覚えられる操作性や手厚いサポートがあるRPAに乗り換えることをおすすめします。
また、ご紹介したiPaaSを併用し、サービス間をつないで自動化をすることで費用対効果の出る業務自動化を実現させましょう。
▼BizteX robop紹介とRPAの導入効果を最大するポイントについて解説しています
＼IT担当者860人へアンケート／
【問い合わせ】RPAは意味ないと諦める前にぜひ一度弊社にご相談ください
BizteX株式会社では、デスクトップ型RPA「BizteX robop」、国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」、SaaSとSaaSを繋ぐiPaaS「BizteX Connect」を開発・提供しています。
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