RPAの導入は失敗しやすい？失敗事例からみる成功のポイント

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、多くの企業で業務効率化のツールとして活用されていますが、導入後に使いこなせず失敗してしまう企業も少なくありません。

しかし、あらかじめRPAの導入に失敗する原因や失敗事例を知ることで、成功への道筋を見つけることができます。

本記事では、RPA導入の失敗事例や成功のポイントを解説します。さらに、現場に導入しやすいRPAツールとして「BizteX robop」の成功事例もご紹介します。これからRPAの導入や乗り換えを検討している企業様は、ぜひご一読ください。

RPAは導入に失敗しやすいツール

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、繰り返し行うようなルーティン業務を自動化することができます。うまく活用できれば、数十から数百時間ほどのコストを削減できる費用対効果の高いツールですが、導入に失敗してしまうケースも多く見られます。

特に、自社に適さないRPAベンダーを選んでしまうと、期待した成果が得られず、コストだけがかさむことになります。

導入に失敗して一度はRPAの運用を諦めたものの、別のRPAへ乗り換えたことで大きな費用対効果を出せたという成功事例もあるため、「どのRPAを使うか」は非常に重要です。

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RPA導入後の失敗事例

企業がRPAの導入に失敗してしまう理由には、どんなものがあるのでしょうか。

失敗事例を2つご紹介します。

総務部で導入したが現場では使いこなせなかった

総務部の業務を改善するために、RPAを導入した企業の事例です。

RPAの導入当初は業務自動化への期待値が高かったものの、現場での操作は難しく、総務部だけでは十分に活用しきれませんでした。その後、情報システム部がRPAの運用を巻き取り、社内の業務を自動化する方向に切り替えました。

しかし、情報システム部にかかる負担が大きく、当初期待していた「現場だけで業務を自動化する」という目的とはかけ離れてしまったため、導入から1年でRPAツールを解約することになってしまいました。

RPA人材がいないため広がらなかった

RPAを全社的に導入し、業務効率化を図ろうとした事例です。

全社展開を見据えて、RPAを導入しましたが、導入時に社内でRPAを扱える人材は情報システム部門の少数に限られていました。

自動化フローの構築は情報システム部門で行えたものの、現場部門でもフロー作成をして扱えるようにするには操作が難しく、浸透しませんでした。全社的にRPAを使うことで属人化を避けようと導入したRPAでしたが、結局はRPAを扱える情報システム部門に依頼が集中し、さらなる負担がかかってしまいました。

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RPAの導入に失敗した理由

前述した失敗事例のように、おもに操作の難しさから、多くの企業がRPAの導入に失敗しています。導入前の情報収集や、トライアルでの操作感の把握などが不足していると、期待した効果を得られないことが少なくありません。

RPAに関する調査や失敗事例からわかった、企業がRPAの導入に失敗した理由を紹介します。

習得までに多くの時間がかかった

RPAの導入に失敗する要因として最も多いのが、「習得までに多くの時間がかかってしまうこと」です。

初心者向けの学習プログラムが充実していないツールを選ぶと、基本操作を覚えるのに精一杯で、本来実現したかった自動化フローを構築できません。

実際、RPA導入企業のIT担当者860名を対象にしたアンケートでは、習得に「2〜3日」以上かかっていると、高確率でRPAの運用を取りやめてしまっています。

初心者でも2時間程度で基本操作を覚えられるRPAもあるため、RPAベンダー選びは非常に重要です。

難易度の高い自動化から取り組んで挫折

RPAを導入する際、いきなり全ての業務や複雑な業務を自動化しようとすると、その難易度の高さから挫折しやすくなります。

RPA人材が多く在籍する企業は少ないため、まずは、スモールスタートで小さく部分的な自動化から始めることが大切です。

実際に、RPA導入企業のIT担当者860名を対象にしたアンケートでも、全社展開できない理由として、「RPA人材の不足」を多くの企業が挙げています。

複雑な業務フローの自動化にお悩みの際には、サービス間のデータ連携が可能なiPaaS（Integration Platform as a Service）などの導入も視野に入れるとよいでしょう。

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導入コストを上回る費用対効果が出せなかった

RPA導入には1ライセンスあたり月額数万円の固定費がかかるため、事前にどの業務を自動化し、どれだけのコスト削減が見込めるのかをシミュレーションすることが不可欠です。

費用対効果を算出せずに導入を進めると、RPA導入コストと固定費だけがかかり、無駄なロボットを抱える結果となりかねません。

失敗の予防策として、タスクマイニングツールの利用を検討してみましょう。これにより、現在の業務のどこが自動化できるかを可視化し、具体的な費用対効果を明確に算出することができます。

RPA導入を成功させる3つのポイント

RPA導入を成功させるためには、初心者でも操作しやすいRPAかつ導入時のサポートが手厚いRPAを選ぶことが成功のカギとなります。

成功のためのポイントを3つに絞って詳しく解説します。

学習プログラムが備わっており、習得にかかる時間が短い

RPA導入の成功には、初心者でもすぐに理解できる操作感と、学習プログラムが重要です。

このようなRPAツールは、現場部門でも覚えやすく、短期間での習得が可能です。これにより、「一部の部門でしかRPAを扱えず、社内展開が進まない」といった失敗を回避しやすくなります。

短期間で習得できるRPAなのかは、選定時に最も重視しましょう。

ベンダーの手厚いサポートと運用代行がある

ベンダーのサポートや運用代行の提供の有無は、RPA導入で失敗しないために非常に重要なポイントです。

実際に、RPA導入企業のIT担当者860名を対象にしたアンケートでも、オンラインやオフラインでの操作レクチャー、短期間で操作を覚えられる学習プログラム、ロボット開発・運用代行があることが全社展開するために必要なサービスとして、多くの企業が挙げています。

RPAの開発や運用を丸ごと外部に依頼するのも一つの手です。開発代行でロボットを作ってもらい、自動化のイメージが掴めたところで自分でもロボットを作り、サポートを受けたほうが覚えやすいこともあるでしょう。

データ連携できるiPaaSと併用する

RPAは定型業務を自動化するのに非常に便利なツールです。しかし、場合によってはRPAだけでは自動化が完結しないことがあります。そんなときには、システム間のデータ連携ができるiPaaSというツールを併用するのがおすすめです。iPaaSとRPAを組み合わせることで、より効率的に自動化を進めることができます。

iPaaSを使ってサービス間の連携を行い、RPAでデータの集計や転記などを行うことで、自動化のフローを非常にスムーズに作成できます。

失敗しづらいRPA「BizteX robop」

BizteXでは、失敗しにくいRPA「BizteX robop」を提供しています。基本的な操作が約2時間で覚えられるため、操作の習得に時間がかかりすぎて導入に失敗することはほとんどありません。実際に、導入企業の約7割が現場部門で活用しています。

また、初心者でも理解しやすい学習プログラムや、専任担当者による手厚いサポート、運用代行も提供しているため、困ったときにもすぐに解決できます。

デスクトップ型RPAのため、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応しています。

失敗事例でご紹介した企業様も、BizteX robopに乗り換えたことで費用対効果が大きく出せるようになりました。

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デスクトップRPA「BizteX robop」で成功した導入事例

BizteX robopで費用対効果を大きく出すことができた成功事例をいくつかご紹介します。

紹介する事例は実際にインタビューも行っています。より詳しく知りたい方は、ぜひインタビュー記事もご覧ください。

50時間/月の工数削減に成功した事例

川西ほんわか訪問診療クリニックのBizteX robop導入事例です。 毎月、約200名の患者情報を1名あたり3〜4つの書類へ手作業でまとめており、50時間ほどかかっていました。

この書類作成業務をBizteX robopで自動化しました。

600枚以上の書類作成業務を全て自動化したことで、より患者さんへのフォローアップにリソースを割けるようになりました。

従業員の負担を減らしただけでなく、サービスの質向上にも役立った成功例です。

▼こちらの導入事例の本編は下記よりご覧ください。

【RPA事例】医療関連書類やリスト作成業務の自動化で月50時間の作業時間を削減【川西ほんわか訪問診療クリニック】

エラー修正対応へのストレスと作業時間を大幅削減できた成功事例

株式会社日本能率協会マネジメントセンターのBizteX robop導入事例です。

事業管理部では、全国の取扱店で販売された本や手帳のPOSデータ集計をマクロによって自動化していました。しかし、集計中にたびたびエラーが発生してしまうため、専任のスタッフが常に監視していないといけない状況でした。また、集計時間も7時間/月かかっていたため、実質的にスタッフ一日分のリソースが取られていました。

この本や手帳のPOSデータ集計作業をBizteX robopで自動化しました。

BizteX robopで自動化することで、7時間/月かかっていた作業時間を、3時間/月に短縮することができました。それだけでなく、大量に発生していたエラーも削減し、集計後のファイル格納から完了通知まで自動化できるようになりました。

エラー修正対応へのストレスと作業時間を削減できた成功事例です。

40万円/月のコスト削減に成功した事例

日本リビング保証株式会社のBizteX robop導入事例です。

DX推進のため、まずは申し込み処理業務の自動化に着手しました。これまでは、お客様からの申し込みメールを受信し、その内容を基幹システムへ登録する業務を手作業で行っており、不定期に届くメール対応に追われていました。

この申し込み処理業務を、BizteX robopとiPaaS「BizteX Connect」の二つを導入することで自動化しました。

お客様からの申し込みメールは、システム連携を自動で行うBizteX Connectで自動検知し、その後の社内システムへの登録作業はBizteX robopで自動化しています。

これらを含めた複数業務の自動化によって、一部署だけで月40万円近くのコスト削減を実現しました。

▼こちらの導入事例の本編は下記よりご覧ください。
申込み処理や見積書作成・送付業務の自動化で年間約480万円のコスト削減を実現【日本リビング保証株式会社】 

＞＞BizteX Connectで連携できるサービスはこちらでご確認ください。

まとめ

RPA導入には多くの失敗事例がありますが、失敗要因を事前に抑えておけば効果的な業務自動化を実現することができます。

本記事では、導入時に起こりがちな失敗とその原因、そして成功事例を詳しく解説しました。RPAは企業の業務効率を大幅に向上させるツールであり、その成功にはベンダーによる適切なサポートや学習プログラムの提供、何よりRPAそのものが操作しやすいことなどが欠かせません。

これから導入や乗り換えを検討している方は、ぜひ失敗しにくいBizteX robopの導入もご検討ください。