メール送信をRPAで自動化！BizteX robopで効率化した例も紹介

近年、多くの企業が業務効率化を目指し、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入しています。特に、メール送信業務は時間と労力を消費しがちですが、デスクトップ型RPA「BizteX robop」を活用することで大幅に改善ができます。

本記事では、RPAを用いたメール送信自動化の利点や、RPA（BizteX robop）を活用した具体的な事例についてご紹介します。業務の正確性や生産性を向上させたい方はぜひ参考にしてください。

メール送信業務はRPAで自動化できる

RPAは、繰り返し発生する定型業務の自動化を得意とするロボットです。 

メール関連業務に時間を取られている方は、RPAで自動化するのがおすすめです。 

一通ごとにメールの内容を自動調整して送信することはできませんが、顧客から問い合わせを受け付けた際の自動返信や定期的な情報共有など、あらかじめ決められた内容を送信する際には最適なツールです。

RPAでメール送信業務を自動化する具体例

RPAでどのようにメール送信業務を自動化しているのか、3つの具体例をご紹介します。

ラベリングしたメールに対しての自動返信やメールの定期送信だけでなく、受信したメールを自動で記録・格納する方法も含めて、それぞれ詳しく解説します。

ラベリングしたメールごとに自動返信

RPAは、ラベリングされたメールごとに自動返信を行うことが可能です。

特定のラベルを設定することで、該当するメールに対して適切な返信を自動で送信する仕組みを作ることができます。

いつも決められた内容で送られてくるメールや問い合わせに対して、毎回決まったメールを返している場合は、この自動化フローを活用すれば一気に業務がラクになります。

ただし、メールごとに細かな文言調整をして送信することはできないため、その点は注意しましょう。

定期配信メールの自動送信

ステップメールやキャンペーンなどによる定期的なメール配信なども、送付先メールリストさえ作れば自動送信が可能です。

送信する本文は、一つ定型文を作っておけば作成したメールリスト全てに適用されるように設定できるので、手間がかかりません。

社内向けに全社員へリマインドメールを送る際にもこの自動化は役立ちます。また、採用業務では、スカウトメールを一斉送信する際に有効です。

＞＞採用業務をRPAを自動化する方法はこちらの記事で解説しています。

メール内容を自動で抽出・記録・格納

RPAはメール送信業務を自動化するだけでなく、受信したメールの本文や添付ファイルを転記・格納することができます。

例えば、顧客からの申し込み内容を基幹システムに登録するフローや、取引先からの請求書や見積書のデータを格納するフローなどに大いに役立つでしょう。

メールの確認漏れが防げるだけでなく、ヒューマンエラーなく正確に転記・格納してくれます。

＞＞実際に顧客からの申し込み処理業務でBizteX robopを活用している日本リビング保証株式会社様の導入事例記事もぜひこちらから参考にしてください。

RPAでメールの送受信を効率化するメリット

RPAを活用することで、メールの送受信を自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。

ここでは、RPAでメールの送受信を効率化する代表的なメリットを3つ挙げて、それぞれ詳しく解説します。

メール以外のコア業務に注力できる

メール送信業務をRPAで自動化することで、メール以外の重要なコア業務に注力できるようになります。対応数が増えてくるとメール業務にかなりの工数を取られてしまいます。

RPAを導入することで、繰り返しのメール業務から解放され、戦略的な業務やクリエイティブな業務に時間を割くことができるようになるでしょう。

ヒューマンエラーを削減できる

RPAを使用することで、メール送信におけるヒューマンエラーをなくすことができます。手動でのメール送信では、送信先の誤りや、誤字脱字などがどうしても発生してしまいます。

RPAであれば、設定さえすればあとは自動で正確にメールを送信してくれるため、ミスが起きづらいです。

人件費や時間コストを削減できる

RPAによるメール送信の自動化は、人件費や時間コストの削減にも大きく貢献します。手動でのメール送信は多くの時間と労力を必要としますが、RPAを導入することでこれらのコストを削減できます。

もちろん導入コストはかかりますが、従業員を一人雇うよりもコストを抑えられるため、最小限のリスクで業務改善が実現できます。

メール関連業務をRPAで自動化する際の注意点

メール関連業務をRPAで自動化する際には、下記2つの点に注意しましょう。

• 費用対効果が出るか
• 丁寧なサポートをしてくれるベンダーか

RPAは導入してからどう活用していくかが重要です。それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

導入コストを上回る費用対効果が出るかチェック

RPAはメール関連業務の自動化にピッタリのツールですが、費用対効果が出るのか必ずチェックしましょう。導入する際は初期費用と固定費がかかるため、それを上回るメリットがあるのか数字で出せるようにしましょう。

タスクマイニングツールを活用することで、業務の洗い出しや課題点の把握が可能になり、どの業務を自動化すれば費用対効果が高いかを数字や評価ポイントで可視化できます。導入前に診断することをおすすめします。

手厚いサポートがあるRPAベンダーを選ぶ

RPA導入で費用対効果を最大化し、メール送信業務の業務改善を実現するためには、手厚いサポートがあるベンダーを選ぶことが重要です。RPAは便利ですが、導入直後は操作に慣れず挫折しやすい傾向があります。

疑問点があった際にはすぐに対応が可能かつ、操作代行も依頼できるようなサポートが備わっていると望ましいです。

メール送信業務の自動化はBizteX robopでできる

BizteXでは、メール送信業務やそのほかの業務を自動化できるRPA「BizteX robop」を提供しています。PCへインストールするデスクトップ型RPAのため、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムやローカル環境での自動化も実現可能です。

以下が、BizteX robopの3つの大きな特徴をまとめたものです。

• 初心者でも覚えやすい学習プログラムが豊富
• 習得時間が短い（2時間以内に基本スキル取得可能）
• 即日対応可能な充実のサポート（操作代行も可能）

基本的な操作は2時間ほどで覚えられるため、導入企業のおよそ7割が現場で活用しています。学習プログラムや専任担当者による手厚いサポートもあるため、困ったときにもすぐに解決することができます。

本記事で紹介したメール関連業務で活用している導入企業様も多くいらっしゃいます。

iPaaSと組み合わせるとさらに自動化できる

BizteXでは、システム連携ツールであるiPaaS「BizteX Connect」も提供しています。ノーコード・ローコードで操作することができるため、プログラミング知識がない方でも使いやすいツールです。

例えば、Hubspotなどで新規コンタクトを作成し、顧客に対してメッセージを送る業務はBizteX Connectでも行うことができます。ChatGPTとも連携し、文章作成のためのプロンプトを毎回自動で指示して文章作成できるようにしておけば、顧客に合わせた文章も送れるでしょう。

RPAは部分的な業務を自動化することが得意ですが、 iPaaSは、ツール間を「つなぐ」ことを得意としているため、メール送信だけでなくメール関連業務全体を効率化したい場合は、iPaaSも併用して活用することをおすすめします。

BizteX Connectで連携できるサービス一覧はこちらから確認できます。

まとめ

メール送信は難しい業務ではありませんが、対応数が増えてくると管理しきれず、確認漏れが起こるなど、時間コストを多く取られてしまいます。

すべてを自動化することはできませんが、定型文で対応できるものはRPAに任せると業務がグッとラクになるでしょう。

RPAでメール送信業務を含めた幅広い業務を自動化しましょう。