建設業界のRPA活用事例｜自動化できる業務・導入メリット・成功のポイントを解説

建設業は受注・発注・申請・報告といった繰り返し型の事務業務が多く、少人数で大量の書類処理をこなさなければならない状況が続いています。人手不足と労働時間規制が重なる今、「ルールが決まっている反復作業」を自動化するツールとしてRPAを活用する建設会社が増えています。

この記事では、建設業のRPA導入事例3社・自動化できる代表的な業務・導入のメリット・定着させるためのポイントを順に解説します。

建設業界でRPAが必要になっている背景

建設業のバックオフィス業務には、手作業による転記・確認・申請が積み重なっています。この構造を変えるためにRPAが注目されています。

人手不足と労働時間規制が現場を圧迫している

2024年4月から建設業にも時間外労働の上限規制が適用され、これまで許容されていた長時間労働が規制対象になりました。同時に業界全体で深刻な人手不足が続いており、少ない人員で同じ業務量をこなす必要があります。

現場作業だけでなく、受注・発注・申請・報告といった事務作業にも相当な工数がかかっています。手作業で繰り返す業務をRPAに任せることで、担当者が現場対応や折衝・確認といった付加価値の高い業務に集中できる体制を作れます。

紙とExcelに依存した業務フローが自動化の遅れを招く

建設業は紙の書類とExcelで業務が回っているケースが多く、他業界と比べてシステム導入が遅れている傾向があります。図面・見積書・工程表・請求書など、紙でやり取りされるドキュメントの種類が多く、それぞれを社内システムに手で入力し直す作業が日常的に発生しています。

RPAはシステム画面の操作を自動化するため、既存の紙やExcelベースのフローに大きな改修を加えることなく、繰り返し業務だけを切り出して自動化できます。大規模なシステム刷新を必要としない点が、DX化の入り口として選ばれる理由のひとつです。

建設業界でRPAを使える代表的な業務

建設業の事務作業には「繰り返しが多く・ルールが明確な業務」が多く含まれており、RPAが適用しやすい環境が整っています。代表的な自動化対象を3つ紹介します。

紙面データの社内システムへの登録（転記作業）

現場から届く日報・請求書・発注書などを、基幹システムや管理ツールに手で入力する転記作業はRPAの代表的な活用場面です。書類のフォーマットが決まっており、入力先のシステム画面も固定されているため、RPAのシナリオを一度作ると安定して動かせます。

年間数万件に及ぶ書類処理を抱える建設会社では、転記作業だけで担当者1人分の工数が消えてしまうケースも少なくありません。RPAが転記を引き受けることで、担当者は例外処理・確認・判断に集中できます。

受注メール処理と得意先情報の照会

得意先からの受注メールを受け取り、内容を確認してシステムに登録する作業や、発注先の情報を照会サイトで検索・確認する業務もRPAで自動化できます。

メールの添付ファイルを読み取ってシステムに登録する一連の流れをRPAに任せることで、担当者は内容の最終確認と例外対応だけに集中できます。複数のサービスに逐一ログインして情報を確認する照会業務も、RPAが順番に操作を代行します。

電子申請サイトへの転記・登録

公共工事の電子入札システムや行政の申請サイトへの情報登録は、建設業特有の反復業務です。申請ごとに同じ情報を複数の入力フォームに入力し直す作業はRPAが得意とする領域で、担当者の時間を大幅に削減できます。

申請書類の種類が増えるほど工数が比例して膨らむ構造を、RPAで平準化できます。

建設・設備管理業界のRPA・iPaaS活用事例3社

建設・設備工事・施設管理業で業務自動化ツールを活用し、具体的な成果を出した3社を紹介します。まず、RPA（定型的なパソコン操作を自動実行するソフトウェアロボット）を使って社内業務を自動化した事例を2社、続いてクラウドサービス間のデータ連携を自動化した事例を1社紹介します。

業種・自動化対象はそれぞれ異なりますが、「繰り返しが多く・ルールが明確な業務から始めた」という共通点があります。

東京不動産管理株式会社：案件管理・書類監視を自動化し、1日2〜3時間を削減

東京不動産管理株式会社様は、案件ごとのファイル・フォルダ監視と案件管理システムへの登録作業を、RPAを使って自動化しました。新着書類の検知・仕分け・システムへの反映という一連の確認・登録業務を担当者が毎日手作業でこなしており、1日あたり2〜3時間のリソースが取られていました。

RPAツール「BizteX robop」の導入後はこれらの操作をロボットが代行し、同時間分のリソースを削減しています。他社RPAからの乗り換え事例でもあり、動作の安定性と維持管理のしやすさが評価されています。担当者は確認・判断が必要な業務に集中できる体制が整いました。

株式会社カクイチ：物件別請求処理を自動化し、月50時間を削減

ガレージ・倉庫の施設管理を手がける株式会社カクイチ様は、複数物件にまたがる請求処理業務をRPAで自動化しました。物件ごとの利用実績を管理画面から取得し、所定のフォーマットに転記して請求データを出力する一連の操作をRPAに代行させることで、10物件あたり30分かかっていた処理が約5分に短縮されています。

RPAツール「BizteX robop」を活用したこの事例では、月間50時間の削減を実現しており、担当者は確認・承認業務に集中できる体制が整いました。物件数が多いほど削減効果が比例して積み上がる点は、複数現場を抱える建設・設備会社の業務構造と重なります。

プロマスト株式会社：見積書作成700件/月を自動化し、年商1.5倍を実現

RPAが「画面を操作してデータを取得・入力する」自動化を担うのに対し、クラウドサービス同士をAPIでつなぐiPaaS（Integration Platform as a Service）を活用するケースもあります。設備工事業を手がけるプロマスト株式会社様は、月700件の見積書作成業務をiPaaSツール「BizteX Connect」で自動化しました。見積情報の収集・計算・書類出力のフローを自動化することで、担当者が繰り返し対応していた入力作業が大幅に削減されています。

社員数を増やすことなく年商が1.5倍に成長し、新入社員の教育期間も3ヶ月から1週間に短縮されています。見積書作成という基幹業務を自動化することで、営業担当者が提案・交渉といった付加価値の高い業務に集中できる体制が整いました。

RPA「BizteX robop」の導入事例一覧
iPaaS「BizteX Connect」の導入事例一覧

建設業界にRPAをもたらす3つのメリット

BizteXが実施したRPA導入目的の調査では、導入理由の1位は「コア業務へのリソース割り振り（53.8%）」、2位は「ヒューマンエラーの防止（49.8%）」、3位は「コスト（人件費）削減（44.8%）」でした。この3つは建設業界でのRPA活用効果とそのまま対応しています。

転記・照合のヒューマンエラーを防止できる

手作業の転記は、件数が増えるほどミスの発生確率が上がります。建設業では受注・発注・申請と書類の種類が多く、入力ミスが後工程に影響するリスクも高い。RPAはルール通りに正確に動くため、転記ミス・入力漏れ・更新忘れをゼロにできます。

エラーが起きてからの修正対応・確認作業という二次工数も不要になり、チーム全体の業務品質が安定します。

人的コストを削減し、付加価値の高い業務に時間を使える

繰り返し型の事務作業を自動化すれば、担当者が現場確認・顧客折衝・提案といった付加価値の高い業務に集中できます。プロマスト株式会社様の事例のように、同じ人員規模で売上を大きく伸ばした結果は、この効果を端的に示しています。

人材採用が難しい建設業において、既存の人員でより多くの業務をこなせる体制は、競合との差別化にも直結します。

担当者の手作業負担を減らし、定着率の改善につながる

単純な転記作業や照会作業が繰り返されると、担当者の疲弊につながります。「誰でもできる作業を毎日何時間もこなしている」という状態はモチベーション低下の要因にもなりやすく、離職リスクを高めます。

RPAがこれらの作業を引き受けることで、担当者は達成感のある業務に時間を使えます。建設業の人手不足対策として、定着率の改善という観点からも自動化の効果は大きい。

建設業界でRPAを定着させる3つのポイント

RPAを導入しても現場に定着しないケースは少なくありません。建設業の場合、以下の3点を押さえることが長期活用の条件です。

現場の担当者でも操作できるツールを選ぶ

建設業のバックオフィス担当者がIT系の専門知識を持っているケースは多くありません。ツールの操作が複雑であれば、IT部門に依頼しなければシナリオを作れない状況になり、自動化の展開が止まります。

直感的なUIで現場担当者が自分でロボットを作れるRPAツールを選ぶことで、IT部門に頼らず現場主導で自動化を広げられます。「IT部門以外の利用者が多い」という実績を持つツールを選ぶ基準のひとつとして確認することをおすすめします。

小さい業務から始めて段階的に展開する

いきなり複数業務を一度に自動化しようとすると、設計・テスト・例外処理の調整に多大な工数がかかります。まず1〜2業務に絞って動かし、効果を確認してから横展開する方法が定着率を高めます。

最初に選ぶ業務は「繰り返しが多く・ルールが明確で・例外が少ない」ものが適しています。転記・照会・定型申請はこの条件を満たしやすく、最初の自動化に向いています。小さな成功体験が現場の信頼を生み、次の展開につながります。

導入後も伴走してくれるサポート体制を確認する

RPA導入後に担当者が変わったり、システムのUI変更によってシナリオが動かなくなることがあります。そのときに自社だけで対応できないと、ロボットが止まったまま放置されるリスクが生じます。

専任のカスタマーサクセスが運用定着まで伴走してくれるベンダーを選ぶと、長期活用の安定性が大きく変わります。契約後のサポート範囲と対応スピードは、ツール選定時に必ず確認しておきたいポイントです。

建設業界のRPA・自動化を支援するBizteXの3サービス

建設業の業務自動化に対応するBizteXのサービスを紹介します。

BizteX robop｜現場主導で転記・登録作業を自動化

BizteX robopはBizteX株式会社が提供するデスクトップ型RPAです。プログラミング不要で直感的な操作でロボットを作成でき、IT部門以外の利用が約70%という実績があります。

2週間の無料トライアルで作成したロボットはそのまま本番利用でき、専任のカスタマーサクセスが運用定着まで伴走します。転記・照会・登録といった建設業のバックオフィス業務に適しています。

BizteX Connect｜システム間のデータ連携を自動化

BizteX Connectはクラウドサービス間のAPI連携を実現するiPaaSです。kintone・Salesforce・Slack・Google Driveなど多数のサービスとノーコードで連携し、データの自動連携フローを構築できます。

プロマスト株式会社様の事例のように、既存ツール間のデータ連携・フロー自動化に活用されています。継続率97%以上という実績があります。

インテリジェント フロー｜設計から運用まで一括代行

インテリジェント フローはBizteX株式会社が提供する業務プロセス最適化の代行サービスです。自社にIT人材がいない・設計から一任したいという場合に適しています。

現場にツール操作を求めず、業務プロセスの設計から構築・運用改善まで一貫して代行します。「ツールを入れたが定着しなかった」という経験がある場合や、IT部門の工数を確保できない場合に有効な選択肢です。

よくある質問

建設業界でRPAは活用できますか？

活用できます。建設業は受注・発注・申請・報告といった繰り返し型の事務業務が多く、RPAが得意とする「ルールが決まっている反復作業」が数多く存在します。紙面データの転記・受注メール処理・電子申請サイトへの登録など、現場と事務所をつなぐ業務がそのまま自動化の対象になります。業界特有のシステムに対応するため、デスクトップ型RPAが選ばれるケースが多くあります。

建設業でRPAの導入が向いている業務はどれですか？

「繰り返しが多く・ルールが明確で・例外が少ない業務」が向いています。代表的なものは、紙面データの社内システム登録・受注メール処理・得意先情報の照会・電子申請サイトへの転記登録です。いずれも建設業のバックオフィスで日常的に発生する業務で、自動化の効果が出やすい領域です。

建設業へのRPA導入でどのくらいの削減効果がありますか？

事例によって異なりますが、東京不動産管理株式会社様では案件管理・書類監視の自動化で1日2〜3時間のリソースを削減しています。株式会社カクイチ様では物件別請求処理の自動化で月50時間の削減を実現しています。プロマスト株式会社様では見積書作成700件/月の自動化により社員数据え置きで年商が1.5倍に成長しています。削減効果は対象業務の件数・複雑度・自動化率によって変わります。

建設業のRPA導入はどこから始めればいいですか？

まず「毎日または毎週繰り返す・手順が決まっている・担当者が変わっても同じ結果になる」業務を1つ特定するところから始めるのが現実的です。転記・照会・定型申請がこの条件を満たしやすく、最初の自動化に向いています。1業務を動かして効果を確認してから、他の業務へ横展開する順序が定着率を高めます。

建設業のRPA導入で失敗しないためのポイントは何ですか？

主に3点あります。①現場担当者が自分で使えるシンプルなツールを選ぶこと、②小さい業務から始めて段階的に展開すること、③導入後の伴走サポートが充実しているベンダーを選ぶこと、です。

ITに詳しくない担当者が多い建設業では、操作の複雑なツールを選ぶと展開が止まるリスクがあります。サポート体制はツール選定時に必ず確認してください。

まとめ

建設業は転記・照会・申請といった繰り返し型の事務業務が多く、RPAを活用しやすい業界です。東京不動産管理株式会社様・株式会社カクイチ様・プロマスト株式会社様の事例が示すように、既存の業務フローに大きな変更を加えることなく、反復業務だけをRPAやiPaaSに任せることで人的コスト削減とミスゼロの両立が実現しています。

人手不足と労働時間規制が続く中、自動化による生産性向上は競合との差別化にも直結します。まずは自社の繰り返し業務を1つ特定し、小さく始めることが定着の近道です。

BizteX robopでは2週間の無料トライアルを提供しており、作成したロボットはそのまま本番環境で利用できます。専任のカスタマーサクセスが導入から運用定着まで伴走するため、IT部門なしでも進められます。