RPAでできること完全ガイド｜業務別・部門別の自動化事例と活用方法

「RPAで具体的にどんな業務を自動化できるのか」。導入を検討し始めた段階では、この疑問が最初に出てきます。RPAは「定型の繰り返し作業」を広くカバーしますが、業務の種類・部門・システム環境によって活用パターンは異なります。

この記事では、RPAで自動化できる業務を5カテゴリの業務種別と4部門に分けて整理します。実名・数値付きの導入事例3件を含め、「自分の部門・業務に使えるか」を判断できる情報をまとめました。

RPAでできること：自動化できる業務の種類

RPAが得意とするのは「ルールが決まっていて、繰り返し頻度が高く、量が多い」業務です。以下の5カテゴリが代表的な自動化の対象です。

データ収集・取得

WebサイトやシステムからデータをRPAが自動で収集・取得します。人手では時間がかかる複数ページの巡回・ダウンロードをロボットが代行します。

代表的な活用例は次のとおりです。

• 広告媒体の管理画面から実績データをダウンロード
• 複数の競合サイトの情報を定期収集（Webスクレイピング）
• 社内の複数の管理画面からレポートを一括取得
• ECモールの売上・ランキングデータを定期取得

広告・マーケティング業界では、主要8媒体の管理画面から毎週・毎月データを取得する作業が手動から完全自動化された事例があります。

データ入力・転記

ある場所にあるデータを別のシステムやExcelに入力・転記する作業は、RPAの最頻出ユースケースです。コピー&ペーストの繰り返しや、同じデータを複数の管理画面に入力する作業が対象になります。

代表的な活用例は次のとおりです。

• 基幹システムからExcelへの転記
• 受注データを複数のシステムに同じ内容で入力
• 外部から届いたデータを社内DBへ登録
• Excelデータをシステムのフォームに1件ずつ入力

手順が決まっていて毎日繰り返すデータ入力業務は、RPAによる効果が最も出やすい領域です。

ファイル・書類の自動作成

定型フォーマットに情報を当てはめて書類を作成する業務も、RPAが得意とする領域です。データを取得して指定のテンプレートに記入し、PDF化・保存・送付まで一連の流れを自動化できます。

代表的な活用例は次のとおりです。

• 請求書・見積書の自動作成と送付
• 給与明細・月次報告書の自動生成
• 申請書・公文書の作成と提出
• 定期レポートのフォーマット埋め込みと配信

社会保険労務士事務所ダブルブリッジ様では、給与計算・公文書送付を含む業務をRPAが担い、手作業2時間/日の業務が10分程度に短縮されています。

メール・通知の自動送信

条件に合致した場合に自動でメールや通知を送信します。定期送信・条件トリガー型の通知・一括配信など、ルールが決まっている送信処理に対応できます。

代表的な活用例は次のとおりです。

• 受注確定後の自動確認メール送信
• 月次締めのリマインドメールの定期配信
• 期日アラートの自動通知（担当者・取引先へ）
• 申請処理完了後の完了通知メール

「条件が決まっていて、毎回同じ内容・タイミングで送る」メールは、手動対応をやめてRPAに任せられます。

システム間の連携・データ登録

APIを持たない社内の基幹システムや業界専用ソフトも、RPAは画面操作ベースで連携できます。「SaaSとSaaS」だけでなく、「SaaSとレガシーシステム」「ブラウザとデスクトップアプリ」といった組み合わせにも対応できる点が、RPAの強みです。

代表的な活用例は次のとおりです。

• 宿泊管理システム（PMS）のデータを日次レポートに転記
• 経費精算ツールのデータを基幹システムに登録
• IT資産管理システムへの機器情報登録・削除
• SalesforceとExcelの間のデータ同期

部門別｜RPAで自動化できる代表業務

業務の種類を5カテゴリで整理しましたが、実際の導入は「部門単位」で検討するケースが多くあります。部門別に代表的な自動化対象業務を整理します。

経理・財務

経理部門は「毎月決まった手順で処理する」業務が多く、RPAとの相性が高い部門です。

業務	自動化の内容
請求書入力	取引先から届く請求書データをシステムに入力
入金消込	入金データと請求データを照合・消込処理
仕訳データ作成	経費精算ツールからのデータを会計システムへ転記
月次報告書作成	複数システムのデータを集計して報告書フォーマットに記入
支払処理の確認	支払い予定一覧を確認し、担当者へ通知

月次締め処理・入金管理・経費精算といった「月次で大量発生する定型処理」はRPAの効果が出やすい業務です。

人事・総務・HR

採用・入社手続き・労務管理は手順が決まっていながら工数がかかる業務が多く、RPAによる削減効果が高い部門です。

業務	自動化の内容
入社手続き・アカウント発行	入社者のシステム登録・権限付与を各ツールに自動入力
勤怠データ集計	勤怠管理ツールのデータをExcel・給与システムへ転記
KPI管理データ更新	各部門のKPI進捗を定期集計・共有
社員情報の更新	異動・退職情報を複数システムへ反映

株式会社ニット様では、KPI管理と入社手続きのアカウント発行業務にBizteX robopを導入し、月1,500分の作業時間削減を実現しています。

営業・マーケティング

営業データの管理やレポート作成は、毎週・毎月発生する繰り返し業務が多く、RPAで効率化できる余地があります。

業務	自動化の内容
広告レポート作成	複数広告媒体のデータを収集・集計してレポート化
商談データ入力	名刺情報・商談記録をCRMへ一括登録
リスト収集	WebからのリードリストをCRM・MAへ自動登録
定期レポート送付	週次・月次の営業報告書を自動作成・送付

広告・マーケティング業務では、複数媒体のデータ取得とレポート作成の自動化により、「データ準備」から「データ分析・提案」への業務シフトが実現しています。

情シス・システム管理

IT資産管理やユーザー管理は、手順が決まっているにもかかわらず件数が多く担当者の負担になりやすい業務です。

業務	自動化の内容
IT資産の登録・削除	機器情報をIT資産管理システムへ一括登録・更新
ユーザーアカウント管理	入退社・異動に伴う権限設定・削除
ログ収集・監視	各システムのログを定期取得・整形
定期バックアップ確認	バックアップ完了状況を確認し担当者へ通知

株式会社ヨシダ様では、IT資産の登録・削除業務にBizteX robopを導入し、1件60分かかっていた作業を8分に短縮。年間1,600時間の業務削減と、1年間で57本のロボットを内製化する実績につながっています。

BizteX導入企業のRPA活用事例

BizteXは、デスクトップ型RPA「BizteX robop」を提供するRPAベンダーです。PC上の定型操作をソフトウェアロボットが代行し、プログラミング不要で現場担当者が自走できることを特長としています。

以下では、BizteX robopを導入した3社の数値付き事例を紹介します。

導入事例：広告・マーケティング C社様

アフィリエイト広告事業を展開するC社様では、主要8媒体の管理画面から毎週・毎月レポートを作成する業務にBizteX robopを導入しました。

常時30社以上のクライアントに対して、各媒体へのログイン・データダウンロード・Excelマクロへの連携・レポート出力という工程が発生していました。顧客数・媒体数が増えるほどDL作業が比例して増え、データ準備だけで分析開始までにラグが生じていました。

BizteX robop導入後は、数100回に及ぶデータ取得操作がゼロになりました。担当者は数値の集約からすぐに着手でき、分析・提案といった付加価値の高い業務へリソースをシフトできる体制になっています。

導入事例：株式会社ニット様（BPO）

BPO企業の株式会社ニット様では、KPI進捗管理と入社手続きのアカウント発行業務にBizteX robopを導入しました。

複数のSaaSツールに対して入社者1名ごとにアカウントを発行する作業が発生しており、採用人数の増加に伴って担当者の業務量が増え続けていました。KPI進捗管理も定期的にデータを取得・集計する工程が手作業で残っていました。

BizteX robop導入により、月1,500分（約25時間）の作業時間を削減。担当者はオンボーディング支援など付加価値の高い業務に注力できる体制になっています。

導入事例：社会保険労務士事務所ダブルブリッジ様

社会保険労務士事務所のダブルブリッジ様では、給与計算・公文書送付・経費精算・月次監査依頼という複数の定型業務にBizteX robopを導入しました。

士業事務所では顧客ごとの処理が毎月繰り返し発生します。手作業では1日2時間かかっていた業務が10分程度に短縮され、BizteX robop1台が社員1名分相当の業務量を担う体制になっています。

「高度な判断は不要だが、毎月決まった手順で大量のデータを処理する」という士業・専門サービス業の業務特性が、RPAと高い親和性を持つことを示す事例です。

RPA「BizteX robop」の導入事例をもっと見る

RPAでできないこと・苦手な業務

RPAの活用範囲を正確に把握するため、苦手な業務も整理します。

業務	理由
毎回内容が異なるメールへの返信	文脈を読んで判断・文章生成が必要（AIが担う領域）
手書き書類のデータ化	文字認識にはAI-OCRが必要
曖昧な基準が含まれる承認判断	ルールが定義できない判断はRPAで自動化できない
操作する画面が毎回異なるケース	画面の構造が変わるとロボットの修正が必要

「ルールとして定義できない判断」が伴う業務は、RPAではなくAIが担う領域です。RPAとAIを組み合わせることで、「RPAがデータを収集し、AIが内容を判断・生成する」という自動化の範囲を広げることも可能です。

最初に自動化すべき業務の選び方

「どの業務から始めるか」は、RPA導入の成否を左右します。最初の1本で成功体験を作れるかどうかが、その後の展開を決めます。

下記の3条件すべてを満たす業務が、最初の自動化対象として最適です。

• 手順がルールとして定義できる：条件が曖昧だったり例外が多すぎる業務は後回しにする
• 繰り返し頻度が高い：日次・週次で繰り返す業務は効果が積み上がる
• 量が多い：件数が多いほど削減時間が大きく、ROIが出やすい

よくある最初の対象業務は「日次の基幹システムからのデータ取得・転記」「月次のレポート自動作成」「入社手続きのアカウント発行」です。小さく始めて成果を数値化し、他部門への展開につなげる順序が効果的です。

BizteX robopの特徴

BizteX robopは、BizteX株式会社が提供するデスクトップ型RPAです。データ収集・入力転記・書類作成・メール送信・システム連携という、本記事で紹介してきた5カテゴリの業務に幅広く対応します。

最大の特長は、プログラミング不要で現場担当者が自走できる設計です。マウス操作とドラッグ＆ドロップでロボットを組み立てられるため、基本操作の習得目安は2時間。IT部門以外の利用者が約70%を占めており、経理・人事・営業といった現場メンバーが主体となって自動化を進めた事例が多くあります。

APIを持たないレガシーシステムや業界専用ソフトも対応範囲です。画面操作の記録・再現で動作するため、「古い基幹システムがあるから難しい」という場面でも自動化できます。最初の1業務をどう選ぶかに迷う場合は、専任カスタマーサクセス担当者が業務選定から運用定着まで伴走します。

よくある質問

RPAで自動化できる業務かどうか、どうやって判断すればよいですか？

「手順をルールとして書き出せるか」「繰り返し頻度が週次以上か」「量が多いか」の3点で判断できます。この3条件をすべて満たす業務はRPAが得意とする領域です。迷う場合は、実際の業務内容をお問い合わせいただくと、自動化の可否と効果見込みをご案内できます。

Excel内の作業もRPAで自動化できますか？

できます。ただしExcel内の集計・計算に限定した自動化であれば、Excelマクロ（VBA）でも対応可能です。RPAが威力を発揮するのは「Excelに転記する前のデータ取得」「Excelのデータを別システムへ登録する」という複数システムをまたぐ工程です。詳しくはRPAとExcelマクロの違いもご参照ください。

業界専用の古いシステムでもRPAで自動化できますか？

対応できます。BizteX robopはAPIを持たないレガシーシステムや業界専用ソフトも、画面操作の記録・再現によって自動化できます。宿泊管理システム（PMS）・歯科業界向けシステム・社会保険関連のシステムなど、API非対応のシステムでの自動化実績があります。

RPAとAIを組み合わせることはできますか？

できます。「RPAがデータを収集し、生成AIが内容を生成・判断する」という組み合わせが広がっています。たとえば、口コミの収集はRPAが担い、返信文案の一次作成を生成AIが行うという活用例があります。詳しくはRPAとAIの違いと組み合わせ方もご参照ください。

小規模な会社でもRPAを使えますか？

使えます。社会保険労務士事務所ダブルブリッジ様のように、小規模な士業事務所でもRPA1台が社員1名分の業務量を担う実績があります。業務量・処理件数が少なくても、毎日繰り返す作業があればRPAの効果は出ます。まず1業務から始めるスモールスタートが基本のアプローチです。

まとめ

RPAでできることは、データ収集・入力転記・書類作成・メール送信・システム連携という5カテゴリに整理できます。経理・人事・営業・情シスのいずれの部門にも、「ルールが決まっていて繰り返し頻度が高い」業務が存在し、RPAが効果を発揮できる領域があります。

広告・マーケティング C社様の「数100回のデータ取得操作ゼロ」、株式会社ニット様の「月1,500分削減」、社会保険労務士事務所ダブルブリッジ様の「2時間→10分」という実績が示すように、対象業務さえ選べばRPAは確実に効果を出します。

最初の一歩は「繰り返し頻度が高く、手順が決まっている業務」を1つ選んでスモールスタートすることです。BizteX robopは2週間の無料トライアルで、実際の業務フローを試してから導入を判断できます。

プロセス設計の段階から自動化を任せたい場合は、インテリジェント フローもご検討ください。BizteXの専門チームが業務分析から自動化フローの設計・構築・運用改善まで一括して代行します。