RPAで営業部門の業務を自動化！「BizteX robop」の活用事例をもとに解説

営業部門の業務効率化にお悩みではありませんか？RPAを導入すれば、多くの定型業務を自動化できます。本記事では、営業部門におけるRPAの活用事例や導入のメリット、成功のコツを詳しく解説します。

見積書作成やメール送信など、具体的な自動化例も紹介。RPAを活用することで、営業担当者はコア業務に集中でき、生産性向上やコスト削減が実現できます。RPAの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

営業部門の業務はRPAで自動化できる

営業部門にRPAを導入することで、多くの定型作業を自動化できます。RPAとは、人間が行う作業をソフトウェアロボットに任せる技術のことです。

RPAで自動化できる営業部門の主な業務は、以下の通りです。

• 見積書・請求書の作成
• 営業レポート・日報の作成
• 顧客情報の入力と管理
• メールの送受信
• 情報収集とデータ分析

これらの業務を自動化することで、営業部門の生産性が大きく向上します。人的ミスの削減や作業時間の短縮も期待できるでしょう。

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RPAで自動化できる営業部門の業務例

営業部門では定型的な事務作業が多く、RPAによる自動化が大きな効果を発揮します。ここでは、BizteX robopで自動化した営業部門での活用事例を紹介します。

• 見積書作成・送付業務
• 契約時の業務フロー
• メール送信業務
• 営業アタックリスト作成業務

それぞれ詳しく見ていきましょう。

見積書作成・送付業務

こちらは、手作業による見積書の発行をRPAにより自動化した例です。

以前は、担当者が毎日100件から200件のWebフォームから受け取った見積依頼内容をもとに、Excelで個別に見積書を作成していました。そして、作成した見積書をPDF形式に変換し、それぞれのお客様にメールで送信していました。

この一連の作業量が膨大で非常に時間がかかり、入力ミスや送信ミスなどのヒューマンエラーが頻繁に発生していました。また、急ぎの見積依頼や修正依頼への対応に追われ、担当者の精神的・肉体的負担が大きくなっていました。

これらの課題を解決するためにRPAを導入し、Webフォームの情報取得からメール送信までの一連のプロセスを自動化しました。

この自動化によりヒューマンエラーが削減され、他の重要な業務にリソースを振り分けることが出来るようになりました。また、修正対応による精神的負担も軽減されました。

契約時の業務フロー

こちらの事例では、複数の部署にまたがる手作業により担当者に大きな負担がかかり、ヒューマンエラーが頻発していました。

具体的には、顧客から送られてくるメールやFAXを担当者が一つずつ確認し、内容に応じて振り分けて基幹システムに手動で入力していました。その後、管理部門の担当者も内容を確認し、複数の異なるシステムに同じ情報を重複して入力する必要がありました。

これらの手作業による処理はヒューマンエラーのリスクが高く、担当者の精神的負担も大きいものでした。

これらの課題を解決するためにRPAを導入し、顧客との電子締結と、RPAによる各システムへの契約内容の自動登録を実現しました。これにより、部署をまたぐ作業が不要となり、ヒューマンエラーが大幅に削減されました。さらに、電子帳簿法改正にも対応できるようになりました。

メール送信業務

こちらの事例では、人事担当者が毎日複数の求人サイトにアクセスし、自社の求人要件に合致する候補者を探す作業に膨大な時間かかっていました。候補者が見つかると、その情報を手動でスカウト送信リストに入力。リストアップした各候補者に対して個別にスカウトメールを作成し、送信していました。

これらの作業をRPAにより自動化したことで、スカウトメールの送信が手間なく迅速に行えるようになりました。その結果、担当者は他の重要な業務に集中できるようになり、全体の業務効率が向上しました。

また、RPAを利用すれば返信率の高い土日や夜の遅い時間、大型連休中にもメールを自動送信可能なため、候補者からの返信率も向上しました。

営業アタックリスト作成業務

こちらの事例では、定期的に手作業で大量の営業アタックリストを収集・作成するためコストと労力がかかっていました。

RPAの導入前、営業担当者は新規顧客開拓のため、膨大な量の企業情報や個人情報を手作業で収集していました。約2,000件にも及ぶ情報量を拠点ごとにデータ加工し、架電前に最終チェックをする作業は、担当者の貴重な時間を奪い、本来の営業活動や顧客対応に注力する時間を大幅に制限していました。

しかし、RPAの導入によって一連の作業を自動化したことで、外注コストを削減し、全ての作業を社内で効率的に完結できるようになりました。

その結果、担当者はリスト作成にかかる時間を大幅に削減し、重要な業務に集中できるようになりました。さらに、土日や夜間にも自動的にリストを作成できるようになったことで、営業活動の効率が飛躍的に向上しました。

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RPAで営業部門の業務を自動化するメリット

営業部門にRPAを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

• 売り上げに繋がるコア業務に注力できる
• ヒューマンエラーや対応漏れの削減
• 新規採用コストや外注費などの削減

以下、具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。

売り上げに繋がるコア業務に注力できる

定型業務をRPAに任せることで、営業担当者は商談や提案の質を高めることに時間を費やせるようになります。より丁寧な顧客ニーズの分析や、綿密な提案資料の作成が可能になり、成約率の向上が期待できます。

また新規顧客開拓にも注力できるため、顧客基盤の拡大につながるでしょう。

ヒューマンエラーや対応漏れの削減

RPAを活用することで、営業部門におけるヒューマンエラーや対応漏れを減らすことも可能です。

RPAは設定されたルールに従って作業するため、顧客情報の入力や更新を正確に行います。これにより、顧客データベースの信頼性が向上し、効果的な営業活動の基盤が整います。また見積書や請求書の作成においても、人的なミスを低減することができます。

また、RPAによる自動リマインド機能により、アポイント漏れや重複チェックを防ぐことが可能です。顧客へのフォローアップのタイミングも自動で管理されるため、適切なタイミングで対応できます。このようなスケジュール管理の改善によって、顧客との関係性強化や商談の成功率向上につながるでしょう。

新規採用コストや外注費などの削減

RPAを導入することで、営業部門における人件費や外注費の削減が可能になります。これは、企業の収益性を高める上で、見逃せないメリットといえるでしょう。

RPは定型的な事務作業を担うことができるため、事務作業員の新規採用が不要になります。これにより採用にかかる広告費、面接時間、研修費用などのコスト削減が可能です。

さらに、外注費の削減も可能になります。これまで外部委託していた大量のデータ処理や資料作成などの業務を、RPAを使って内製化できます。

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RPA導入後に営業部門の業務自動化を失敗しないコツ

営業部門へのRPA導入は、適切な方法で進めないと期待した効果が得られない可能性があります。成功のためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

• 短期間で習得できるRPAを選ぶ
• サポート対応が手厚いRPAベンダーを選ぶ
• 運用代行ができるRPAベンダーを選ぶ
• 部分的な業務の自動化から始める

それぞれ詳しく見ていきましょう。

短期間で習得できるRPAを選ぶ

営業部門でRPAの導入を成功させるには、使いやすさを重視したツール選びが欠かせません。以下のポイントを押さえましょう。

• 直感的な操作性
• 学習コストの低さ
• 豊富な事例やマニュアル

マウス操作だけで設定できるなど、簡単に使えるツールを選ぶことで、IT知識が豊富でない営業部門のスタッフでも、短期間でRPAを使いこなせるようになるでしょう。

短期間で基本操作を習得できるツールを選ぶことで、早期の生産性向上が期待できます。

また業界別の活用例やステップ別の解説があるものを選ぶことで、具体的な活用イメージを掴みやすくなります。

サポート対応が手厚いRPAベンダーを選ぶ

RPAの導入と運用を成功させるには、ベンダーのサポート体制も重要です。以下のような点に注目しましょう。

• 導入時のコンサルティング
• トレーニングプログラム
• 問い合わせ対応
• アップデート情報

業務分析や導入計画のサポートにより、自社に最適なRPA導入戦略を立てられます。またオンライン・オフラインでの学習支援を通じて、社内のRPA活用スキルを効率的に向上できます。さらに電話やチャットでの迅速なサポートにより、運用中の問題もすぐに解決できるので安心です。導入後も最新機能や活用事例の定期的な提供により、RPAの活用範囲を継続的に拡大できます。

手厚いサポートがあれば、導入初期の技術的な課題が解消され、スムーズな運用開始が可能になります。また、継続的なサポートにより、RPAの活用範囲を徐々に拡大していくことも可能です。ベンダー選びの際は、サポート内容を詳しく確認しましょう。

運用代行ができるRPAベンダーを選ぶ

営業部門の人材リソースが限られている場合、運用代行サービスを活用することで、以下のメリットがあります。

• 専門知識不要
• 導入期間の短縮
• リスク軽減
• 柔軟な対応

運用をRPAベンダーに任せることで、社内のIT人材不足を補い、高度な自動化を実現できます。またベンダーの経験とノウハウを活用することで、迅速な業務改善が可能になり、導入時の失敗や運用上のトラブルも防止可能です。業務プロセスの変更や新たな自動化ニーズが発生した場合もすぐに対応してくれます。

運用代行は追加コストがかかりますが、自社での運用が難しい場合や、早急な業務自動化が必要な場合に有効です。

部分的な業務の自動化から始める

RPAの導入を成功させるためには、部分的な業務の自動化から始めることが重要です。

小規模な自動化から始めることで、失敗した場合の影響を最小限に抑えられ、全面的な導入に比べ、修正や改善が簡単です。

また簡単な業務から始めることで、RPAの基本的な機能や運用方法を段階的に学べます。小さな成功を重ねることで、社内での理解と支持を得やすくなり、その後のRPA導入拡大もしやすくなるでしょう。

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営業部門の自動化は「BizteX robop」がおすすめ

BizteXでは、営業部門の自動化にもピッタリのRPA「BizteX robop」を提供しています。基本的な操作が約2時間で覚えられるため、操作の習得に困ることはほとんどありません。実際に、導入企業の約7割が現場部門で活用しています。

また、初心者でも理解しやすい学習プログラムや、専任担当者による手厚いサポート、運用代行も提供しているため、困ったときにもすぐに解決できます。

デスクトップ型RPAのため、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応しています。

いまなら2週間無料トライアルも可能です。まず触ってみて、使いやすさを体験してみてください。

iPaaS「BizteX Connect」でも営業部門の業務を自動化できる

BizteXではノーコード・ローコードでサービス連携ができるiPaaS「BizteX Connect」も提供しています。こちらも活用することで営業部門のさらなる自動化を実現させることができます。

たとえば、申し込み処理業務もBizteX Connectで自動化ができます。

上記の事例では、業務を自動化することにより一部門だけで月間40万円近くのコストを削減し、受信メールの対応漏れもなくなりました。このように、iPaaS「BizteX Connect」とRPA「Biztex robop」を併用すると業務フロー全体を自動化することができます。

いまなら1週間無料トライアルも可能です。まず機能を触ってみて、使いやすさを体験してみてください。

まとめ

営業部門の業務をRPAで自動化することで、生産性向上や人的ミスの削減、コスト削減などの多くのメリットが得られます。

見積書作成・契約業務・メール送信・リスト作成などの定型業務を自動化し、営業担当者はコア業務に集中できるようになります。

RPA導入の成功には、使いやすいツールの選択・充実したサポート体制・段階的な導入が重要です。慎重にRPAベンダーを選び、スモールスタートで自動化を行いましょう。