データ入力の自動化はRPAでできる！メリットや活用法を解説

2024.08.012024.08.06

データ入力の自動化は、手作業を減らし業務効率を向上させます。本記事では、データ入力を自動化する方法やメリットのほか、RPAやAI-OCRなどの自動化ツールを紹介します。さらに、具体的な導入事例や成功事例についても詳しく解説します。

データ入力の自動化とは

データ入力の自動化とは、手動によるデータ入力作業をソフトウェアやシステムで自動化することです。これにより、正確で迅速なデータ処理が可能となり、業務効率が向上します。

特に、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI-OCR（光学文字認識）を活用することで、紙の書類や画像から自動でデータを抽出・デジタル化することができます。

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データ入力を自動化できるツール

データ入力の自動化は、業務効率の向上やヒューマンエラーの削減に大きな効果をもたらします。この分野で特に注目されているツールには、「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」と「AI-OCR（光学文字認識）」があります。

ここでは、それぞれの機能や利点ついて詳しく解説します。

大量のデータ入力にはRPA

大量のデータ入力作業を効率的に処理するには、RPAが最適です。RPAは人間の手作業を模倣し、迅速かつ正確にデータを処理します。24時間稼働できるため、人が働いていない時間帯にも作業を進められます。

これにより、ヒューマンエラーが減少し、業務効率が大幅に向上します。導入が比較的容易で、既存システムとも統合しやすいため、企業全体の業務改善に役立ちます。

紙や画像ファイルのデータ入力にはAI-OCR

紙や画像ファイルからのデータ入力には、AI-OCR（光学文字認識）が最適です。AI-OCRは、手書きや印刷された文字を高精度で読み取り、デジタルデータに変換する技術です。従来のOCR技術に比べ、AIを活用することで認識精度が大幅に向上し、複雑なレイアウトやフォントにも対応できます。

これにより、紙の書類や画像からのデータ抽出が迅速かつ正確に行われ、業務効率が向上します。特に、契約書や領収書などの大量の紙書類のデジタル化において効果を発揮します。

関連記事：AI-OCRとは？基本や機能・事例をわかりやすく解説！

データ入力を自動化した事例｜RPA・AI-OCR

RPAやAI-OCRを活用して、データ入力を自動化した事例はいくつもあります。

以下では、具体的な事例として訪問リスト作成、給与計算、受発注業務におけるデータ入力自動化の成功例を詳しく解説します。

訪問リスト作成業務でのデータ入力自動化例

こちらは、訪問リスト作成に必要なデータ入力をRPAで自動化した例です。

電子カルテから必要な書類をダウンロードし、そのデータをスプレッドシートに入力して集約しています。電子カルテの標準機能ではダウンロードできない情報も、RPAを活用することで収集可能となり、独自のデータベースを作成できるようになりました。

このデータ入力の自動化により、人間の作業は最終的な確認のみとなり、業務効率が大幅に向上しました。

給与計算業務でのデータ入力自動化例

こちらは、給与計算業務に必要なデータ入力をRPAで自動化した例です。

勤怠システムからデータを抽出し、Excelに必要な情報だけを入力します。これにより、勤怠データと手当データが統合され、その後の指定フォルダへの格納や基幹システムへのインポート作業もスムーズに進めることができるようになりました。

これらのデータ入力の自動化により、従業員一名分の業務をロボットが担えるようになり、社員はより付加価値の高い業務に時間を割けるようになりました。

受発注業務でのデータ入力自動化例

こちらは、受発注業務に必要なデータ入力をRPAで自動化した例です。AI-OCRも併用して、さらに効率的にデータ入力を行っています。

スキャンデータをAI-OCRで自動読み取りし、その中から必要なデータのみを抽出してCSVファイルに変換します。その後、RPAを使ってCSVファイルの内容を社内システムに自動で入力しています。

このデータ入力の自動化により、人が行う作業はFAXのスキャンと自動読み取りされたデータの目視確認のみとなり、ヒューマンエラーの減少と作業効率の大幅な改善が実現しました。

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データ入力を自動化するメリット

データ入力を自動化することで、業務の効率化や正確性の向上など、多くのメリットが得られます。これにより、従業員の負担が軽減され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

以下では、具体的なメリットとして、正確性と迅速性、従業員の負担軽減、クリエイティブな業務への注力について詳しく解説します。

正確かつ迅速に行える

データ入力を自動化することで、人為的なミスが大幅に減少します。RPAやAI-OCRを利用すれば、膨大なデータを短時間で正確に処理できます。

これにより、業務のスピードが向上し、全体の生産性も高まります。正確で迅速なデータ処理は、企業の競争力を強化し、クライアントの満足度向上にも繋がります。

従業員の肉体的・精神的負担を減らせる

データ入力の自動化は、従業員の肉体的・精神的負担を大幅に軽減します。繰り返し作業や単純な入力作業から解放されることで、従業員は疲労やストレスを感じにくくなります。

これにより、職場の環境が改善され、従業員のモチベーションや満足度が向上します。また、労働時間の短縮も期待できるため、ワークライフバランスの向上にも貢献します。

クリエイティブな業務に注力できるようになる

データ入力の自動化により、従業員は単調な作業から解放され、よりクリエイティブで付加価値の高い業務に注力できるようになります。

例えば、戦略立案や顧客対応、プロジェクト管理など、創造力や専門知識を必要とする業務に時間を割けるようになります。これにより、企業全体のイノベーションが促進され、競争力がさらに強化されます。

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データ入力の自動化はBizteX robopがおすすめ

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BizteXでは、システム連携ツールであるiPaaS「BizteX Connect」も提供しています。プログラミングの知識がない方でも、ノーコード・ローコードで簡単に操作することができるので、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

例えば、メールで受けた申し込みを処理する業務で活用ができます。

申し込み内容の社内システムへのデータ入力はRPAで自動化していますが、受信したメールを検知してRPAを起動させるフローはiPaaSのデータ連携によって実現しています。RPA単体では決まった時間にしか起動できないため、申し込みが来たタイミングでデータ処理を行うことができません。このデメリットをiPaaSとの併用で補っています。

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