勤怠管理を自動化する方法｜RPA・iPaaSで打刻・申請・集計を効率化

勤怠管理は、日々の打刻・申請から月末の集計・締めまで、意外と手作業が多い業務です。未打刻の確認、申請の見落とし、Excel集計、給与システムへの転記……。少しのミスが修正対応や差し戻しにつながり、締め直前に負荷が集中しがちです。

こうした勤怠業務は、RPAやiPaaSを活用することで、手順が決まっている作業や「発生したらすぐ動きたい」連携・通知を自動化できます。結果として、締め業務の負担を減らしながら、ミスや手戻りの少ない運用に近づけることが可能です。

本記事では、勤怠業務をどう分けて自動化するか、具体例とあわせて整理します。

勤怠管理はRPA・iPaaSで自動化できる

勤怠管理は、RPAとiPaaSを活用することで、手作業になりがちな工程を効率よく自動化できます。手入力や転記、確認のための照合作業が多い勤怠業務は、従業員数の増加や勤務形態の多様化に比例して、ミスや対応工数が膨らみやすい領域です。

そこで「人がやらなくてもいい定型作業」を機械に任せることで、締め処理の負担を軽くし、運用を安定させやすくなります。

RPAで自動化できること（PC上の定型作業に強い）

RPAは、人がPCで行っている操作（ログイン、画面入力、CSV出力、ファイル整理など）を再現して自動化する仕組みです。

勤怠管理では例えば、勤怠データのダウンロード→集計→給与計算用データの作成→システムへの転記、といった「決まった手順の繰り返し」を自動化しやすいのが特徴です。

iPaaSで自動化できること（システム間連携・通知に強い）

iPaaSは、勤怠管理システム・チャットツール・給与計算・経費精算など、複数システム間のデータ連携をつなぎ、自動でデータを流せるようにする仕組みです。

たとえば、打刻情報を別システムへリアルタイムに反映したり、休暇・残業申請が発生したら管理者へ通知したりといった運用が組めます。

使い分けのコツ：同じ“連携・通知”でも、やり方が変わる

勤怠管理の連携や通知は、RPAでも実現できます。たとえば、システムからデータを取得して別システムへ反映したり、条件に応じて担当者へ通知したりといった運用は組めます。

そのうえで、「いつ動かすか」「どれくらい安定して回したいか」によって、選び方が変わります。たとえば、打刻や申請をきっかけにリアルタイムで処理を走らせたい場合や、ログインを伴う処理が多くて安定性を優先したい場合、またクラウドサービス同士の連携が中心なら、iPaaSのほうがハマりやすいケースがあります。

ざっくり言うと、PC上の定型作業（転記・ファイル操作など）をまとめて任せるならRPA、データの流れ（トリガー・連携・通知）を整えるならiPaaSが考えやすい、というイメージです。

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勤怠管理業務をRPA・iPaaSで自動化した事例

勤怠の自動化は「月末にまとめて発生する集計・加工・転記」と、「日々発生する打刻・申請のリアルタイム連携」で性質が分かれます。

ここでは、前者をRPA、後者をiPaaSで自動化した例を、フロー図に沿って紹介します。

RPAで給与・勤務時間を自動計算

この例は、勤怠システムから出力したデータをもとに、給与計算や勤務時間の集計に必要な形式へ整え、基幹／給与システムへ取り込むまでをRPAで自動化したものです。ダウンロード・解凍、Excelへの転記、所定フォーマットへの変換、指定フォルダへの格納、取り込み・帳票化といったPC上の定型手順を、そのまま自動実行できる形に置き換えています。

自動化前は、月末に作業が集中し、転記ミスやファイル取り違え、作業漏れが起きやすい状態でした。差し戻しや再集計が発生すると締めが遅れ、残業につながりやすいのも課題です。

RPAで処理を定型化すると、締めタイミングの一連作業を決まった手順で安定して回せます。結果として、締め作業の負担軽減に加え、ヒューマンエラーや手戻りの抑制にもつながります。

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給与計算や経費精算、データ加工業務をロボットで自動化【社会保険労務士事務所ダブルブリッジ】

iPaaSで勤怠打刻のリアルタイム反映・申請通知

こちらは、日々の運用で起きがちな「打刻の手間」と「申請の見落とし」を、iPaaSで連携・通知の仕組みにして解消する例です。図の上段はSlackからの打刻をトリガーに勤怠システムへ即時反映、下段は勤怠システムで発生した休暇・残業・修正などの申請をSlackへ自動通知する流れです。ポイントは“人が見に行く運用”から、“発生したら届く運用”へ変えることです。

自動化前は、勤怠システムを開く手間から打刻が後回しになり、打刻漏れや修正対応が増えがちでした。申請も気づくまでタイムラグが生まれ、承認遅れや締め直前の駆け込み対応で手戻りが増える原因になります。

iPaaSでトリガー連携を組むと、打刻はSlack上で完結しつつ勤怠側へ即時反映でき、申請も自動通知で対応が早まります。結果として、打刻漏れ・対応遅れ・修正の手戻りを減らし、日々の勤怠運用をスムーズに回しやすくなります。

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SlackとKING OF TIMEの連携で勤怠管理フローを効率化【株式会社Shippio】

勤怠管理を自動化するメリット

勤怠管理の自動化は「楽になる」だけでなく、締めのスピード・正確性・運用の安定性をまとめて底上げできます。ここでは、現場で効果を実感しやすい3つのメリットを紹介します。

月末の締め業務がラクになり、残業が減る

勤怠の締めは、データの抽出、集計、チェック、差し戻し対応、給与計算用データの作成など、短期間に作業が集中しがちです。しかも「締め切りが固定」なので、少しでも手戻りが出ると、そのまま残業や翌工程（給与処理など）の遅れにつながります。

RPAやiPaaSで、ダウンロード・集計・転記・連携・通知といった定型作業を前倒し／自動化できるようになると、締めに必要な作業量が減り、締め直前に慌てて処理する状況が起きにくくなります。結果として、月末の負荷が平準化され、残業の発生源を減らしやすくなります。

打刻漏れ・入力ミスを防ぎ、修正対応が減る

勤怠業務のつらさは、入力や確認そのものよりも、ミスが起きた後の修正・確認・差し戻しにあります。打刻漏れの確認連絡、修正申請、承認、再集計…といった対応が積み上がると、担当者にも現場にも余計なコミュニケーションコストが発生します。

自動化によって、打刻や申請の状況をリアルタイムに把握できたり、未打刻・未申請を自動通知できたりすると、「気づくのが遅れて修正が増える」状態を防ぎやすくなります。さらに、集計や転記の自動化で入力作業そのものが減るため、ヒューマンエラーの発生確率も下げられます。

担当者依存を減らし、引き継ぎがラクになる

勤怠管理は、会社ごとの締めルールや例外対応が多く、「わかっている人が回している」状態になりやすい業務です。担当者が替わるたびに手順の説明や確認が必要になったり、属人的な判断が混ざって品質がぶれたりすると、運用が不安定になります。

自動化に取り組む過程で、手順や判断基準を整理し、システム上のフローとして固定化できると、業務が“仕組み化”されます。これにより、担当者が変わっても同じ手順で処理できる状態を作りやすくなり、引き継ぎコストや「この人がいないと回らない」リスクを下げられます。

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勤怠管理業務を自動化するときのポイント

勤怠管理の自動化は、ツール選びより先に「どこまで自動化するか」「どのデータを正とするか」「例外が起きたらどう回すか」を決めておくと、止まりにくくなります。勤怠は打刻・申請・集計・締めがつながっているため、どこかの前提が曖昧だと、月末にまとめて手戻りが出やすいのが特徴です。

ここでは、RPA／iPaaSいずれで進める場合でも共通して重要な3点を整理します。

自動化する範囲を決める（打刻・申請・集計・締めのどこから？）

まずは勤怠業務を“流れ”で捉えて、どこを自動化するか決めます。最初から全体最適を狙うと、勤務形態や例外が絡んで調整が増えやすいので、繰り返しが多く、手順が固定で、効果が見えやすい箇所から着手するのが安全です。

たとえば「月末の集計・加工・転記」や「未打刻・未申請の検知と通知」などは、改善効果が数字で出やすく、次の範囲拡大もしやすい領域です。

範囲を決めるときは、勤怠を次の4つに分解するとボトルネックを見つけやすくなります。

• 発生（打刻・申請・シフト変更など）
• 判断（残業判定、丸め、休憩控除、深夜などのルール適用）
• 集計・受け渡し（締め、給与連携用データ作成、帳票出力）
• フォロー（未対応の検知、差し戻し、リマインド）

この整理ができると、画面操作や転記の置き換えはRPA、トリガー起点の連携・通知はiPaaSといった、手段の当て方も判断しやすくなります。

データの正を統一する（勤怠のマスタ/項目/締めルール）

自動化が不安定になる原因の多くは、「どのデータが正か」「いつ確定なのか」が曖昧なことです。勤怠は、打刻だけで完結せず、休暇・残業・修正申請、勤務形態（所定/法定）、シフト、従業員マスタ、締め日などが絡みます。ここが揃っていないと、処理が速くなっても差し戻しや締め直しが増える状態になりがちです。

最低限、次のルールを先に決めておくと運用が安定します。

• 正のデータ源（打刻・申請・シフトの一次情報はどれか）
• 計算・判定ルール（丸め、休憩、深夜、残業の扱いなど）
• 確定タイミング（いつ締め確定し、いつ給与へ渡すか）
• 更新ルール（修正申請が入った場合の上書き条件・再集計範囲）

「正がどこか」「確定がいつか」が揃うと、連携・集計・通知の設計もブレにくくなります。

例外の扱いと運用ルールを決める（イレギュラー勤務・申請漏れ）

勤怠は定型に見えて、例外が必ず起きます。打刻漏れや修正、直前の申請差し込み、勤務形態の変更、締め後の修正対応など、“いつものルールでは処理できないケース”が現場では日常的です。止めないためには、例外を前提に「検知・通知・復旧」を設計しておくことが重要です。

運用ルールは、次の観点を押さえると回しやすくなります。

• 検知・通知（未打刻/未承認/エラーを誰にどう知らせるか）
• 復旧方針（再実行するか、手作業に切り替えるかの基準）
• 変更対応（項目追加・画面/API変更が起きたときの窓口と判断者）
• 責任分界（現場／情シス／外部支援のどこが運用判断を持つか）

ここまで決めておくと、締め直前にトラブルが起きても対応が属人化しにくく、結果として“止まりにくい勤怠自動化”になります。

勤怠管理を自動化する進め方｜3ステップ

勤怠管理の自動化は、最初から大きく作り込むよりも、小さく始めて運用しながら安定させ、効果を見える化して広げるほうが成功しやすいです。ここでは、勤怠業務を自動化する進め方を3ステップで整理します。

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BizteXでどう解決する？勤怠管理を自動化できる3サービス

勤怠管理の自動化といっても、現場が減らしたい負担はさまざまです。たとえば、月末に集中する集計・転記・帳票化を減らしたいケースもあれば、日々発生する打刻・申請・承認の連携や通知をスムーズにしたいケースもあります。さらに、勤務形態や例外対応が多く、「設計から運用まで含めて安定して回る形にしたい」というニーズも少なくありません。

BizteXでは、デスクトップ型RPAの「BizteX robop」、iPaaSの「BizteX Connect」、設計〜運用まで代行する「インテリジェント フロー」の3つで、勤怠管理業務に合わせた自動化を支援できます。

ここでは、それぞれがどの工程に効くのかと、始めやすさの観点で整理します。

サービス	適した業務範囲	導入ハードル	無料利用
BizteX robop (デスクトップ型RPA)	画面操作を伴う勤怠業務の自動化（勤怠データDL／解凍／Excel集計／転記／給与連携用データ作成／帳票出力など）	低（現場で始めやすい）	2週間トライアル
BizteX Connect (iPaaS)	勤怠データ連携・通知の自動化（打刻・申請・承認をトリガーに連携／未打刻・未申請通知／チャット通知／システム間同期など）	中（連携フロー設計が必要）	1週間トライアル
インテリジェント フロー (業務改善代行)	勤怠業務の設計〜運用まで支援（例外が多い／部門横断／運用が回らない／ツール選定や定着まで含めて進めたい場合）	低（代行型支援）	無料プラン

BizteX robop｜勤怠管理の集計・転記をRPAで自動化

BizteX robopは、PC上の定型作業（データ取得、集計、転記、登録、ファイル操作など）を自動化できる、プログラミング不要のデスクトップ型RPAです。勤怠管理では、勤怠システムからのデータダウンロードやファイル整理、Excelでの集計・加工、給与計算用フォーマットへの変換、基幹／給与システムへの転記・取り込みといった、画面操作やファイル操作が連続する月末業務を自動化しやすいのが特徴です。

直感的に扱えるため、まずは「締め作業の一部」など、件数が多く手順が一定で効果が見えやすい範囲からスモールスタートしやすい点も強みです。API連携が難しいシステムが含まれる場合でも、人が行っている操作を再現する形で自動化を検討できます。

まずは2週間無料トライアルで、実際の勤怠の締め・集計・転記業務に当てて、どれくらい負荷や手戻りを減らせるか確認するのがおすすめです。

BizteX Connect｜勤怠管理のデータ連携・通知をiPaaSで一気通貫に

BizteX Connectは、システムやSaaS間のデータ連携を担うノーコードの国産iPaaSです。勤怠管理では、打刻・申請・承認・集計に関わるツールが分かれていたり、確認や共有が手作業だったりすると、反映遅れ・見落とし・二重対応が起きやすくなります。BizteX Connectで連携を組むことで、勤怠データの受け渡しや通知を自動化し、日々の運用フローを“流れる形”に整えやすくなります。

連携フローとして設計できるため、画面操作に比べてログイン状態や手順のブレの影響を受けにくく、トリガー起点のリアルタイム処理や定刻実行、分岐、ログ管理まで含めて安定運用しやすいのも特長です。たとえば、Slackからの打刻を勤怠システムへ即時反映したり、休暇・残業・修正などの申請が発生したタイミングで担当者へ自動通知して承認対応を促したりといった流れを、一気通貫で組み立てられます。

まずは1週間無料トライアルで、接続性や運用イメージ、通知の設計が自社のルールに合うかを確認できます。

インテリジェント フロー｜勤怠管理の設計から運用まで、成果が出る形で代行

インテリジェント フローは、勤怠管理の業務改善・自動化を“代行型”で支援するサービスです。社内で勤怠の自動化を進めたくても、「どこから手を付ければいいかわからない」「締めルールや例外が多く設計まで手が回らない」「作っても運用が続かない」といった理由で、改善が止まってしまうことがあります。インテリジェント フローなら、業務整理から設計・構築・運用・改善までを一気通貫で進めやすく、現場の負担を増やさずに前に進められます。

特長は、RPAやiPaaSといった手段を当てはめるだけでなく、勤怠で避けにくい確認・差し戻し・修正申請・締め直前の差し込みなどを前提に、止まりにくいプロセスとして設計できる点です。丸め・休憩・残業判定などのルールや、締め確定のタイミング、例外時の判断基準まで含めて整理することで、勤怠自動化を“作って終わり”にせず、継続的に改善できる形に寄せられます。

まずは無料プランから、勤怠業務のどこにボトルネックがあるかを整理し、効果が出る範囲を見極めながら進めることも可能です。

＞＞インテリジェント フローのサービスページ
＞＞勤怠管理業務の自動化を代行する場合のフローチャート例

勤怠管理の自動化でよくある質問（FAQ）

勤怠管理はRPAとiPaaS、どちらで自動化すべきですか？

勤怠は、RPA＝締め作業の集計・転記、iPaaS＝打刻や申請の連携・通知のように“得意分野”で選ぶのがコツです。目的に合わせて使い分けると、月末と日々の運用どちらも効率化できます。

まずどの業務から自動化すると効果が出やすいですか？

失敗しにくいのは、①月末に集中する締め前後の集計・転記、②未打刻・未申請の検知と通知など、手順が固定で件数が多いところです。小さく始めて安定させ、効果が見えた範囲から広げるのが王道です。

iPaaSでの連携はリアルタイムで反映できますか？

はい。打刻や申請などの“発生”をトリガーに、勤怠システムへの反映やチャット通知を自動化できます。人が確認して動く運用から、「起きたら自動で流れる」運用に変えられるのがメリットです。

自動化が止まりやすい原因は何ですか？対策はありますか？

多い原因は「データの正や確定タイミングが曖昧」「例外対応のルールが未整備」の2つです。正のデータ源・締め確定のタイミング・丸めや残業判定の前提を先に揃え、失敗時の通知先と復旧（再実行／手作業切替）の基準を決めると止まりにくくなります。

例外（打刻漏れ、修正申請、締め直前の差し込み）はどう扱うのが現実的ですか？

すべてを自動化しようとせず、例外は“検知してすぐ気づける仕組み”に寄せるのが現実的です。未対応を自動通知し、判断や承認は人が行う設計にすると、運用が破綻しにくく、結果的に継続して効果が出ます。

勤怠管理の自動化は「締め」と「日々の運用」から小さく始めよう

勤怠管理の自動化は、月末に集中する集計・転記・締め作業と、日々発生する打刻・申請・通知を切り分けて考えると進めやすくなります。最初から完璧を目指すより、効果が見えやすい範囲から小さく始め、運用しながら対象を広げることで、手戻りの少ない形に育てていけます。

なお、勤怠の自動化は「何を自動化したいか」で最適な手段が変わります。PC上の定型作業ならBizteX robop、連携・通知の仕組み化ならBizteX Connect、設計から運用まで含めて進めたい場合はインテリジェント フローのような支援も選択肢になります。

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