勤怠管理の自動化で業務効率アップ！RPAとiPaaSを活用した最適化方法とは

多くの企業では、いまだに勤怠管理を手作業で行っています。そのため、従業員の増加に比例してミスや負担が増え、業務効率が低下することが課題となっています。

本記事では、こうした問題を解決する「勤怠管理の自動化」について解説します。勤怠管理を自動化することで、業務の効率化やミスの防止、コスト削減を実現する方法や具体的なツールを紹介しています。勤怠管理をよりスムーズに行いたい企業の担当者や経営者の方におすすめの内容です。

勤怠管理における課題

勤怠管理では、手作業による入力ミスや作業の煩雑さが大きな課題となっています。特に、労働時間や残業、休暇の管理が複雑になると、正確なデータの把握が難しくなり、対応が遅れがちです。

このような状況が続くと、ミスが増えて業務効率が低下し、企業全体の生産性にも影響を与えることがあります。

それぞれの課題について詳しく解説します。

手作業によるミスの発生

勤怠データを手動で管理する際に、入力や計算ミスが発生しやすい点は大きな課題です。特に、エクセルや紙の台帳にデータを転記する作業は、細かいミスが蓄積し、結果として従業員の給与計算や労務管理に影響を与えることがあります。

こうしたミスは、修正に多くの時間がかかるだけでなく、従業員の不満やトラブルにもつながりやすくなります。

適切な労働時間管理の難しさ

近年、テレワークやフレックスタイム制など柔軟な働き方が増える一方で、企業には法令に基づいた正確な労働時間の管理が求められています。

しかし、手作業による管理では、記録漏れや入力ミスなどが発生し、正確な労働時間の把握が難しくなります。

無駄な人件費の増加

手作業による勤怠管理には、時間と労力がかかります。勤怠データの集計や確認に時間を費やすことは、他の業務にリソースを割けなくなる原因にもなります。

さらに、担当者の手間が増えることで、業務効率が低下し、結果として無駄なコストがかかってしまうことがあります。

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勤怠管理を自動化するメリット

勤怠管理の自動化には、下記のようなメリットがあります。

• 勤怠管理業務の効率化
• ヒューマンエラーの削減
• 人件費や時間コストの削減
• 勤怠データの一元管理

それぞれのメリットについて、詳しく解説していきます。

業務効率の向上

勤怠管理の自動化によって、手作業が減り、業務のスピードが向上します。例えば、従業員が勤怠を入力した際に、システムが自動で勤務時間を集計し、管理者に通知することが可能です。

このように、勤怠周りの作業を自動化することで、担当者の時間を削減し、他の重要な業務に集中できるようになります。

ヒューマンエラーの削減

手動の勤怠管理ではどうしても発生する人的ミスも、自動化によって大幅に削減することができます。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用することで、入力ミスや計算ミスを自動で防ぎ、より正確なデータが得られます。

これにより、トラブルの防止や迅速な対応が可能になります。

人件費や時間コストの削減

勤怠管理の自動化により、手動で行っていた作業を大幅に減らすことができるため、業務にかかる時間が短縮され、人件費も削減されます。

さらに、ミスが減ることで、修正作業にかかるコストも削減され、長期的に見れば経費の削減効果が期待できます。

勤怠データの一元管理

勤怠データを一元管理することで、従業員の勤務状況や残業時間、休暇取得状況をすぐに把握できるようになります。

これにより、レポート作成や分析が容易になり、労務管理の質が向上します。また、勤怠データをもとに、経営判断や今後の人材計画に役立てることも可能です。

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RPA「BizteX robop」を活用した勤怠管理の自動化

勤怠管理の自動化には、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールが大きな役割を果たします。RPAを活用すれば、繰り返しの多い定型業務を自動化でき、業務のスピードと正確さが向上します。

ここでは、BizteX robopというRPAツールを活用した勤怠管理の具体的な方法を紹介します。

BizteX robopとは

BizteX robopは、さまざまな業務プロセスを自動化するために開発されたRPAツールです。特に、単純作業の自動化が得意で、勤怠管理のようなルーティン作業を効率化するのに最適です。

企業の業務プロセスに合わせて柔軟にカスタマイズでき、労務管理だけでなく、給与計算や経費精算などさまざまな分野に応用可能です。

BizteX robopの活用例

勤怠管理業務において、BizteX robopを導入することで、次のような業務を自動化できます。

給与・勤務時間の自動計算

残業時間や深夜勤務時間、従業員の給与計算をRPAが自動で行い、必要情報をExcelファイルへ転記します。その後の、CSVファイルへの変換・オンラインストレージへの格納・基幹システムへのインポート・PDFファイルへの変換まで自動化ができます。

一連の業務を自動化することにより、ヒューマンエラーを防ぎながら業務を効率化します。

その他にも、勤怠データの入力漏れが発生した際に、通知を送信する自動リマインダーとしても活用が可能です。これにより、管理者は未入力のデータを迅速にチェックすることができます。

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BizteX robop導入のメリット

BizteXでは、メール送信業務やそのほかの業務を自動化できるRPA「BizteX robop」を提供しています。PCへインストールするデスクトップ型RPAなので、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムやローカル環境での自動化も実現可能です。

以下が、BizteX robopの3つの大きなメリットです。

• 初心者でも覚えやすい学習プログラムが豊富
• 習得時間が短い（2時間以内に基本スキル取得可能）
• 即日対応可能な充実のサポート（操作代行も可能）

基本的な操作は2時間ほどで覚えられるため、導入企業のおよそ7割が現場部門で活用しています。学習プログラムや専任担当者による手厚いサポートもあるため、困ったときにもすぐに解決することができます。

2週間の無料トライアルも実施しているため、まずお試しでご利用することも可能です。

iPaaS「BizteX Connect」でシステム連携をさらに強化

業務の自動化において、システム間のデータ連携も重要な要素となります。勤怠管理システムだけでなく、給与計算や経費精算など、他の業務システムと連携することで、さらなる効率化が期待できます。BizteX Connectは、これらのシステムをシームレスに接続するためのiPaaS（Integration Platform as a Service）ツールです。

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BizteX Connectとは

BizteX Connectは、異なるシステムやクラウドサービスをAPIを利用して連携させるツールです。従来は手動で行われていたデータの移行やシステム間のデータ連携が、BizteX Connectを導入することで自動化されます。

これにより、勤怠管理システムと給与計算システム、経費精算システムを連携させ、労務管理全体を効率的に行うことができます。

BizteX Connectの活用例

勤怠管理業務において、BizteX Connectを導入することで、次のような業務を自動化できます。

勤怠打刻のリアルタイム反映・勤怠関連の申請通知

iPaaS「BizteX Connect」を活用することで、勤怠打刻や申請通知の自動化が可能です。Slack上での打刻情報が「KING OF TIME」に即時反映され、リアルタイムでの勤怠管理が実現します。また、勤怠に関する申請（休暇や残業など）の通知もSlackに自動送信され、管理者は申請内容を迅速に確認・対応できます。

これにより、業務効率が向上し、ミスの削減が期待されます。

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BizteX Connect導入のメリット

システム間の連携を自動化することで、データの入力や転送ミスが防止され、業務効率が向上します。さらに、リアルタイムでのデータ共有により、担当者が必要な情報を即座に取得でき、スムーズな業務運営が可能になります。

加えて、RPA「BizteX robop」と連携することで、ローカル環境での作業も自動化でき、システム外の手作業やファイル操作なども効率化されるため、さらなる業務全体の最適化が実現します。

1週間の無料トライアルも実施しているため、まずお試しでご利用することも可能です。

勤怠管理の自動化導入手順

勤怠管理の自動化を成功させるためには、計画的な導入が必要です。自動化の効果を最大限に引き出すためには、現状の業務を正確に把握し、適切なツールを選定することが重要です。

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勤怠管理はRPAやiPaaSで自動化できる

勤怠管理は、RPAやiPaaSを使うことで簡単に自動化できます。RPAツールは、定型的な作業を自動化し、業務の効率を高めます。また、iPaaSを導入すれば、複数のシステムを連携させてデータの管理や共有がスムーズになり、作業の手間が大幅に減ります。

勤怠管理の自動化を進めて、業務全体の最適化や生産性向上を目指しましょう。