採用業務の効率化はRPAでできる！自動化で採用プロセスが高速に

企業の採用活動では、求人票の作成や応募者の選考、面接の実施、内定者へのフォローアップなど、多岐に渡る業務が発生します。

日本全体で労働人口が減少している昨今、採用業務を効率化し、優秀な人材を獲得することは企業の成長にとっては非常に重要な課題です。

本記事では、業務自動化ロボットである「RPA」を中心に、採用業務の効率化を解説します。採用活動でお困りの方は、ぜひ参考にしてください。

採用業務はRPAで効率化できる

採用業務の効率化には、RPAを活用するのがおすすめです。

RPAとは、繰り返し行われる定型業務を自動化できるロボットで、人の代わりに正確に業務を遂行してくれます。

採用業務フローの全てを自動化することはできませんが、一部業務だけでも効率化することで、担当者の負担を大きく軽減することができます。

RPAで自動化できる採用業務例

ここでは実際にRPAを導入した場合、どのような採用業務を効率化できるのかを自動化フロー図を用いて具体例を解説します。

一つ一つの作業は小さなものかもしれませんが、積み重なることでかなりの時間を取られてしまいます。

各業務、普段どのくらい時間や手間がかかっているのか思い出しながらご覧ください。

スカウトメールの自動送信

候補者へのアプローチ手段の一つであるスカウトメール送信は、RPAで効率化することができます。

RPAでスカウトメール送信を自動化した例

採用条件に合う人材を求人サイトのデータベースでサーチして、スカウトメールを送る業務は、手作業で行う場合、多くの時間がかかるだけでなく、日によっては人材が見当たらず無駄に終わってしまうことも多々あります。

RPAを活用すれば、一定の期間・頻度で必ずサーチをかけてくれるため、効率化を実現することができるでしょう。

実際にRPAを導入したことで、いままで半年に一度しか決まらなかった求人サイトから約3カ月で入社が決まったという事例もあります。

▼こちらの事例は下記記事で詳細を解説しています。

日程調整のためのメール自動送付

求人票の掲載、もしくはスカウトメールから自社に興味を持ち、応募をしたて候補者がいた場合、面接を行うには日程調整が必要になります。その際の日程調整メールもRPAによって効率化することができます。

RPAで日程調整メールの送信を自動化した例

日程調整メールを送る業務自体は、難しいことではありませんが、対応数が多くなるとかなりの時間と手間を取られてしまいます。

RPAで、書類選考通過後には自動送信されるようにしておけば、対応数が多くなってもストレスなく遂行することができるでしょう。

もし、このような自動化を行う場合は、TimeRexなどの日程調整サービスと組み合わせて、面接のダブルブッキングも防ぎましょう。

また、＋αでサービス間を連携できるiPaaSを活用すれば、Googleカレンダーへ登録する部分まで自動化できるようになるので、さらに効率化ができます。

内定後のアカウント自動発行

候補者の選定から面接を経て、無事に内定者が決まったら入社手続きとして各種アカウント発行が必要になります。この業務もRPAで効率化ができます。

RPAで内定後のアカウント発行業務を自動化

特にコンスタントに新入社員や業務委託のスタッフを雇用しているような企業の場合は、日々この業務に時間が割かれることになります。

実際の事例として、毎日5名程度のスタッフを雇用し、1名あたり20分ほどかけてアカウント発行業務を行っていた企業では、RPA導入後には作業時間が1名あたり5分になり、月で換算すると1,500分ほどのコスト削減を実現しました。

詳しい導入事例はこちらからご確認できます。

RPAで採用業務を効率化するメリット

ここまで、採用業務がRPAでいかに便利になるかをご紹介してきました。

ここからは、RPAで採用業務を効率化するメリットについて改めてまとめていきます。

求人票作成や面接に注力できるようになる

RPAによって、単純作業を自動化できれば、注力すべき求人票作成と面接対応に多くのリソースを割くことができるようになります。

採用業務の内容は多岐に渡り、どのプロセスも重要なものですが、中でも応募のきっかけとなる「求人票作成」と、自社に合う優秀な人材を判断する「面接」は、特に採用の質に関わるクリティカルな業務です。

人が行うべき業務とロボットに任せたほうがいい業務をしっかりと棲み分けることで、人手不足でも効率よく業務を進めていくことができるでしょう。

繰り返し業務でかかっていた負担を減らせる

手作業で、毎日繰り返し決まった業務をし続けることは、時間コストがかかるだけでなく、精神的負担にもなります。 RPAは繰り返しの定型業務の自動化が得意なため、活用することで、これらの負担を軽減できるでしょう。

採用担当者は、採用業務だけでなく労務や社員の評価、教育なども兼任で行っている場合が多いため、一つでも多くの業務を効率化しましょう。

ヒューマンエラーを減らせる

RPAは正確に業務を遂行してくれるため、効率化後はヒューマンエラーを減らすことができます。

採用業務は候補者と一日に何十通ものメッセージをやり取りするため、どうしてもミスが発生してしまいます。

誤った情報を送信してしまうと、候補者に不信感を抱かせ、信頼を失う原因になりかねません。RPAによって少しでもヒューマンエラーを減らしましょう。

採用業務をRPAで効率化する際の注意点

RPAによる採用業務の効率化は非常に便利ですが、活用する際には注意点もあります。RPAはどんなことでも自動化できるロボットではなく、自動化できる業務は限られています。

RPAを採用業務に活用する際には、どんなことを気を付けたほうがいいのか確認していきましょう。

採用要件が絞られている企業にはマッチしない可能性がある

採用要件を細かく絞ったハイクラス人材の採用を行う場合には、量より質が重要なため、スカウトメールの自動化には適していません。

入社後に配属先を決めるオープンポジションの人材や、一定の条件で人材を多く必要としている場合に活用するのがおすすめです。

採用プロセスの全てを自動化できるわけではない

RPAは業務の自動化を得意としていますが、採用プロセスの全てを自動化できるわけではありません。

人が行わなくてもいい単純作業をRPA導入の対象とし、部分的に自動化することで結果的に採用業務全体が効率化している状態を目指しましょう。

採用業務の効率化はBizteX robopでできる

BizteXでは、RPAに対して苦手意識を持っている方にピッタリのRPA「BizteX robop」を提供しています。RPA初心者の方でも2時間ほどで基本操作を覚えられる学習プログラムや、専任担当者による手厚いサポートが用意されているため、導入企業様のおよそ7割が現場部門で活用しています。

以下が、BizteX robopの3つの大きな特徴をまとめたものです。

• 初心者でも覚えやすい学習プログラムが豊富
• 習得時間が短い（2時間以内に基本スキル取得可能）
• 即日対応可能な充実のサポート（操作代行も可能）

PCへインストールするデスクトップ型RPAなので、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応でき、プライベート環境への構築など高いセキュリティを維持した自動化も可能です。

本記事で紹介した採用業務で活用している導入企業様も多くいらっしゃいます。

▼robopの導入事例は下記記事でまとめています。

iPaaSと組み合わせるとさらに自動化できる

BizteXでは、システム連携ツールであるiPaaS「BizteX Connect」も提供しています。プログラミングの知識がない方でも、ノーコード・ローコードで簡単に操作することができるので、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

例えば、KING OF TIMEなどによる勤怠打刻や申請通知もBizteX Connectを使えば、Slackと連携して自動化することができます。こちらは労務も兼任している採用担当者の方にぜひ活用していただきたいです自動化フローです。

iPaaSは、サービス間を「つなぐ」ことを得意としているため、部分的な自動化を得意とするRPAと非常に相性が良いです。

BizteX Connectで連携できるサービス一覧はこちらから確認できます。

まとめ

採用業務の効率化で困った際は、定型業務の自動化が得意なRPAを活用しましょう。「人手不足で、採用活動がままならない」「労務も兼任しながらで負担が大きい」というお悩みを抱えている方の救世主となるかもしれません。

求人票や面接のクオリティアップに時間を割き、優秀な人材を効率よく採用するためにもRPAの活用をおすすめします。

「BizteX robop」はRPA初心者の方でも比較的すぐに覚えられるため、気になる方はぜひご相談ください。

【問い合わせ】RPA導入を検討中の方はぜひ一度BizteXにご相談ください

BizteX株式会社では、デスクトップ型RPA「BizteX robop」、国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」、SaaSとSaaSを繋ぐiPaaS「BizteX Connect」を開発・提供しています。

中小企業から大手企業まで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制により多くのお客様からご好評をいただいています。

業務効率化や業務の自動化、業務改善に関すること、クラウドサービスのことなど、ぜひお気軽に御社のお悩みをご相談ください。

些細なことでも構いません。ぜひお気軽に下記よりお問い合せください。