採用業務をRPAで効率化｜入社手続き・アカウント発行まで自動化

2024.05.172026.02.04

採用業務の効率化というと、応募対応や面接調整に目が向きがちですが、実は負担が大きいのが内定後〜入社日までの手続き（入社準備・アカウント発行）です。手作業が増えるほど抜け漏れや二重対応が起きやすく、現場の負担も大きくなります。

本記事では、採用業務でRPAを活用できる具体例に加え、入社手続き・アカウント発行まで含めて自動化する考え方を、実務の流れがイメージできる形で解説します。

当てはまれば自動化の効果大！
・入社前後の対応が集中する
・権限/アカウントの抜け漏れが怖い
・情シス/総務の依頼が滞りがち

採用業務はRPAで効率化できる

採用業務の効率化には、RPAを活用するのがおすすめです。

RPAとは、繰り返し行われる定型業務を自動化できるロボットで、人の代わりに正確に業務を遂行してくれます。

採用業務フローの全てを自動化することはできませんが、一部業務だけでも効率化することで、担当者の負担を大きく軽減することができます。

RPAで自動化できる採用業務例（入社手続き・アカウント発行まで）

ここでは実際にRPAを導入した場合、どのような採用業務を効率化できるのかを自動化フロー図を用いて具体例を解説します。

一つ一つの作業は小さなものかもしれませんが、積み重なることでかなりの時間を取られてしまいます。

各業務、普段どのくらい時間や手間がかかっているのか思い出しながらご覧ください。

入社手続き時のアカウント自動発行

候補者の選定から面接を経て、無事に内定者が決まったら入社手続きとして各種アカウント発行が必要になります。この業務もRPAで効率化ができます。

RPAで内定後のアカウント発行業務を自動化

※詳しい導入事例はこちらからご確認できます。

特にコンスタントに新入社員や業務委託のスタッフを雇用しているような企業の場合は、日々この業務に時間が割かれることになります。

実際の事例として、毎日5名程度のスタッフを雇用し、1名あたり20分ほどかけてアカウント発行業務を行っていた企業では、RPA導入後には作業時間が1名あたり5分になり、月で換算すると1,500分ほどのコスト削減を実現しました。

＞＞入社手続き・アカウント発行の自動化について相談する（無料）

日程調整のためのメール自動送付

求人票の掲載、もしくはスカウトメールから自社に興味を持ち、応募をしたて候補者がいた場合、面接を行うには日程調整が必要になります。その際の日程調整メールもRPAによって効率化することができます。

RPAで日程調整メールの送信を自動化した例

日程調整メールを送る業務自体は、難しいことではありませんが、対応数が多くなるとかなりの時間と手間を取られてしまいます。

RPAで、応募受付／書類通過／面接通過など、ステータス更新をトリガーに自動送信できるようにしておけば、対応数が多くなってもストレスなく遂行することができるでしょう。

もし、このような自動化を行う場合は、TimeRexなどの日程調整サービスと組み合わせて、面接のダブルブッキングも防ぎましょう。

判断は“リアルタイム性”
すぐ反映（登録/通知/台帳更新）まで行うなら連携が有効。
定期実行で足りるならRPA単体でも設計可能です。

スカウトメールの自動送信

候補者へのアプローチ手段の一つであるスカウトメール送信は、RPAで効率化することができます。

※スカウト自動化は、一定条件で候補者を多く必要とする採用で効果が出やすい施策です（ハイクラス採用などは要検討）

RPAでスカウトメール送信を自動化した例

採用条件に合う人材を求人サイトのデータベースでサーチして、スカウトメールを送る業務は、手作業で行う場合、多くの時間がかかるだけでなく、日によっては人材が見当たらず無駄に終わってしまうことも多々あります。

RPAを活用すれば、一定の期間・頻度で必ずサーチをかけてくれるため、効率化を実現することができるでしょう。

実際にRPAを導入したことで、いままで半年に一度しか決まらなかった求人サイトから約3カ月で入社が決まったという事例もあります。

入社手続きで抜け漏れが起きやすい「アカウント発行・権限付与」例

入社手続きのアカウント発行は「作業自体は単純」でも、対象システムや権限が多く、抜け漏れが起きやすい業務です。まずは、次のような作業が発生していないか棚卸ししてみてください。

メール／チャット／Web会議：アカウント作成、グループ・チャンネル追加
業務SaaS：勤怠・経費・ワークフロー・人事労務・CRM等のアカウント発行
権限：ロール付与、共有フォルダ権限、閲覧権限
台帳更新：入社者台帳・資産管理台帳の更新、発行結果のログ保存
通知：担当者・配属先への完了通知、エラー時の差し戻し連絡

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RPAで採用業務を効率化するメリット

ここまで、採用業務がRPAでいかに便利になるかをご紹介してきました。

ここからは、RPAで採用業務を効率化するメリットについて改めてまとめていきます。

求人票作成や面接に注力できるようになる

RPAによって、単純作業を自動化できれば、注力すべき求人票作成と面接対応に多くのリソースを割くことができるようになります。

採用業務の内容は多岐に渡り、どのプロセスも重要なものですが、中でも応募のきっかけとなる「求人票作成」と、自社に合う優秀な人材を判断する「面接」は、特に採用の質に関わるクリティカルな業務です。

人が行うべき業務とロボットに任せたほうがいい業務をしっかりと棲み分けることで、人手不足でも効率よく業務を進めていくことができるでしょう。

繰り返し業務でかかっていた負担を減らせる

手作業で、毎日繰り返し決まった業務をし続けることは、時間コストがかかるだけでなく、精神的負担にもなります。 RPAは繰り返しの定型業務の自動化が得意なため、活用することで、これらの負担を軽減できるでしょう。

採用担当者は、採用業務だけでなく労務や社員の評価、教育なども兼任で行っている場合が多いため、一つでも多くの業務を効率化しましょう。

ヒューマンエラーを減らせる

RPAは正確に業務を遂行してくれるため、効率化後はヒューマンエラーを減らすことができます。

採用業務は候補者と一日に何十通ものメッセージをやり取りするため、どうしてもミスが発生してしまいます。

誤った情報を送信してしまうと、候補者に不信感を抱かせ、信頼を失う原因になりかねません。RPAによって少しでもヒューマンエラーを減らしましょう。

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採用業務をRPAで効率化する際の注意点

RPAによる採用業務の効率化は非常に便利ですが、活用する際には注意点もあります。RPAはどんなことでも自動化できるロボットではなく、自動化できる業務は限られています。

RPAを採用業務に活用する際には、どんなことを気を付けたほうがいいのか確認していきましょう。

採用要件が絞られている企業にはマッチしない可能性がある

採用要件を細かく絞ったハイクラス人材の採用を行う場合には、量より質が重要なため、スカウトメールの自動化には適していません。

入社後に配属先を決めるオープンポジションの人材や、一定の条件で人材を多く必要としている場合に活用するのがおすすめです。

採用プロセスの全てを自動化できるわけではない

RPAは業務の自動化を得意としていますが、採用プロセスの全てを自動化できるわけではありません。

人が行わなくてもいい単純作業をRPA導入の対象とし、部分的に自動化することで結果的に採用業務全体が効率化している状態を目指しましょう。

採用業務の効率化はBizteX robopでできる

＞＞BizteX robopサービスサイト

採用業務の自動化は、応募対応や日程調整だけでなく、内定後の入社手続き・アカウント発行まで含めて考えると効果が出やすい領域です。BizteX robopは、PC上の操作をそのまま自動化できるデスクトップ型RPAのため、採用業務で発生しがちな複数システムへの登録・転記・通知といった定型作業をまとめて効率化できます。

以下が、BizteX robopの3つの大きな特徴をまとめたものです。

初心者でも覚えやすい学習プログラムが豊富
習得時間が短い（2時間以内に基本スキル取得可能）
即日対応可能な充実のサポート（操作代行も可能）

PCへインストールするデスクトップ型RPAなので、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応でき、プライベート環境への構築など高いセキュリティを維持した自動化も可能です。

本記事で紹介した採用業務で活用している導入企業様も多くいらっしゃいます。

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iPaaSと組み合わせるとさらに自動化できる

＞＞BizteX Connectサービスサイト

BizteXでは、システム連携ツールであるiPaaS「BizteX Connect」も提供しています。プログラミングの知識がない方でも、ノーコード・ローコードで簡単に操作することができるので、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

たとえば採用の面接日程調整では、BizteX robopだけでも定期実行などで自動化は可能です。一方で、採用業務はスピードが求められるため、日程が確定したタイミングでリアルタイムに反映できると、運用が一気に楽になります。

BizteX ConnectのようなiPaaSでツール間を連携しておけば、日程確定をトリガーにカレンダー登録・関係者通知・台帳更新までを“止まらずに”つなげられます。

iPaaSは、サービス間を「つなぐ」ことを得意としているため、部分的な自動化を得意とするRPAと非常に相性が良いです。

BizteX Connectで連携できるサービス一覧はこちらから確認できます。

＼プログラミングゼロでAPI連携が可能／

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インテリジェントフローなら導入・運用もまるごと代行できる

RPAなどの自動化ツールは強力ですが、「設計や運用が不安」「社内に詳しい人がいない」と感じる企業も少なくありません。

そのような場合は、BizteXの代行型サービス「インテリジェントフロー」で、要件整理から構築・運用・改善までを専任チームに一気通貫で任せられます。まずは無料プランで1フローから始めるのがおすすめです。

まとめ

採用業務の効率化を進めるうえでは、応募対応や日程調整だけでなく、内定後〜入社日までの入社手続き（アカウント発行・権限付与など）も含めて見直すことが重要です。定型作業が積み重なる領域ほど、RPAで自動化することで工数削減と抜け漏れ防止につながります。

BizteX robopは、PC上の定型操作をそのまま自動化できるRPAのため、採用業務で発生しがちな登録・転記・通知などをまとめて効率化できます。また、日程調整の確定内容をリアルタイムに反映させたい場合は、ツール間連携（iPaaS）まで含めて設計することで、カレンダー登録や関係者通知などの後続作業を止めずに繋げられます。

「入社手続き・アカウント発行から着手したい」
「自社の運用でどこまで自動化できるか整理したい」
という場合は、お気軽にご相談ください！

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