見積書作成を自動化する方法｜RPA・iPaaSで作成〜PDF化・送付・保存・通知まで

2024.10.032026.02.04

見積書作成は受注に直結する一方で、転記や確認、PDF化・送付など手作業が多く、ミスや手戻りが起きやすい業務です。

本記事では、見積書作成の自動化を「基幹システム中心」と「スプレッドシート中心」の2パターンに分け、RPA／iPaaSでどこまで自動化できるかを事例付きで解説します。

さらに、導入前に押さえるべきポイント、進め方（3ステップ）、見積後の契約業務まで広げる方法も紹介するので、自社に合った進め方が具体的にイメージできます。

見積書作成だけでなく、PDF化・送付・保存・通知まで
自動化する方法を紹介します！

この記事でわかること

RPA／iPaaSの選び方（基幹＝RPA、スプレッドシート＝iPaaS目安）
見積書作成の自動化例（作成→PDF化→送付→保存→通知）と導入ポイント
進め方の3ステップと、見積後の契約業務まで拡張する考え方

見積書作成はRPA / iPaaSでこう自動化できる

見積書作成の自動化は、主に RPA と iPaaS の2つの進め方があります。どちらも自動化に使えますが、選び方のポイントは「どこで見積を作っているか」です。

AIを使う方法もありますが、見積書は金額や顧客情報など重要データを扱うため、まずは再現性と安定性の高いRPA/iPaaSでフローを仕組み化し、必要に応じてAIを補助的に組み合わせるのがおすすめです。

基幹システム・社内システム中心：画面操作や転記を置き換えやすい RPA が向いている
スプレッドシート中心：RPAでも可能ですが、フォームやストレージ、通知まで含めてつなぐなら iPaaS のほうが設計しやすいケースが多い

自動化できるのは作成だけではなく、PDF化／送付／保存／通知まで一気通貫でつなぐことで、ミスと手戻りを減らしつつ処理スピードを安定させやすくなります。

自社はどっちに近い？
次の事例で具体的なフローを紹介します！

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見積書作成業務をRPA・iPaaSで効率化した事例

見積書作成の自動化は、「どこで見積を作っているか」によって最適なアプローチが変わります。

ここでは、基幹システム中心のケースはRPA、スプレッドシート中心のケースはiPaaS として、具体的にどんなフローで自動化できるのかを事例ベースで紹介します。

基幹システムを使って見積書作成をしている場合はRPAがおすすめ

基幹システムを使って見積書を作成している場合は、オンプレミス環境やローカルアプリの操作も含めて自動化しやすい BizteX robop（RPA）の導入がおすすめです。

たとえばあるケースでは、Webフォームから送信される 100〜200件の見積依頼を担当者が手作業で処理しており、入力ミスなどのヒューマンエラーや、対応に時間がかかることが課題でした。

そこでBizteX robopを導入し、フォームの受付後に発生する処理（必要情報の取り込み、基幹システムへの登録・参照、見積書の作成、送付など）を自動化したことで、作業の正確性が上がり、処理時間も短縮。担当者は、確認・判断が必要な部分や、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになりました。

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スプレッドシートのフォーマットで見積書作成している場合はiPaaSがおすすめ

BizteX Connectでスプレッドシートのフォーマットを使って見積書作成を自動化したフロー図

スプレッドシートを使って見積書を作成している場合は、SaaSやオンラインツール同士の連携を得意とする BizteX Connect（iPaaS）を活用した自動化がおすすめです。

Webフォームに入力された内容を自動でスプレッドシートへ転記し、BizteX Connectが更新を検知して見積書を自動生成します。さらに、生成した見積書をPDFに変換してオンラインストレージへ保存し、保存完了をSlackで自動通知するところまで、一気通貫でつなげられます。

これにより、見積書作成だけでなく、ファイル管理や共有・連絡まで含めたプロセス全体が効率化され、作業時間の短縮と確認漏れの防止につながります。

また、スプレッドシートを起点とするフロー以外にも、チャットボットを起点に月700件ほどの見積書作成フローを自動化した事例もあります。

▼詳しくは下記記事でご覧ください。
iPaaS連携による見積り業務の自動化により、社員数はそのまま年商が1.5倍に成長

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なぜ今、見積書作成の自動化が必要？

見積書の作成は、受注に直結する重要な業務です。一方で、手作業のままだと「ミスが起きる」「対応が遅れる」「特定の人に負荷が集中する」といった問題が積み上がり、売上機会や顧客体験にも影響します。

ここでは、見積書作成を自動化すべき主な理由を3つに整理して解説します。

手作業によるミスが信頼・利益を削る

見積書には金額、数量、納期、条件など重要な情報が含まれます。手作業での転記や計算が多いほど、入力ミスや計算間違い、記載漏れといったヒューマンエラーは起きやすくなります。

たとえば金額の誤記や納期のミスは、顧客からの信頼低下につながるだけでなく、差し戻し対応や再作成の手間も発生します。ミスを前提にした確認作業が増えるほど、現場の生産性も落ちていきます。

自動化により、データの転記・計算・帳票生成を仕組み化できれば、ミスと手戻りを減らし、見積品質を安定させやすくなります。

見積対応の遅れが機会損失につながる

見積書作成に時間がかかると、顧客への回答が遅れます。特に複数部門の確認や、基幹システムからの情報参照が必要な場合、手作業だとリードタイムが伸びやすく、対応がボトルネックになりがちです。

見積の返信が遅れると、顧客側の検討が進まず商談が停滞したり、競合に先を越される可能性も高まります。

自動化で “作成〜送付〜共有” の流れを短縮できれば、担当者は判断が必要な部分に集中でき、見積対応のスピードを底上げできます。

属人化と工数増で、処理量に耐えられなくなる

見積業務は、処理件数が増えるほど負荷が直線的に増えやすい業務です。手作業が多いと「特定の担当者しか分からない」「繁忙期に残業が増える」「他業務を圧迫する」といった状態になり、組織としてスケールしづらくなります。

また、作成後のPDF化、ファイル保存、社内共有、通知など周辺作業まで含めると、見積以外の“雑務”が積み上がりやすいのも特徴です。

自動化によって、見積作成だけでなく周辺業務まで含めて標準化できれば、人件費・時間コストの削減に加えて、引き継ぎや運用の安定化にもつながります。

RPA導入のメリット・デメリットを解説！導入効果が出た成功事例も紹介

見積書作成業務を自動化するときのポイント

見積書作成は、作成作業そのものよりも「データの扱い」「例外対応」「前後工程のつなぎ目」で手戻りが起きやすい業務です。自動化を“使われ続ける形”にするために、導入前に押さえておきたいポイントを3つに整理します。

自動化する範囲を決める

最初に、「どこまでを自動化の対象にするか」を明確にします。見積書の作成だけでなく、送付・格納・通知までを含めて設計すると、作業のつなぎ目で起きがちな確認漏れや二重対応を減らしやすくなります。

さらに業務によっては、見積後に続く契約書作成・送付まで視野に入れることで、部署をまたぐ転記やステータス更新の負担も抑えられます。

データの正を統一する

見積書は、参照する情報が複数に散らばっているほどミスが起きやすくなります。自動化の前に、「どのデータを正とするか」を決め、入力・参照・更新のルールを揃えておくことが重要です。

顧客情報や単価などの参照先、見積番号の採番、ファイル名や保存先、最新版の管理方法まで決めておくと、運用後の修正・再送付の手戻りも減らせます。

例外の扱いと運用ルールを決める

自動化が止まりやすいのは、通常運用よりも値引き・承認・差し戻しなどの例外対応が発生したときです。そこで、最初に「通常は自動」「例外は人が判断」という線引きをし、例外時の分岐と対応者を決めておきます。

あわせて、失敗時の通知方法や再実行の手順、テンプレ変更・項目追加があった場合の更新方法までルール化しておくと、導入後も安定して運用しやすくなります。

見積書作成を自動化する進め方｜3ステップ

見積書作成の自動化は、最初から大きく作り込むよりも、小さく始めて、運用しながら育てるほうが成功しやすいです。ここでは、現場で進めやすい3ステップで手順を整理します。

STEP

現状を棚卸しして、自動化する範囲を決める

まずは見積業務の流れを洗い出し、どこで作業が滞っているかを確認します。はじめから全部を対象にせず、件数が多い／ミスが出やすい／時間がかかる部分から優先すると、効果が出やすく社内合意も取りやすくなります。

この段階で「対象範囲」「関係するシステム・帳票」「入力元データ」を整理しておくと、次工程がスムーズです。

STEP

最小範囲で形にして、実運用に乗せる

次に、決めた範囲を最小単位で自動化し、実際の運用に乗せます。ここでの目的は、完璧な仕組みを作ることではなく、現場で無理なく使える形にして定着させることです。

実運用に載せると、入力の揺れや確認の抜けなど“想定外”が必ず出てきます。そこで発見した改善点を反映し、安定稼働に近づけていきます。

STEP

効果を見える化して改善し、対象を広げる

最後に、作業時間の短縮や手戻りの減少など、効果を見える化します。効果が確認できたら、周辺工程（送付・格納・通知など）へ対象範囲を広げ、改善を重ねながら全体最適に近づけます。

見積書作成が安定した後は、必要に応じて契約書作成・送付など後工程までつなげると、部門間の連携負荷を抑えながら効率化の範囲を広げられます。

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見積書作成の自動化を契約業務までつなぐ

見積書作成の自動化が安定してきたら、次に効果が出やすいのが契約書作成・送付〜電子締結〜各システムへの登録といった契約業務です。見積と同じく部門をまたぎやすく、転記・確認・ステータス更新が増えるため、手作業のままだとミスや手戻りが起きやすくなります。

RPAとiPaaSを組み合わせることで、契約内容の登録や格納、ステータス更新、関連部門への連携までを一連のフローとしてつなげやすくなります。以下は、見積後の契約フローまで含めた自動化イメージ（拡張例）です。

このように、まずは見積書作成から小さく始め、安定したら契約業務など後工程に広げることで、現場負担を抑えながら自動化の効果を大きくできます。

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BizteXでどう解決する？見積書作成を自動化できる3サービス

見積書作成の自動化は、基幹システムの画面操作を自動化したいのか、SaaSやスプレッドシート間のデータ連携を自動化したいのか、あるいは設計から運用までまとめて任せたいのかで最適な手段が変わります。

BizteXでは、デスクトップ型RPAの「BizteX robop」、iPaaSの「BizteX Connect」、設計〜運用まで代行する「インテリジェントフロー」の3つで、見積書作成業務の課題に合わせた自動化を支援できます。

ここでは、それぞれが「どこに効くのか」と「試しやすさ」の観点も含めて整理します。

スクロールできます

サービス	特徴	適した業務範囲	導入ハードル	無料利用
BizteX robop (デスクトップ型RPA)	直感操作で入力や帳票作成を自動化。画面操作を含む作業に強い	基幹システムでの見積作成、転記、登録、帳票出力、送付前の準備など	低（現場で始めやすい）	2週間トライアル
BizteX Connect (iPaaS)	国内SaaSに強く、API連携でシステム間を統合。RPA連携でオンプレ対応も可能	フォーム→シート→見積書生成、PDF変換、Drive格納、Slack通知などの連携	中（連携フロー設計が必要）	1週間トライアル
インテリジェントフロー (IPO)	代行型の業務改善サービス。RPA・iPaaS・AIを組み合わせ、設計〜運用・改善まで推進	見積作成〜送付〜保管〜契約工程まで、部門横断で“業務全体”を最適化	低（代行型支援）	無料プラン

BizteX robop｜現場主導で始めやすいRPAで、基幹操作や転記を自動化

BizteX robop紹介画像 — プログラミング不要のデスクトップRPA「BizteX robop」

「BizteX robop」は、PC上の定型作業（転記・登録・ファイル操作など）を自動化するプログラミング不要のデスクトップ型RPAです。見積書作成業務では、Excel/CSVの入力、基幹システムへの登録、必要情報の参照、見積書の出力、送付前の準備といった「人が画面操作で行っている手順」を自動化しやすいのが特徴です。

直感的に操作できて習得しやすいため、スモールスタートで効果を出しやすい点も強みです。画面操作が必要なレガシー環境にも対応しやすく、サポート体制のもとで運用・改善を進めやすいのも導入後の安心材料になります。

まずは2週間無料トライアルで、実業務に当てて適合性を検証できます。

＞＞BizteX robopのサービスページ

BizteX Connect｜国産SaaS連携と安定実行で、見積作成フローを一気通貫に

BizteX Connect紹介画像 — ノーコード国産iPaaS「BizteX Connect」

「BizteX Connect」は、システム間のデータ連携を担うノーコード国産iPaaSです。見積書作成において、フォーム・スプレッドシート・ストレージ・チャットなどが分断されていると、二重入力や確認作業が増えます。BizteX Connectで連携を組むことで、転記工程そのものを減らし、見積作成〜共有までの流れをスムーズにできます。

見積業務では、データをリアルタイムに反映しやすいことに加え、画面操作に比べてログイン状態やブラウザ更新の影響を受けにくく、安定して実行しやすい点が効きどころです。たとえば「フォーム入力→シート反映→見積書生成→PDF変換→Drive格納→Slack通知」までを一連のフローとして組み立てられます。

1週間無料トライアルで、接続性や運用イメージを確認できます。

＞＞BizteX Connectのサービスページ

インテリジェントフロー｜自動化の設計から運用まで、成果が出る形で推進

インテリジェントフロー紹介画像 — 外部委託の業務改善サービス「インテリジェントフロー」

見積書作成が部門横断で複雑化している場合、ツールを導入しても「例外が多い」「ルールが揃わない」「改善が続かない」といった理由で止まりやすくなります。「インテリジェントフロー」は、こうした状況でも設計・構築・運用・改善までを一気通貫で進めやすい代行型の業務改善サービスです。

特徴は、RPA・iPaaS・AIなどを組み合わせた自動化に加えて、人の判断が必要な工程も前提にしたフロー設計まで含めて最適化できる点です。社内に自動化を推進・運用するリソースが足りない場合でも、運用まで含めて成果に寄せる進め方が取りやすくなります。

まずは無料プランで一部から効果を確認することも可能です。

＞＞インテリジェントフローのサービスページ
＞＞見積書作成の自動化を代行する場合のフローチャート例

▼より詳しく知りたい方は下記記事をチェック

見積書作成の自動化でよくある質問

見積書作成はどこまで自動化できますか？: 見積書作成の自動化は、作成だけでなく PDF化・メール送付・オンラインストレージ保存・Slack通知 まで一連の流れで対応できます。業務フローによっては、見積後の 契約書作成・送付 など後工程までつなげる設計も可能です。
基幹システムでも見積書作成を自動化できますか？: はい、できます。基幹システムのように画面操作が必要な見積書作成業務は、RPAで自動化しやすい領域です。入力・参照・帳票出力・ファイル操作など、人がPCで行っている定型手順を自動化できます。
値引きや承認など例外が多くても自動化できますか？: 可能です。見積書作成の自動化では、通常パターンは自動化し、値引き・承認・差し戻しなど例外は人が判断する設計にすると運用が安定します。例外条件、承認ルート、差し戻し時の再発行ルールを決めておくと、止まりにくい自動化になります。
見積書作成のミスは自動化で減りますか？: 減らせます。転記・計算・テンプレ反映・ファイル名付与・保存先の統一などの定型作業は、自動化によりヒューマンエラーを抑えやすくなります。あわせて、参照する顧客情報や単価などデータの“正”を統一しておくと、品質がより安定します。
見積書作成の自動化は何から始めるのがいいですか？: まずは件数が多い／時間がかかる／ミスが出やすい工程を1つ選び、小さく始めるのがおすすめです。運用に乗せて改善し、安定したら送付・保存・通知など周辺工程へ広げると、無理なく効果を拡大できます。