レポート作成をRPAで自動化するには？iPaaS併用のコツと事例で解説

レポート作成は、数字を集めて整えて共有する――この繰り返しです。手作業が多いと「作ること」に時間を取られ、肝心の分析や改善に手が回らなくなります。

本記事では、KPIレポートの自動更新や、資料収集→要約レポート作成→Teams投稿などの具体例をもとに、レポート作成を自動化する進め方を整理します。さらに、社内リソースが足りない場合に備えて、設計〜運用まで支援・代行する進め方も解説します。

レポート作成はRPA / iPaaSでこう自動化できる

レポート作成を自動化するコツは、作業を「人が画面で行う処理」と「データをつなぐ処理」に分けて考えることです。

• RPA：管理画面・基幹などの画面操作（検索／DL／転記／定型入力）を置き換えるのが得意
• iPaaS：定刻・トリガー起点で、SaaS／ファイル／API間の受け渡し・連携と通知をつなぐのが得意

この2つを組み合わせることで、手作業が残りやすいレポート作成でも、「データ収集 → 整形・集計 → 転記・反映 → 共有」を一連の流れとして安定させやすくなります。

次に、実際にこの考え方で組んだ自動化フロー例を紹介します。

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レポート作成業務をRPA・iPaaSで効率化した事例

レポート作成は「データを集める」「整える（転記・集計）」「共有する」を繰り返す業務です。

ここでは、RPA（BizteX robop）単体での自動化と、RPA＋iPaaS（BizteX Connect）で一連の流れまでつないだ自動化の2例を紹介します。

RPA「BizteX robop」を活用したレポート作成の自動化

営業・マーケティングのKPIは、意思決定に直結する一方で、更新作業が負担になりがちです。ある現場では、2週間に一度、kintoneの数値をコピー＆ペーストでスプレッドシートに転記しており、手間だけでなく更新の遅れも課題になっていました。

そこでRPA「BizteX robop」を使い、KPIレポートの更新を毎日自動実行できるようにしました。

1. kintoneからKPIデータを自動取得
2. スプレッドシート（KPIレポート）へ自動転記
3. 処理結果をチャット（Chatwork）に通知（成功／失敗）

手作業の転記がなくなることで工数を削減できるのはもちろん、数字をタイムリーに把握できる状態が整います。さらに、成功・失敗の通知をセットにすることで、処理の異常にも気づきやすくなり、安定した運用につながります。

iPaaS「BizteX Connect」を活用したレポート作成の自動化

外部情報を収集して社内向けに要約レポートを作る業務では、情報量そのものがボトルネックになりがちです。あるケースでは、政策資料データベースサイトから資料を集め、要約して共有していましたが、毎日300件以上の更新があり、すべてを確認してレポート化するのが難しい状況でした。

そこで、RPA「BizteX robop」とiPaaS「BizteX Connect」を組み合わせ、収集〜要約〜共有までの流れを一気通貫で自動化しました。

1. BizteX robopが最新資料を自動収集し、PDFリンクをまとめたCSVを作成して保存
2. BizteX Connectがローカルの新規ファイルを検知して起動（オンプレミス連携）
3. ChatGPTに要約・考察を依頼し、レポート文面を自動生成
4. 生成した内容をTeamsへ自動投稿して共有

この流れを作ることで、日々増え続ける資料を人手で追いかける負担を抑えつつ、必要な情報を、必要なタイミングで共有できるレポーティング運用に近づけられます。

レポート作成を自動化するメリット

レポート作成は「データ収集 → 転記・集計 → 共有」を繰り返す定型業務です。RPAで画面操作や転記を置き換え、iPaaSで起点〜連携〜通知までをつなぐことで、単なる“手間削減”にとどまらず、レポート運用そのものを安定させやすくなります。

ここでは、レポート作成を自動化する代表的なメリットを3つ紹介します。

定型作業の工数を削減し、コア業務に時間を回せる

手作業のレポート作成は、コピー＆ペーストや転記、ファイル整理などの「作業」が中心になりがちです。自動化すると、これらの反復作業が削減され、分析・改善提案・施策検討といった本来価値の高い業務に時間を使えるようになります。

• RPA：kintoneや管理画面からの取得、スプレッドシートへの転記などを自動化
• iPaaS：トリガー実行や通知、関係者への共有など“流れ”を自動化

「作るための作業」を減らし、「意思決定のための時間」を増やすのが最大の効果です。

数字がタイムリーに更新され、意思決定のスピードが上がる

レポートの更新頻度が低いと、判断材料が古くなり、対応が後手に回りやすくなります。自動化により、日次・週次など決まったタイミングでレポートを更新・共有できるようになると、現場は常に“最新の数字”を前提に動けます。

たとえばKPIの進捗が毎日自動で反映されれば、異常値や遅れに早く気づけるため、改善の打ち手も早くなります。レポートが「作って終わり」ではなく、意思決定を支えるインフラとして機能しやすくなります。

ミス・抜け漏れを防ぎ、レポート運用が安定する

手作業の転記や集計は、どれだけ注意してもミスや更新漏れが起きやすい領域です。自動化すると、処理手順が固定されるため品質が安定し、属人化も抑えられます。

さらに、成功／失敗の通知を組み込めば、「止まっていたのに気づかない」といった運用リスクも下げられます。結果として、レポート作成が“頑張って回す業務”から、“仕組みで回る業務”へ変わり、継続的に改善しやすい状態を作れます。

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レポート作成業務を自動化するときのポイント

レポート作成の自動化は、ツール選びよりも先に「何を・どの順番で・どんな条件で運用するか」を決めておくと失敗しにくくなります。

ここでは、RPA／iPaaSどちらで進める場合でも押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

自動化する範囲を決める

まずはレポート作成を、「収集 → 整形・集計 → 転記 → 共有」のように分解し、どこまでを自動化するか決めます。最初から“全部自動化”を狙うと、例外対応や関係者調整が増えて止まりやすいため、まずは頻度が高く、手順が固定で、工数が見えやすい作業から着手するのがおすすめです。

• 対象にしやすい：定期的なダウンロード、定型の転記、更新後の通知
• 後回しにしやすい：レポートの解釈・コメント作成、判断を伴う作業

基本は「考える工程は残し、手順が決まっている工程から自動化」するとスムーズです。

データの正を統一する

自動化でつまずきやすいのが、「どの数字を正とするか」が部署や資料で揺れているケースです。ここが曖昧なまま自動化すると、作業は速くなっても“違う数字が速く出る”状態になりかねません。

自動化に入る前に、最低限次を揃えておくと安定します。

• 正のデータ源（一次情報）：例）kintone／CRM／広告管理画面など、どれを正とするか
• 指標の定義：集計期間、対象範囲、カウント条件（例：リード定義）
• 更新のタイミング：何時時点の数字を反映するか、締めの時間はいつか
• 出力先（レポート原本）：スプレッドシート／BI／ドキュメントなど

ここが決まると、RPAは「どこから取ってどこへ入れるか」、iPaaSは「いつ起動してどこへ流すか」を設計しやすくなります。

例外の扱いと運用ルールを決める

レポート作成は“定型”に見えて、実際は例外が起きます。たとえばログインエラー、元データの未更新、項目追加、ファイル形式の変更などです。自動化を止めないためには、例外を前提に検知・通知・復旧のルールを決めておくことが重要です。

• 成功／失敗を通知する（通知先と受け手を決める）
• 失敗時の対応：再実行するか、手作業に切り替えるか
• 変更時の対応窓口：項目追加や仕様変更が起きたときの担当
• 運用責任の所在：現場／情シス／外部支援など、判断する人を明確にする

特に「止まると困る」レポート業務では、“自動化を回し続ける仕組み”までセットにしておくと、長期運用が安定します。

レポート作成を自動化する進め方｜3ステップ

レポート作成の自動化は、最初から大きく作り込むより、小さく始めて運用しながら安定させ、広げるほうが成功しやすいです。ここでは、進め方を3ステップで整理します。

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BizteXでどう解決する？レポート作成を自動化できる3サービス

レポート作成の自動化は、管理画面や基幹システムからの取得・転記といった定型の画面操作を置き換えたいケースもあれば、複数システム間のデータ受け渡しや通知など、前後の工程までまとめて整えたいケースもあります。

BizteXでは、デスクトップ型RPAの「BizteX robop」、iPaaSの「BizteX Connect」、設計〜運用まで代行する「インテリジェント フロー」の3つで、レポート作成業務に合わせた自動化を支援できます。

ここでは、それぞれがどの工程に効くのかと始めやすさの観点で整理します。

サービス	適した業務範囲	導入ハードル	無料利用
BizteX robop (デスクトップ型RPA)	管理画面・基幹などの画面操作を自動化（取得／転記／更新）	低（現場で始めやすい）	2週間トライアル
BizteX Connect (iPaaS)	データ連携の流れを自動化（起点／受け渡し／通知／共有）	中（連携フロー設計が必要）	1週間トライアル
インテリジェント フロー (業務改善代行)	設計〜運用まで支援（レポート業務を成果が出る形で最適化）	低（代行型支援）	無料プラン

BizteX robop｜レポート作成の取得・転記・更新をRPAで自動化

BizteX robopは、PC上の定型作業（データ取得、転記、登録、ファイル操作など）を自動化できる、プログラミング不要のデスクトップ型RPAです。レポート作成業務では、管理画面や基幹システム、SaaSの画面から数値を取得し、Excel／スプレッドシートへ転記・更新するといった「画面操作が必要な手順」を自動化しやすいのが特徴です。

直感的に操作でき、現場でも扱いやすいため、まずは件数が多く、手順が一定な作業（例：定期的なダウンロード、定型の転記、更新後の通知）からスモールスタートし、効果を出しやすい点も強みです。API連携が難しいレガシーなシステムや、ツール間連携が整っていない業務でも、人が行っている操作を置き換える形で自動化を検討できます。

まずは2週間無料トライアルで、実際のレポート作成業務に当てて適合性を確認できます。

BizteX Connect｜レポート作成のデータ連携・通知を一気通貫に

BizteX Connectは、システム間のデータ連携を担うノーコードの国産iPaaSです。レポート作成では、データの取得元が複数に分かれていたり、共有・通知が手作業だったりすると、確認や転記が増えて更新漏れも起きやすくなります。BizteX Connectで連携を組むことで、「取得→整形→共有（通知）」までの流れをつなぎ、運用を仕組み化しやすくなります。

また、連携フローとして設計することで、画面操作に比べてログイン状態や手順のブレの影響を受けにくく、処理開始の自動化（検知・定刻実行・分岐）やログ管理を安定して運用しやすい点が効きどころです。たとえば、ストレージ（Boxなど）へのファイル格納や、新規データの発生をトリガーに処理を開始し、更新結果をTeamsなどへ自動通知するといった流れを組み立てられます。

まずは1週間無料トライアルで、接続性や運用イメージを確認できます。

インテリジェント フロー｜レポート作成の設計から運用まで、成果が出る形で代行

社内で自動化を進めたくても、「どこから手を付ければいいかわからない」「設計や例外対応まで考える余裕がない」「作っても運用が続かない」といった理由で、レポート作成の改善が止まってしまうことがあります。インテリジェント フローは、こうした状況でも、業務整理・設計・構築・運用・改善までを一気通貫で進めやすい代行型の業務改善サービスです。

特徴は、RPA・iPaaS・AIなどを組み合わせた自動化だけでなく、人の判断が必要な工程（確認、差し戻し、例外対応）を前提にしたプロセス設計まで含めて最適化できる点です。社内に自動化を推進・運用するリソースが十分でない場合でも、「止まりにくく、改善が続く運用」に寄せた形で進めやすくなります。

まずは無料プランから、一部のレポート業務で効果を確認することも可能です。

＞＞インテリジェント フローのサービスページ
＞＞競合分析業務の自動化を代行する場合のフローチャート例

レポート作成の自動化でよくある質問（FAQ）

レポート作成は、RPAとiPaaSのどちらを使うべきですか？

目安は「画面操作が中心ならRPA」「データ連携・通知までつなぐならiPaaS」です。管理画面からの取得やExcel転記など“人が画面でやっている作業”はRPAが得意。複数SaaS間の受け渡しや定刻実行、通知など“流れ”を作るならiPaaSが向きます。両方あるなら併用が最短です。

レポート作成の自動化は、どこから始めるのが失敗しにくいですか？

「頻度が高く、手順が一定で、工数が見えやすい作業」から始めるのが安全です。例として、定期ダウンロード／定型の転記／更新後の通知など。最初から全工程を自動化しようとすると、例外対応が増えて止まりやすくなります。

KPIの定義や数字の出どころがバラバラでも自動化できますか？

できますが、先に「正のデータ源」と「指標定義」を揃えるのが前提です。ここが曖昧なままだと、自動化しても“違う数字が速く出る”状態になりがちです。まずは一次情報（どのシステムを正とするか）、集計期間、対象範囲、更新タイミングを決めてから設計します。

自動化が失敗したとき（エラー時）はどう運用すればいいですか？

成功／失敗の通知と、復旧ルールを先に決めるのが重要です。具体的には「誰に通知するか」「再実行するか／手作業に切り替えるか」「変更（画面・項目・ファイル形式）が起きたときの窓口」を決めておくと、運用が安定します。

RPAは画面が変わると止まりやすいと聞きます。対策はありますか？

対策はあります。まず、RPAは“画面操作”が得意な一方、画面変更の影響は受けやすいので、運用面で「変更時の対応窓口」「失敗通知」「手動の逃げ道」を用意します。加えて、起点づくりや通知、ログ管理など“流れ”はiPaaSに寄せると、画面依存を減らしやすくなります。

レポート作成を自動化して、分析に時間を使える状態へ

レポート作成で本当に時間を使いたいのは、数字を“作る”作業ではなく、読み解いて改善につなげる分析です。だからこそ、取得・転記・共有といった定型作業は自動化し、分析にリソースを戻すのが効果的です。まずは繰り返し手順の置き換えから始め、効果が見えたら収集〜共有までをまとめて自動化すると、更新漏れや属人化も抑えやすくなります。

BizteXなら、画面操作や転記の自動化に強いBizteX robop（RPA）、データ連携・起点づくり・通知までをつなげやすいBizteX Connect（iPaaS）、設計〜運用・改善まで代行するインテリジェント フローと、状況に合わせて選択できます。小さく始めて、継続できる形に整え、対象を広げるのが成功の近道です。

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