業務自動化とは？RPA、AI、iPaaSの違いと活用法

業務自動化とは、企業や組織が日常的な業務プロセスを自動化することを指します。これにより、従業員は単調で時間のかかる作業から解放され、より創造的で価値の高い業務に専念することができます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）、AI（人工知能）、そしてiPaaS（Integration Platform as a Service）を活用することで、業務効率の向上、コスト削減、エラーの減少など、様々なメリットを享受できます。本記事では、業務自動化の基本概念、導入のメリット、具体的な活用事例について詳しく解説します。

業務自動化とは

業務自動化とは、ソフトウェアやIT技術を利用して、人間が行っていた反復的でルーチンな作業などを自動的に実行できるようにすることを指します。

業務を自動化することで、業務の効率化や生産性の向上が図れます。業務自動化には、以下のような技術やツールが開発されており、さまざまな業界で活用されています。

• RPA (Robotic Process Automation)
• iPaaS (Integration Platform as a Service)
• AI-OCR(人工知能)

それぞれどのような自動化ツールなのか詳しく解説します。

定型業務の自動化にはRPA

業務自動化の中でも特に注目されているのがRPA（Robotic Process Automation）です。RPAは、定型業務を自動化するための技術で、手間のかかる繰り返し作業をソフトウェアロボットが代行します。

例えば、データ入力や請求書処理、メールの送信などが挙げられます。これにより、従業員はより付加価値の高い業務に集中でき、一人当たりの生産性を上げることができるでしょう。RPAは業務自動化を進める上で、欠かせないツールと言っても過言ではありません。

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サービス間連携にはiPaaS

業務自動化の方法として、異なるサービスやアプリケーション間のデータ連携をスムーズに行うことができるiPaaS（Integration Platform as a Service）の導入も非常に有効です。iPaaSは、クラウド上で異なるシステムを統合し、自動化するためのプラットフォームです。

これにより、手作業で行っていたデータ転送やシステム連携が自動化され、エラーの減少や効率化が図れます。異なるCSVフォーマットの突合作業なども自動で行ってくれるため非常に便利です。

データの集計や転記を正確に行えるRPAとも相性が良く、併用することで業務プロセス全体の自動化に成功している企業も多く存在します。

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画像認識にはAI-OCR

業務自動化の一環として、画像認識技術の導入が進んでいます。その中でも特に注目されているのがAI-OCR（Optical Character Recognition）です。AI-OCRは、人工知能を活用して画像内の文字を高精度に読み取り、デジタルデータに変換する技術です。

これにより、紙の書類や手書きのメモを迅速かつ正確にデジタル化でき、データ入力の手間を大幅に削減できます。ただ、画像認識だけだと業務フロー全体を自動化することはできないため、RPAやiPaaSと併用するのがおすすめです。

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業務自動化のメリット

業務自動化にはコスト削減やミスの防止、生産性の向上など多くのメリットがあります。それぞれ詳しく解説します。

あらゆるコスト削減ができる

業務自動化を導入することで初期の導入コストはかかりますが、費用対効果を最大限に引き出すことができれば、大幅なコスト削減が可能となります。

具体的には、これまでその業務に費やしていた時間やアウトソーシングにかけていた費用、さらには新たな人材を採用するための人件費などが削減できます。

ヒューマンエラーを削減できる

業務自動化を導入することで、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーが大幅に削減されます。その結果、データの正確性や信頼性が向上し、業務全体の品質が改善されます。

さらに、ミスによる修正対応も削減できるため、作業効率が向上し、無駄な時間やコストの発生を防ぐことが可能となります。

一人あたりの生産性が向上する

業務自動化を導入することで、社員はより付加価値の高い業務にリソースを再配置できるようになります。ルーチンワークや単純作業を自動化することで、社員は戦略的な業務や創造的な作業に集中することができ、より売り上げに繋がる業務を行うことで、一人あたりの生産性が大幅に向上します。

これにより、企業全体の業績も飛躍的に向上することが期待できます。

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業務自動化の導入ステップ

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業務自動化の成功事例

業務自動化は非常に便利ですが、実際の事例でないとその便利さがなかなかイメージしづらいものです。ここでは、自動化ツールとしておすすめしたいRPA・iPaaS・AI-OCRの自動化に成功した事例を紹介します。

RPAを使った業務自動化例

こちらの事例ではRPA「BizteX robop」を活用して、POSデータの集計業務を自動化した事例です。

各店舗のPOSデータ取得し、複数フォルダをダウンロードしたのち、指定フォルダへ格納しています。格納処理を終えたら、自動で完了通知まで行ってくれます。

この業務はもともとマクロで業務自動化していましたが、RPAで自動化に切り替えることで、集計時間が短縮されただけでなく、集計中のエラーもなくなりました。

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iPaaSを使った業務自動化例

こちらの事例ではiPaaS「BizteX Connect」を活用して、申し込み処理業務を自動化した事例です。RPA「BizteX robop」と併用しています。

メールで受信した申し込みをConnectで検知し、robopを起動しています。申し込み内容を社内システムへ登録する作業はrobopが行っています。

RPA単体だと事前に設定した時間帯にしか起動しませんが、iPaaSでシステム連携しておくと申し込みが来たタイミングごとにデータ登録を行うことができるようになります。

他にもiPaaSで、SlackとKING OF TIMEを連携し、Slack上で特定のスタンプを押すだけで出退勤ができるようにすることなども可能です。iPaaSとRPAを併用することで幅広い業務自動化が実現できます。

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AI-OCRを使った業務自動化例

RPA・AI-OCR・iPaaSで受発注業務を自動化

こちらの事例ではAI-OCR「DX Suite」を活用して、受発注業務を自動化した事例です。RPA「BizteX robop」とiPaaS「BizteX Connect」を併用しています。

AI-OCRでは、スキャンされたFAXを自動化で読み取り、CSVデータへ自動変換しています。これにより、手書きで書かれた書類の内容を手作業で転記することなくCSVデータへ変換することができるようになっています。

ただ、AI-OCRだけだとこの作業しかできないため、そのほかの業務プロセスはRPAとiPaaSを併用して自動化しています。人が行う作業はFAXのスキャンや確認作業だけになるため、ヒューマンエラーの削減や工数削減が実現できます。

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業務自動化の課題と解決策

業務自動化をすることで、あらゆる業務プロセスが改善され人が行うべき業務に注力できるようになりますが、自動化ツールを導入する際には、課題や注意点もあります。

どんな課題があるのか、またどうすればその課題を解決できるのか解説します。

組織内の理解が必要

業務自動化を成功させるためには、組織全体の理解と協力が不可欠です。特に、従業員の間で自動化技術に対する誤解や抵抗感がある場合、それを解消するための教育とコミュニケーションが重要です。

具体的には、自動化のメリットや具体的な導入事例を示し、従業員がその価値を実感できるようにすることが求められます。また、経営層のサポートを得ることで、プロジェクトの推進力を高めることができます。

セキュリティとプライバシーの懸念

業務自動化におけるセキュリティとプライバシーの懸念は、企業にとって重大な課題です。自動化ツールは大量のデータを処理するため、情報漏洩や不正アクセスのリスクがあります。

これを防ぐためには、強固なセキュリティ対策が必要です。具体的には、データの暗号化、アクセス制限、多要素認証などを導入し、定期的なセキュリティ監査を実施することが重要です。また、プライバシー保護の観点から、従業員や顧客の個人情報を適切に管理し、法令を遵守することも求められます。

高いセキュリティ体制で運用していく際には、国産のツールを選んだほうが不明点を最小限に抑えられるかつ困った際のサポートもスムーズに受けることができるでしょう。

スキルのギャップ

業務自動化の導入には新たなスキルが求められるため、スキルのギャップが課題となります。従業員が自動化ツールを効果的に使用できるようになるには、専門知識や技術の習得が必要です。

これを解決するためには、提供ベンダーからの継続的な教育とトレーニングプログラムの実施が重要です。オフライン・オンラインでの講座を活用して、従業員のスキルアップを図り、自動化ツールの運用と管理ができる人材を育成することが求められます。スキルの向上により、自動化プロジェクトの成功率が高めることができます。

業務自動化をするのにおすすめのツール3選

業務自動化を実現するための自動化ツールは多くありますが、その中でもおすすめのツールをRPA・iPaaS・AI-OCRでそれぞれ3つ紹介します。

初めて使うひとでも使いやすく、覚えやすいため、使いこなせるか不安な人ほどおすすめです。

RPA「BizteX robop」

BizteXでは、定型業務の自動化を実現するデスクトップ型RPA「BizteX robop」を提供しています。基本的な操作が約2時間で覚えられるため、操作の習得に困ることはほとんどありません。実際に、導入企業の約7割が現場部門で活用しています。

また、初心者でも理解しやすい学習プログラムや、専任担当者による手厚いサポート、運用代行も提供しているため、困ったときにもすぐに解決できます。

デスクトップ型RPAのため、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応しています。

いまなら2週間無料トライアルも可能です。まず触ってみて、使いやすさを体験してみてください。

iPaaS「BizteX Connect」

BizteXでは、ノーコード・ローコードでサービス連携ができるiPaaS「BizteX Connect」も提供しています。こちらも活用することでさらなる業務自動化を実現させることができます。

“複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができ、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携やデータの高速処理を可能にします。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。

いまなら1週間無料トライアルも可能です。まず機能を触ってみて、使いやすさを体験してみてください。

AI-OCR「DX Suite」

大手から中小まで多くの企業に導入され、業界シェアNo１のAI OCRが「DX Suite」（ディーエックス スイート）です。

AI OCR業界シェアNo.1の顧客基盤による大量の学習データとユーザーボイスによってシステムを 常にアップデートしているため、顧客満足度の高い人気の製品です。

まとめ

業務自動化とは、企業や組織が日常的な業務プロセスを自動化し、従業員が創造的で価値の高い業務に専念できるようにすることです。RPA、AI、iPaaSを活用することで、業務効率の向上、コスト削減、エラーの減少など、多くのメリットを享受できます。

この記事では、業務自動化の基本概念、導入のメリット、具体的な活用事例について詳しく解説しました。気になる自動化ツールがあった方はぜひまずは無料トライアルを利用してお試しください。