介護・福祉の現場では、「慢性的な人手不足」と「膨大な事務作業」が大きな課題となっています。日々の記録やシフト作成、月末月初の介護給付費請求（レセプト）業務などに追われ、「本来の業務である利用者さんのケアに十分な時間を割けない」と悩む施設長や現場リーダーの方は多いのではないでしょうか。
こうした課題を解決する手段として、近年、介護・福祉業界でも「RPA（ロボットによる業務自動化）」の導入が急速に進んでいます。
本記事では、ITの専門知識がない現場でも使いこなせるRPAの選び方や、具体的な自動化事例、コストを抑える「IT導入補助金」の活用方法、そして運用を丸ごと任せられる代行サービスまでをわかりやすく解説します。
毎日の事務作業、本当にお疲れ様です！
RPAを使って業務をラクにする方法を一緒に見ていきましょう！
- 介護・福祉現場でRPAがどのように事務負担を減らせるか
- レセプト請求や勤怠管理など、具体的なRPAの活用事例
- IT専任者がいない施設でも失敗しない、RPA選びの3つのポイント
- IT導入補助金や無料トライアル、運用代行サービスの活用方法
介護・福祉の現場が抱える深刻な課題
介護や福祉の現場が抱える課題は、単なる「忙しさ」にとどまらず、施設の運営そのものを揺るがす深刻な問題となっています。まずは、多くの施設が直面している現状を整理します。
慢性的な人手不足と採用難
少子高齢化を背景に、介護・福祉業界の人手不足は常態化しています。求人を出してもなかなか人が集まらず、今いるスタッフに業務のしわ寄せがいってしまう状況が続いています。
限られた人数で質の高いサービスを提供し続けるためには、業務の効率化が不可欠です。
介護ソフトやExcel等への二重入力・転記の手間
現場の大きなペインとなっているのが、システム間の「データ連携不足」です。
「介護記録ソフト」「勤怠管理システム」「本部に提出するExcelの報告書」など、複数のツールが乱立しており、同じ利用者情報や勤務実績を何度も手作業で転記しなければならないケースが多発しています。この無駄な二重入力が、スタッフの時間を大きく奪っています。
記録・請求など膨大な事務作業による負担と離職の連鎖
日々の介護記録、ケアプランの作成、そして月末月初に集中する介護給付費請求など、介護現場は想像以上にデスクワークに溢れています。
事務作業に追われて残業が増え、本来やりたかった「利用者さんへのケア」に時間が割けないことへのジレンマから、スタッフが疲弊し離職につながるという「負のループ」に陥っている施設も少なくありません。
RPAとは？介護・福祉業界の課題をどう解決するのか
こうした事務負担の軽減に劇的な効果をもたらすのが「RPA（Robotic Process Automation）」です。
RPAの得意な業務（定型作業の自動化）
RPAとは、人間がパソコン上で行っている「決められた手順の反復作業（定型業務）」を、ソフトウェアのロボットが記憶して自動で代行してくれる仕組みです。
例えば、「Aのシステムからデータをダウンロードし、BのExcelにコピー＆ペーストして、Cのフォルダに保存する」といった、毎日・毎月発生するルーティンワークを、ロボットが正確かつスピーディーに処理します。
介護現場にRPAを導入するメリット
介護現場にRPAを導入することで、以下のような大きなメリットが得られます。
- 本来のケア業務に集中できる： 事務作業をロボットに任せることで、スタッフは利用者さんと向き合う時間を大幅に増やすことができます。
- ヒューマンエラーの削減： 目視でのチェックや手入力による転記ミス（誤入力、入力漏れなど）がなくなり、業務の正確性が向上します。
- 残業時間の削減： 月末月初に集中する請求業務などを自動化・平準化することで、スタッフの残業時間を削減し、働きやすい環境を実現できます。
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介護・福祉業界におけるRPA活用事例
実際に介護・福祉の現場では、どのような業務がRPAで自動化されているのでしょうか。具体的な活用事例を3つご紹介します。
事例1：介護給付費請求（レセプト）データの作成・チェック
月末月初に担当者を悩ませるレセプト業務。介護ソフトから請求データを抽出し、国保連への伝送データを作成・チェックする作業は、膨大な時間と神経を使います。
RPAを活用すれば、システムからのデータ抽出、集計、エラー項目の事前チェックなどを自動化できます。人間は「最終確認とエラーの修正のみ」を行えばよくなるため、請求業務のリードタイムを大幅に短縮できます。
事例2：職員のシフト作成・勤怠管理
複雑な勤務形態が多い介護現場において、シフト作成や勤怠管理は非常に煩雑です。
各スタッフからの希望休データをExcelやスプレッドシートから自動取得し、勤怠管理システムへ自動入力する作業をRPAに任せることができます。また、月末の残業時間の集計や、有給消化率のチェックなどもロボットが自動で行い、担当者へ通知することが可能です。
事例3：備品発注や経費精算業務の自動化
おむつや衛生用品、事務用品などの備品発注業務も自動化の対象です。
「在庫が一定数を下回ったら、発注用のリストを自動で作成して担当者に通知する」「各フロアからの購入申請を購買システムや会計ソフトに自動転記する」といったフローを構築することで、施設長や事務担当者の細かな管理や入力の手間を削減できます。
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失敗しない！介護・福祉施設向けRPAの選び方
RPAには様々な種類がありますが、IT専任者がいないことの多い介護・福祉施設において、ツール選びは非常に重要です。以下の3つのポイントを基準に選ぶことをおすすめします。
現場のスタッフでも簡単に操作できるか（ノーコード）
プログラミングの知識が必要な難しいツールを導入してしまうと、一部の人しか扱えず「属人化」してしまいます。
専門知識がなくても、マウス操作や直感的な画面（ノーコード）でロボットを作成・修正できる、現場主導型のツールを選びましょう。
小さく始めて効果を検証できるか（スモールスタート）
最初から大規模なシステム連携を前提とした高額なツールを導入するのはリスクが伴います。
まずは「毎日30分かかっているこの転記作業だけ」といったように、1つの業務、1台のパソコンから小さく始められる（スモールスタート可能な）ツールが適しています。
導入後も安心のサポート体制があるか
「導入したものの、エラーが出たときの対処法がわからず使わなくなってしまった」というケースは少なくありません。
電話やチャットで気軽に相談できる窓口や、一緒に業務フローを整理してくれる伴走型のサポート体制が整っているベンダーを選びましょう。
介護・福祉の現場に最適なRPA「BizteX robop」
介護・福祉業界の課題解決に最適なRPAとしておすすめなのが、デスクトップ型RPAの「BizteX robop（ロボップ）」です。
誰でも使える直感的な操作性で、現場のPC作業を自動化
BizteX robopは、いつものマウス操作やキーボード入力の感覚で、誰でも簡単にロボットを作成できる直感的なUIが特徴です。
プログラミング言語は一切不要で、現場のスタッフ自身が「この作業を自動化したい」と思ったときにすぐ設定できます。
充実のサポートと「2週間無料トライアル」で安心導入
専任のカスタマーサクセス担当がつき、導入時のオンラインレクチャーや、チャット・メールでの即日対応サポートを提供しているため、ITに不慣れな施設でも安心です。
また、「2週間無料トライアル」をご用意しており、本格導入前に実際の業務でどれくらい効果が出るかをしっかりお試しいただけます。
IT導入補助金の活用で、コストを抑えて導入可能
BizteX robopは、経済産業省が推進する「IT導入補助金」の対象ツールに認定されています。
条件を満たせば、最大50%OFFで導入することが可能です。「RPAを導入したいが、予算の確保が難しい」と悩まれている施設様は、ぜひお気軽にご相談ください。
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自社運用が難しい場合は「丸ごと代行」も可能（インテリジェント フロー）
「RPAの便利さはわかったけれど、日々の業務が忙しすぎて設定や運用をするスタッフの時間がどうしても取れない」というケースもあるかと思います。
そのような施設様には、BizteXの専任チームが業務の可視化からRPAの設計・構築・改善・保守までをまとめて運用代行するサービス「インテリジェント フロー」がおすすめです。
自動化のプロがテクノロジーを活用して業務プロセス全体を最適化するため、現場の負担を増やすことなく「ケアに集中できる環境」を実現できます。
▼より詳しく知りたい方は下記記事をチェック
よくある質問（FAQ）
- ITに詳しいスタッフがいませんが、導入できますか？
-
はい、可能です。「BizteX robop」はプログラミング知識がなくても直感的に操作できる設計になっており、充実したサポート体制で運用定着まで伴走します。また、自社での運用が難しい場合は、運用を丸ごと代行する「インテリジェント フロー」もご用意しています。
- どのような業務がRPAに向いていますか？
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「手順が決まっている」「定期的に発生する」「パソコン上で行う」業務が向いています。介護現場では、介護ソフトとExcel間の転記、レセプト請求データの集計、シフト情報のシステム登録などが代表的です。
- 費用はどれくらいかかりますか？
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「BizteX robop」はスモールスタートしやすい料金体系となっています。また「IT導入補助金」を活用することで初期費用を大幅に抑えることが可能です。詳細なお見積りや補助金申請のサポートについては、お気軽にお問い合わせください。
まとめ：RPAで事務負担を減らし、本来のケア業務に注力しよう
介護・福祉現場の大きな課題である「膨大な事務作業」と「人手不足」は、RPAを活用することで大きく改善できます。
システム間の転記や請求データの集計など、ロボットが得意な定型業務を自動化し、スタッフの負担を減らすことは、離職防止やケアの質の向上に直結します。
「何から自動化すればいいかわからない」「まずは試してみたい」という施設様は、BizteX robopの2週間無料トライアルで、業務がどれくらいラクになるのか体験してみませんか？
IT導入補助金の活用や、運用代行サービス（インテリジェント フロー）についてのご相談も受け付けておりますので、ぜひ一度お問い合わせください。
▼"インテリジェント フロー"や"業務自動化"に関するご相談は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
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