クラウドRPAをいち早く導入し、日本の海運業界における「働き方改革」をリード

業務を捨てずに、付加価値の高いサービスを担保し、プロフィットもあげながら「働き方改革」を目指したい

今回弊社のRPAサービス”BizteX cobit”を導入されるきっかけとなった御社の業務課題を教えてください。

現在全社的な「働き方改革」を推進しているのですが、各部署のマネジャーに課題を洗い出してもらったところ、就労時間の長さに問題あることがわかりました。ただ、業務の性質上部署によっては、時差への対応、船の運航を24時間体制でモニターする必要もあり、社員の働き方に余裕をもたらすためには、単に労働時間の削減をすることでは解決しません。いかに業務を捨てず日常業務に負担にならない範囲で、提供するサービスのクオリティの高さを担保しながらプロフィットを出すことも求められる中、1つのソリューションとして可能な作業をオートメーション化することも進めている最中です。

また、社員には海運・船舶に関するプロフェッショナルな知識だけでなく、コーディネーションを円滑に遂行するための日本語・英語での高いビジネスレベルでのコミュニケーション能力など非常に高いスキルが求められ、加えてライフイベントの影響を受けやすい女性も社員の半分を超えている中、こういった優秀な人材をつなぎとめ、長く働いていただく為にも働き方改革の推進は急務でした。

具体的にはどういった業務でご活用されているのでしょうか？

業務拡大の為の基礎情報として、webなど様々な媒体からマーケット情報を定期収集しまとめています。弊社のようなグローバルで24時間動く船舶業界においては、毎日の詳細な情報収集は非常に重要な業務なので、短期間で頻度をあげて行いたいと思っていたところでした。今までは全くの手作業だったので、情報のとりもれや、日常オペレーション業務で手を離すことができず、なかなかアップデートの頻度を上げることが難しかったのですが、これを昨年末からすべてRPAに置き換えました。

同じ業務内容なのに実作業時間は約1/40まで削減。しかもより高いクオリティを実現！

導入されてからのご感想や、具体的な効果があれば教えてください。

今までは、週一回残業時間をつかって未明近くに作業終了という業務でした。しかも頻度は1週間に1回でしたが、現在は1日1回5分しかかかりません。同じクオリティのものを手作業でとろうとすると、1週間で210分ほどかかるような作業が5分と、実に時間的に約1/40、年間時間にすると約160時間以上の削減効果になります。導入当初のロボットの作成については、BizteX様から都度サポートをもらいながら完成させましたが、あとはロボットに任せれば自動的に一連の作業をしてくれるので現在の作業は非常に楽です。

数あるRPAサービスの中で今回BizteX cobitを選ばれた理由を教えてください。

サービスのクオリティの高さを担保しながらプロフィットをもたらすという目標に対して、BizteX cobitの優れた導入コストは一番の魅力でした。加えてこういったITサービスのトライアルは通常1か月間が多いのですが、導入の意思決定には短いと感じていたところ、今回十分なトライアル期間を設定したもらったので、操作にも慣れて業務に活用できることを実感でき、エンドユーザー的には非常に助かっています。また、BizteX様の熱心な営業もあったこと、導入前のロボット化検証と導入後のロボット構築サポートも決め手の一つでした。

今後の活用予定など展望をお聞かせください。

まだ少数のロボットしか作成していないのですが、今後は数を増やす予定です。また、弊社の別のセグメントにも手作業で行っている同様の業務があるのですが、正確性や作業時間に課題があるため、BizteX cobit含めてシステムを活用できないかと考えています。

BizteX cobitを活用した「働き方改革」について語って下さったウィルヘルムセン・シップス・サービス・ジャパンの皆様。お忙しい業務時間中のインタビューにもかかわらず、終始明るい雰囲気に、プロ意識の高さとチームワークの良さが垣間見られました。
ある意味24時間体制で仕事に臨むことがあたりまえの業態での活用事例は、「働き方改革」を業務のどこから手掛ければよいか悩まれているビジネスパーソンの参考になるのではないかと思います。ありがとうございました！！

クラウドRPA導入で、タイムリーな市場情報と高付加価値業務を同時に入手！

「戦後から続く創業者の思いを受け継ぎ、地元コミュニティと共にビジネスを発展・継続したい」

今回弊社のRPAサービス”BizteX cobit”を導入されるきっかけとなった御社の業務課題を教えてください。

弊社がビジネスの拠点としている新潟市は、2008年に政令指定都市になったのですが、残念ながら人口は毎年少しずつ減少しています。特に労働力の中心となる比較的若い方々は学校を卒業すると仕事を求めて地元に残らず県外に出て行ってしまいます。これはどこの地方都市にも見られる問題ではあるのですが、その影響で弊社も採用難が続いており、増え続ける仕事に対して今在籍している限られた人的リソースを、業務分担と仕事量のバランスを考えた上でどう活用するかは大きな課題でした。 また事業全体の課題としては、創業の経緯から地元に密着したビジネスを展開し継続することを常に意識しており、土地の活用を考えているお客様に対して、街並の連続性を活かした付加価値の高い駐車場設置のご提案ができるように心がけています。

価格設定がキモの「駐車場ビジネス」。タイムリーで精度の高いマーケット情報の入手は必須！

具体的にはどういった業務でご活用されているのでしょうか？

私の会社「新潟駐車場株式会社」では、グループ創業の地である新潟市中央区の「古町地区」近辺で複数の駐車場を展開しています。ここは江戸時代に区画整理された旧市街で、現在は商業の中心地として発展しており、こうした立地の関係もあり、市中の会社まで車通勤をされている方々に多くご利用いただいています。車通勤されるお客様は、通勤費の節約のため月極ではなく日中の最大料金がよりリーズナブルな駐車場を探して利用される傾向があるため、競合の価格変更は売り上げに直結します。　また、大手の競合も多く参入しているため、駐車場ビジネスは価格設定が柔軟かつキモとなる業態です。今までは判断基準となる市場調査を現地に足を運んで行うしかなかったのですが、その部分をRPAに置き換えています。

導入されてからのご感想や、具体的な効果があれば教えてください。

BizteX様のサポートを受けてロボットを作成しましたが、一旦作成してしまうと後は自動作業となるので非常に楽に感じました。ロボットの導入により今まで手作業含め３時間かかっていた業務が５分で終わり、取りこぼしもなくクオリティの高いアウトプットも得られるようになりました。また市場調査を行うとなると、そのためだけに私も含め複数人が長時間張り付く必要があったのですが、現在はスタッフひとりで可能となり人件費の節約となっただけでなく、空いた時間は新たな拠点の開拓や商談など、本来的に行いたい高付加価値の戦略的な業務を行うことができて非常に満足しています。

数あるRPAサービスの中で今回BizteX cobitを選ばれた理由を教えてください。

特にこの数年、価格設定を上手く行い利益を最大化するために、競合の価格情報をタイムリーにとりこぼしなく入手したいと思っていましたが、私自身が行ったり、忙しい時は時間がなくそのままにしていました。そのような時にタイミングよく嶋田さんのFacebookでBizteX cobitのサービスを知り、「まさに自分が求めていたもの」と思ってこちらから連絡しました。また、以前から嶋田さんを存じ上げていたので、この方が提案されるサービスなら間違いないと思ったことも決め手の一つです。

今後の活用予定など展望をお聞かせください。

BizteX cobitは、操作性も簡単なので、弊社でも私以外の事務員でも使えるものです。弊社の事業は人手で行っているバックオフィス業務が多いので、今後入金チェックなどの経理業務、人事の採用活動など活用して、グループ全体にも取り入れていくことを検討しています。

戦後の混乱期に新潟市中心部で創業され、地元経済を牽引するだけでなく近隣コミュニティの整備・発展にもつくされているグループ創始者の思いを引き継がれた三代目。あえて地元に留まり、新たなテクノロジーの活用で既存ビジネスに活路を見出そうとされる挑戦には、ITの活用で地方経済を活性化するというビジョンで創業したBizteX代表嶋田も思いを同じくすることが多く、対談は大いに盛り上がりました。お忙しい中お話をお聞かせいただきありがとうございました！！

BizteX cobitが加速する「自動化の効率化」で、更なる企業ビジョンの実現へ

スピード、正確さ、新しいルールへの対応力などがますます求められているアドテクノロジービジネス。そこで発生する膨大な作業量をどう自動化するかが最大の課題。

今回弊社のRPAサービス ”BizteX cobit” を導入されるきっかけとなった御社の業務課題を教えてください。

私たちはアドテクノロジー事業の中でも、主にプラットフォーマーとして広告仲介を行いインターネットメディアや広告主の広告収益や効果を最大化させるシステムを提供しています。このサービスを提供する際に無数のクライアントとのやりとりが発生し、その裏では膨大な量の処理作業も同時に発生します。また、業界的な特性として、次々と登場する新しい手法やルール改正に対して突出したスピード感を持って対応することが求められます。それだけでなく黎明期の業界にありがちなフローの未整備も多く、こちらに対応していくこと必要です。正直処理すべき仕事量が多岐にわたり大変多いのにまだまだ手作業で人件費がかかることが多いです。また、増え続けるお客様に対して恒常的な人手不足のせいで、スケーラビリティを出したいのにリソースの観点から困難な状態が生じることもあるため、可能な限り自動化を進め効率化を図りたいと思っています。加えて、良い人材に来てもらうためにも、効率性・生産性を高めた分、他社より競争力のある条件を提示できるよう利益を還元することが必要となります。

手作業だったプロセスをBizteX cobitの導入で自動化し、貴重なリソースを付加価値の高い仕事に専念させることで、効率性・生産性を高め、ビジネスの拡大を推進したい

具体的にはどういった業務でご活用されているのでしょうか？

今年の頭からBizteX cobitの本導入を行い、サプライ事業統括部のフロント業務の1つで活用しています。具体的には、弊社が提供するアドプラットフォーム”Geniee SSP”というサービスの中で必要となるタグ発行で、日常的に行っている作業なのですが、弊社ビジネスの拡大に伴い作業量が増え続けているにも関わらず、今まで手作業で行っていたため現場の社員にとっては大変な負担でした。この作業をBizteX cobitを活用して自動化に移行することで仕事の効率化を進めています。

導入されてからのご感想や、具体的な効果があれば教えてください。

導入したばかりなので、良い意味でまだ使いきれてないのですが、使ってみた感想としてはBizteX cobitに高いポテンシャルを感じております。今後もユーザーのニーズに対応して機能を拡張していくサービスだと思うので、引き続き一緒に連携しながら理想の形に近づけていくのがよいのではと思っています。また、BizteX cobitは非エンジニアが直感的な操作で自動化を行える、すなわち今までプログラムを組める人間がやっていたことを非エンジニアができるようになることで「自動化の効率化」を可能にした点に価値があると思います。今のところ見込んでいる効果としては、ロボットを作成する時間を考慮しなければ、月間あたりで1,000時間ほどかかる作業の5～20％ぐらい、時間に換算すると約100時間程度の削減が可能なのではないかと思っています。

数あるRPAサービスの中で今回BizteX cobitを選ばれた理由を教えてください。

1番最初に嶋田様からこのサービスの説明を聞いた時に、これから確実に必要になり需要が伸びる分野だと確信しました。そしていざ社内で利用を検討した際にも、他に同様のプロダクトが思い浮かばなかったことがあります。また、ロボットの作成に関しても導入検討期から操作レクチャー、導入後に至るまでBizteX様のCTOの方をはじめとしてサポート体制をしっかり敷いてくれて、弊社の要望を逐一聞くなどコミュニケーションをしっかりとりながら導入を行ってくれました。加えてBizteX cobitはロボットがパワフルなので、一旦ロボットを作成することに慣れた社内エキスパートなどを育成できれば、更なる効率化もできるのではないかと期待しています。

今後の活用予定など展望をお聞かせください。

近々実現できそうなのは、デマンド事業統括部における売り上げ確定の業務になりそうですが、弊社の顧客がどんどん増えている現状や、弊社自身がさらなるグローバル展開の加速を考えている中で、弊社のバリューでもある、「日々工夫を重ねコスト削減につとめることで生産性の高さを継続しクライアントや社員に還元する」ことを加速するためにも、更なる手作業の自動化は必要になってくると思います。そういう意味でも、BizteX cobitが可能とする「web上で行うルーティンワークの自動化」は、弊社の業態や業務にぴったりなので現在採用している分野以外にも使える作業が沢山あると思っています。BixteX cobit導入による自動化の推進で、私たちの大事なスタッフを単純作業から解放し、分析や新しい施策などの付加価値の高い業務に集中させたり、クライアントからのレポート、顧客への価値を高めるための市場データ・競合情報の提供などにも活用できるかもしれません。また、海外の子会社での手作業の業務を代替したり、ベトナムに集約している東南アジアのオペレーションセンターでの活用なども考えられるかもしれません。今後も、どの場面でどのように活用するかについて、一緒に課題を設定するなどしながら引き続き相談させていただきたいです。

取材時点で、わずか1か月前に上場を果たしたばかりというまさに飛ぶ鳥を落とす勢いの株式会社ジーニー様。アドテクノロジーにおけるトップランナーとして、スピード、効率性、生産性、サービスのクオリティに対するこだわりと、企業ビジョン実現に対する情熱に圧倒されました。またそんなジーニー様にBiztex cobitの持つポテンシャルを認めて採用いただいたことは大変誇らしく思いました。今後も様々な可能性を模索しながら協働させていただきたいと思います。お忙しい中お話をお聞かせいただきありがとうございました！！

クラウドRPA導入で、部門や地方拠点ごとに運用する表計算ソフト上のデータを効率的に回収。クライアントや地域ごとのニーズに合わせたマーケティング施策をタイムリーに実施。

部門ごとに運用されている表計算ソフト上から必要な情報を回収し、報告用フォーマットに落とし込んだり集計したりする作業をロボット化し、生まれた時間を次のアクションへ

今回の今回弊社のRPAサービス”BizteX cobit”を導入されるきっかけとなった御社の業務課題を教えてください。

ベアーズでは、福利厚生代行サービス・法人会員企業、大手百貨店や不動産会社などのサービス提供会社と提供し、BtoBtoCでのサービス提供も多く手掛けています。法人のお客様に毎月提出する業績報告作成に、これまで月初に5営業日かかっていました。CSVでデータを吐き出して、表計算ソフトに流し込み、必要なデータを各法人様ごとに異なる報告書に転記するという作業は、1法人につき平均半日以上かかります。提携法人数も多いので、5日間全く法人担当が外に出られない状況でした。さらにその5日間は社員の帰宅時間も遅くなっており、お客様の日常をサポートする弊社としては、社員の働き方についても配慮が必要だと考えているので、時間の短縮ができないかと考えていました。とはいえ、各法人様への報告書は決まった期日までに正確に出すことが法人様との信頼関係を維持するためにも必要であり、省略することはできません。正確かつ、時間の短縮化を図ることができれば、より多くの時間を法人担当が動ける時間にあてられ、マーケティングとしてもより多くのキャンペーンを実施できると考えました。

導入後の具体的な効果を教えてください。

報告書の作成のために6人の法人担当が2時間の残業を5日間していたとして、約300時間を費やしていました。現在まだ導入実施中の段階ですが、すべて導入が完了すると、残業なしで2.5日で終了可能となり、6人×8時間×2.5日＝120時間に大幅短縮します。

数あるRPAサービスの中で今回BizteX cobitを選ばれた理由を教えてください。

実は以前の勤務先でRPA導入を検討したことがありました。今から6年ほど前の話ですが、見積もりを取ったところなんと2億6千万円！サーバー12台を保有して運営するオンプレミスタイプでしたが、当然稟議は通りませんでした。その時代から比べたら、オンプレミスも安くなりましたが、クラウドRPA『BizteX cobit』の価格には驚かされました。

弊社が『BizteX cobit』を選んだ理由は2つあります。1番目の理由はクラウド型であることです。オンプレミス型で運用してしまうと、その企業固有のシステムとなりバージョンアップにも投資が必要ですが、クラウドであれば最新の技術が次々とアップグレードしていくと考えています。そのうえでコスト面でのバリューも高いと思います。また、弊社内では表計算ソフトや文章作成ソフトを多く使用していますが、『BizteX cobit』はデスクトップ上のツールを連携するのも得意なところがいいですね。家事代行業務はまだまだ新しい産業なので、運用もニーズに合わせて随時変更している段階です。部門ごとにその運用は表計算ソフトや文章作成ソフト上で管理されていることも多いです。修練された運用であれば大きなシステムで管理できるのですが、細かな変更も多いので『BizteX cobit』の手軽さであれば、表計算ソフトや文章作成ソフト上の管理が大変生かされると思います。

今後の活用予定など展望をお聞かせください。

これまでデータ分析には、各部門が作った表計算ソフトのデータを一度統合して、それから必要な情報を分析、さらにそのデータをWeb上のデータと比較するといった作業を手作業でしていました。また、そういった分析方法は表計算ソフトの扱いが得意であったり、分析ができるメンバーがいたりする部門でしかうまくまわっていませんでした。これらのノウハウをロボット化して横展開できれば、部門スキルによらず効果的なマーケティングができると思います。そこでリクエストがあるのですが、集計したデータや解析結果をメールへ自動配信する機能を『BizteX cobit』に搭載してもらえると助かりますね。

また、弊社には各地にCRMという契約やサービス後の実績をまとめるバックオフィスの部門があります。これから契約も増えていくと考えると、そういった集計などの定例業務をロボット化したいですね。基幹システムを導入する方法もありますが、社内イントラの整備や本社中心のシステムが他の支店では機能すらわからず、使われずに終わってしまうといったこともあり得ます。地域独自に集計しているデータを全社統一のフォーマットに入れ込むとしても、各支店でその作業をロボット化すれば多額の投資をして機関システムを入れるより効率的だと思います。そういった横展開が簡単なのもクラウドRPAの利点ですよね。

「多分、私はBizteXの良い営業担当になれると思いますよ！」と語る後藤様からは、次々とクラウドRPAが活用できる業務と期待される成果をご説明いただきました。根本には、必要だけど社員の負担になる定例業務をできるだけ減らし、より生産性を上げること。そして、効率的に業務をこなすことで社員を早く帰らせてあげたいという想いがありました。家事をサポートする会社では、従業員にも働き方のサポートをすることで、より良いサービスが提供できるという、すべてのステークホルダーを意識したマーケティングが実践されているように感じられました。

家事代行・ハウスクリーニングなら株式会社ベアーズ