Power Automateは、業務プロセスを簡単に自動化できるMicrosoftのRPAツールです。
この記事では、Power Automateの特徴やメリット、利用する際の注意点を詳しく解説します。これから業務の自動化を検討している企業や、既存システムとの連携に課題を感じている方はぜひ参考にしてください。
Power Automateとは？
Power Automateは、Microsoftが提供するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールです。プログラミングの知識がなくても、簡単に業務プロセスや日常の作業を自動化できます。
多くのアプリやサービスと連携し、繰り返し行う作業を効率化することで、企業のデジタル化や生産性向上を支える頼もしいツールです。
関連記事：RPAとは？簡単にわかりやすく解説！自動化の基本と活用方法
Power Automateの特徴
Power Automateは、Microsoft 365（旧Office 365）やDynamics 365など、他のMicrosoft製品とスムーズに連携できる点が大きな特徴です。
例えば、Outlookのメール受信をきっかけにした処理や、SharePointでのファイル管理の自動化など、既存のMicrosoft環境を活かして簡単にワークフローを構築できます。そのため、初めての方でも直感的に理解しやすいでしょう。
関連記事：
APIを使ったOutlookとiPaaS「BizteX Connect」のデータ連携方法
SharePointのAPI連携方法を解説！Teamsとの連携もスムーズに行える
Power Automateのメリット
Power Automateの導入には、多くのメリットがあります。例えば、業務の効率化やコスト削減など、さまざまな利点が考えられます。
ここでは、その中から特に重要な3つのメリットを取り上げ、それぞれについて詳しく解説します。
業務プロセスの自動化による効率化
Power Automateを使用することで、繰り返し行う定型業務を自動化できます。これにより、人為的なミスを減らし、作業時間を大幅に短縮することが可能です。
たとえば、定期的なレポート作成やデータ入力作業を自動化することで、従業員はより価値の高い業務にリソースを割けるようになります。
クロスプラットフォームの統合
Power Automateは、Microsoftの製品に限らず、多くの異なるアプリケーションやサービスと統合できます。
これにより、異なるシステム間でのデータ共有やプロセスの自動化が可能になり、全体的な業務の流れを円滑にします。たとえば、SalesforceやGoogleサービス、Slackなどのツールと連携し、統一された業務プロセスを構築することができます。
関連記事：
APIを使ったSalesforceのデータ連携
APIを使ったシステム連携でSlackに自動通知！業務効率化を促進
コスト削減が見込める
Power Automateは、業務を自動化することで、企業のコスト削減に役立ちます。繰り返しの手作業を自動化することで、人件費や残業時間を減らすことができ、効率もアップします。
また、業務の効率化により、新たな人材を採用する必要が減り、採用コストも抑えられます。さらに、既存のシステムと簡単に連携できるため、新しいソフトウェアや設備の導入にかかる費用も節約できます。エラーも減り、修正コストの削減や品質向上にもつながります。
＼事例を含めて5分でRPAがわかる／
Power Automateの主要機能
Power Automateは、業務の自動化を支援するための多機能なツールです。以下に、特に注目すべき主要機能を紹介します。
フローの作成と管理
Power Automateでは、繰り返し行われる作業や手続きを「フロー」として簡単に作成できます。
これにより、トリガーや条件に基づいて自動的に実行されるワークフローを設定し、業務の効率化を図ることができます。また、作成したフローは直感的なインターフェースで管理でき、必要に応じて修正や最適化が可能です。
テンプレートの活用
Power Automateには、さまざまな業務シナリオに対応した豊富なテンプレートが用意されています。
これらのテンプレートを利用することで、ゼロからフローを作成する必要がなく、迅速に自動化プロセスを導入することができます。テンプレートは、カスタマイズ可能であるため、自社のニーズに合わせた自動化が簡単に実現できます。
連携可能なアプリとサービス
Power Automateでは、フロー内で複雑なロジックを構築するために、条件分岐やループ処理を設定することが可能です。条件分岐により、特定の条件が満たされた場合にのみ特定のアクションを実行することができます。
また、ループ処理を利用することで、複数のアイテムに対して同じ処理を繰り返し行うことができるため、業務の自動化がさらに柔軟で強力なものになります。この機能により、より複雑な業務プロセスの自動化もシンプルに実現できます。
＼RPAの基本から運用法まで網羅しています／
Power Automateを使う際の注意点
Power Automateは、業務自動化に非常に便利なツールですが、導入にあたっていくつか注意すべき点があります。適切に活用するためには、事前にこれらのポイントを理解しておくことが重要です。
専門的な用語が多い
Power Automateは、初心者でも使いやすい設計ですが、使用中には専門的な用語や概念がしばしば登場します。これらの用語を理解することが、自動化のプロセスを効果的に活用するために必要です。
特に初めて使用する際には、これらの用語や機能に慣れるまで時間がかかる場合があります。事前に学習リソースやサポートを活用し、用語に慣れておくとスムーズに進められるでしょう。
全社展開して運用するのは難易度が高い
Power Automateを全社で展開して運用するには、しっかりとした計画と技術力が必要です。各部署や業務に合ったワークフローを作成し、全員がスムーズに利用できるようにするためには、適切なトレーニングとサポートが重要です。特に、現場のスタッフが使いこなせるようになるには、十分なトレーニング時間が欠かせません。
また、システムの複雑さや他のシステムとの関係も考慮する必要があり、全社での運用には難しさがあります。そのため、段階的に導入することや、専門チームのサポートを受けることがおすすめです。
関連記事：
なぜRPAは意味ない・役に立たないと言われるのか？
RPAの社内展開・全社展開を加速させる成功プロセスを徹底解説！
RPAの導入は失敗しやすい？失敗事例からみる成功のポイント
現場レベルで活用するなら「BizteX robop」
Microsoft製品をよく利用している方にはPower Automateがおすすめですが、現場レベルで使いやすいRPAをお探しなら、BizteXが提供する「BizteX robop」もおすすめです。導入企業の約7割が現場部門で活用しているため、導入後の操作に不安がある方でも安心して利用できます。
基本的な操作は約2時間で習得できるため、時間がかかりすぎて挫折することはほとんどありません。
初心者にも理解しやすい学習プログラムや、専任担当者による手厚いサポート、運用代行も用意されており、困ったときにもすぐに対応してもらえます。
さらに、BizteX robopはデスクトップ型RPAなので、自社開発ツールや独自の管理画面といったレガシーシステムにも対応しています。
2週間の無料トライアル期間もあるため、ぜひ操作感を試してみてください。
＼非IT部門でも運用できる使いやすいUIが特徴／
「BizteX robop」の導入事例
BizteX robopで費用対効果を大きく出すことができた成功事例をいくつかご紹介します。
紹介する事例は実際にインタビューも行っているため、より詳しく知りたい方はぜひインタビュー記事もご覧ください。
600枚以上の書類作成を自動化した事例
川西ほんわか訪問診療クリニックのBizteX robop導入事例です。 毎月、約200名分の患者情報を1名あたり3〜4つの書類へまとめる作業があり、手動で行うと50時間ほどかかっていました。
この書類作成業務をBizteX robopで自動化しました。
この600枚以上（3書類×200名）の書類作成業務を全て自動化したことで、より患者さんへのフォローアップにリソースを割けるようになりました。
従業員の負担を減らしただけでなく、サービスの質向上にも役立った成功例です。
▼こちらの導入事例の本編は下記よりご確認ください。
医療関連書類やリスト作成業務の自動化で月50時間の作業時間を削減【川西ほんわか訪問診療クリニック】
40万円/月のコスト削減に成功した事例
日本リビング保証株式会社のBizteX robop導入事例です。
これまでは、お客様から申し込みメールを受信し、その内容を基幹システムへ登録する業務を手作業で行っており、不定期にくるメール対応に追われていました。
この申し込み処理業務を、BizteX robopとiPaaS「BizteX Connect」の2つを導入することで自動化しました。iPaaSとは、異なるサービスを簡単に連携できるツールです。
お客様からの申し込みメールは、システム連携を自動で行うBizteX Connectで自動検知し、その後の社内システムへの登録作業をBizteX robopで自動化しています。RPAは自動化作業中、PCで他の作業ができないので、このようにiPaaSと組み合わせると自動化フローがスムーズに進みます。
これらを含めた複数業務の自動化によって、一部署だけで月40万円近くのコスト削減を実現しました。
▼こちらの導入事例の本編は下記よりご確認ください。
申込み処理や見積書作成・送付業務の自動化で年間約480万円のコスト削減を実現【日本リビング保証株式会社】
＞＞BizteX Connectで連携できるサービスはこちらでご確認ください。
まとめ
Power Automateは、業務プロセスの自動化を通じて生産性向上やコスト削減に大いに役立つツールです。しかし、全社での展開には計画的な導入や適切なトレーニングが不可欠です。また、他のRPAツールとの組み合わせや現場レベルでの活用を視野に入れることで、さらに効果的な業務効率化が可能となります。
例えば、BizteX robopのような現場でも扱いやすいRPAツールを併用することで、より多くの従業員が自動化の恩恵を受けやすくなります。企業ごとのニーズに合わせて、最適なツールとアプローチを選ぶことが成功の鍵となるでしょう。
＼非IT部門でも使いやすく覚えやすいRPA／
その他のMicrosoft製品の記事はこちら
Sharepoint(シェアポイント)とは？使い方や何ができるのかをわかりやすく解説
Microsoft TeamsのAPI連携方法を解説！業務自動化で生産性向上【BizteX Connect】
APIを使ったOneDriveのシステム・データ連携【BizteX Connect】
