Sharepoint(シェアポイント)とは？使い方や何ができるのかをわかりやすく解説

Microsoftが提供するクラウドベースのSharePointは、情報管理や共有に役立つ便利なツールです。本記事では、SharePointは何がすごいのか、その特徴や他の管理ツールとの違いを解説します。

また、SharePointの基本的な使い方や導入のメリット、料金プランや注意点についても解説します。導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

Sharepoint(シェアポイント)とは？何がすごい？

SharePointは、Microsoftが提供するクラウドベースの情報共有および文書管理プラットフォームです。SharePointの魅力は、柔軟なカスタマイズ性と豊富な機能にあります。これにより、ニーズに合わせた独自の情報共有環境を簡単に構築できます。

次の章では、SharePointの具体的な特徴や、他のツールとの違いについて詳しく見ていきましょう。

Sharepoint(シェアポイント)の特徴

SharePointのおもな特徴は以下の3つです。

Sharepoint(シェアポイント)と他のファイル共有・情報管理ツールの違い

SharePointはファイルを保存するだけでなく、組織全体のコラボレーションを促進する点が他のツールとの大きな違いです。

例えば、Dropboxと比べると、SharePointはファイル共有以外にも、ワークフローの自動化やチームサイトの構築など、より幅広い機能を備えています。また、Google Workspaceと比較すると、Microsoft Office製品との親和性が高く、馴染みのあるインターフェースで高度な共同作業を行うことができます。

Sharepoint(シェアポイント)の使い方

SharePointの基本的な使い方は以下のとおりです。

Sharepoint(シェアポイント)で何ができる？

SharePointは、業務効率を向上させるための多機能ツールです。文書管理、チームコラボレーション、業務の自動化など、さまざまなニーズに対応します。

以下では、主要な機能を詳しく解説します。

ドキュメント管理

SharePointは、効率的にドキュメントを管理し、チームメンバーとファイルを簡単に共有・共同編集できます。ファイルごとに細かくアクセス権限を設定できるのでセキュリティ管理も安心です。さらに、ドキュメントの変更履歴を自動的に記録し、以前のバージョンに戻すことも可能です。

チームコラボレーション

SharePointは、チーム間のコラボレーションを促進する機能が豊富です。複数のユーザーがリアルタイムで同一のドキュメントを編集でき、コメントを付けたり「いいね」をつけたりすることも可能です。また、プロジェクトやチーム専用のサイトも簡単に作成できます。

ワークフローの作成

SharePointでは、組織固有のニーズに合わせたカスタムワークフローを作成可能です。ドキュメントの承認フローを設定し、自動的に関係者に通知を送ることで、承認プロセスの自動化もできます。ワークフロー内でタスクを割り当てることで進捗を追跡できるため、タスク管理も容易です。

情報の共有とイントラネット機能

SharePointは、組織内の情報共有を促進するイントラネットとしても機能します。組織内のニュースや重要な情報を簡単に作成して共有したり、部門やプロジェクト別のサイトを作成したりすることで、関連情報を集約できます。モバイル対応のためスマホからもアクセスでき、場所を問わず情報共有が可能です。

高度な検索機能とデータ管理

SharePointの検索機能は、膨大な情報から必要なものを素早く見つけ出すことができます。ドキュメントライブラリやサイト内の情報を全文検索したり、ファイルにタグやカテゴリを付けることで、整理と検索が容易になります。リストやライブラリのデータを使って、簡単な分析や可視化もできます。

Sharepoint(シェアポイント)の導入メリットとは

SharePointを導入することで、業務プロセスの効率化や情報セキュリティの強化、そして組織内のコミュニケーション改善など、多岐にわたるメリットを享受できます。

以下では、SharePoint導入後に実現できる主要なベネフィットについて詳しく説明します。

業務効率と生産性が向上する

SharePointの導入により、業務効率と生産性が向上します。ドキュメント管理機能を活用すればファイルの編集や共有がしやすくなり、バージョン管理機能を利用すれば過去の変更履歴を確認することも可能です。

申請・承認などの業務プロセスを自動化すれば、タスクの自動割り当てや通知、承認プロセスがスムーズに行え、作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを減らすことができす。

また、クラウドベースのサービスであるため、インターネット環境があればいつでもどこからでもアクセスでき、リモートワークや出張先からの作業もしやすくなります。

セキュリティとデータ保護が強化される

SharePointの導入により、セキュリティとデータ保護が強化され、安心して利用できます。これは、ISO/IEC 27001やGDPRなどの国際的な規制基準に準拠しているためです。

ユーザーごとに詳細なアクセス権限を設定できるため、機密情報へのアクセスを適切に制御し、情報漏洩のリスクを低減します。さらに、データの転送や保存時には高度な暗号化が施され、不正アクセスや盗聴からデータを保護します。

情報の一元管理でコミュニケーションが円滑化される

SharePointを使えば、組織の情報が一箇所に集約されます。これにより、必要な情報を素早く見つけられ、意思決定のスピードが向上します。また、リアルタイムでの情報共有が可能なため、チーム間の連携がスムーズになるでしょう。

さらに、SharePointを使用することで、業務にまつわる情報や知見・ノウハウが個人ではなく社内に集約されます。これにより、会社の知的資産が蓄積され、業務に関わるすべての人が必要に応じて情報を取得できるようになります。

Sharepoint(シェアポイント)の料金プラン

SharePointの料金プランは、SharePoint Online単体のプランとMicrosoft 365に含まれるプランの2種類に分けられます。

SharePoint Online単体プランは、基本的な文書管理やチームコラボレーション機能が含まれ、1TBのストレージを使うことができます。

一方、Microsoft 365プランは、SharePoint以外のOfficeアプリケーションも含み、より幅広い機能が含まれます。

【SharePoint Online単体プラン】

プラン	月額料金(税抜)	ストレージ	主な機能
SharePoint  (プラン1)	¥749	1TB/ユーザー + 10GB/ユーザー追加	・ファイル共有 ・共同編集 ・ポータルサイト作成

【Microsoft 365プラン】 

プラン	月額料金(税抜)	ストレージ	主な機能
Business Basic	¥899	1TB/ユーザー	・カスタム法人メール ・Web版とモバイル版のWord・Excel・PowerPoint・Outlook
Business Standard	¥1,874	1TB/ユーザー	・Basic＋ ・デスクトップ版のWord・Excel・PowerPoint・Outlook  ・コラボレーションワークスペース
Business Premium	¥3,298	1TB/ユーザー	・Standard +  ・セキュリティ機能強化
Apps for business	¥1,236	1TB/ユーザー	・デスクトップ版Office アプリ ・電話 ・Webサポートいつでも利用可能

Sharepoint(シェアポイント)の注意点

SharePointは多くのメリットを持つ一方で、以下のような注意すべき点もあります。

• オリジナリティのあるサイトデザインは難しい
• 多機能のため複雑化しないように注意

SharePointを導入する際は、ニーズに合わせて使いやすい設計を心がけましょう。

オリジナリティのあるサイトデザインは難しい

SharePointは、標準のテンプレートやデザイン要素を使用してサイトを構築するため、完全にオリジナルなデザインにすることは難しい場合があります。

SharePointのモダンUIでは、デザインのカスタマイズに制限があり、例えば、ヘッダーやナビゲーションの配置、フォントの種類などを大幅に変更することは難しいでしょう。独自性を反映したデザインや、より高度なカスタマイズを行うためには、HTMLやCSSなどのスキルが必要です。

多機能のため複雑化しないように注意

SharePointは非常に多機能なプラットフォームですが、その多機能性ゆえに複雑化しやすいという側面があります。必要以上に機能を詰め込むと、かえって使いにくくなることも。サイトの構造が複雑になると、ユーザーが必要な情報を見つけられなくなる恐れもあります。

この問題を避けるには、まず基本的な機能から始め、徐々に拡張していきましょう。また、定期的に見直しをして、不要な機能は削除するなど、つねに最適化を心がけることが重要です。

Sharepoint(シェアポイント)を他サービスと簡単に連携させる方法

Sharepointは、APIを通じて他システムと連携することで、業務フロー全体を効率化させることができるようになります。

ただその際には専門的な知識が必要になるため、ノーコード・ローコードでシステム連携ができるiPaaSを活用して連携を行うのがおすすめです。

ここではBizteXが提供するiPaaS「BizteX Connect」を詳しく解説します。

iPaaS「BizteX Connect」で連携するのがおすすめ

iPaaS『BizteX Connect』は、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができるシステム連携ツールです。”複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

また、接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携やデータの高速処理も可能です。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。

Sharepointを利用する場合は、例えばGmailやTeamsなどと連携すれば、請求書ファイル管理をラクにしてくれます。

Gmailで送付された請求書ファイルをSharepointへ自動保存・転送し、その結果をTeamsへ自動で通知することができます。これにより、対応漏れなどのミスを無くし、顧客対応の時間を増やすことが可能になります。

これらの連携はBizteX Connectのフリープランで実現可能です。

より幅広く使える有料プランを使いたい場合でも、1週間の無料トライアルでお試し利用ができるため、気になる方はお気軽にお問い合わせください。

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Sharepoint(シェアポイント)は情報管理コラボレーションツール

SharePointは、Microsoftが提供する多機能な情報管理およびコラボレーションプラットフォームです。ドキュメント管理、チームコラボレーション、ワークフローの自動化など、組織の業務効率を大幅に向上させる機能を備えています。

また、Office製品との連携により、使い慣れたツールでシームレスに作業を進めることができます。さらに、Office製品以外のサービスとの連携が必要な場合でも、iPaaSを活用することで、幅広い業務でシームレスな連携を実現できます。ただし、導入時には機能の複雑化に注意が必要ですが、適切に活用すれば、組織のコミュニケーションと生産性を飛躍的に向上させる強力なツールとなるでしょう。

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