RPAとは？初心者向けに簡単にわかりやすく解説！導入メリットと活用事例も紹介

業務効率化は、多くの企業にとって重要な課題となっています。そうした中で注目されているのが、「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」という自動化技術です。

本記事では、「RPAとは何か？」をはじめ、導入によるメリット、具体的な業務例、活用事例までを初心者にも分かりやすく解説します。この記事を読むことで、RPAがどのように業務の効率化や生産性向上に役立つのかが理解できるでしょう。

記事後半では、初めてRPA導入される方向けのRPAを紹介しています。

RPAとは？簡単に説明すると

RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上の業務を自動化するソフトウェアのことです。特に、人が手作業で行う定型業務をロボットに代行させることで、業務の効率化と生産性向上を実現できます。

RPAはプログラムを書くことなく業務を自動化できるため、ITスキルがない人でも導入しやすいのが特徴です。企業のバックオフィス業務やデータ入力作業を中心に、多くの業界で活用が進んでいます。

RPAの仕組みとできること

RPAは、主に以下のような業務を自動化できます。

• データ入力（Excelやシステムへの入力作業）
• 伝票処理や請求書の作成
• メールの送信や返信の自動化
• システム間のデータ連携
• Webサイトの情報取得（スクレイピング）

RPAは、決められた手順に従って業務を遂行するため、人が作業するのと同じようにパソコンを操作して業務を行います。

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AIや従来の自動化ツールとの違い

ツール	特徴
RPA	さまざまなアプリケーションの定型業務を幅広く自動化できる 高度な専門知識がなくても、操作できるケースが多い 主体的な処理はできず、あらかじめ設定したルールに忠実に従う
AI	データベースの情報をもとに、状況に応じて自律的な判断ができる 開発や運用に大きなコストがかかる
Excelマクロ	Excelなど一部のアプリケーションの操作のみ自動化できる プログラミングなどの専門知識がないと、操作が難しい

RPAは「ルールに基づいた業務」を自動化するツールですが、AI（人工知能）は「データを学習しながら判断」する点が異なります。AIと組み合わせることで、より高度な自動化が可能になります。

また、Excelのマクロや従来のプログラムによる自動化とは異なり、RPAはさまざまなアプリケーションやシステムと連携しやすく、直感的に操作できるのが特徴です。

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RPAで自動化する3つのメリット

RPAの導入によるメリットは数多くありますが、特に注目すべきポイントを3つに絞って解説します。これらのメリットを理解することで、企業がRPAを導入する意義を具体的にイメージできるでしょう。

ヒューマンエラーを防止し業務品質が向上

RPAは人間のミスをなくすための強力なツールです。データ入力や数値集計の際に発生しやすいヒューマンエラーを完全に排除できるため、業務の精度が飛躍的に向上します。

例えば、金融機関における顧客データの管理や、在庫管理システムでのミス防止に活用されており、結果として顧客満足度の向上や信頼性の向上に寄与しています。

人件費を削減しながら生産性向上

RPAの最大の利点の一つが、コスト削減効果です。定型業務にかかる作業時間を大幅に短縮することで、人件費を削減できます。

同時に、従業員は本来集中すべきコア業務に専念できるようになるため、全体的な生産性向上が見込まれます。例えば、データ処理の時間が1日8時間から1時間に短縮されるケースも珍しくありません。

コア業務にリソースを再配置

RPAによって定型業務が効率化されることで、従業員がより戦略的で価値の高い業務に集中できるようになります。

例えば、営業部門が顧客対応に注力する時間を増やしたり、開発部門が新しい製品開発に力を入れることが可能になります。これにより、顧客満足度と従業員満足度のどちらも向上させることができます。

※メリット・デメリットどちらも知りたい方は「RPA導入のメリットとは？デメリットや成功事例も解説」記事で、成功事例とともにご確認ください。

大企業だけでなく中小企業でも導入が進む理由

RPAの導入は、大企業だけでなく中小企業にも広がっています。その理由は、業務の効率化とコスト削減の効果が大きいためです。

例えば、データ入力や請求書処理などの定型業務を自動化することで、作業時間を短縮し、ヒューマンエラーを削減できます。

また、24時間稼働できるため、人手不足の解消や生産性向上にも貢献します。実際に、見積書作成の自動化やPOSデータの集計業務など、多くの中小企業が成功事例を生み出しています。

中小企業で働いている方は、詳細解説している「RPAが中小企業の課題を解決！業務効率化を実現する方法」記事を読むことで、より理解が深まるでしょう。

RPAの活用事例3選

RPAの導入事例を知ることで、具体的な活用イメージを描きやすくなります。ここでは、実際にRPA「BizteX robop」を導入して業務効率化を実現した企業の事例を3つご紹介します。

申込み処理や見積書作成・送付業務の自動化｜日本リビング保証株式会社

＞＞申込み処理や見積書作成・送付業務の自動化で年間約480万円のコスト削減を実現【日本リビング保証株式会社】

日本リビング保証株式会社では、住宅関連の保証業務において、多数の見積書を作成し、顧客に送付する作業が発生していました。従来は、人手での対応が必要だったため、作業時間が長くなり、ミスの発生も課題となっていました。しかし、RPAを導入することで、申込み処理から見積書作成、送付までの一連のプロセスを自動化。

実際の削減時間やコストの削減率を計算すると、月間で約40万円近く、年間で約480万円ほどのコスト削減が実現しています。これにより、スタッフは顧客サービスの向上に注力できるようになりました。

医療関連書類やリスト作成業務の自動化｜川西ほんわか訪問診療クリニック

＞＞医療関連書類やリスト作成業務の自動化で月50時間の作業時間を削減【川西ほんわか訪問診療クリニック】

川西ほんわか訪問診療クリニックでは、患者リストや診療スケジュールの作成といった定型業務が多く、医療スタッフの負担となっていました。特に、毎日の診療内容や患者の情報を正確に管理する必要があり、ミスが許されない業務でした。

RPAを導入した結果、これらの業務が自動化され、情報の正確性が向上するとともに、スタッフが診療業務に専念できるようになりました。時間の節約だけでなく、患者対応の質も向上しています。

給与計算や経費精算業務を自動化｜社会保険労務士事務所ダブルブリッジ

＞＞給与計算や経費精算、データ加工業務をロボットで自動化【社会保険労務士事務所ダブルブリッジ】

社会保険労務士事務所ダブルブリッジでは、毎月の給与計算や経費精算といった煩雑な業務をRPAで自動化しました。これまで、手動で行っていた業務には多くの時間が費やされていましたが、RPAの導入により、作業時間を70%以上削減することに成功。

さらに、計算ミスもなくなり、クライアントへの提供サービスの品質が向上しました。この成功事例は、他の同業者にも広がりつつあります。

 上記事例に近いバックオフィスの自動化記事はこちら：
RPAは経理業務の自動化に最適！「BizteX robop」の活用事例をもとに解説
バックオフィス業務自動化の進め方・事例を解説！効率化のポイントとは？

RPA導入の手順と選び方

RPAを効果的に導入するには、適切な手順を踏み、自動化に適した業務を選定した上で、最適なRPAツールを選ぶことが重要です。

ここではRPAの導入手順と選び方について解説します。

RPA導入の基本ステップ

RPAツールの種類と選び方

RPAツールは主に「クラウド型」「オンプレミス型」「デスクトップ型」の3種類に分類されます。クラウド型はインターネット経由で利用し、初期コストが低くスケーラビリティに優れています。

オンプレミス型は自社サーバー上で運用し、高いセキュリティとカスタマイズ性が特徴です。

デスクトップ型は各PCにインストールして使用し、導入が容易で小規模な業務の自動化に適しています。選定時は、自社の業務内容やセキュリティ要件、予算に応じて最適なタイプを選ぶことが重要です。

もっと詳しく知りたい方は「RPAの種類を解説！クラウド型・オンプレミス型・デスクトップ型を徹底比較」記事を読むのがおすすめです。

おすすめのRPAツールは「BizteX robop」基本操作は2時間で習得可能

RPAツールを導入する際に気になるのは、その操作の難易度や習得にかかる時間です。「BizteX robop」は初心者にも優しく、基本操作をわずか2時間で習得できる手軽さが魅力です。

そのため、専門知識がなくても簡単に始められるRPAツールです。2週間の無料トライアルがあり、トライアル後も作成したロボットをそのまま利用可能です。

＞＞BizteX robopサービスサイト

学習プログラム・サポートが充実している

BizteX robopは、初心者でも安心して導入・運用できるよう、充実した学習リソースとサポート体制を提供しています。オンラインの学習プログラムや分かりやすいチュートリアルを完備しており、RPAの知識がない方でもスムーズに操作を習得できます。

さらに、導入後の勉強会や、専門のカスタマーサポートによる迅速な対応があるため、運用中の疑問やトラブルにも安心して対応できます。

エラーなく安定稼働できる機能が揃っている

BizteX robopは、業務の自動化を安定して実行できる高い信頼性を持っています。RPAツールでよく発生するエラーの一因である「画像認識の精度不足」に対しても、BizteX robopは複数の認識方法を組み合わせることで正確な処理を実現。

さらに、エラー発生時の対応機能や運用支援機能が備わっており、業務が途中で停止するリスクを最小限に抑えます。

他社のRPAと何が違うのか

API連携による柔軟な自動化
「BizteX Connect」と連携することで、kintoneやGoogleスプレッドシートなどのクラウドサービスとも簡単にAPI連携が可能です。この仕組みにより、UIの変更に左右されず安定的な自動化が実現します。

無料の業務自動化診断と導入支援
「BizteX robop」では、無料で業務自動化診断を実施し、最適化すべき業務の抽出をサポートします。アンケート形式で簡単に診断レポートが作成できるため、導入前の課題や自動化の効果が明確になります。

伴走型サポートで確実な運用を実現
導入後も、問い合わせ無制限や即日対応など、丁寧なサポート体制を提供しています。専門スキルがなくても短期間で習得可能な環境を整えています。特に、運用定着まで伴走する姿勢は、他社にはない大きな強みです。

RPAに関するQ&A

RPAに関する疑問や不安は多くの人が持っています。ここでは、RPAを導入する際によく寄せられる質問に答える形で、理解を深めていきましょう。

RPAで操作できるシステムはどれ？

RPAは、Excel、ERP（基幹業務システム）、クラウドアプリケーション、ブラウザベースのシステムなど、さまざまなシステムを操作できます。

RPAで操作できるシステム例

例えば、販売管理システムから顧客データを抽出して、別の会計ソフトに転記するような操作も可能です。また、複数のシステムを連携させて一括管理することもできるため、複雑な業務フローにも対応できます。

※デスクトップ型RPAの場合

RPAの自動化を成功させるコツは？

RPAの自動化を成功させるコツは以下の2つです。 

• ベンダーのサポート体制が充実していること 
• スモールスタートで始めること 

初めてRPAを導入する際には、サポート体制の確認が重要です。特に海外製品は時差や言語の壁で適切なサポートが受けられない場合があるため注意が必要です。

また、一度に多くのプロセスを自動化するのは避け、スモールスタートで段階的に進めることが成功のポイントとなります。

RPAの市場規模は？

2024年以降のデータは現時点で公開されていませんが、矢野経済研究所のデータによると、2023年度のRPA市場規模は事業者売上高ベースで約1兆5,200億円に達すると予測されています。このことから、RPA市場は大きく右肩上がりで成長を続けているといえます。

2019年度の約530億円と比較すると、わずか4年間で約28倍もの拡大が見込まれており、RPAが日本のビジネス市場において非常に重要な位置を占めるようになっていることが分かります。この著しい成長は、RPAの導入が各業界で広がりを見せているだけでなく、関連サービスの需要が急拡大していることが大きく寄与していると考えられます。

日本企業のRPA導入率は？

2019年8月にガートナー社が実施した調査によると、日本企業におけるRPAの導入率は47.5%に達しています。また、市場規模の推移からもわかるように、2024年時点でもその導入率は増加傾向にあります。RPAを導入する企業が増えている背景には、いくつかの要因が挙げられます。

まず、少子高齢化の進行による労働人口の減少が深刻化しており、この課題を解決するために省力化や効率化を進める必要があります。また、競争が激化する中で、企業は限られたリソースを効率的に活用し、コスト削減を実現することが求められています。

さらに、働き方改革の推進により、長時間労働を削減し、従業員がより付加価値の高い業務に専念できる環境を整える必要性が高まっていることも、RPA需要の拡大に寄与しています。

＞＞5分でわかる！RPA完全ガイドブック

まとめ｜RPAで業務効率化を実現しよう

RPAは、単純な定型業務を自動化し、人間の手間を大幅に削減する強力なツールです。本記事では、RPAの基本から導入メリット、具体的な業務例や成功事例を詳しく解説しました。RPAを活用すれば、業務効率が向上し、従業員がよりクリエイティブな業務に集中できるようになります。

RPA導入を検討している企業は、まず自社の課題を洗い出し、適切なツールを選ぶことから始めましょう。本記事を参考に、ぜひRPAの活用を進めてください。

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