発注業務を効率化する方法｜RPA・OCR・iPaaSで転記/照合/登録を自動化

2020.10.212026.02.04

発注業務は「転記」「照合」「登録」が多く、ミス・差戻し・承認待ちが重なるとリードタイムが伸びやすい業務です。現場で頑張っても、同じ情報の二重入力や確認作業が残る限り、改善は頭打ちになりがちです。

本記事では、発注業務で非効率が生まれる原因を整理したうえで、RPA・AI-OCR・iPaaSを使って転記/照合/登録を自動化する考え方を解説します。あわせて、FAX注文書をAI-OCRでデータ化し、RPAで照合・登録まで自動化する受発注フローなど、具体的な効率化事例も紹介します。

最初は「転記」などの定型作業からで十分です。
小さく始めて、効果を見ながら広げましょう！

この記事でわかること

発注業務で非効率が起きる典型パターン
転記・照合・登録を自動化する考え方（RPA／AI-OCR／iPaaS）
受発注業務の具体的な自動化フロー

発注業務の非効率が生まれる原因

発注業務の遅延やミスは、担当者の努力不足ではなく業務構造に起因することが多いです。転記・二重入力・照合・承認待ちが連鎖すると、確認工数が増え、差戻しによってさらに遅れが拡大します。

ここでは、発注業務で特に起きやすい非効率の原因を3つに絞って整理します。

手作業による入力・転記ミス

Excelやメール、紙の情報を購買システムや基幹システムへ転記する運用が残っていると、件数に比例してミスが増えやすくなります。特に取引先名、品目コード、数量、金額、納期は、1文字・1桁の誤りでも影響が大きい項目です。

誤登録が起きると、差戻し、二重発注、納期遅延、支払い遅れなどが連鎖し、結果として確認作業や問い合わせが増えて“余計に忙しくなる”状態に陥ります。ミスを減らすには注意力に頼るのではなく、転記工程そのものを削減する／自動化する設計が効果的です。

システム間のデータ分断（同じ情報の二重入力）

発注業務に関わるシステムは、会計・在庫・購買・販売管理など複数に分かれがちです。連携されていないと、同じ情報を複数システムに入力する必要があり、照合や確認の手間が増えます。さらに部門ごとにツールが異なると、進捗を一元管理できず「承認が止まっている」「登録が未完了」といった状態を見落としやすくなります。

結果として二重入力・入力漏れ・確認漏れが起きやすくなり、発注から納品までのリードタイムも伸びていきます。根本解決には、分断ポイントを特定し、連携で埋めることが欠かせません。

属人化と承認フローの遅延

発注業務は「誰がどこまで確認するか」「例外時にどう動くか」が曖昧だと属人化しやすく、担当者依存の運用になります。担当者が休むだけで処理が滞る、引継ぎで品質が落ちる、といったリスクが現実化しやすいのもこの領域です。

加えて承認がメールや紙中心だと、上長の確認待ちがボトルネックになり、差戻しが発生するほどリードタイムが伸びます。改善のポイントは気合で承認を早めることではなく、承認条件と例外の定義を整理して“迷いどころ”を減らすことです。

転記・照合・登録のような定型作業は、RPAで自動化しやすい領域！
紙やシステム分断がある場合は、AI-OCRやiPaaSと組み合わせると進めやすくなりますよ。

受発注業務をRPAで効率化した事例

発注業務は「紙・PDFが残る」「取引先ごとに受付方法が異なる」といった理由から、自動化のハードルが高いと思われがちです。しかし実際は、転記・照合・登録といった定型工程を切り出して設計すれば、入力起点が複数でも効率化を進められます。

下記のフロー図は、FAX注文書と取引先受発注システムのデータが混在する環境でも、転記／照合／登録までを一連で自動化した例です。

この事例のポイントは、入力経路が複数あっても、転記・照合・登録までを分断せずにつなげている点にあります。

注文書（FAX）はPDFとして保存し、PDFはAI-OCRでCSV化。あわせて取引先受発注システムからXMLをダウンロードし、照合用データとして利用します。以降の工程ではRPAが、Excelへの転記、発注番号・納品先の転記、数量の照合、取引先受発注システムへの登録、完了証跡の保存までを自動で実行します。

人が介入するのは、照合でNGになった例外のみです。定型処理と例外対応の役割を明確に分けることで、確認工数を抑えながら、ミスの発生も抑制しやすくなります。

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発注業務の効率化で見落とされがちなポイント

先ほどの事例のように、発注業務は「転記／照合／登録」を中心に設計すれば、紙・PDFやシステム混在があっても効率化を進められます。

ただし現場では「入力を速くする」ことだけに焦点が当たり、確認・承認・登録や証憑管理がボトルネックとして残り、期待した効果につながらないケースも少なくありません。

ここでは、効率化を成果につなげるために押さえておきたいポイントを整理します。

効率化は「定型」と「例外」を分けて設計する（確認・承認・登録まで含める）

発注業務の負荷は、入力作業そのものよりも、数量や納期の照合、社内ルールの確認、上長承認、取引先システムへの登録、証跡の保存といった確認・承認・登録の連なりで膨らみやすいのが特徴です。ここを人が全件チェックする前提のままだと、工数が削れないだけでなく、確認疲れによる見落としも起きやすくなります。

そこで重要になるのが、工程を定型（ルールで処理できる）と例外（人の判断が必要）に分け、定型は自動化、例外だけを人が確認する運用に寄せることです。効率化の狙いは「全部を自動化」ではなく、人の判断を“必要なところ”に集中させる設計にあります。

ツールを当てはめる前に、現状フローを見える化して“自動化対象”を決める

いきなりツール導入から始めると「例外が思った以上に多い」「どこまで自動化すべきか曖昧」といった理由で手戻りが起きがちです。最初に行うべきは、現状フローの見える化です。

誰が、どの情報を、どのタイミングで、どこへ渡しているかを棚卸しすると、二重入力や照合の重複、承認待ちが発生している箇所が見えてきます。さらに、作業実態をデータで可視化できると「どこがボトルネックか」「どこを先に直すべきか」を根拠をもって判断でき、改善の優先順位がブレにくくなります。

ここが明確になると、RPAで置き換えるべき定型作業、iPaaSで連携すべき分断ポイント、AI-OCRが必要な紙/PDF起点が整理でき、導入後の手戻りを抑えやすくなります。

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発注業務を効率化する進め方（3ステップ）

発注業務の効率化は、順番を間違えると手戻りが増えがちです。ここでは「見える化→標準化→自動化」の3ステップで整理します。紙・FAX・PDFが残るケースや、システム分断があるケースも想定し、つまずきやすい点もあわせて押さえます。

STEP

業務フローの見える化と課題特定

まずは発注業務の流れを可視化し、工数・ミス・遅延が「どこで」「なぜ」発生しているかを特定します。誰が何を入力し、どこで照合し、誰が承認し、どこへ登録しているかを整理するだけでも、二重入力や承認待ちなどのボトルネックが明確になります。

可能であれば、作業の実態をデータで把握できると、改善の優先順位を根拠をもって決めやすくなります。

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STEP

発注ルールの統一（標準化）

ボトルネックが見えたら、次は標準化です。入力ルール、承認条件、マスタ更新、例外の扱い（OK/NGの線引き）を揃えるだけでも、照合や差戻しが減り、後工程の負担が軽くなります。

全社で一気に統一する必要はありません。件数が多い取引先や、ミスが起きやすい工程から優先して整えるのが現実的です。

STEP

定型作業の自動化（RPA / AI-OCR）

標準化ができたら、転記・照合・登録などの定型作業を自動化します。紙・FAX・PDFが残る場合はAI-OCRでデータ化し、後工程（転記・照合・登録）をRPAでつなげるのがポイントです。

最初は日次で発生する転記・登録など、効果が見えやすい業務から始めるのがおすすめです。

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システム分断が原因で二重入力が多い場合は、iPaaSで連携を整備すると転記工程を減らせます。

例外は必ず出るので、NG時の担当・期限・エスカレーションと、
証跡の残し方だけ先に決めておくのがコツです。
ログが残る形にしておくと、あとで改善もしやすくなります。

発注業務の効率化サービスの得意分野（RPA / AI-OCR / iPaaS / IPO）

発注業務の効率化は、RPAだけで完結するとは限りません。紙・PDFが残るならAI-OCR、システム分断が原因ならiPaaS、設計や運用の詰まりが大きいならIPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）という考え方が有効です。

ここでは各手段の得意領域と、つまずきやすいポイントを整理します。

RPA｜画面操作・転記・登録などPC上の定型業務を処理する

RPAが得意なのは、PC上で繰り返す定型作業をそのまま置き換えることです。たとえば、Excel/CSVの値をシステム画面に入力する、定型項目を転記する、ルールに沿って照合してOK/NGを判定する、取引先受発注システムに登録して証跡を保存する――こうした工程は相性が良い領域です。

注意点は、判断基準が曖昧なまま自動化すると例外が増え、運用が重くなりやすいこと。標準化された業務から着手し、例外は人が扱う設計にすると効果が安定します。

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AI-OCR｜紙・FAX・PDFをデータ化して後工程につなぐ

発注業務に紙・FAX・PDFが残ると、自動化の入口でつまずきやすくなります。AI-OCRは、こうした非構造データをCSVなどに変換し、後工程（転記・照合・登録）へつなげる役割を担います。

ただし、AI-OCR単体で業務が完結するケースは多くありません。変換後のデータをどう整形し、どこに登録し、どの条件で照合するかまで含めて設計してこそ効果が出ます。書式が揺れやすい受発注業務では、AI-OCRで入口を整え、RPAで後工程をつなぐ組み合わせにすると費用対効果が出やすいです。

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iPaaS｜SaaS/システム間のデータ連携の安定させる

システム間の分断が原因で二重入力や照合が増えているなら、iPaaSによる連携が有効です。API連携できる領域は転記そのものを減らせるだけでなく、リアルタイムにデータを反映しやすいため、発注状況の遅れや行き違いも起こりにくくなります。さらに、画面操作に比べてログイン状態や画面変化の影響を受けにくく、安定稼働しやすい点もメリットです。

よくある落とし穴は、連携をすべてRPAの画面操作でつなぎ、環境変化で止まりやすくなることです。APIでつなげるところはiPaaSを優先し、画面操作が必要な箇所をRPAで補う設計にすると、停止リスクを抑えながら効率化を進めやすくなります。

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IPOという考え方｜業務プロセス全体を“設計〜運用”まで代行する

発注業務の改善が進まない背景には、ツール以前に「設計と運用」が詰まっているケースがあります。関係部門が多い、ルールが揃わない、例外が多い――に加えて、社内に自動化ツールを活用・運用するリソースが足りないと、導入しても定着や改善まで手が回りません。

そこで有効なのが、IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）という考え方です。IPOは、RPA・AI-OCR・iPaaSなどを組み合わせて業務全体を最適化する発想で、設計だけでなく構築・運用までを代行します。個別ツール単体では難しい部門横断の自動化や、例外処理を含む高度な自動化まで見据えて取り組めるのが特徴です。

どれが自社向きか迷ったら、まず状況を聞かせてください。
最適な進め方を一緒に整理します。

＞＞発注業務の効率化・自動化について問い合わせる（無料）

BizteXでどう解決する？発注業務に効く3サービス

発注業務の課題は、転記の多さ、システム分断、設計・運用の詰まりなど原因が分かれます。BizteX robop、BizteX Connect、インテリジェントフローは得意領域が異なるため、課題に合わせて選ぶことが重要です。

ここでは、それぞれがどこに効くのかと、試しやすさの観点も含めて整理します。

スクロールできます

サービス	特徴	適した業務範囲	導入ハードル	無料利用
BizteX robop （RPA）	デスクトップ型RPA。直感操作で入力や帳票作成を自動化。画像認識による安定稼働。	定型入力・データ転記	低（現場で導入可）	2週間トライアル
BizteX Connect （iPaaS）	iPaaS。国内SaaSに強く、API連携でシステム間をシームレスに統合。RPA連携でオンプレ対応も可。	発注・購買データのシステム連携	中（要フロー設計）	1週間トライアル
インテリジェントフロー（代行）	IPOサービス。RPA・iPaaS・AIを組み合わせ、設計〜運用・改善まで代行。発注業務全体の最適化に対応。	発注管理＋会計・請求を含む部門横断業務	低（代行型支援）	無料プラン

BizteX robop：現場主導で始めやすいRPAで、転記・登録の手作業を減らす

BizteX robop紹介画像 — プログラミング不要のデスクトップRPA「BizteX robop」

BizteX robopは、PC上の定型作業（転記・登録・ファイル操作など）を自動化するRPAです。発注業務では、Excel/CSVの入力、基幹システムや取引先受発注システムへの登録、完了証跡の保存といった“繰り返し作業”の負担を下げる用途で効果が出やすいのが特徴です。

加えて、直感的に操作できて習得しやすい設計のため、現場部門でも自動化を回しやすい点が強みです。画面操作が必要なレガシー環境にも対応しやすく、専任のサポート体制で運用・改善を進めやすいのも導入後の安心材料になります。2週間無料トライアルで、実業務に当てて適合性を検証できます。

＞＞BizteX robopのサービスページ

BizteX Connect：国産SaaS連携×安定実行で、発注データをリアルタイム連携

BizteX Connect紹介画像 — ノーコード国産iPaaS「BizteX Connect」

BizteX Connectは、システム間のデータ連携を担うiPaaSです。会計・在庫・購買などが分断されていると二重入力や照合が増えますが、APIでつなげる領域をBizteX Connectで連携することで、転記工程そのものを減らしやすくなります。

発注業務では、データをリアルタイムに反映しやすいこと、そして画面操作に比べてログイン状態やブラウザ更新の影響を受けにくく安定実行しやすい点が効きどころです。さらに、監査ログ・権限管理など運用面も整えやすく、部門展開もしやすい設計です。

AI-OCRはオプションで利用できるため、紙・PDFが残る場合も「データ化→連携→登録」まで一連で組み立てやすくなります。1週間無料トライアルで接続性や運用イメージを確認できます。

＞＞BizteX Connectのサービスページ

インテリジェントフロー：自動化の設計〜運用まで“成果”を代行する

インテリジェントフロー紹介画像 — 外部委託の業務改善サービス「インテリジェントフロー」

発注業務が部門横断で複雑化している場合、ツールを入れても「例外が多い」「ルールが揃わない」「改善が続かない」といった理由で止まりやすくなります。インテリジェントフローは、こうした状況で設計・構築・運用・改善までを一気通貫で進めやすい代行サービスです。

特徴は、RPA・iPaaS・AIなどを組み合わせた自動化に加えて、人の判断が必要な工程も前提にしたフロー設計（ヒューマン・イン・ザ・ループ）まで含めて最適化できる点。社内に自動化を回すリソースが足りない場合でも、代行型で“運用まで含めて成果に寄せる”進め方が取りやすくなります。条件付きで1フローまで無料で代行できるプランがあるため、まずは一部から効果を確認することも可能です。

＞＞インテリジェントフローのサービスページ

▼より詳しく知りたい方は下記記事をチェック

どれが良いか迷ったら、まずご相談ください。
費用対効果が出る方法を一緒に考えましょう！

発注業務効率化でよくある質問

発注業務の効率化は、企業規模やシステム環境、取引先とのやり取りの形によって最適解が変わります。ここでは検討時によくある疑問を整理し、RPA・AI-OCR・iPaaSの使い分けや、IPOの考え方も含めて判断ポイントをまとめます。

発注業務の効率化は、まず何から始めるのが効果的ですか？: いきなりツール導入ではなく、発注の流れ（入力→照合→承認→登録→証跡）を見える化し、ボトルネックを特定するのが近道です。件数が多い転記・登録など“定型作業”から着手すると効果が出やすくなります。
発注業務にRPAを使うと、どの工程を自動化できますか？: 画面操作を伴う転記・登録、定型ルールでの照合、完了証跡の保存などが自動化しやすい工程です。一方で、例外判断（取引先確認が必要、条件外の注文など）は人が対応する前提で設計すると運用が安定します。
紙・FAX・PDFの注文書が残っていても効率化できますか？: 可能です。AI-OCRで注文書をデータ化し、RPAで転記・照合・登録までつなげると効果が出やすくなります。ポイントは「データ化して終わり」ではなく、登録・証跡まで含めて一連で設計することです。
発注業務の二重入力やシステム間の分断は、どう解消するのがよいですか？: API連携できる領域はiPaaSでつなぎ、転記そのものを減らすのが基本です。APIがないシステムや画面操作が必要な箇所はRPAで補完すると、現実的に改善を進めやすくなります。
発注業務の自動化を進めるうえで、つまずきやすいポイントは何ですか？: つまずきやすいのは「例外処理の設計不足」と「最初から範囲を広げすぎること」です。OK/NG条件と、NG時の対応ルール（担当・期限・エスカレーション、証跡の残し方）を先に決めておくと運用が安定します。加えて、毎日/毎週発生する定型作業から小さく始めると手戻りを抑えられます。