RPAで自治体の業務を効率化！自動化のメリットや活用事例を解説

自治体の業務効率化ツールとして、RPAが注目を集めています。人手不足や業務量増加に悩む自治体にとって、RPAは強力な解決策となります。

本記事では、自治体におけるRPA導入のメリットや具体的な活用事例、成功のポイントを詳しく解説します。さらに、業務の自動化で住民サービスの向上と職員の働き方改革を同時に実現する方法をご紹介します。

自治体におけるRPAの必要性

人口減少や高齢化により自治体の仕事は増える一方ですが、職員数は減少傾向にあります。この状況を打開するツールとして、RPAが注目を集めています。

RPAとは、PC上の作業を自動化する技術のことです。定型作業を自動で行うため、職員の負担軽減につながります。人手不足に悩む自治体にとって、RPAは心強い味方となるでしょう。

それでは、なぜ自治体にRPAが必要なのか、詳しく見ていきましょう。

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RPAによる業務自動化が必要とされる背景

自治体の業務改善に、RPAが欠かせない存在となっています。その理由は、深刻化する人手不足にあります。少子高齢化により働き手が減少する一方で、行政サービスの需要は増加の一途をたどっています。この課題を解決するには、テクノロジーの力が必要不可欠です。

RPAは定型作業を自動で行うため、人を増やさなくても業務をこなせます。データ入力や書類作成など、定型作業の多い自治体業務にはRPAがぴったりです。

人手不足を補い、業務効率を上げるRPAは、自治体のDX化を進める強力なツールとして、注目を集めています。

自治体が抱える課題とは

自治体は、以下のようなさまざまな課題に直面しています。

これらの課題は相互に関連し、自治体運営を圧迫しています。例えば、少子高齢化による労働力人口の減少は税収の減少と直結し、さらに社会保障費の増大を招きます。

このような状況下で、自治体は限られたリソースを効率的に活用する必要があります。RPAの導入は、これらの課題解決の糸口となる可能性を秘めています。業務の効率化と質の向上を両立させ、住民サービスの維持・向上を図ることが可能です。

自治体にRPA導入して自動化できること

自治体の業務の中には、RPAを導入することで自動化できることがたくさんあります。特に定型作業の多い分野で威力を発揮し、税務や社会保険・福祉といった業務では、データ入力や書類作成の自動化が可能です。職員の負担軽減だけでなく、ミス防止や処理速度向上にもつながります。

それでは、具体的にどのような業務をRPAで自動化できるのか、見ていきましょう。

税務関連業務

税務関連業務では、以下のような作業が自動化できます。

• 納税通知書の発行
• 納税証明書の作成
• 税金計算の自動化
• 納税データの確認・更新

例えば固定資産税の処理では、土地の登記情報入力を自動化することで、作業時間を大幅に削減可能です。これにより正確性が向上し、ミスを減らすことができます。

また、法人市民税の申告書処理も自動化可能です。申告書データの入力から基幹システムへの登録まで、一連の作業をRPAが行うことで、業務効率が大幅に改善されます。

これらの自動化により税務業務全体の効率が劇的に向上し、より迅速かつ正確な対応が可能となります。

社会保険・福祉業務

社会保険・福祉業務では、以下のような作業が自動化できます。

• 年金関連の申請受付
• 介護保険の申請処理
• 各種福祉サービスのデータ更新
• 申請書の内容確認と入力

例えば、介護保険の高額介護サービス費支給申請では、申請書の確認から業務システムへの入力まで自動化できます。これにより、処理時間の短縮と入力ミスの削減が可能です。

児童手当の現況届処理も、RPAの活用が効果的です。受給資格の確認から支給額計算まで、一連の作業を自動で行えます。

RPAの導入により、職員は相談業務など、より住民に寄り添った仕事に集中できるようになります。

関連記事：【福祉・医療業界向け】RPA導入の事例と失敗しないツール選びのコツ

人事・給与業務

人事・給与業務では、以下のような作業が自動化できます。

• 職員の勤怠管理
• 給与計算の自動化
• 福利厚生手続き
• 人事評価データの処理

例えば、勤怠管理では出退勤データの自動集計が可能です。これにより、手作業での計算ミスを防げます。

給与計算もRPAの得意分野で、各種手当や控除の計算を自動化でき、正確性が向上します。

福利厚生の手続きも、保険加入や変更の申請処理を自動化し、処理時間を短縮可能です。

人事・給与業務のRPA化で手作業によるミスを減らし、修正の手間を省くことでコストを削減できます。

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データ入力・更新作業

データ入力・更新作業では、以下のような作業が自動化できます。

• 住民情報の新規登録
• 住所変更などの情報更新
• 各種申請書のデータ化
• 複数システム間のデータ連携

例えば住民の転入届処理では、申請書の内容を自動で住民基本台帳システムに反映できます。手入力と比べ、大幅な時間短縮とミス防止につながります。

また定期的な情報更新作業や、複数のシステム間でのデータ連携もRPAの得意分野です。手作業での転記が不要になり、作業効率が飛躍的に向上します。

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自治体でRPAを導入するメリット

自治体でRPAを導入するメリットは多岐にわたります。今まで手作業で行っていた申し込み手続きなどの定型業務の自動化により、人手不足や業務量増加などの課題に対応できます。

RPA導入で、自治体サービスの質向上と職員の働き方改革を同時に達成できるのです。具体的にどのような効果が期待できるのか、詳しく見ていきましょう。

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業務効率の向上とコスト削減

自治体におけるRPAの導入は、業務効率の向上とコスト削減に大きく貢献し、リソースの最適化が図れます。定型的で繰り返し行われる業務を自動化することで、職員の作業時間を大幅に削減できます。例えば、住民票の発行や税金の計算といった日常的な業務をRPAで処理することで、これまで数時間かかっていた作業が数分で処理可能です。

これにより職員は付加価値の高い業務に注力できるようになり、住民サービスの質の向上にもつながります。また、人件費を含む運営コストの削減も可能となり、厳しい財政状況にある自治体にとって大きな助けとなるでしょう。

ヒューマンエラー防止と法令遵守の強化

RPAの導入は、自治体業務におけるヒューマンエラーの防止と法令遵守の強化に大きく貢献します。手作業による入力ミスや処理ミスが減少し、データの正確性が飛躍的に向上します。例えば税務関連業務では、計算ミスや入力ミスが重大な問題につながる可能性がありますが、RPAを活用することでこのリスクを最小限に抑えることが可能です。

さらに、RPAは事前に設定されたルールに厳密に従って業務を遂行するため、法令や規制に基づいた一貫性のある業務運営が可能です。これによりコンプライアンスの強化が図れ、自治体の信頼性向上にもつながります。特に社会保険業務など、複雑な法規制が絡む分野では、RPAの活用が有効です。

迅速な市民サービスの提供と24時間対応

RPAの導入により、自治体は迅速な市民サービスの提供と24時間対応を実現できます。住民票の発行や税務関連業務など、日常的な住民サービスの処理時間が大幅に短縮可能です。例えば、従来は窓口で数十分かかっていた手続きが、RPAの活用により数分で完了するようになります。これにより待ち時間の短縮や処理の迅速化が図れ、市民の満足度が大きく向上します。

さらに、RPAは24時間365日稼働可能なため、夜間や休日でも業務を継続できます。緊急時の問い合わせや災害発生時の情報提供など、時間外の対応が求められる場面でも、迅速かつ正確なサービスを提供可能です。これにより市民の利便性が飛躍的に向上し、「いつでも」「すぐに」行政サービスを受けられる環境が整います。

自治体でRPA導入する流れ

自治体でRPAを導入する場合は、準備・導入・運用・効果測定の4段階で進めます。準備段階では自動化したい業務の洗い出しや予算の確保を行います。導入段階では小規模な試験運用から始め、徐々に拡大していきます。運用段階では、職員の研修やセキュリティ対策も重要です。

定型業務から着手し、成功体験を積み重ねることがポイントです。効果測定と改善を繰り返すことで、確実に業務効率化を実現できます。長期的な視点で取り組むことが成功への近道です。

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自治体でRPAの導入を成功させるポイント

自治体でRPAの導入を成功させるためのポイントは、以下の2つです。

• 使いやすさ：RPA初心者でもすぐに習得できること
• サポート体制：導入から運用まで手厚いサポートがあること

これらのポイントを押さえることでRPAの導入がスムーズに進み、効果を最大限に引き出せます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

非IT部門など初めて触る人でも使えるか

RPA導入の成功には、誰でも使えるツールの選択が重要です。

例えばノーコードのRPAツールなら、プログラミング知識がなくても自動化シナリオを作れます。画面上のアイコンを並べるだけで、複雑な業務フローも自動化できるのです。

また、直感的な操作画面も大切です。メニューの配置や用語が分かりやすければ、ITに詳しくない職員でも迷わず操作できます。

使いやすいRPAツールを選ぶことで全庁的な活用が進み、業務効率化の効果が高まります。

担当者付きの手厚いサポートがあるか

RPA導入の成功には、担当者付きの手厚いサポートも欠かせません。

例えば導入前のコンサルティングでは、自動化に適した業務の洗い出しや、費用対効果の試算などをサポートしてもらえます。これにより、効果的なRPA導入計画が立てられます。

また、導入後の継続的なサポートも重要です。業務プロセスの変更や新たな自動化ニーズの対応には、専門家のアドバイスが役立ちます。

充実したサポート体制があれば、RPAの導入から運用まで安心して取り組めます。

RPA「BizteX robop」は自治体の自動化にピッタリ

BizteXでは、自治体の業務自動化にぴったりのRPA「BizteX robop」を提供しています。基本的な操作が約2時間で覚えられるため、操作の習得に困ることはほとんどありません。実際に、導入企業の約7割が現場部門で活用しています。

また、初心者でも理解しやすい学習プログラムや、専任担当者による手厚いサポート、運用代行も提供しているため、困ったときにもすぐに解決できます。

デスクトップ型RPAのため、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応しています。

RPA「BizteX robop」の導入事例

ここでは実際にBiztex robopを導入した自動化例をご紹介します。

給与計算業務をRPA「Biztex robop」で自動化した例

こちらの事例では、RPA「Biztex robop」で給与計算や経費精算業務を自動化しています。

導入後は、従業員一名相当の業務量をロボットが担うことに成功し、より付加価値の高い業務に社員の時間をあてられるようになっています。

＞＞上記の導入事例を詳細はこちら

関連記事：RPA「BizteX robop」の導入事例まとめ

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自治体でもRPAで業務自動化

自治体へのRPA導入は、人手不足や業務量の増加などの課題解決に役立ちます。RPAは税務、社会保険、人事給与などの定型業務を自動化し、ミス防止と処理速度向上を実現します。

導入のメリットは、業務効率向上、コスト削減、法令遵守強化、24時間対応など多岐にわたります。RPAの導入を成功させるためのポイントは、使いやすいツール選択と手厚いサポート体制です。段階的な導入と効果測定を重ねることで、確実に業務改革を進められます。