RPAでできること・できないことを自動化フロー図で解説！

RPAはDX推進する上で非常に有用なツールであり、あらゆる分野の定型業務を自動化できます。本記事ではRPAでできること、できないことを実際の自動化フロー図を使って解説します。

記事の後半では、サポート体制の整った安心安全の国産RPAを2つご紹介します。RPA導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。

RPAでできること

RPAでできることは、毎日繰り返しおこなわれる業務や規則通りに処理する単純作業を自動化することです。いわゆる、マニュアルが存在するようなデスクワークがそれにあたります。

これらの業務は企業活動において必ず発生するうえに重要なものでありながら、人為的ミスが起こりやすい業務でもあります。

RPAを使えば、普段活用している業務管理ツールへの入力であったり、メールの送付、受信メールに添付されたファイルの保存・格納作業などの業務を自動化することができるのです。

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ご契約時フローの自動化

RPAを活用すれば、契約時のフローを自動化できます。

この事例では、複数の部署をまたぐフローのためヒューマンエラーがたびたび発生していました。RPA導入によって、部署間をまたぐやり取りがなくなり、ヒューマンエラーもなくなりました。顧客の重要方法を取り扱うため、スタッフの心理的負担も大きかったですが、そちらも改善されました。

受発注業務の効率化

RPAを活用すれば、受発注業務を自動化できます。

この事例では、取引先ごとに異なる受付方法を手作業で3時間かけて対応していました。これらをRPAとOCRを導入することによって、ファイルのダウンロードやデータ変換、情報の転記・登録作業を自動化し、792時間/年のコスト削減に成功しました。

見積書作成業務を自動化

RPAを活用すれば、見積書作成業務を自動化できます。

この事例では、Webフォームに入力された内容に合わせて、定期的に100～200件ほど手作業で見積書作成・送付を行っていました。RPAを導入することによって、一連の見積書作成・送付フローを全て自動化し、ヒューマンエラーやスタッフのストレスがなくなりました。

反社・与信チェック業務を自動化

RPAを活用すれば、反社・与信チェック業務を自動化できます。

この事例では、毎日30～40件程度の新規取引先の反社・与信チェックを手作業で行っていたため、多くの時間がかかっていました。RPA導入によって、企業データベースへのアクセスや管理用シートへの転記を自動化し、リアルタイム処理ができるようになりました。

営業アタックリストの収集

RPAを活用すれば、営業アタックリスト作成を自動化できます。

この事例では、約2,000件にも及ぶリスト収集作業を外注で行っていましたが、RPA導入によって、新規架電まで全て自動化し、高い外注コストを削減しました。

関連記事：営業リスト作成をRPAで自動化！「BizteX robop」で効率化した事例も紹介

入社手続き後のアカウント発行業務を自動化

RPAを活用すれば、アカウント発行業務を自動化できます。

この事例では、毎日5人のスタッフを雇い、複数のアカウント発行を手作業で行っていました。RPAで自動化することによって、20分/月のコスト削減と繰り返し業務による心理的負担を軽減できました。

関連記事：採用業務の効率化はRPAでできる！自動化で採用プロセスが高速に

KPIの進捗管理を自動化

RPAを活用すれば、KPIの進捗管理を自動化できます。

この事例では、時間的リソースが足りず2週間に一度しかKPIの進捗管理ができていませんでしたが、RPA導入によって自動で毎日集計・管理ができるようになりました。

関連記事：営業・マーケティングの進捗管理を簡易化！バックオフィスの作業工数を大幅削減【株式会社ニット】

POSデータの集計・格納業務を自動化

RPAを活用すれば、POSデータの集計・格納業務を自動化できます。

この事例では、店舗のPOSデータ集計とその後の指定フォルダへの格納作業を日別では手動、月別ではマクロで200回ほど集計していました。RPAを導入することによって、手作業がなくなり、マクロの自動化によって発生していた大量のエラーをなくすことができました。（集計時間も7時間/月から3時間/月へ短縮）

＞＞こちらでより詳しく事例を紹介しています。

関連記事：毎日・毎月発生する数百のデータ集計作業を自動化【株式会社日本能率協会マネジメントセンター 】

旅行予約の受付・管理業務を自動化

RPAを活用すれば、旅行予約の受付・管理業務を自動化できます。

この事例では、複数予約サイトからの予約に対して、時間帯問わず手作業によって予約管理システムへ登録していました。RPAを導入することによって、1日3回自動で予約登録対応をできるようになり、スタッフの負担が大幅に軽減されました。

ECサイトへの受発注管理

RPAを活用すれば、ECサイトへの受発注管理を自動化できます。

この事例では、毎日手作業でECサイトへログインし、部署間のまたいで発注情報を管理していました。RPAを導入することによって、一連の業務フローを全て自動化し、発注管理総括部門が最後に確認するだけというフローに改善できました。

宿泊予約状況の集計・報告・シフト登録業務の自動化

RPAを活用すれば、宿泊予約状況の集計・報告・シフト登録業務を自動化できます。

この事例では、宿泊状況のチェックし、シフト作成から業務支援システムへの登録を手作業で行っていました。これはヒューマンエラーが発生するだけでなく、多くのリソースを割かれていました。RPAを導入することによって、集計表の作成や日次報告、業務支援システムへの登録を自動化し、人手不足を解消しました。

保険機関への請求～突合作業を自動化

RPAを活用すれば、保険機関への請求から突合までの作業を自動化できます。

この事例では、案件ごとにフォーマットの異なる情報を扱うかつミスが許されないため、多くの人的リソースを割いていました。RPAを導入することによって、レセコンへの請求情報の入力以降の作業を全て自動化し、人的コストを大幅に削減しました。

Web講座の受付処理を自動化

RPAを活用すれば、Web講座の受付処理を自動化できます。

この事例では、応募メールを受信するごとにスタッフが手作業で案内メール送付までを行っていました。RPA導入によって、受信メールを常時監視し、会員ステータスに応じた案内メールの送付までを自動化できました。

関連記事：RPA「BizteX robop」の導入事例まとめ

RPAでできないこと

RPAではできないこと、自動化するのに適さないは業務は、「ルール化されていない非定型的な業務や、思考・判断が必要になる業務」です。

RPAはロボットであるため、人間のように考えることはできませんし、臨機応変に対応することもできません。あくまでも定型的な業務を自動化するツールであるというわけです。

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RPAを活用するメリット

RPAはできることとできないことが明確です。AIのように意思決定や学習機能はありませんが、RPAで業務を自動化することであらゆるメリットを得ることができます。

3つに絞ってそれぞれ解説します。

人的ミスを防ぎ、業務品質を向上できる

RPAは、事前に設定したシナリオに従って忠実に定型業務を行うため、下記のようなヒューマンエラーが起こる心配がありません。

• 疲労や集中力低下によるケアレスミス
• 確認漏れや操作ミス

毎日繰り返し行う定型業務は特にこのようなミスが起きやすいですが、RPAならミスなく高い精度で仕上げてくれるので安心です。

コア業務にリソースを注力できる

RPAで定型業務を自動化することで、ルーティンワークに費やしていたリソース（時間や集中力など）を、より売り上げに繋がるようなコア業務に充てられます。

具体的には、戦略立案やデータ分析、企画書の作成などが挙げられます。このような業務に集中できれば、生産性が向上して高い成果を上げやすくなるでしょう。

人件費などのコストを大幅削減できる

RPAはロボットなので、人間のように「1日8時間・週5日労働」ではなく、「24時間365日」休むことなく働くことができます。

一人当たりのキャパを超える作業量を難なくこなせるうえに、モチベーション管理なども不要です。

初期費用やランニングコストはもちろんかかりますが、社員一人を採用・教育したり、人件費を払ったりする場合と比べると、大幅なコスト削減が可能です。

関連記事：RPA導入のメリットとは？デメリットや導入効果が出た事例も解説

RPA導入後に挫折しないためにするべきこと

RPA導入後に挫折しないためには、RPAでできること・できないことを理解した上で、どの業務でRPAを活用していくのか業務の洗い出しをすることが重要です。

これにより、定型業務をロボットにまかせて、非定型業務を人間がおこなうなど、それぞれの役割を持つことで効果的な活用ができるようになります。

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今後ますます導入の必要性が高まるRPA。本記事で解説したように、RPAには「できること」と「できないこと」があります。RPAを導入を検討する際には、どの業務でRPAを活用していくのか、業務の洗い出しをおこないましょう。

また、RPAの導入時には、効率化させたい業務や使用規模、費用感にあわせてツールを選ぶことも大切です。BizteXではデスクトップRPA「BizteX robop」を開発・提供しています。

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