RPAとは?簡単にわかりやすく基本と活用法を解説!

働き方改革が進む現代において、業務効率化は多くの企業が取り組むべき重要な課題です。その中で注目されているのが「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」という自動化技術です。

本記事では、「RPAとは何か?」から、具体的な導入メリット、業務例、活用事例まで、初心者でもわかりやすく簡単に解説します。この記事を読むことで、RPAがどのように業務改善に役立つかを理解できるでしょう。

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記事後半では初めてRPA導入される方向けのRPAを紹介しています。
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目次

RPAとは何か?簡単にいうと自動化ロボット

RPAの概要画像

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、人間がコンピューター上で繰り返し行う定型業務をソフトウェアロボットが自動化する技術のことを指します。まるでパソコンの中に「作業ロボット」を設置したかのように、単調なデータ処理や操作を代行してくれるため、人的リソースの削減と業務効率化が期待できます。

現在、世界中の企業で導入が進んでおり、業務の変革を支える重要な技術として注目を集めています。

RPAの市場規模

矢野経済研究所のRPA市場規模データ画像
引用:矢野経済研究所

2024年以降のデータは現時点で公開されていませんが、矢野経済研究所のデータによると、2023年度のRPA市場規模は事業者売上高ベースで約1兆5,200億円に達すると予測されています。このことから、RPA市場は大きく右肩上がりで成長を続けているといえます。

2019年度の約530億円と比較すると、わずか4年間で約28倍もの拡大が見込まれており、RPAが日本のビジネス市場において非常に重要な位置を占めるようになっていることが分かります。この著しい成長は、RPAの導入が各業界で広がりを見せているだけでなく、関連サービスの需要が急拡大していることが大きく寄与していると考えられます。

RPAを多くの企業が導入している背景

日本のRPA導入率
引用:ガートナージャパン株式会社

2019年8月にガートナー社が実施した調査によると、日本企業におけるRPAの導入率は47.5%に達しています。また、市場規模の推移からもわかるように、2024年時点でもその導入率は増加傾向にあります。RPAを導入する企業が増えている背景には、いくつかの要因が挙げられます。

まず、少子高齢化の進行による労働人口の減少が深刻化しており、この課題を解決するために省力化や効率化を進める必要があります。また、競争が激化する中で、企業は限られたリソースを効率的に活用し、コスト削減を実現することが求められています。

さらに、働き方改革の推進により、長時間労働を削減し、従業員がより付加価値の高い業務に専念できる環境を整える必要性が高まっていることも、RPA需要の拡大に寄与しています。

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RPAはExcelマクロ・AIでの自動化と何が違う?

ツール特徴
RPAさまざまなアプリケーションの定型業務を幅広く自動化できる
高度な専門知識がなくても、操作できるケースが多い
主体的な処理はできず、あらかじめ設定したルールに忠実に従う
AIデータベースの情報をもとに、状況に応じて自律的な判断ができる
開発や運用に大きなコストがかかる
ExcelマクロExcelなど一部のアプリケーションの操作のみ自動化できる
プログラミングなどの専門知識がないと、操作が難しい

RPAは、ExcelマクロやAIとは異なる特徴を持つ自動化ツールです。Excelマクロは、Excel内で行われる業務の自動化に特化していますが、RPAはより幅広い業務に対応できます。具体的には、複数のアプリケーションを横断して操作することが可能で、例えば、ERP(基幹業務システム)やクラウドアプリケーションと連携して効率化を図ることができます。

また、AIがデータ分析や意思決定に強いのに対し、RPAは人間の操作手順をそのまま模倣して実行することに優れています。これにより、導入企業は高度なスキルがなくてもRPAを活用できます。

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RPAで自動化する3つのメリット

RPAのメリット画像

RPAの導入によるメリットは数多くありますが、特に注目すべきポイントを3つに絞って解説します。これらのメリットを理解することで、企業がRPAを導入する意義を具体的にイメージできるでしょう。

ヒューマンエラーを防止し業務品質が向上

RPAは人間のミスをなくすための強力なツールです。データ入力や数値集計の際に発生しやすいヒューマンエラーを完全に排除できるため、業務の精度が飛躍的に向上します。

例えば、金融機関における顧客データの管理や、在庫管理システムでのミス防止に活用されており、結果として顧客満足度の向上や信頼性の向上に寄与しています。

人件費を削減しながら生産性向上

RPAの最大の利点の一つが、コスト削減効果です。定型業務にかかる作業時間を大幅に短縮することで、人件費を削減できます。

同時に、従業員は本来集中すべきコア業務に専念できるようになるため、全体的な生産性向上が見込まれます。例えば、データ処理の時間が1日8時間から1時間に短縮されるケースも珍しくありません。

コア業務にリソースを再配置

RPAによって定型業務が効率化されることで、従業員がより戦略的で価値の高い業務に集中できるようになります。

例えば、営業部門が顧客対応に注力する時間を増やしたり、開発部門が新しい製品開発に力を入れることが可能になります。これにより、顧客満足度と従業員満足度のどちらも向上させることができます。

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RPAで自動化できる業務例

RPA業務例の画像

RPAは多種多様な業務に適用できる柔軟性を持っています。ここでは、実際に自動化が進んでいる代表的な業務例をいくつか挙げて説明します。

データ入力・集計・転記・突合

日常的に行われるデータ入力や、異なるシステム間でのデータ転記は、RPAが最も得意とする業務です。これにより、従来は何時間もかかっていた作業が、わずか数分で完了します。

例えば、営業データの集計や分析の前段階としての入力作業をRPAに任せることで、全体の業務効率が大幅に改善されます。

ファイルのダウンロード・アップロード

企業間の取引や社内での情報共有において、定期的なファイルのダウンロードやアップロード作業が発生します。これをRPAで自動化することで、従業員の負担を軽減し、ファイルの送受信ミスも防げます

例えば、月次報告用のデータを毎月システムから自動で抽出し、指定フォルダにアップロードするような仕組みを構築できます。

メールの送信・受信

顧客対応や社内連絡で発生する定型メールの送受信も、RPAで効率化可能です。これにより、返信漏れや誤送信を防ぎつつ、対応速度を向上させることができます。

例えば、問い合わせメールに対して自動でテンプレート返信を行い、その後担当者にフォローアップを通知するプロセスを自動化できます。

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RPAの自動化4STEP

RPAの自動化ステップ
STEP
自動化業務の分析

RPA導入の第一歩は、自動化すべき業務を特定することです。現状の業務プロセスを詳細に洗い出し、特に繰り返し発生する定型業務や、人間が対応することでミスが生じやすい作業をピックアップします。ここで重要なのは、全ての業務を自動化しようとするのではなく、ROI(投資対効果)が高い業務を優先することです。

無料の業務自動化診断ツールを使えばたった10問で自動化すべき業務をランキング形式で出すことが可能です。

STEP
RPAツールの選定

RPAツールには、多種多様な種類があります。自社の業務規模や目的に応じて、適切なツールを選ぶことが成功の鍵です。例えば、予算が限られている場合は中小企業向けの軽量なツール、大規模な業務を扱う場合は高機能なツールを検討すると良いでしょう。また、ツール選定時には、サポート体制や導入後のカスタマイズ性も重視することが重要です。

STEP
ロボット設計(無料トライアルで実施可能)

無料トライアルを活用して、実際にRPAツールを導入し、ロボットの設計を行います。この段階では、ツールごとの操作性やサポート体制の違いを確認することが重要です。特に、今後の安定した運用が可能かどうかを見極めるため、トライアル期間中にサービス内容をしっかり検証しましょう。

STEP
RPAツールを本格導入する

トライアルで効果を実感できたら、RPAベンダー(販売元)と協力しながら本格的に導入を進めましょう。現場に応じて自動化を進め、ルールが変われば対応するなどして運用・保守します。 

サポート体制の手厚いRPAツールを選んでおくと運用・保守の面でも安心できます。

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RPAを選ぶときのポイント

RPAを導入する際には、自社の目的や環境に合ったツールを選ぶことが非常に重要です。適切なツールを選定することで、導入効果を最大限に引き出し、スムーズな運用が可能になります。ここでは、RPAを選ぶ際に注意すべき3つのポイントを解説します。

自社に適したRPAの種類にすること

RPAのデスクトップ型とクラウド型の説明画像

RPAにはさまざまな製品があり、それぞれ異なる特徴や強みを持っています。大きく分けると、「デスクトップ型」と「クラウド型」の2種類に分類されます。

デスクトップ型のRPAは、特定のPCにインストールして使用するタイプで、そのPCで行われる単純作業の自動化に適しています。部門や個人単位で手軽に導入できるため、小規模なプロジェクトから始めやすいのが特徴です。また、管理が担当者レベルで行いやすく、導入コストも比較的低い点がメリットです。

一方、クラウド型のRPAは、インターネットを通じてWebブラウザ上で操作する作業を自動化します。特に、SaaSを含むブラウザベースの業務に強みを発揮し、複数の作業を同時に処理することも可能です。複数拠点での利用や、柔軟なスケーラビリティを求める場合に適しています。

どちらも便利なRPAですが、セキュリティ面の配慮が必要な業務や、ローカル環境での作業を重視する場合は、デスクトップ型がより運用しやすい選択肢となるでしょう。

関連記事:クラウド型とオンプレミス型の違いをRPAを題材にわかりやすく解説

学習プログラム・サポートが豊富であること

RPAツールを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。そのため、ツール選定時には、初心者向けの学習リソースや、オフライン・オンラインでのレクチャーなどサポート体制が充実しているかを確認することが大切です。

導入後のトレーニングセミナーや、問い合わせに迅速に対応してくれるカスタマーサポートがあるベンダーを選ぶと、安心して運用をスタートできます。

エラーなく安定稼働できる機能が揃っていること

RPAツールは、日常業務の自動化を支える重要な役割を果たします。そのため、業務が途中で停止しないよう、エラーへの耐性が高いツールを選ぶことが不可欠です。

特に、よくあるエラーの一例として「画像認識の精度不足」が挙げられます。例えば、1種類の画像認識機能しか備えていないRPAツールを選んでしまうと、自動化フロー自体は正しく設計されていても、画像認識の精度不足が原因でエラーが発生してしまうことがあります。

このような問題を防ぐため、複数の認識方法を持つツールや精度の高い機能を持つRPAを選ぶことが重要です。

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RPA「BizteX robop」なら2時間で基本操作を習得可能

robop紹介画像
BizteX robopの特徴
  • 操作がとにかく簡単!
  • 自動化のサンプルが豊富!
  • 疑問点はFAQサイトですぐに解決!

RPAツールを導入する際に気になるのは、その操作の難易度や習得にかかる時間です。「BizteX robop」は初心者にも優しく、基本操作をわずか2時間で習得できる手軽さが魅力です。そのため、専門知識がなくても簡単に始められるRPAツールです。

2週間の無料トライアルがあり、トライアル後も作成したロボットをそのまま利用可能です。

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RPA「BizteX robop」の特徴

BizteX robop」は、業務自動化を簡単かつ効率的に進められるRPAツールで、初心者にも優しい設計が特徴です。プログラミングの知識は一切必要なく、直感的な操作で基本操作を約2時間で習得可能。

さらに、半日あれば業務自動化のロボットを作成できるため、IT部門に頼らず業務部門が主導で導入を進められます。これにより、DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進が大きく加速します。

また、「BizteX robop」は以下のような利便性も兼ね備えています。

  • 複数拠点での利用に対応
    ライセンスサーバを利用することで、複数端末間でライセンス情報を共有可能。これにより、拠点やチームをまたいだ柔軟な運用が実現します。
  • 手厚いサポート体制
    ツールに精通したサポートチームが導入から運用までを徹底支援。普段ITに関わらない方でも、安心してRPAを始められる環境を提供します。
  • 開発・運用の代行サービス
    業務自動化に必要なロボットの作成や運用をお客様に代わって実施。必要なときに必要な分だけ依頼できるため、コストを抑えながらRPAの効果を最大限に引き出せます。

「BizteX robop」は、簡単な操作性と手厚いサポート、さらに柔軟な運用性を兼ね備えた、誰でも安心して活用できるRPAツールです。

他社のRPAと何が違うのか

API連携による柔軟な自動化
「BizteX Connect」と連携することで、kintoneやGoogleスプレッドシートなどのクラウドサービスとも簡単にAPI連携が可能です。この仕組みにより、UIの変更に左右されず安定的な自動化が実現します。

さらに、リアルタイムでの部門間のシームレスな連携が可能となり、複雑な業務フローにも対応します。他社RPAでは、UIの変更による影響を受けやすいツールも多いため、安定性と自由度の両立は「BizteX robop」の強みです。

無料の業務自動化診断と導入支援
「BizteX robop」では、無料で業務自動化診断を実施し、最適化すべき業務の抽出をサポートします。アンケート形式で簡単に診断レポートが作成できるため、導入前の課題や自動化の効果が明確になります。

他社では導入支援が別途オプションで提供されるケースも多い中、「BizteX robop」は導入初期からきめ細かなサポートが無料で受けられる点が大きな違いです。

伴走型サポートで確実な運用を実現
導入後も、問い合わせ無制限や即日対応など、丁寧なサポート体制を提供しています。さらに、トレーニング用の教材や個別レクチャー、RPA人材育成の支援まで幅広く対応。

専門スキルがなくても短期間で習得可能な環境を整えています。特に、運用定着まで伴走する姿勢は、他社にはない大きな強みです。

\非IT部門でも使いやすく覚えやすいRPA/

RPAの導入事例3選

RPAの導入事例を知ることで、具体的な活用イメージを描きやすくなります。ここでは、実際にRPAを導入して業務効率化を実現した企業の事例を3つご紹介します。

申込み処理や見積書作成・送付業務の自動化|日本リビング保証株式会社

RPAで見積書を自動化作成・送付した業務フロー画像
RPAで見積書を自動作成・送付

日本リビング保証株式会社では、住宅関連の保証業務において、多数の見積書を作成し、顧客に送付する作業が発生していました。従来は、人手での対応が必要だったため、作業時間が長くなり、ミスの発生も課題となっていました。しかし、RPAを導入することで、申込み処理から見積書作成、送付までの一連のプロセスを自動化。

実際の削減時間やコストの削減率を計算すると、月間で約40万円近く、年間で約480万円ほどのコスト削減が実現しています。これにより、スタッフは顧客サービスの向上に注力できるようになりました。

>>事例の詳細はこちら

医療関連書類やリスト作成業務の自動化|川西ほんわか訪問診療クリニック

川西ほんわか訪問診療クリニックの書類作成業務の自動化フロー図

川西ほんわか訪問診療クリニックでは、患者リストや診療スケジュールの作成といった定型業務が多く、医療スタッフの負担となっていました。特に、毎日の診療内容や患者の情報を正確に管理する必要があり、ミスが許されない業務でした。

RPAを導入した結果、これらの業務が自動化され、情報の正確性が向上するとともに、スタッフが診療業務に専念できるようになりました。時間の節約だけでなく、患者対応の質も向上しています。

>>事例の詳細はこちら

給与計算や経費精算業務を自動化|社会保険労務士事務所ダブルブリッジ

給与計算業務の自動化フロー図

社会保険労務士事務所ダブルブリッジでは、毎月の給与計算や経費精算といった煩雑な業務をRPAで自動化しました。これまで、手動で行っていた業務には多くの時間が費やされていましたが、RPAの導入により、作業時間を70%以上削減することに成功

さらに、計算ミスもなくなり、クライアントへの提供サービスの品質が向上しました。この成功事例は、他の同業者にも広がりつつあります。

>>事例の詳細はこちら

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RPAに関するQ&A

RPAに関する疑問や不安は多くの人が持っています。ここでは、RPAを導入する際によく寄せられる質問に答える形で、理解を深めていきましょう。

RPAで操作できるシステムはどれ?

RPAは、Excel、ERP(基幹業務システム)、クラウドアプリケーション、ブラウザベースのシステムなど、さまざまなシステムを操作できます。

RPAで操作できるシステム例

RPAで操作できるシステム例
RPAで操作できるシステム例

例えば、販売管理システムから顧客データを抽出して、別の会計ソフトに転記するような操作も可能です。また、複数のシステムを連携させて一括管理することもできるため、複雑な業務フローにも対応できます。

※デスクトップ型RPAの場合

RPAの自動化を成功させるコツは?

RPAの自動化を成功させるコツは以下の2つです。 

  • ベンダーのサポート体制が充実していること 
  • スモールスタートで始めること 

初めてRPAを導入する際には、サポート体制の確認が重要です。特に海外製品は時差や言語の壁で適切なサポートが受けられない場合があるため注意が必要です。

また、一度に多くのプロセスを自動化するのは避け、スモールスタートで段階的に進めることが成功のポイントとなります。

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RPAで定型業務を簡単に自動化しよう

RPAは、単純な定型業務を自動化し、人間の手間を大幅に削減する強力なツールです。本記事では、RPAの基本から導入メリット、具体的な業務例や成功事例を詳しく解説しました。RPAを活用すれば、業務効率が向上し、従業員がよりクリエイティブな業務に集中できるようになります。

RPA導入を検討している企業は、まず自社の課題を洗い出し、適切なツールを選ぶことから始めましょう。本記事を参考に、ぜひRPAの活用を進めてください。

また、業務効率化や業務の自動化、業務改善に関すること、クラウドサービスのことなどは、ぜひお気軽に下記よりお問い合せください。どんな些細なことでも構いません。

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この記事を書いた人

DX hacker編集メンバーが不定期で更新します。
DX推進や業務自動化に役立つ最新情報やすぐに使えるノウハウまで、わかりやすくご紹介します。

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