業務効率化ツールで作業時間を短縮！おすすめのソフトと導入メリットを徹底解説

業務効率化は、少子化による労働人口の減少が進む現代のビジネスにおいて避けられない課題です。ツールを活用することで、手作業の負担を軽減し、限られた人員で効率的に時間を活用することが可能になります。

本記事では、業務効率化に役立つさまざまなツールをカテゴリごとに厳選し、それぞれの特徴やメリットをわかりやすく解説します。

記事後半では、複数の業務効率ツールを併用した自動化事例も紹介しています。

業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、作業のスピードアップやミスの削減、業務フローの最適化を支援するソフトウェアやサービスのことです。近年では、クラウド型やAIを活用したツールが数多く登場し、業務の自動化や生産性の向上に大きく貢献しています。

これらのツールを効果的に活用することで、従業員の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に集中できる環境を整えることができます。

なぜ業務効率化ツールが必要？

業務効率化ツールは、増加する業務量に対し、限られたリソースで成果を上げるために欠かせない存在です。特に反復作業や手動で行う複雑なタスクを自動化することで、負担を軽減し、ミスを防ぎながら作業精度を向上させることができます。

また、日本では少子高齢化の進行により労働人口が減少しており、内閣府（2022）「令和4年版高齢社会白書」のデータでは2050年には生産年齢人口が2021年比で29.2％減少すると予測されています。

このような状況下で、効率的な業務運営を実現するためにはツールの活用が不可欠です。

業務効率化ツールは、社員のモチベーション向上や働き方改革を促進し、企業全体の生産性向上に寄与します。

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業務効率化ツールの導入メリット

業務効率化ツールを導入することで、業務プロセスの効率化、作業時間の短縮、ミスの削減といった多くのメリットが期待できます。特に、業務フロー自動化ツールを活用すれば、日々繰り返される作業を自動化でき、これらの効果をさらに強化することが可能です。

以下では、具体的なメリットを詳しく解説していきます。

社内外コミュニケーションの円滑化

職場での円滑な連携を図るためには、社内外でのスムーズなコミュニケーションが不可欠です。しかし、メールや会議だけに頼ると、情報の伝達に時間がかかりやすく、さらに行き違いや誤解が発生するリスクも高まります。こうした課題を解決するには、チャットツールやメールツール、オンラインストレージツールを適切に活用することが効果的です。

チャットツールはリアルタイムの情報共有を可能にし、迅速かつ効率的な意思疎通を実現します。メールツールは公式な連絡手段としての信頼性を発揮し、オンラインストレージツールはファイル共有を円滑にします。

これらを活用することで、誤解や情報伝達ミスを防ぎ、チームの連携をさらに強化できます。

ミスの削減と業務精度の向上

人が行う作業には、どうしてもミスが発生します。しかし、業務効率化ツールを導入することで、これを大幅に削減することが可能です。

例えば、会計ツールは経理業務を自動化し、手動での計算ミスや入力ミスを防ぎます。また、AI OCRツールを活用すれば、紙書類や画像データを正確にデジタル化でき、入力作業の精度が向上します。

これらのツールは、業務の信頼性を高めるだけでなく、作業負担を軽減し、より重要なタスクにリソースを集中できる環境を提供します。結果として、業務全体の品質向上に寄与し、顧客満足度の向上にもつながります。

顧客アプローチの最適化

顧客への効果的なアプローチは、売上拡大や継続的な取引につながります。SFA・CRMツールを活用することで、顧客データを一元管理し、ニーズや状況に応じた最適なタイミングでのアプローチが可能になります。

さらに、タスク管理・プロジェクト管理ツールを活用することで、プロジェクトの進行状況と顧客対応を一元化でき、ミスを減らしつつ業務効率を高められます。

これらのツールを組み合わせることで、顧客満足度を向上させると同時に、新規顧客の獲得やリピート率の向上にもつながる戦略的なアプローチが実現します。

業務フロー自動化ツールのおすすめ2選

業務フローの自動化に特化したツールを活用すれば、時間のかかる反復作業を大幅に短縮することができます。また、本記事で紹介する他の業務効率化ツールと組み合わせることで、それぞれの強みをさらに引き出すことが可能です。

ここでは、特におすすめの2つのツールをご紹介します。

RPA「BizteX robop」

RPA「BizteX robop」は、業務効率化を実現するための直感的な操作性と高い柔軟性を兼ね備えたRPAツールで、基本操作は約2時間で習得可能です。

VDI、クラウド、オンプレミスといった多様な環境に対応し、複雑な業務フローも効率的に自動化します。さらに、画像認識の精度が高く、細かい調整が可能なため、UIの変更や業務環境の変化にも柔軟に対応できる点が強みです。

また、BizteX robopは伴走型の充実したカスタマーサポート体制が特徴です。ロボット作成中に問題が発生しても、専任の担当者が迅速に対応するため、スムーズに運用を進められます。セキュリティ面では、データ保護や操作ログ管理を徹底しており、情報漏洩リスクを最小限に抑えた安全な運用が可能です。

＞＞BizteX robopサービスサイト

iPaaS「BizteX Connect」

iPaaS「BizteX Connect」は、”プログラミングをゼロへ”をコンセプトに開発された、誰でも簡単にAPI連携を実現できるツールです。プログラミングの知識がなくても、SaaSやデータベース、RPAなどの多様なシステムを直感的に接続・連携でき、業務効率化を大幅に進めることが可能です。

さらに、サービス内には豊富なシナリオテンプレートが用意されており、初心者でも短時間で連携フローを作成することが可能です。

＞＞BizteX Connectサービスサイト

チャットツールのおすすめ5選

チャットツールは、円滑なコミュニケーションを実現するための重要なツールです。ここでは、業務効率化に役立つおすすめの5つのチャットツールをご紹介します。

Slack

Slackは、世界中で利用されている業務効率化に役立つビジネスチャットツールです。シンプルなインターフェースで、チャンネルごとに情報を整理できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

また、ファイル共有や他ツールとの連携が豊富で、タスク管理やプロジェクトの進行がスムーズになります。通知機能も柔軟にカスタマイズできるため、必要な情報を見逃さずに業務を進められます。

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＞＞SlackのノーコードAPI連携方法資料の無料DL

Chatwork

Chatworkは、日本企業に特化した業務効率化に役立つチャットツールで、直感的な操作性が魅力です。タスク管理機能が内蔵されており、チャット内でタスクを作成して進捗を管理できます。

また、グループチャットやメッセージの既読管理機能を活用することで、情報共有がスムーズになります。セキュリティ面でも優れており、ビジネスで安心して利用可能です。

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＞＞ChatworkのノーコードAPI連携方法資料の無料DL

LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEの使いやすさをそのままビジネス向けに展開したツールです。多くの人が使い慣れているLINEがそのまま利用できるため、導入のハードルが低い点が特徴です。

また、スケジュール共有やファイルストレージ機能があり、さまざまな業務シーンで役立ちます。リアルタイムでのコミュニケーションが可能なので、スピーディーな意思決定を支援します。

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＞＞LINE WORKSのノーコードAPI連携方法資料の無料DL

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft 365と連携できる強力なビジネスチャットツールです。チャット、ビデオ会議、ファイル共有を一元管理できるため、リモートワークにも最適です。ドキュメントの共同編集が可能で、チームメンバーと効率的に作業を進められます。

また、セキュリティ面でも優れており、大企業から中小企業まで幅広い導入実績があります。

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＞＞Microsoft TeamsのノーコードAPI連携方法資料の無料DL

ChatPlus

ChatPlus は、ビジネスの円滑なコミュニケーションを支援する強力なチャットツールです。リアルタイムのチャット機能に加え、ボット対応や自動応答機能を備えており、カスタマーサポートや社内コミュニケーションの効率化を実現します。問い合わせ対応の自動化や外部ツールとの連携により、業務の負担を軽減し、スムーズな情報共有が可能になります。

また、高いセキュリティ基準を備えており、大企業から中小企業まで幅広く導入実績があります。リモートワークやハイブリッドワークにも適しており、効率的な業務運営をサポートする柔軟性の高いツールです。

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メールツールのおすすめ2選

業務の基本となるメールツールは、日々の連絡や顧客対応に欠かせません。ここでは、多機能で使いやすい2つのメールツールを紹介します。

Gmail

Gmailは、Googleが提供する無料のメールツールでありながら、豊富な機能が魅力です。受信トレイの自動分類やスパムフィルタ機能が充実しており、業務メールの管理が効率化されます。

また、Google DriveやGoogleカレンダーとの連携も可能で、スケジュールやファイル共有もスムーズです。モバイルアプリも使いやすく、外出先でもメールチェックが簡単に行えます。

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Outlook

Outlookは、Microsoftが提供するメールツールで、ビジネス向けの機能が充実しています。メールの他に、スケジュール管理やタスク管理機能を兼ね備えており、1つのアプリで多くの業務をこなせます。

また、Office 365との連携により、WordやExcelのファイルも効率的に管理できます。企業のセキュリティニーズにも対応しているため、多くのビジネスシーンで活用されています。

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オンラインストレージのおすすめ5選

オンラインストレージは、ファイル共有やデータ管理を効率化するツールです。ここでは、特に使い勝手の良い5つのオンラインストレージを紹介します。

Dropbox

Dropboxは、簡単にファイルをアップロード・共有できるオンラインストレージサービスです。シンプルなインターフェースで、個人からチームまで幅広い用途に対応しています。

また、他のツールと連携することで、プロジェクトの進行管理もスムーズに行えます。セキュリティ面でも堅牢で、安心して利用できる点が魅力です。

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Box

Boxは、企業向けに特化したオンラインストレージで、強力なセキュリティ機能を備えています。複数人でのファイル編集が可能なため、チームでの作業に最適です。

また、AIを活用したデータ分析機能や、コンテンツ管理の効率化に役立つツールが内蔵されています。大企業にも対応できる信頼性の高いサービスです。

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OneDrive

OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージサービスで、Office製品との高い互換性が特徴です。WordやExcelなどのファイルをクラウド上で共同編集できるため、効率的なチーム作業が可能です。

また、オフラインモードでも利用できるため、ネット環境がない場所でも作業を継続できます。

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DirectCloud

DirectCloudは、高いセキュリティ性が特徴の国産オンラインストレージサービスです。企業向けに特化しており、データの暗号化やアクセス権限の細かい設定が可能です。

また、社内外でのファイル共有を安全に行えるため、コンプライアンスを重視する企業におすすめです。

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Google Drive

Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージで、無料で利用可能な大容量のストレージが特徴です。Googleドキュメントやスプレッドシートと連携して、リアルタイムでの共同作業が可能です。

また、ファイルの自動保存機能があるため、データ損失のリスクを最小限に抑えられます。

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SFA・CRMツールのおすすめ4選

顧客情報の管理や営業活動の効率化には、SFA・CRMツールが欠かせません。ここでは、使いやすさと機能性に優れた4つのツールをご紹介します。

kintone

kintoneは、サイボウズが提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。顧客情報や商談進捗の管理が簡単にできるだけでなく、カスタマイズ性が高く、業務フローに合わせたアプリケーションを作成できます。

また、チーム全体でのデータ共有がスムーズで、社内のコミュニケーションが活性化します。初心者でも扱いやすい操作性も魅力のひとつです。

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HubSpot

HubSpotは、マーケティング、営業、カスタマーサポートを統合的にサポートするCRMツールです。無料プランでも多機能で、特に中小企業に適したコストパフォーマンスが魅力です。顧客データの一元管理や自動化されたマーケティング施策で、業務効率を向上させます。

また、ダッシュボードを使った分析機能が充実しており、業績を可視化するのにも役立ちます。

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Salesforce

Salesforceは、世界中で利用されているCRMツールのリーダー的存在です。顧客情報の管理、営業プロセスの可視化、マーケティングの最適化など、幅広い機能を提供します。

AIを活用した「Einstein Analytics」により、データの分析と予測が可能で、営業成績の向上に貢献します。大企業から中小企業まで、規模を問わず導入実績があります。

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Mazrica

Mazricaは、国産の営業支援ツールで、使いやすさと機能のバランスが取れたCRMツールです。特にシンプルなUIが特徴で、営業担当者の負担を軽減します。

また、案件管理や顧客とのやり取りの履歴を一元化できるため、営業活動の効率化が図れます。コストパフォーマンスに優れた選択肢として、多くの企業に採用されています。

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タスク管理・プロジェクト管理ツールのおすすめ3選

プロジェクトの進行をスムーズにするためのツールは欠かせません。ここでは、業務の効率化に役立つおすすめの3つのタスク管理ツールを紹介します。

Notion

Notionは、ドキュメント、タスク管理、データベース機能を一体化したオールインワンツールです。個人利用からチーム利用まで幅広く対応でき、プロジェクトの進行状況を視覚的に把握できます。

また、カスタマイズ性が高く、各チームのニーズに合わせたワークスペースを構築可能です。シンプルながら高機能な点が評価されています。

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SharePoint

MicrosoftのSharePointは、チーム間の情報共有を効率化するツールです。ドキュメント管理や共同編集機能が強力で、リモートワーク環境でも円滑なコラボレーションを実現します。

また、Microsoft 365との連携により、タスク管理やスケジュール管理を一元化できる点が魅力です。大規模なプロジェクトにも対応可能です。

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Backlog

Backlogは、日本発のプロジェクト管理ツールで、チームのコラボレーションを強化します。タスク管理、バグ追跡、Gitリポジトリ機能が統合されており、エンジニアチームにも最適です。

また、カンバンボードを利用した視覚的なタスク管理が可能で、プロジェクト全体を把握しやすくなっています。シンプルで使いやすいUIも特徴です。

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会計ツールのおすすめ3選

会計業務を効率化するためのツールは、煩雑な経理作業を軽減し、正確な財務管理を支援します。以下では、特に人気の3つの会計ツールを紹介します。

freee会計

freee会計は、シンプルな操作性で初心者でも使いやすいクラウド型会計ソフトです。銀行口座やクレジットカードと連携し、自動で仕訳を作成できるため、作業時間を大幅に削減できます。

また、税理士との共有機能も備わっており、スムーズなやり取りが可能です。中小企業や個人事業主に特におすすめです。

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マネーフォワードクラウド会計

マネーフォワードクラウド会計は、業務全体を効率化する多機能なクラウド型会計ソフトです。収支管理や請求書の作成、経費精算を一元化でき、特に経理業務の負担を軽減します。

また、税務申告に必要なデータを自動で生成する機能もあり、専門知識がなくても簡単に対応可能です。

PCA会計

PCA会計は、長年にわたる信頼性と高い機能性が評価されている会計ソフトです。複雑な会計処理を正確かつスピーディーに行えるため、中堅企業以上の規模の会社に最適です。

また、カスタマイズ性が高く、自社の会計基準に合わせた運用が可能です。サポート体制が充実している点も魅力です。

AI OCRツールのおすすめ2選

紙の書類や画像からデータを抽出するAI OCRツールは、データ入力作業の効率化に役立ちます。ここでは、特に優れた2つのツールを紹介します。

DX Suite

DX Suiteは、高精度な文字認識を誇るAI OCRツールです。手書き文字や非定型書式のデータでも正確に読み取れるため、紙の書類のデジタル化がスムーズに進みます。

また、業界特化型のテンプレートを使用することで、効率的なデータ処理が可能です。日本語対応も優れており、国内企業の業務効率化に特化した機能が魅力です。

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SmartRead

SmartReadは、シンプルな操作性で高い精度を誇るAI OCRツールです。クラウド型のため、場所を問わず利用可能で、データの一括処理も容易に行えます。

特にPDFやスキャンデータからの文字抽出に強く、業務フロー全体の効率化に貢献します。金融や医療など、専門性の高い分野でも活用されています。

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その他おすすめ業務効率化ツールまとめ

業務効率化に役立つツールは多岐にわたります。ここでは、業務プロセスや人材管理、契約管理など、さまざまな分野で活用できるおすすめツールを一挙にご紹介します。

クラウドサイン

クラウドサインは、契約書の作成や管理をオンラインで完結できるサービスです。紙の契約書をデジタル化することで、郵送や印刷の手間を省きます。

また、法的に有効な電子署名機能を備えており、安全性と利便性の両立を実現しています。多くの企業が導入しており、契約業務の効率化を進める上で欠かせないツールです。

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SmartHR

SmartHRは、人事・労務管理を効率化するクラウドツールです。社員の入退社手続きや年末調整を自動化できるため、管理部門の負担を大幅に軽減します。

使いやすいインターフェースで、給与計算ソフトとの連携も可能です。リモートワーク時の勤怠管理にも対応しており、人事業務全般をサポートします。

ChatGPT

ChatGPTは、AIを活用したチャットツールで、アイデア出しや文章作成、データ分析など幅広い業務を支援します。自然な対話が可能で、質問に迅速に答えるため、情報収集や意思決定のサポートにも最適です。

また、プログラミングや翻訳業務にも対応できるため、多用途なビジネスツールとして活用されています。

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Garoon

Garoonは、サイボウズが提供するグループウェアで、スケジュール管理や会議室予約、掲示板など、社内コミュニケーションを効率化します。

特に大企業向けに設計されており、多拠点での利用にも適しています。カスタマイズ性が高く、業務フローに合わせて柔軟に設定できる点が魅力です。

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カオナビ

カオナビは、人材情報を一元管理できるタレントマネジメントツールです。社員のスキルや評価情報を可視化し、人材配置や育成計画を最適化できます。

また、直感的な操作が可能なダッシュボードを備えており、人事業務の効率化に大きく寄与します。

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MiiTel

MiiTelは、クラウド型の電話システムで、通話内容の録音や分析が可能です。特に営業活動やカスタマーサポート業務において、通話データを活用して業務改善が図れます。

AIを使った感情分析機能もあり、顧客対応の質を向上させるのに役立ちます。

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Excel

Excelは、言わずと知れた表計算ツールで、業務効率化の基本といえます。データ分析やグラフ作成、マクロを活用した作業の自動化など、多岐にわたる機能を備えています。

多くの企業で標準ツールとして利用されており、カスタマイズ次第で幅広い用途に対応可能です。

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BowNow

BowNowは、国産のマーケティングオートメーションツールで、シンプルな操作性が特徴です。見込み客の行動を分析し、最適なタイミングでアプローチできるため、営業効率を高められます。また、リーズナブルな価格設定で中小企業にも導入しやすい点が魅力です。

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業務効率化ツールで業務フローを改善した事例

業務効率化ツールの導入により、手作業の負担を軽減し、業務フローの最適化を実現した企業の成功事例をご紹介します。RPAやiPaaSによるAPI連携を活用することで、業務のスピード向上やミスの削減を実現し、社員の生産性を高めた具体的な成果を詳しく解説します。

業務効率化ツールで入社手続き業務を自動化した事例

RPA「BizteX robop」を活用し、入社手続き時のアカウント発行業務を自動化した事例です。

従来、新入社員のアカウント発行は各ツールごとに手作業で行われ、1人あたり約20分を要していましたが、RPA導入後は5分に短縮。例えば、5名の新入社員の場合、処理時間は従来の100分から25分へと削減され、月単位では1,500分（25時間）の業務時間を節約できるようになりました。

さらに、 BizteX robopは入社時だけでなく退職時の処理にも活用可能です。退職書類の自動作成・送付やアカウントの自動削除を行うことで、人事業務の負担を軽減。これにより、人事担当者はより戦略的な業務に集中でき、組織全体の業務効率が向上します。

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業務効率化ツールで見積書作成業務を自動化した事例

業務効率化ツールを組み合わせることで、見積書の作成業務全体を自動化した事例です。

iPaaS「BizteX Connect」を活用し、ChatPlus、kintone、LINE WORKSを連携することで、月700件以上の見積書作成プロセスを効率化しました。繁忙期における残業時間が大幅に削減され、自動化により入力ミスや確認漏れも防止されています。

これにより、社員1人あたりの生産性が1.5倍に向上し、顧客対応業務への人員シフトも実現しました。さらに、新入社員の教育期間が従来の3カ月から1週間に短縮されるなど、効率化の効果が顕著に表れています。SaaSツール同士の柔軟な連携により、現場からはさらなる自動化の要望が寄せられるなど、導入効果が高く評価されています。

＞＞iPaaS連携による見積り業務の自動化により、社員数はそのまま年商が1.5倍に成長【プロマスト株式会社】

まとめ

業務効率化ツールを活用することで、作業時間の短縮やミスの削減、コミュニケーションの円滑化が実現します。本記事では、カテゴリ別におすすめのツールを詳しく紹介しました。

各ツールの特徴を比較し、自社の課題に最適なものを選ぶことが大切です。業務効率化を進めることで、社員の働きやすさや企業全体の生産性向上を実現しましょう。