RPAとマクロの違いを徹底解説！業務効率化のおすすめツールBizteX robop

RPAとExcelマクロは、業務効率化のために多くの企業で活用されているツールです。

本記事では、それぞれの特長や違い、さらにどちらを選ぶべきかを解説します。RPAの導入メリットやおすすめツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

RPAとExcelマクロの共通点

RPAとExcelマクロは、いずれも業務の効率化と自動化を実現するツールです。どちらも定型的な作業を省力化し、人為的なミスを削減する目的で利用されますが、用途や機能には違いがあります。

以下でそれぞれの基本を詳しく解説します。

RPAとは

RPA（Robotic Process Automation）は、ソフトウェアロボットを用いて、定型的な業務を効率化・自動化するためのツールです。人間がコンピュータで行う一連の作業を模倣することで、手動操作を代替し、作業時間を大幅に短縮します。特に、バックオフィス業務での活用が進んでおり、経理・総務・人事といった部門で大きな成果を上げています。

RPAの特長は、複数のアプリケーションをまたぐ複雑な作業や、ルールに基づいた決まったプロセスを自動化できる点です。具体的には、大量のデータ入力、定期的なメール送信、ファイル形式の変換、帳票作成、データ収集など、日常的に発生する幅広い業務に対応可能です。

Excelマクロとは

Excelマクロは、Microsoft Excelに搭載された自動化機能で、日常的な作業を効率化するのに役立つツールです。マクロは、Excel内の操作を記録して再生する仕組みを持ち、複雑な手順を繰り返し実行する際の時間短縮やミス削減に寄与します。

例えば、データの並び替えや計算、グラフの生成、レポートの作成といった操作を自動化でき、特にデータ処理が多い業務で活躍します。

さらに、Excelマクロを高度に活用したい場合には、VBA（Visual Basic for Applications）というプログラミング言語の知識が必要です。

VBAとは

VBA（Visual Basic for Applications）は、Excelマクロを高度にカスタマイズするためのプログラミング言語です。これにより、単純なマクロの記録・再生を超えて、複雑な条件に応じた処理や、WordやOutlookなど他のMicrosoft製品との連携が可能になります。

例えば、特定のデータ条件に基づく自動処理や、複数アプリケーション間でのデータ転送など、業務全体の効率化が図れます。

ただし、VBAの活用にはプログラミングの知識やスキルが必要なため、初心者にはハードルが高い場合があります。そのため、初めてExcelマクロを利用する際は、記録機能など簡易な方法から始め、段階的にVBAの習得を目指すのが適切です。

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RPAとExcelマクロの違い

RPAとExcelマクロの違いを以下の表にまとめました。

項目	RPA	Excelマクロ
利用範囲	複数のアプリケーションやシステム間での操作が可能	Excel内の操作に限定
自動化の柔軟性	条件分岐や複雑な業務プロセスにも対応可能	基本的にはExcel内の繰り返し作業や簡単な処理に対応
導入コスト	ソフトウェア購入費や導入支援サービスの費用が必要	基本的には無料（Excelに標準搭載）
開発スキル	基本的に不要（ツールの種類によるが、ドラッグ＆ドロップで設定可能な場合が多い）	VBAスキルが必要になる場合もあり、技術的な知識が求められる
長期的な運用性	柔軟でスケーラブル。業務内容や規模が変わっても拡張しやすい	スケーラビリティが低く、大規模運用には不向き
導入までの時間	ツールの学習や設定に時間がかかる場合がある	マクロ記録機能を使えば短時間で設定可能
メンテナンスの手間	ソフトウェアやシステム変更に応じて調整が必要	マクロやVBAのコード変更が必要
業務効率化の範囲	データ入力、ファイル変換、メール送信など多岐にわたる	Excel内のデータ整理、計算、レポート作成などに特化
対象ユーザー	システム全体の業務改善を目指す中～大規模な企業向け	小規模な業務改善を行いたい個人や小規模チーム向け

RPAは、複数のシステムやアプリケーションをまたいで業務全体を効率化できる点が特長であり、高い柔軟性とスケーラビリティを備えています。

一方、Excelマクロは、Excel内の業務効率化に特化しており、低コストかつ手軽に導入できる点が魅力です。

ただし、RPAはスキルをほとんど必要としない場合が多いのに対し、Excelマクロで複雑な処理を実現するにはVBAスキルが求められる場合があります。業務内容や規模に応じて、それぞれのツールの特性を理解し、適切に選択することが成功の鍵となります。

RPAとExcelマクロはどちらがおすすめ？

RPAとExcelマクロの選択は、業務の規模や目的、そして将来的な運用計画に大きく影響します。それぞれの特長を踏まえ、以下で適したケースを詳しく解説します。

短期的かつ限定的な効率化にはExcelマクロが有効ですが、マクロは作成者しか自動化フローを理解できない場合が多く、属人化しやすいという課題があります。

そのため、運用コストや引き継ぎ時の負担を考慮すると、総合的にはRPAを活用することをおすすめします。長期的な柔軟性や持続可能性を重視する場合、RPAが最適な選択肢となるでしょう。

RPAの導入メリット

RPAを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。以下で具体的に3つのポイントに分けて解説します。

定型業務の削減による生産性向上

RPA（Robotic Process Automation）は、手作業で行われている繰り返し業務をソフトウェアロボットに任せることで、生産性を大幅に向上させます。たとえば、データ入力や請求書処理などの単調な作業を自動化することで、社員はより創造性が求められる業務や、戦略的な課題解決に集中できます。

これにより、従業員満足度の向上とともに、企業全体のパフォーマンス向上を実現します。また、自動化されたプロセスは一定の速度で進むため、業務のスピードアップにも寄与します。

エラー削減と品質向上

RPAはプログラムに基づいて業務を遂行するため、作業中に発生するヒューマンエラーを効果的に排除します。たとえば、データ転記ミスや計算ミスなどが防止されるため、結果として業務の正確性が高まり、顧客満足度も向上します。

さらに、エラーが減少することで、修正や再処理に要する時間も削減され、プロセス全体の効率が改善されます。このような品質向上は、企業の信頼性やブランドイメージの向上にもつながるでしょう。

コスト削減と柔軟な運用

RPAの導入には初期投資が必要ですが、運用開始後は人件費や作業時間の削減によって大幅なコストカットが可能です。また、システムは24時間稼働可能なため、人手を増やすことなく処理能力を拡大できます。

さらに、業務の変更や追加に柔軟に対応できるため、業務環境の変化にも素早く適応可能です。この柔軟性は、企業の競争力を高める重要な要素となります。RPAは、費用対効果の高いソリューションとして注目されています。

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RPAを導入するなら「BizteX robop」がおすすめ

BizteXが提供するデスクトップ型RPA「BizteX robop」は、現場部門での活用に特化したツールです。わずか2時間程度で基本操作を習得可能なため、初めての導入でも安心です。

また、初心者にも優しい学習プログラムや専任担当者のサポート、運用代行サービスが整っており、導入後も安心して活用できます。さらに、デスクトップ型であるため、レガシーシステムとの柔軟な連携も可能です。

2週間の無料トライアルも提供されているため、導入前に使い心地を確認することができます。まずは試してみてはいかがでしょうか。

＞＞BizteX robopのサービスサイト

Excelマクロから「BizteX robop」へ移行した事例

この事例では、全国の取扱店で販売された本や手帳のPOSデータをExcelマクロで集計していましたが、頻発するエラーにより専任スタッフが常に監視する必要があり、月間7時間もの作業時間がかかっていました。

BizteX robopを導入した結果、作業時間を月間7時間から3時間に短縮し、エラーを大幅に削減。さらに、集計からファイル格納、完了通知までの一連のプロセスを完全自動化することで、業務効率と品質が大幅に向上しました。

これによりスタッフの負担を軽減し、本来の業務に集中できる環境が実現しました。

＞＞導入事例：毎日・毎月発生する数百のデータ集計作業を自動化

まとめ

RPAとExcelマクロはいずれも業務効率化に役立つツールですが、柔軟性のある運用を求める場合はRPAが特に適しています。中でも「BizteX robop」は初心者でも導入しやすく、現場での活用に最適です。無料トライアルで、その使い心地をぜひお試しください。

BizteXでは、RPAに加えてiPaaSやAI-OCRなど、業務自動化やDX推進を支援する幅広い自動化ツールを提供しています。どんな些細なことでも構いませんので、お気軽にお問い合わせください。