ファイルを簡単保存・バックアップ可能な法人向けオンラインストレージ8選
業務効率を向上させるSaaSとして導入がすすむオンラインストレージ。社内はもちろん、社外取引先とのファイル共有や業務管理システムとの連携でコンテンツ一元化を実現し、業務効率向上・業務改善を実現します。
以下では、企業で導入がすすむ人気のオンラインストレージをご紹介します。導入を検討されている方は、参考にしてください。
【 オンラインストレージ｜SaaS】Dropbox
【オンラインストレージ｜SaaS】Box
【オンラインストレージ｜SaaS】DirectCloud
【オンラインストレージ｜SaaS】OneDrive
【オンラインストレージ｜SaaS】Google Drive（Google ドライブ）
【オンラインストレージ｜SaaS】Fileforce
【オンラインストレージ｜SaaS】Fleekdrive
【オンラインストレージ｜SaaS】IDCFクラウド
BizteXサービスを活用したオンラインストレージ連携・自動化の実現方法
オンラインストレージをより効果的に活用するには、単体利用にとどまらず、社内の各システムや外部サービスとの連携を組み合わせ、ファイル管理や通知の流れを自動化することが欠かせません。
BizteXが提供するRPA・iPaaS・IPOサービスを組み合わせることで、ファイルの保存・整理から共有・通知までを一貫して効率化できます。以下では、それぞれのサービス特長と活用方法をご紹介します。
RPA「BizteX robop」でプログラミングゼロの自動化
「BizteX robop」はデスクトップ型のRPAツールで、プログラミング知識がなくても画面操作を自動化できるのが特長です。PC上で行うローカル環境の作業にも対応しており、Excelやファイル操作、フォルダ整理なども自動化できます。
例えば、オンラインストレージにアップロードしたファイルを自動で所定フォルダに仕分けし、管理台帳に反映するといった作業も可能です。担当者が繰り返し行っていた定型処理をロボットに任せることで、工数削減とヒューマンエラー防止を同時に実現できます。
iPaaS「BizteX Connect」でノーコードAPI連携
「BizteX Connect」は、オンラインストレージと外部サービスをAPIでつなげるノーコードiPaaSです。RPAと異なりUI変更の影響を受けないため安定した連携が可能で、専門知識がなくてもドラッグ＆ドロップの操作で自動化フローを構築できます。
例えば、契約書をアップロードした際にSlackやTeamsへ通知したり、アップロードされたファイルを自動でkintoneやSalesforceに紐付ける仕組みを構築できます。さらに、ストレージ内のファイル情報を自動でスプレッドシートに集計し、進捗管理やレポート作成に活用することも容易です。
加えて、デスクトップ型RPA「BizteX robop」と組み合わせれば、クラウド上の連携に加えてローカル環境でのファイル操作も含めた自動化を実現できます。1週間の無料トライアルで導入効果を試せるため、オンラインストレージをより効率的に活用したい企業に最適な選択肢です。
IPOサービス「インテリジェント フロー」で業務改善を外部委託
「インテリジェント フロー」は、RPAやiPaaSに加え、AIや人の判断を組み合わせ、ファイル管理を含む業務プロセス全体を設計から運用・改善まで代行するIPOサービスです。単なるツール導入ではなく、BizteXの専任チームが要件定義から業務設計、運用、改善までをワンストップで支援します。
例えば、オンラインストレージに保存された資料を自動で仕分けし、CRMへの登録、関係部署への通知、利用状況のレポート作成までを一連のフローとして自動化可能です。継続的に改善提案も受けられるため、情報管理の精度向上と現場負担の軽減を同時に実現できます。
無料プランで1フローから利用を始められるため、リソース不足に悩む企業でもスモールスタートから全社展開まで柔軟に進められるのが強みです。
※DX Suiteや有料プランのChatGPT、RPAとの連携は有料プラン（月額5万円～）での契約が必要となります。
▼より詳しく知りたい方は下記記事をチェック
BizteXで実現する自動化・連携例
オンラインストレージを効果的に活用するには、契約書やレポート、日常的なファイルを他システムと連携させ、自動で保存・通知できる仕組みを整えることが重要です。BizteXを利用すれば、クラウドとローカルを横断した効率的な情報管理を実現できます。
以下に具体的な活用例を紹介します。
Google Driveの領収書・請求書をfreee会計へ自動転送
Google Driveに保存された領収書や請求書を自動でfreee会計のファイルボックスへ転送するフローを構築できます。経理担当者は手作業でのアップロードを省略でき、会計処理の効率化と入力ミスの防止につながります。
クラウドサイン締結書類をDropboxに自動格納＆Slack通知
クラウドサインで契約が締結された時点でPDFをDropboxに自動保存し、その完了をSlackに通知するフローを構築できます。契約書の管理とチーム共有を自動化でき、確認漏れやファイルの散在を防げます。
kintoneレコード作成時にDirectCloudへファイル自動格納
kintoneで新規レコードが作成された際に、添付ファイルをDirectCloudに自動保存する仕組みを実現できます。必要に応じて保存先フォルダも自動作成され、保存されたファイルへのアクセスURLがkintoneレコードに追記されます。ストレージと業務データベースを連携させることで、ファイルの一元管理と業務効率化を同時に進められます。
BizteX robopで作成したKPIレポートをBoxに格納＆Teams通知
「BizteX robop」で定期的に作成したKPIレポートをBoxに自動保存し、保存完了をTeamsに通知するフローです。レポート作成から共有までを自動化できるため、担当者は分析や意思決定など付加価値の高い業務に集中できます。
GmailからDX Suite経由でOneDriveへ書類をデータ化保存
Gmailで受信した書類をDX SuiteでOCR処理し、データ化した上でOneDriveに自動保存することが可能です。紙の書類やPDFを効率的にデジタル化し、クラウドに整理・保管できるため、情報検索性と業務スピードが大幅に向上します。
上記のような自動化は、インテリジェント フローを利用すればBizteXの専任チームが代行し、構築から運用・改善まで一貫して担います。
一方で、自社に内製化の体制がある場合は、BizteX Connectやrobopなどのツール導入だけでも実現可能です。
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FAQ｜オンラインストレージでよくある質問
オンラインストレージを利用することで、社内外から安全にファイルへアクセスでき、リモートワークやチーム間のコラボレーションが円滑になります。クラウドストレージを活用すれば、容量制限や紙資料管理の課題も解決できます。
基本的には同義ですが、オンラインストレージはインターネット経由でファイルにアクセスできるサービス全般を指し、クラウドストレージはその代表的な形態です。多くの場合は同じ意味で使われます。
主要なクラウドストレージサービスは暗号化通信やアクセス権限管理を備えており、安全に利用できます。さらに、IP制限やログ監査機能を活用することで、企業利用に必要なセキュリティレベルを確保できます。
契約書や請求書などの重要文書の保管、チームでの共同編集、顧客へのファイル共有など幅広く活用できます。「BizteX Connect」と連携すれば、オンラインストレージへの自動保存や通知なども仕組み化できます。
クラウドストレージは月額課金制が一般的で、数百円から利用できる個人向けプランから、セキュリティや容量を強化した法人向けプランまで幅広く用意されています。BizteXのサービスと組み合わせれば、コストを抑えつつ業務全体の効率化も実現可能です。
まとめ｜オンラインストレージの比較から見えた最適解
オンラインストレージは、サービスごとに容量やセキュリティ、共同編集機能などの強みが異なり、企業規模や利用シーンに合わせた選定が重要です。導入効果を最大化するには、単体利用にとどまらず、会計システムや電子契約システムなど他ツールとの連携を組み合わせ、保存・共有・通知のプロセスを自動化することが不可欠です。
BizteXでは、PC上の定型作業を自動化できる「BizteX robop」、ノーコードでCTI・クラウドPBXと外部サービスをつなげる「BizteX Connect」、さらに設計から運用・改善までを代行する「インテリジェント フロー」を提供しています。これらを活用することで、ファイルの自動格納、ステータス通知、各種システムとのデータ連携までをシームレスに効率化でき、担当者の工数削減と情報管理の精度向上を同時に実現できます。
まずは無料プランや無料トライアルから、スモールスタートで導入を検討してみてはいかがでしょうか。
▼「インテリジェント フロー」に関するご相談は、下記フォームからお気軽にお問い合わせください。
