Microsoft Teamsは、現代のビジネスに欠かせない総合コミュニケーションツールです。チャットやメッセージ、ビデオ会議と通話、ファイル共有と共同編集など、さまざまな機能を一つのプラットフォームに統合し、組織の生産性を大幅に向上させます。
本記事では、Teamsの基本的な使い方から導入メリット、料金プランまで詳しく解説します。業務効率を向上させたい方はぜひ参考にしてください。
Microsoft Teamsとは？何がすごい？
Microsoft Teamsは、チャットやビデオ会議、ファイル共有など、業務に必要な機能を統合し、スムーズな情報共有と協力体制を実現するツールです。
テレワークが普及する現代のビジネス環境において、Teamsの導入は組織の生産性向上に大きく貢献します。場所や時間を問わず、チームメンバーとの円滑なコミュニケーションを可能にし、プロジェクトの効率的な進行をサポートします。
Microsoft TeamsとZoomの違いは？
Microsoft TeamsとZoomは、どちらもビデオ会議ツールとして人気がありますが、それぞれ違いがあります。
Teamsの強みは、Microsoft 365との密接な連携にあります。チャットやビデオ会議中にExcelやWordファイルを共同編集可能です。また、組織内のコミュニケーションやプロジェクト管理に特化しており、セキュリティ面でも優れています。
一方、Zoomは使いやすさが最大の魅力です。アカウント不要で簡単に参加でき、大規模な会議にも対応しています。接続の安定性も高く、外部との会議やイベントに適しています。
関連記事：
Zoom商談とは？ビデオ会議ツールをシステム連携して営業活動を効率化
APIを使ってZoomをシステム連携！ミーティングを自動作成する方法
Microsoft Teamsの使い方
Microsoft Teamsの基本的な使い方は、以下のとおりです。
管理者がMicrosoft 365アカウントを作成し、従業員に配布
従業員は配布されたアカウントでTeamsにログイン
「チーム」タブから部署やプロジェクト単位でチームを作成
チーム内でトピックごとにチャネルを追加
「チャット」タブで1対1やグループチャットを開始
各チャネルで特定トピックについての投稿を作成
「予定表」タブから新しい会議を作成
予定表やチャットリンクから会議に参加
チャネルの「ファイル」タブにドキュメントをアップロード
共有されたOfficeファイルをリアルタイムで共同編集
上記のような使い方ができるため、Teamsは以下のような企業に適しています。
- リモートワークや分散したチームを持つ企業
- プロジェクトベースの作業が多い組織
- Microsoft 365の他のツールとの連携を活用したい企業
Microsoft Teamsでできること
Microsoft Teamsでできることは、おもに以下の4つです。
- チャットとメッセージ
- ビデオ会議と通話
- ファイル共有と共同編集
- Microsoft 365とのシームレスな連携
この章では、Teamsの主要機能を詳しく解説し、それぞれがどのように業務効率化できるのかを説明します。チームワークを重視する企業や、リモートワーク環境の整備を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
チャットとメッセージ
Teamsのチャット機能は、1対1の会話からグループディスカッションまで、さまざまな形式に対応しています。テキストだけでなく、ファイル添付やGIF、絵文字の使用も可能で、表現力豊かなやり取りができます。
チャットの履歴は保存され、あとから検索することもできるため、重要な情報の管理も容易です。この機能により、メールよりもコミュニケーションがとりやすく、チーム内の情報共有がスムーズになります。
ビデオ会議と通話
Teamsは、高品質なビデオ会議や音声通話機能を提供しています。
ビデオ会議機能は、対面でのコミュニケーションに近く、高品質な音声と映像により、遠隔地にいるメンバーとも臨場感のある会話が可能です。
最大1,000人が参加できる会議や、10,000人規模のブロードキャストにも対応しており、大規模な組織でも活用できます。画面共有や録画機能も備わっており、プレゼンテーションや会議の振り返りも効果的に行えます。
ファイル共有と共同編集
Teamsでは、ファイルの共有と共同編集が簡単に行えます。チャットやチャネルで共有されたファイルは、クラウド上で一元管理されるため、最新版をつねに把握できます。
Microsoft Office製品との連携により、WordやExcel、PowerPointのファイルをTeams上で直接編集することも可能です。複数人での同時編集も可能なため、リアルタイムでの協力作業が実現し、プロジェクトの進行が加速します。
Microsoft 365とのシームレスな連携
Microsoft TeamsとMicrosoft 365のシームレスな連携により、単一のプラットフォーム上でさまざまなタスクを完結できます。
例えば、Teamsのチャット中にドキュメントを共同編集したり、Excel表をリアルタイムで更新したりすることが可能です。OutlookのカレンダーとTeamsの予定表が同期されるため、スケジュール管理も一元化されます。
また、SharePointと連携したファイル管理やOneNoteでのメモ共有など、情報の整理と共有が格段に容易になります。これにより、アプリケーション間の行き来が減少し、業務の流れがスムーズになります。
関連記事：
Sharepoint(シェアポイント)とは？使い方や何ができるのかをわかりやすく解説
Microsoft Teamsの導入メリットとは
Microsoft Teamsの導入により、組織のコミュニケーション、コラボレーション、セキュリティを大幅に向上させることができます。
この章では、Teamsを導入することで得られる具体的なメリットを詳しく解説し、それぞれがどのように組織の生産性と競争力を高めるかを説明します。
効率的なコミュニケーションができるようになる
Microsoft Teamsを導入すると、組織内のコミュニケーションが大幅に効率化されます。チャットやビデオ会議、音声通話などの機能を統合することで、即時的かつ柔軟なコミュニケーションが可能になります。
チームやチャネルを活用すれば、プロジェクトや部署ごとに情報を整理でき、必要な情報へのアクセスも容易です。また、場所を問わずチームメンバーとつながれるため、リモートワークやグローバルな協業にも対応できます。
シームレスなコラボレーションが可能になる
Microsoft Teamsは、さまざまな機能を一つのプラットフォームに統合しているため、アプリケーションを切り替える必要がなく、業務がスムーズに進行します。
また、Microsoft 365との連携により、WordやExcelなどのオフィス製品とシームレスに統合され、ドキュメントの共同編集や共有も容易になります。
チャットやビデオ会議をしながら同時にファイルを編集できるため、リアルタイムでの協力作業も可能です。
セキュリティが高くなる
Microsoft Teamsは、高度なセキュリティ機能を備えています。ログイン時は多要素認証を採用し、ユーザー認証の安全性を高めています。
ファイルデータは暗号化されており、さらにユーザーごとにアクセス権限を設定できるため、重要な情報へのアクセスを制限することも可能です。「誰が・どこから・どのデバイスで」アクセスするかを細かく設定できるため、不正アクセスのリスクを大幅に軽減できます。
Microsoft Teamsの料金プラン
Microsoft Teamsの料金プランは、以下のとおりです。
| プラン名 | 料金 (月額) | 特徴 |
|---|---|---|
| Microsoft Teams (無料版) | 0円 | 会議機能（最大100人、60分まで） ファイル共有（1ユーザー2GB） コミュニティサポート |
| Microsoft Teams Essentials | 599円 | 会議機能（最大300人、30時間まで） ファイル共有（1ユーザー10GB） 24時間年中無休のサポート |
| Microsoft 365 Business Basic | 899円 | Teams Essentialsの全機能 カスタムメール 1TBのクラウドストレージ Word/Excel/PowerPoint/OutlookのWeb版とモバイル版 スパム・マルウェアフィルタリング、常時サポート |
| Microsoft 365 Business Standard | 1,874円 | Business Basicの全機能 デスクトップ版のWord/Excel/PowerPoint/Outlook ウェビナー機能 Microsoft Loop、Clipchampでの動画編集 Copilot for Microsoft 365 |
無料版でも基本的な機能は利用可能ですが、会議時間や参加人数に制限があります。とくに、オンライン会議の頻度やファイルストレージの容量、サポート体制などを考慮して選ぶと良いでしょう。
無料版と有料版の違い
無料版と有料版のおもな違いは以下のとおりです。
| 機能 | 無料版 | 有料版 |
|---|---|---|
| 会議参加人数上限 | 100人 | 300人 |
| 会議時間制限 | グループ会議：最大60分 | グループ会議：最大30時間 |
| ファイルストレージ容量 | チーム全体で10GB ユーザー1人あたり2GB | チーム全体で1TB ユーザー1人あたり10GB |
| サポート | コミュニティのみ | 24時間365日の電話・Webサポート |
| セキュリティ機能 | 基本的 | より高度なセキュリティ |
有料版には複数のプランがあり、組織のニーズに合わせて選択できます。無料版でも基本機能は利用可能ですが、大規模組織や高度な機能を必要とする場合は有料版の導入を検討しましょう。
Microsoft Teamsの注意点
Microsoft Teamsの導入と運用には注意すべき点があります。おもな課題は、初期設定と管理の手間、そして多機能性を使いこなすための時間です。
初期設定では多くのステップが必要で、適切な設定を怠ると後の運用に影響します。
多機能性は利点ですが、全機能を使いこなすにはある程度の時間が必要です。
そのため、組織の規模やニーズに合わせた導入計画を立て、段階的に機能を展開していくと良いでしょう。
Microsoft Teamsを他サービスと簡単に連携させる方法
Microsoft Teamsは、APIを通じて他システムと連携することで、業務フロー全体を効率化させることができるようになります。
ただその際には専門的な知識が必要になるため、ノーコード・ローコードでシステム連携ができるiPaaSを活用して連携を行うのがおすすめです。
ここではBizteXが提供するiPaaS「BizteX Connect」を詳しく解説します。
iPaaS「BizteX Connect」で連携するのがおすすめ
iPaaS「BizteX Connect」は、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができるシステム連携ツールです。“複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。
また、接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携やデータの高速処理も可能です。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。
Microsoft Teamsを利用する場合は、例えばGmailやOneDriveと連携することで、請求書の処理を自動化することができます。
例えば、上記の図ではGmailで送付された請求書ファイルをオンラインストレージへ自動で保存・転送し、完了通知を自動でMicrosoft Teamsに送っています。これにより、対応漏れなどのミスが無くなるだけでなく、より顧客との時間にリソースを割けるようになります。
BizteX Connectは、1週間の無料トライアルでお試し利用ができるため、気になる方はお気軽にお問い合わせください。
＼マウス操作のみでサービス連携が実現できる／
関連記事：
iPaaS(アイパース)とは？メリットや活用事例をわかりやすく解説
Microsoft TeamsのAPI連携方法を解説！業務自動化で生産性向上
Microsoft Teamsは総合コミュニケーションプラットフォーム
Microsoft Teamsは、チャットやビデオ会議、ファイル共有、タスク管理など、多様な機能を単一のインターフェースに統合し、シームレスな協働を実現します。Microsoft 365との連携により、生産性が大幅に向上し、リモートワークにも最適です。
Teamsの導入により、組織内のコミュニケーションが効率化され、プロジェクト管理が容易になり、ビジネスの競争力強化が期待できます。
＼マウスのみでサービス連携を実現／
関連記事：
SharePointのAPI連携方法を解説！Teamsとの連携もスムーズに行える
APIを使ったOutlookとiPaaS「BizteX Connect」のデータ連携方法
APIを使ったOneDriveのシステム・データ連携
APIを使ったExcel Onlineデータ連携方法
