kintoneに登録された商談情報をもとに、Zoomミーティングを自動作成し、ミーティングリンクとともにGoogleカレンダーへ自動登録すれば、スケジュール管理の手間を削減し、商談の抜け漏れを防げます。
本記事では、iPaaS「BizteX Connect」を活用し、kintoneとZoom、Googleカレンダーを連携させる自動化フローの手順を詳しく解説します。設定はシンプルで、すぐに導入可能です。商談スケジュールの管理を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。
kintoneに登録された商談情報をGoogleカレンダーへ自動登録する方法
kintoneに登録された商談情報をもとに、Zoomミーティングを自動作成し、そのリンクをGoogleカレンダーへ自動登録する方法を紹介します。
この自動化により、手作業の負担を減らし、スケジュール管理を効率化できます。さらに、ミーティング情報が即座にGoogleカレンダーへ登録されるため、チーム全体で最新の予定を簡単に共有できます。手動での登録ミスや予定の抜け漏れを防ぐ効果も期待できます。
それでは、具体的な設定手順を解説していきます。
kintone設定｜「レコードの追加/編集の検知」を選択
新規シナリオ作成画面で、アプリの一覧からkintoneを選択します。次に、イベント選択画面で「レコードの追加/編集の検知」を選択してください。
kintone設定｜「Webhookコネクタ」を作成・選択
BizteX ConnectでWebhook URLを発行します。
「新しいコネクタを作成する」をクリックし、任意のタイトルを入力した後、「コネクタ作成」をクリックしてください。
ここでは、例として「商談アプリ」という名前を設定します。
発行後、該当のWebhook URLが自動的に選択された状態になります。
このWebhook URLを、kintoneのアプリ設定画面にある「Webhook」ページへ転記してください。通知を送信する条件は「レコードの追加」は必ずチェックを入れておきます。
※「https://」はkintone側であらかじめ記載されているため、Webhook URLを転記した後に削除してください。
追加後、「保存」をクリックし、アプリの設定画面で「アプリを更新」してください。
kintone設定｜基本設定を行う
Webhookコネクタを作成したら、 検知するイベントの種類を設定します。
今回は、新規の商談レコードが追加されたことを検知するため、「追加」を選択します。
kintone設定｜新規レコードを正しく検知できるか確認する
出力確認画面で「サンプル取得」をクリックし、新規レコードを正しく検知できるか確認します。
正常に取得できれば、出力確認画面が上記画像のような表示になります。
ここまでの設定で、kintoneの新規レコード情報を取得する準備が整いました。
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Zoom設定｜「ミーティングの作成」を選択
kintoneの商談情報をそのままGoogleカレンダーへ自動登録することも可能ですが、さらに実践的で効率的な運用を実現するために、Zoomミーティングの自動作成手順もあわせてご紹介します。
kintoneの右側の「＋」をクリックし、ステップ2のアプリ選択からZoomを選びます。次に、イベント選択画面で「ミーティングの作成」を選択してください。
Zoom設定｜「認証コネクタ」を作成・選択
認証コネクタのタイトルは任意の名前を設定できます。例として 「商談作成」 とします。
認証コネクタを作成する際、OAuth認証が必要です。Zoomアカウントへのアクセス権限を許可してください。
Zoom設定｜kintone情報をもとに基本設定を行う
基本設定では、Zoomミーティング作成時に必要なkintoneの商談情報を右側の出力データから設定します。
今回は下記のように設定します。
- ミーティングの種類：スケジュールされたミーティング
- MTGのトピック：record＞スケジュールタイトル＞value
- ミーティングの説明：record＞商談詳細＞value
- 開始時間：record＞開始日時＞value
Zoom 設定｜kintone情報の出力確認をする
設定した通りにkintone情報を取得できるか出力確認を行います。
ここまでで、kintoneの商談情報をもとにZoomミーティングの作成までを自動化しました。
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Googleカレンダー設定｜「予定の作成」を選択
Zoomの右側の「＋」をクリックし、ステップ3のアプリ選択からGoogleカレンダーを選びます。次に、イベント選択画面で「予定の作成」を選択してください。
Googleカレンダー設定｜「認証コネクタ」を作成・選択
認証コネクタのタイトルは任意の名前を設定できます。例として「商談作成」 とします。
認証コネクタを作成する際、OAuth認証が必要です。Googleアカウントへのアクセス権限を許可してください。
Googleカレンダー設定｜基本設定でkintone情報を紐づける
基本設定では、Googleカレンダーの予定作成時に正しい商談情報が表示されるように紐づけます。
右側の出力データとプルダウンから選択して設定を行います。
今回は下記のように設定します。
- 登録先のカレンダー：自身のメールアドレス（OAuth認証したアカウントが自動設定されます）
- 予定のタイトル：record＞スケジュールタイトル＞value
- 終日：いいえ
- 開始日時：record＞開始日時＞value
- 終了日時：record＞終了日時＞value
- 予定の公開設定：予定あり
- 予定の公開/非公開：公開
- ゲストに予定の変更を許可する：いいえ
Googleカレンダー設定｜オプション機能設定でより効率的に
Googleカレンダーで作成された予定の商談内容を担当者がすぐに把握できるよう、オプション設定を活用すると、さらに業務を効率化できます。
例えば、下記の画像のようにオプションを設定すれば、Googleカレンダーに自動登録された予定からさまざまな情報を確認でき、ミーティングへの入室もスムーズに行えるようになります。
表示させたい内容は、右側の出力データから該当のkintoneとZoomのデータを選択します。
今回は下記のように設定します。
- ZoomURL：join_url
- 取引先：record＞取引先＞value
- 担当者：record＞担当者＞value
- KintoneURL：url
- レコードID：record＞レコード番号＞value
Googleカレンダー設定｜出力確認をする
設定した通りにkintone情報を取得できるか出力確認を行います。
kitnone×Googleカレンダー連携シナリオを保存・有効化して作成完了
右上の「保存」をクリックして、シナリオを保存します。
ただし、保存しただけでは動作しないため、保存後に「シナリオ有効化」をONにしてください。
これで「kintoneに登録された商談情報をGoogleカレンダーへ自動登録させる自動化フロー」のシナリオ作成が完了です。
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▼下記よりConnect×各種SaaSの連携記事をご覧いただけます。（アイコンクリックで遷移できます）
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まとめ
iPaaS「BizteX Connect」を活用すれば、プログラミング不要でkintoneとGoogleカレンダーを簡単に連携し、kintoneの商談情報をGoogleカレンダーへ自動登録できます。これにより、スケジュール管理の効率化や情報共有の円滑化が実現し、業務の負担を大幅に軽減できます。
また、もしZoomミーティング情報も登録したい場合は、Zoomと連携することで、商談情報をもとにZoomミーティングを自動作成し、そのリンクをGoogleカレンダーへ登録することも可能です。
「BizteX Connect」は1週間の無料トライアルを実施しており、導入前に実際の操作感を試すことができます。本記事で紹介する手順を参考に、kintoneとZoom、Googleカレンダーの自動連携を導入し、商談管理の最適化を進めてみてはいかがでしょうか。
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