SmartRead API連携とは?ノーコード自動化・継続運用の実現法を解説

SmartReadのAPI連携記事アイキャッチ

SmartReadを活用して帳票のデジタル化や文書情報の抽出を行っていても、他の業務システムと連携できていないために、ファイルのアップロードやデータ転記などの手作業に時間を取られている企業は少なくありません。

APIを活用すれば、これらの業務は大きく自動化できますが、「社内に開発リソースがない」「運用が属人化しそう」といった理由から、導入に踏み出せないケースも見受けられます。

本記事では、SmartReadのAPIでできることから、iPaaSによるノーコード連携の方法、さらに業務プロセス全体の運用を代行できる「インテリジェント フロー」の活用法まで、具体的な導入事例を交えてわかりやすく解説します。

SmartReadを導入済み、または導入を検討している業務部門や情報システム担当者の方に向けて、文書業務の自動化を継続的に実現するためのポイントを網羅します。

この記事でわかること
  • SmartReadのAPIでできることと主な活用シーン
  • ノーコードでのAPI連携(iPaaS活用)の方法
  • 属人化・運用負荷を防ぐ仕組みづくり
  • インテリジェント フローによる代行型サービスの実態
  • 文書業務自動化が求められる背景と潮流
目次

SmartRead活用の限界と、業務効率化における課題

引用:SmartRead

SmartReadは、AI-OCRを活用して紙帳票やPDFファイルから文字情報を自動抽出できる優れたツールです。請求書や注文書、見積書といった非構造データのデジタル化を効率化し、ペーパーレス化を推進する企業も増えています。

しかし実際には、SmartReadで抽出したデータがその後の業務工程で十分に活用されていないケースも散見されます。たとえば以下のような作業が残り、人手に頼った処理が業務全体のボトルネックとなっているのが実情です。

  • データをCSVで出力し、別システムへ手作業で再入力
  • PDFを個別にメール送信・ファイル保存
  • kintoneや基幹システムとの連携が手作業に依存

このように、OCR後の処理が属人化していることで、SmartReadの導入効果が業務全体に波及しきれていない企業も少なくありません。

手作業がもたらす属人化・ミス・遅延のリスク

データ抽出後の「確認・転記・登録・通知・保存」といった作業が人手に依存している場合、次のような問題が発生しがちです。

  • 入力ミスによる業務トラブル
  • 属人化による業務のブラックボックス化
  • 作業漏れや対応遅れによる処理遅延

SmartRead単体ではOCR部分の効率化は図れても、業務プロセス全体の最適化には不十分であることが明らかになってきています。

なぜ今、SmartReadのAPI連携が注目されているのか?

SmartReadはAPI機能を提供しており、他の業務システムと自動連携させることで、抽出後の業務フローも含めた“一連の処理の自動化”が可能になります。

API連携を活用することで、次のような業務改善が実現します。

  • 抽出データをkintoneやCRMに即時登録
  • Google Sheetsに自動転記し集計レポートを自動生成
  • Slackへ確認依頼やエラー通知を自動送信
  • DropboxやSharePointにPDF原本とデータを自動保存

このように、SmartReadのOCR結果を起点に“前後の業務”まで一気通貫で自動化できるのが、API活用の大きな魅力です。

API連携によって期待される効果

改善領域効果内容
データ入力の自動化システム間転記作業が不要に
承認・通知の自動化対応スピードと抜け漏れ防止
ファイル処理の一元化保存・整理・共有の手間を削減
属人化リスクの解消業務フローの標準化と再現性向上

SmartReadは、API連携を通じて「単なるOCRツール」から、「業務全体のDXを推進するハブ」へと進化します。こうした変化を支える手段として、ノーコードiPaaSの活用や、業務プロセスの丸ごと設計・運用を代行する“インテリジェント フロー”なども選択肢に入れていくべきフェーズに差し掛かっています。

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SmartRead APIとは?基本概要とできること

SmartReadは、帳票やPDFファイルなどの非構造データをAI-OCRで読み取り、テキストデータとして抽出・構造化できるドキュメント処理ツールです。API機能を活用すれば、他のシステムと柔軟にデータ連携でき、OCR処理後の転記作業やファイル整理など、日々の手作業を大幅に削減できます。

SmartReadの主なAPIには、ドキュメントのアップロード・OCR処理の実行・抽出結果の取得・テンプレートの操作などがあり、各種SaaSや業務アプリケーションと組み合わせて利用可能です。

たとえば、以下のような活用が実現できます。

  • SmartReadで読み取ったデータをGoogle Sheetsに自動転記
  • 処理完了をSlackで通知
  • DropboxやSharePointに原本PDFとデータを自動保存
  • kintoneや基幹システムに自動登録して一元管理

これにより、OCR処理だけでなく、その前後に発生する関連業務まで自動化・最適化することが可能になります。SmartReadは、単なる読み取りツールにとどまらず、業務全体の起点としてデータ活用を広げられるAPI基盤を備えています。

※関連記事:APIとは?仕組みと連携メリットを簡単に解説|

ノーコードでSmartRead APIを活用する方法

SmartReadのAPIは、OCR処理の自動化や抽出データの活用を他システムと連携して行うためのインターフェースです。非常に柔軟で高機能な一方、活用にはプログラミングやシステム設計の知識が求められる場面も多く、「エンジニアがいないと運用が難しい」と感じる企業も少なくありません。

そうした課題を解決する手段として注目されているのが、ノーコードでSmartReadと他のツールを接続できるiPaaS(Integration Platform as a Service)です。

BizteX Connectで実現するSmartReadのノーコード連携

iPaaSとは、異なるクラウドサービスや業務システムをノーコードでつなぎ、自動化フローを構築できるクラウド基盤のことです。中でも「BizteX Connect」は、SmartReadのAPIと外部ツールをマウス操作だけで連携できる点が大きな特長です。

Connect紹介画像2
BizteX Connect

たとえば、以下のような処理をノーコードで自動化できます。

  • アップロードされた帳票をSmartReadでOCR処理し、抽出データをGoogle Sheetsへ転記
  • ドキュメント種別ごとにkintoneやSalesforceへ自動登録
  • 処理結果に基づきSlackへ確認・エラー通知
  • 元ファイルと抽出結果をDropboxやSharePointへ自動保存

これらはすべて、APIドキュメントを読む必要なく、業務部門でも構築可能です。属人化しがちなOCR後の転記・通知・保存といった定型処理を、現場主導で自動化できるようになります。

※関連記事:iPaaSとは?仕組みとメリットをわかりやすく解説

ノーコードAPI連携の落とし穴|属人化しない運用設計の重要性とは

従来、API連携の設計や保守は情報システム部門の専任業務でした。しかし、BizteX ConnectのようなiPaaSを活用することで、業務部門の要望に対して迅速かつ柔軟に対応できる体制が実現します。

SmartReadの活用も、こうしたノーコード連携によりOCR処理の“その後”の工程まで自動化できるようになり、情報システム部門の開発・保守負担を大きく軽減します。特に、少人数でIT運用を担っている企業にとっては、導入メリットが非常に大きい仕組みといえるでしょう。

ただし注意が必要なのは、「ノーコードだから簡単」と安易に捉えてしまうことです。構築した連携フローに対して運用ルールが整備されていないと、次のような課題が発生します。

  • フローの属人化(作った人しか把握していない)
  • 異動や退職時にメンテナンスが止まる
  • 新しい帳票や業務パターンに対応できなくなる

こうしたリスクを防ぐためにも、“運用を見越した設計”と“属人化しない仕組み”の構築が重要です。ノーコードで手軽に作れるからこそ、最初から長期運用に耐える形を意識することが、業務自動化の成功を左右します。

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iPaaSでのSmartRead API連携を定着させるには?継続運用に必要な設計とは

iPaaS(Integration Platform as a Service)の普及により、SmartReadと社内のさまざまな業務ツールをAPIでつなぎ、OCR後のデータ登録や通知、ファイル保存といった一連の処理をノーコードで構築できる環境が整いつつあります。

一方で現場では、「連携フローは作ったが使われなくなった」「運用できる人がいなくて止まってしまった」「一度作ったきり改善されていない」といった課題も見受けられます。こうしたトラブルの多くは、導入時点で運用設計が十分に整備されていなかったことに起因しています。

たとえば、フローの更新・修正を誰が担うのかが明確でない、エラー発生時の対応手順が定まっていない、現場からの改善要望をどこで吸い上げるかが仕組み化されていない、といった状態では、フローの継続運用は困難になります。

実際、BizteXが実施した調査でも、iPaaS未導入企業の約4割が「スキルを持つ人材がいない」ことを導入の障壁として挙げています。

iPaaS導入を検討しない理由グラフ画像
【調査レポート】理想のワークフローを実現する「iPaaS」導入のポイントとは?

これは、技術的な難しさ以上に、“自動化を維持する体制”の不在こそが運用を止めてしまう大きな要因であることを示しています。

SmartRead連携を止めないために──仕組みとして機能する運用設計を

SmartReadのAPI連携をiPaaSで構築する際に重要なのは、単に「動く仕組み」を作ることではなく、それを「止まらずに使われ続ける仕組み」として設計することです。

連携フローは、SmartReadや他ツールの仕様変更、担当者の異動、業務ルールの更新といった変化によって容易に停止リスクが生じます。そのため、こうした変化に対応できる体制とルールを事前に整備しておくことが不可欠です。

たとえば、属人化を避けるフロー管理体制の整備、現場からの改善要望を反映できる申請プロセスの構築、更新履歴や権限の明確化といった“仕組みとしての設計”が求められます。

ノーコードツールは「誰でも使える」ことが前提ですが、本当に重要なのは“誰でも、止めずに使い続けられる”仕組みを整えることです。SmartReadの業務活用を止めないためには、テクノロジーそのものだけでなく、それを支える組織的な運用設計が成功の鍵となります。

SmartRead連携を止めない仕組みへ|インテリジェント フローによる継続運用の自動化設計

インテリジェント フロー提供イメージ画像
インテリジェント フロー
成果に直結する3つのコンポーネント
  1. インテリジェント マイニング(業務分析)
    AIが業務実態を可視化し、どこに無駄があるか、どの業務を改善すべきかを定量的に特定。
  1. インテリジェント オーケストレーション(設計・構築)
    自動化テンプレートをベースに、自社特有のルールやシステムに合わせて柔軟にプロセス設計
  1. インテリジェント HUB(効果測定・改善)
    導入後の稼働状況や効果をダッシュボードで可視化し、改善点をAIが自動で提示・実装。

SmartReadのAPI連携により、OCRで抽出したデータを他システムに自動連携することで、帳票処理の効率化が進みます。しかし、現場任せで構築されたフローは、運用体制が曖昧なまま形骸化し、やがて使われなくなることも少なくありません。

こうした継続運用の課題を解決するのが、BizteXの業務最適化サービス「インテリジェント フロー」です。

インテリジェント フローは、SmartReadを含む業務プロセス全体に対し、設計・構築から運用・保守・改善までを一括して代行するサービスです。単なるツール導入ではなく、「仕組みが動き続ける状態」まで設計・実装することで、自動化の成果を継続的に生み出します。

業務の属人化やメンテナンス負担に悩む企業こそ、「現場にツール操作を求めない自動化」を仕組みとして導入することで、SmartReadの価値を最大化しながら、継続的な業務最適化が実現できます。

インテリジェント フローの中核:IPOという考え方

IPOの概念画像
IPOを構成する3つの要素

インテリジェント フローの根幹にあるのは、BizteXが提唱する「IPO(インテリジェント・プロセス・オーケストレーション)」という概念です。これは、AIと人間の力を組み合わせて業務プロセス全体を再設計・最適化する枠組みで、従来のツール単体導入では実現できなかったプロセス全体の自動化・改善を可能にします。

IPOは以下の3つの要素で構成されています。

  • プロセス・インテリジェンス(業務の可視化と改善ポイントの発見)
  • ヒューマン・イン・ザ・ループ(AIと人の最適な役割分担)
  • クロスプラットフォーム統合(複数システムの横断連携)

▼それぞれの詳細は以下の記事で解説しています。

>>プロセスインテリジェンスとは?
>>ヒューマンインザループとは?
>>クロスプラットフォーム統合とは?

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SmartReadと他ツールのAPI連携事例

SmartReadのAPIを使えば、あらゆるツールとの連携が可能です。ここでは、実際に構築された連携フローを用途別に紹介します。

添付書類を自動でデータ化・保存|Gmail × SmartRead × OneDrive

Gmail・SmartRead・OneDriveをBizteX Connectで連携した自動化フロー図

Gmailに届いた見積書や請求書などの添付ファイルを自動でOCR処理し、データ化された情報と原本ファイルをOneDriveの指定フォルダへ自動保存。ファイル整理や転記作業を省略でき、日々の処理負荷を大幅に軽減します。

スキャン書類を自動保存+通知まで|SmartRead × Box × Slack

SmartRead・Box・SlackをBizteX Connectで連携した自動化フロー図

紙で届いた帳票や申請書をスキャンしてSmartReadで読み取り、データ化されたファイルをBoxに自動保存。保存完了後にはSlackで関係者へ自動通知が届くため、業務の抜け漏れや確認遅れを防げます。

OCR結果CSVをそのまま業務データに活用|SmartRead × kintone

SmartRead・CSV・kintoneをBizteX ConnectでAPI連携した画像

SmartReadで読み取った帳票の情報をCSV形式で抽出し、そのままkintoneのアプリに自動登録。手入力による情報反映の手間とミスを削減し、業務システムへの連携をスムーズに実現します。

※連携可能なアプリ一覧はこちらからご確認ください。

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よくある質問(FAQ)

SmartReadのAPI連携や、iPaaS・インテリジェント フローを活用した帳票処理業務の自動化について、よくあるご質問をまとめました。

SmartReadとのAPI連携フローは、どれくらいの時間で構築できますか?

シンプルな処理であれば、1~2日ほどで構築可能です。複数システムとの連携や、運用設計を含むフローが必要な場合も、「インテリジェント フロー」を活用することで、短期間かつスムーズに導入・展開できます。

ノーコードツール(iPaaS)はどこまで柔軟に設定できますか?

BizteX Connectでは、条件分岐・定期実行・通知連携(Slackやメールなど)に加え、エラー処理やデータ更新もすべてノーコードで設定可能です。SmartReadのOCR結果を起点に、ファイル保存やシステム登録などのフローをプログラミング不要で構築できます。

IT人材がいない現場でも導入・運用できますか?

はい、可能です。インテリジェント フローは「設計・構築・運用・改善」までをまるごと代行するサービスのため、専門知識がなくてもSmartReadのデータを業務に取り込む仕組みを整えられます。社内負荷を最小限に抑えながら、安定した自動化を継続できます。

SmartRead以外のツールとも連携できますか?

はい。Google Workspace、kintone、Salesforce、Box、Slackなど、さまざまなツールと組み合わせ可能です。業務全体を横断的に最適化するための連携基盤として機能します。

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帳票登録前に人の確認を挟むことはできますか?

はい、可能です。たとえば「人による確認ステップ」をOCR処理フローの中に組み込むことで、フォーム入力された帳票内容をSlackやメールで確認・承認後にSmartReadへ登録するといった承認プロセスも構築できます。ノーコードで設定可能です。

まとめ|SmartRead連携の成功は“継続運用の仕組み化”で決まる

SmartReadのAPIやiPaaS連携は、帳票処理の効率化に有効ですが、構築だけで終わると形骸化のリスクがあります。重要なのは、誰が運用・改善を担うか、変更時にどう対応するかといった仕組み化です。

インテリジェント フローを活用すれば、設計から保守・改善までを一括で代行し、SmartRead連携を止まらない業務基盤として定着させることが可能です。

SmartRead活用の次のステップとして、「繋がるだけで終わらせない」仕組みづくりに取り組んでみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

DX hacker編集部 瀧澤のアバター DX hacker編集部 瀧澤 マーケティング部オウンドメディア担当

DX hacker編集部の瀧澤が不定期で更新します。
業務自動化・DX推進に役立つ最新情報を、30,000件以上の支援実績をもとにわかりやすく発信中。
「インテリジェント フロー」や「BizteX robop」「BizteX Connect」などの業務最適化サービスも紹介しています。

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