バックオフィス業務のRPA活用事例｜部門を横断して広がる自動化の実態

「うちの部署でもRPAを使えるのか」。そう聞かれることがあります。RPAの事例は製造業や大企業の情報システム部門で語られることが多く、経理・人事・総務・士業といったバックオフィス部門での実態が見えにくい状況です。

実際には、現場担当者向けに設計されたRPAツールを使えば、IT部門に頼らずにバックオフィスの担当者が自分でロボットを作れます。経理・人事・総務・士業での活用事例は、思っている以上に多くあります。

この記事では、複数の部門・業種にわたるRPA活用事例と、自動化が部門を横断して広がる仕組みを解説します。

バックオフィスで自動化できる業務

バックオフィスの業務は「毎回同じ手順で、同じシステムを操作する」ものが多く、RPAとの相性が高い領域です。

経理・財務業務

• 請求書データの基幹システムへの転記・入力
• 経費精算データの集計と給与計算ソフトへの連携
• 月次・週次のレポート作成と関係者への自動配信
• 支払い期日管理リストの自動生成

人事・総務業務

• 新入社員のツールアカウント発行と権限設定
• 勤怠データの集計と給与計算ソフトへの転記
• 入退社に伴う社員マスタの一括更新
• 各種申請書の承認後データの転記

士業・専門サービス業務

• 顧客ごとの帳票作成と書類送付
• 公文書・電子申請の確認・登録処理
• 依頼案件の進捗確認と担当者への通知

いずれも「手順が決まっており、繰り返し発生する」という共通の特徴があります。

導入事例：株式会社ニット様（BPO・業務委託）

株式会社ニットニット様では、KPI進捗管理と入社手続きのアカウント発行に、デスクトップ型RPA「BizteX robop」を導入し、月1,500分の作業時間を削減しました。

業務委託スタッフが増えるにつれて管理作業量も増える構造の中、入社1名につき複数ツールの管理画面へログインして反復入力が発生していました。RPAによる自動化で担当者一人当たりの処理負荷を抑え、採用増に伴う工数増加を防いでいます。

「スタッフ数が増えても、ロボットの処理件数を増やすことで対応できる」という仕組みが、バックオフィスの自動化で得られる拡張性の典型例です。

RPA「BizteX robop」の導入事例をもっと見る

導入事例：TIS株式会社様（SIer・クラウド）

SIer・クラウドサービスを展開するTIS様では、iPaaS「BizteX Connect」とデスクトップ型RPA「BizteX robop」を組み合わせ、商談管理・見積書作成時のデータ連携業務を自動化しました。

Salesforceと社内システム間のデータ連携、見積書作成フローへの情報自動入力といった複数の工程をRPAとiPaaSで分担して自動化することで、月70時間・年間1,400時間のコスト削減を実現しています。

IT企業でありながら社内の業務処理には手作業が残っていた状況を、自社のDX推進の一環としてBizteXで解決した事例です。「全体をシステム開発で対応するのではなく、RPAとiPaaSを組み合わせて既存システムのまま自動化する」という現実的なアプローチが取られています。

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自動化が部門を横断して広がる仕組み

バックオフィスのRPA活用が「1業務の自動化」で終わらず、部門を横断して広がるケースには共通のパターンがあります。

バックオフィス自動化のメリット

定型業務からの解放

毎月・毎週繰り返す転記・集計・入力作業から解放されることで、担当者はより判断を要する業務や社内外のコミュニケーションに時間を使えます。

処理精度の向上とミス防止

人手ではどうしても転記ミスや入力漏れが発生します。RPAは処理ログが残るため、「どのデータをいつ処理したか」が常に追跡できます。経理・人事業務のように正確性が求められる領域でも、処理の根拠を後から確認できる安心感があります。

属人化の解消

「この担当者だけが知っている手順」をロボットとして設計することで、引き継ぎコストが大幅に下がります。担当者の休暇・異動・退職時のリスクを低減できます。

自動化を進めるときのポイント

BizteX robopで始めるバックオフィスの自動化

BizteX robopは、BizteX株式会社が提供するデスクトップ型RPAです。PC上の定型操作をプログラミング不要で自動化でき、バックオフィスの現場担当者が自分でロボットを作れることが最大の特長です。基本操作の習得目安は2時間で、専任のカスタマーサクセス担当者が業務選定から運用定着まで伴走します。IT部門がない組織でも導入・内製化が進めやすく、利用者の約70%がIT部門外の現場担当者という実績があります。

「IT部門に依頼してもリソースがない」「外部の開発会社に頼むと費用がかかる」という課題を、経理・人事・総務・士業の現場担当者が自前で解決している事例が増えています。IT部門に頼らず自分たちで自動化を進めたいというチームに選ばれており、初めての導入でも自走できる体制を整えやすくなっています。

複数の業務・部門にまたがる自動化を一括して設計したい場合は、インテリジェント フローもご検討ください。BizteXの専門チームが業務分析からフローの設計・構築・運用改善まで代行します。

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よくある質問

経理部門でも現場担当者が自分で使えますか？

使えます。BizteX robopはマウス操作とドラッグ＆ドロップでロボットを設計します。プログラミングの知識は不要で、基本操作の習得目安は2時間です。IT部門外の利用者が約70%を占めており、経理・人事・総務の担当者が自走している事例が多くあります。

士業・専門サービス業でも活用できますか？

活用できます。ニット様の事例のように、KPI管理・入社手続きのアカウント発行など、毎月同じ手順で繰り返す業務はRPAと相性が良い業務です。士業・専門サービス業でも、定型書類の作成や顧客対応記録の管理など、手順が決まった処理であれば同様に活用できます。

複数の業務を一度に自動化できますか？

一度に設計するよりも、「1業務を試してから次に広げる」アプローチが効果的です。最初の自動化で成功体験を作ることが、他部門・他業務への展開につながります。

自動化した後のロボットの管理は誰がするのですか？

現場担当者がBizteX robop上で管理します。専任のカスタマーサクセス担当者が運用定着まで伴走するため、初期導入後も一人で抱え込まずに済む体制です。

まとめ

バックオフィスの定型業務は、「毎月同じ手順で繰り返す」ものが多く、RPAとの相性が高い領域です。経理・人事・総務・士業を問わず、IT部門を介さずに現場担当者が自分で自動化を進められることが、BizteX robopの大きな特長です。

ニット様の月1,500分削減、TIS様の月70時間削減が示すように、「1業務から始める」アプローチが確実な効果を積み上げます。

BizteX robopは2週間の無料トライアルで実際の業務フローを試せます。まず1業務を自動化し、そこから部門横断での展開を広げていく進め方がお勧めです。デジタル化・AI導入補助金（最大50%補助）の対象製品でもあります。