業務のデジタル化やリモートワークが進む中、ファイル管理の効率化は多くの企業が抱える課題です。そこで注目されるのが「Box API」を使った連携と自動化です。
本記事では、Box APIの基本情報から活用メリット、さらにプログラミング知識がなくてもできるノーコード連携の方法や事例をわかりやすく解説します。
Box APIとは
Box APIは、クラウドストレージサービス「Box」が提供するAPI（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）です。これを利用することで、Box上のファイルやフォルダーの操作を他のツールやシステムと連携させることが可能になります。たとえば、ファイルのアップロードや共有、フォルダーの作成、ユーザー管理などが自動化されます。
APIを活用することで、システム間の連携が飛躍的にスムーズになり、日々の業務フローが効率化されます。「Box API」は、IT部門に限らず、業務効率化を求めるあらゆる部門で活用すべきツールといえるでしょう。
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BoxのAPI連携を活用するメリット
Box APIを活用することで、さまざまな業務の効率化や課題解決が期待できます。ここでは、具体的なメリットを3つご紹介します。
チーム間でのファイル共有を自動化できる
Box APIを活用すれば、ファイル共有のプロセスを効率化し、自動化する仕組みを簡単に構築できます。
たとえば、特定のフォルダーにファイルをアップロードすると、事前に設定したチームメンバーに自動的に通知が送られる仕組みを作成可能です。これにより、手動でファイル共有のメールを送ったり、通知を伝える手間が完全になくなります。
特に、大規模なプロジェクトや多くの部門が関わる業務では、迅速かつ確実な情報共有が欠かせません。この自動化により、ミスやタイムロスを防ぎながら、作業をスムーズに進めることができます。
さらに、リアルタイムでの通知機能を活用することで、チーム全体の連携力も向上し、プロジェクトの推進力が向上します。
承認プロセスを自動化して時間短縮できる
承認が必要なドキュメントが多い業務では、承認フローの効率化が課題となることが少なくありません。Box APIを活用すれば、ワークフローを自動化することで、申請から承認までのプロセスを大幅に短縮することが可能です。たとえば、申請書類がBoxにアップロードされると、自動的に承認者へ通知が送られ、承認後には関係者に完了通知が届く仕組みを構築できます。
この自動化により、承認待ちで発生するムダな時間を削減できるだけでなく、タスクの進行状況をリアルタイムで把握できるため、プロジェクト全体のスピードアップが実現します。
また、情報共有が迅速になることで、関係者全員がタイムリーに行動でき、結果として業務の正確性や効率性の向上にもつながります。
セキュアなデータ管理とアクセス制御を一元化できる
Box APIを活用すれば、データ管理とアクセス制御を効率的かつセキュアに一元化できます。たとえば、フォルダーやファイルごとにアクセス権限を自動的に設定したり、一定期間のみ有効な期限付きリンクを簡単に生成することが可能です。
この仕組みにより、誰がどのデータにアクセスできるのかを明確に管理でき、不正なアクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。
また、外部のパートナーやクライアントとのデータ共有も、セキュリティを維持したまま効率よく行えるため、安心してプロジェクトを進められます。企業データの保護がこれまで以上に重要視される現代において、Box APIはセキュリティと利便性を兼ね備えた実用的なツールとして、多くの企業で活用されています。
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BoxのAPI連携にはプログラミング知識が必要？
Box APIの活用には、以前は基本的なプログラミング知識が必要とされることがありました。特に、カスタマイズや複雑な連携を行う場合には、コードを記述するスキルが求められていました。
しかし近年、「iPaaS（Integration Platform as a Service）」と呼ばれるツールの登場により、こうした課題は大きく解消されています。iPaaSを利用することで、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作でAPI連携を簡単に設定できるため、プログラミングの知識がなくても利用可能です。
これにより、IT部門に限らず、非エンジニアのビジネスパーソンでもBox APIを活用して業務効率化を容易に実現できる環境が整っています。
ノーコードでAPI連携！iPaaS×Boxの業務自動化例
ノーコードツール「iPaaS」を使えば、Boxと他のシステムを簡単に連携して業務を自動化できます。BizteX Connectで連携した具体例を通じて、その活用方法を解説します。
Box・freee会計の連携例
自動化例▶Boxとfreee会計の連携でファイルアップロードを自動化
特定のフォルダーにアップロードされた請求書や領収書のファイルを、freee会計のファイルボックスに自動で転送します。この仕組みにより、ファイルの確認漏れを防ぎ、手動でのアップロード作業を削減することが可能です。
その結果、ヒューマンエラーの防止だけでなく、業務全体の作業品質向上にもつながります。シンプルな連携で経理業務の効率化を実現します。
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Box・SmartRead・快速サーチャーGXの連携例
自動化例▶電子帳簿保存法に対応した証憑ファイルの保存作業を自動化
Boxにアップロードされた証憑ファイルをOCRツールでスキャンし、そのスキャン結果データを含めて快速サーチャーGXに自動保存します。
また、作業が完了すると、チャットツールに通知を送ることも可能です。この自動化により、作業負担を軽減しながら法対応を効率的に進めることができます。
▼デモ動画で連携フローの一例を確認しましょう
Box・DX Suite・Slackの連携例
自動化例▶画像データをフォルダに格納後、自動仕分けと読み取りを実行、完了通知も自動送信
Box内のフォルダに帳票や画像データを格納すると、AI OCR技術を活用してデータを自動的に読み取ります。その後、読み取った内容に基づきファイルを仕分けし、作業を効率的に処理します。
作業が完了すると、SlackやChatworkなどのチャットツール内の指定グループに完了通知が自動送信されます。この自動化により、データの正確な読み取りと迅速な共有を実現し、業務効率を大幅に向上させます。
DX Suite・Box・Slackの連携例
自動化例▶紙書類や画像を文字データ化してBoxに自動保存、作業完了後はチャットで通知
AI-OCRを活用し、請求書などの紙書類やメールに添付された画像データを自動的に文字データ化します。データ化された情報は、Box内の指定フォルダに自動保存されるため、手動での管理作業を削減できます。
さらに、作業完了後には、ChatworkやSlackなどのチャットツールを通じて、指定グループに完了通知を自動送信できます。この仕組みにより、業務効率の向上とスムーズな情報共有が実現します。
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＞＞SlackのAPI連携を今すぐ試せる！ノーコードで連携する方法
Outlook・Box・LINE WORKSの連携例
自動化例▶Outlookの添付ファイルをBoxに連携し、LINE WORKSで完了通知
Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動的に取得し、Box内の指定フォルダに連携します。その後、LINE WORKSやSlackを通じて、作業完了通知を指定のグループに自動送信することも可能です。
この仕組みにより、取引先から毎月送られてくる請求書などを手作業で格納する必要がなくなり、業務効率を大幅に向上させることができます。
RPA・Box・Microsoft Teamsの連携例
自動化例▶RPAでKPIレポートを定点観測しBoxへ格納、Teamsで完了通知
RPA「BizteX robop」を活用して取得したKPIレポートを、Box内の指定フォルダに自動格納します。さらに、作業完了後にはMicrosoft Teamsやその他のチャットツールで通知を送信することも可能です。
これにより、レポート作成から保存までのプロセスを完全に自動化でき、手作業を削減。浮いた時間をデータ分析や施策立案に充てることで、業務効率と成果の最大化を実現します。
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＞＞Boxの連携シナリオはこちらでも確認できます
BoxのAPI連携はiPaaS『BizteX Connect』ならカンタン
Boxと他のシステムをプログラミングなしで連携できるツールが、iPaaS（Integration Platform as a Service）の一つである『BizteX Connect』です。
このツールを活用すれば、専門知識がなくても直感的な操作でAPI連携を構築可能です。シンプルな操作性により、業務の効率化をスムーズに実現できます。
Box連携にも対応しているiPaaS『BizteX Connect』とは
『BizteX Connect』は、プログラミング不要で操作できるiPaaSツールで、複数のアプリケーション間の連携を簡単に実現します。ノーコード対応のため、専門知識がなくても直感的な操作でBoxをはじめとするさまざまなツールをスムーズに統合できます。
これにより、業務プロセスを効率化しながら、手作業の削減やデータ連携の自動化を可能にします。
＼マウス操作のみでサービス連携が実現できる／
Box連携のシナリオテンプレートを多数用意しています
BizteX Connectでは、Box連携を簡単に始められるシナリオテンプレートを10種類以上提供しています。iPaaSの利用が初めての方や、迅速に業務を自動化したい方でも、テンプレートを活用することで導入後もスムーズに設定を進められます。
テンプレートは選択後、手順に従うだけで簡単に利用可能です。
また、専任担当者のサポートやヘルプコンテンツも充実しており、思いもよらなかった連携方法も一覧から発見できるかもしれません。
＞＞BizteX Connectの資料請求はこちら
BoxのAPI連携をBizteX Connectで行った導入事例
こちらは株式会社カクイチが導入した事例で、BizteX robopとBizteX Connectを活用することで請求書処理の効率化を実現しています。
具体的には、BizteX ConnectがBoxに保存された新しいExcelデータを自動的に検知し、その後BizteX robopがそのデータをもとに基幹システムへ伝票を自動入力します。このプロセスにより、ヒューマンエラーが防止され、業務のスピードと正確性が飛躍的に向上しました。
BizteX Connectは、システム間のデータ連携を自動化するiPaaSプラットフォームであり、RPAツールと組み合わせることで、リアルタイムで効率的な処理が可能となります。このような取り組みによって、煩雑な業務を効率化し、より価値の高い業務へリソースを集中させる環境が実現しています。
＞＞導入事例の詳細はこちら
まとめ
Box APIを活用することで、業務の効率化と生産性向上を同時に実現できます。また、「BizteX Connect」を利用すれば、プログラミングの知識がなくてもBoxをさまざまなツールと簡単にAPI連携できるため、デジタル化をさらに推進することが可能です。
現在、BizteX Connectでは1週間の無料トライアルを提供しており、実際に触れてその利便性を確認できます。まずはトライアルを通じて活用方法を見つけ、業務効率化に役立ててください。
興味のある方はお気軽にお問い合わせください。
