導入事例：株式会社カクイチ

会社名： 株式会社カクイチ
代表取締役： 田中離有
所在地： 〒102-0084　東京都千代田区二番町5-1　住友不動産麹町ビル
設立： 昭和34年（1959年）
創業：明治19年（1886年）
HP：https://www.kaku-ichi.co.jp/

株式会社カクイチは、創業から135年以上続く老舗企業で、下記9つの事業を展開しています。

ガレージ・倉庫事業

アクアソリューション事業

環境事業

MaaS地方創生事業

樹脂ホース事業

健康開発事業

ホテル事業

ウォーターライフクリエーション事業

太陽光パートナー事業

老舗ながら、最新ツールなどは積極的に取り入れるベンチャー気質を持っており、さまざまな部署でDX化・業務改善を進めています。

カクイチ様は、以前にクラウドRPA「BizteX cobit」の導入事例インタビューにもお答えいただいています。
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また、新卒2年目でiPaaS「BizteX Connect」を使いこなし、IT未経験から社内で認められるIT人材になった六角様への導入事例インタビューも行っています。
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所属部署について
情報システム部門 玉木さん

玉木さん：情報システム部門で新卒入社から9年ほど働いています。社内システムの運用・保守や、ソフト・ハード系の管理、BIツールの運用、DX・生産性向上に伴うクラウドツールの社内導入から運用、社内スタッフ向けのテクニカルサポートまで幅広く担当しています。

1. RPA・iPaaS導入の背景・きっかけ
2. BizteX robop・BizteX Connectを選んだ理由
3. BizteX Connectの活用例
4. BizteX Connectの導入効果
5. robop×Connectの活用例
6. robop×Connect併用の導入効果
7. BizteX robopとBizteX Connectを導入した感想と今後の展望
8. まとめ

社長賞リスト作成業務の業務フローの変化

太陽光請求業務の業務フローの変化

他の営業所で行っていた業務改善を現地で見たことがきっかけ

――― RPAとiPaaSの導入を検討した背景やきっかけについて教えてください。

玉木さん：元々、さいたま営業所で試験導入していたOCRとRPA、iPaaSを組み合わせた請求書の業務改善を現地まで見に行った事がきっかけです。

そこで実際に自動化しているフローを見て、僕の関わっている業務でも活用しようと思いました。

親しみやすいUI設計と継続的な対人サポートが魅力的だった

――― 数あるRPA製品がある中で、BizteX robopを選んだ理由を教えてください。

玉木さん：親しみやすいUI設計と導入から実運用にかけて継続的な対人サポートがあるのが非常に魅力的だと感じたためです。

――― 数あるiPaaS製品がある中で、BizteX Connectを選んだ理由を教えてください。

玉木さん：社内ですでにConnectがKING OF TIME打刻で活用されていることを知り、実際に触ってみて、使いやすかったので選びました。

――― BizteX robopとBizteX Connectの操作感はいかがでしたか？導入で苦労したことはありましたか？

玉木さん：最初は何もわからず、頭の中ではイメージできても具体的にどうやって業務に落とし込めばいいのか悩みました。ただ、わからない部分があった際に、専任のサポーターがすぐに対応してくれるので、最初の段階さえ乗り越えられれば誰でも使えるツールだと感じています。

毎月発生する社長賞リストの作成・集計業務を自動化

――― どのような業務にBizteX Connectを活用していますか？

玉木さん：多くの部署・業務で活用していますが、最近自動化して助かったのは、総務部で行っている社長賞リストの作成です。

玉木さん：弊社では、最新ツールや便利ツールなどを使って業務をラクにしたり、誰かを喜ばせたりした報告などをSlackに投稿し、社長からスタンプを押されると社長賞がもらえる制度があります。この社長賞を受賞するとAmazonギフトカードが贈呈されるため、毎月総務部で10～20件以上、多いと100件以上の集計が必要になります。

BizteX Connectで自動化するまでは、受賞者のリストをSlackから検索、それをスプレッドシートに転記し、最終的に金額を出すといったことを全て手作業でやっていました。毎月件数は変動し、対応数が多い月には漏れなどが発生してしまい、困っていました。

しかし今は、BizteX Connectを利用してSlackと連携し、スタンプが押されると投稿者、投稿時間、投稿内容、メールアドレス、投稿リンクをスプレッドシート上に自動転記されるようにしています。集計の際は自動作成されたリストを一目見れば分かるようになったため、ミスがなくなりました。

リストの件数が増えても5分ほどで対応可能かつミスゼロへ

――― 自動化した業務の導入効果についてはいかがですか？

玉木さん：リストを作るまでの手間がなくなり、スプレッドシートからフィルターで今月分に絞って集計するのみになりました。

受賞者は月によってまちまちですが、これまで30〜60分弱は集計で掛かっていたものが今では約5分で完結できるようになっています。

この社長賞リスト作成の自動化を実現させたことで、僕自身、社長賞をもらうことができました（笑）

社長賞リスト作成業務の導入効果

集計時間が30〜60分弱→約5分へ短縮

手作業によるヒューマンエラーをゼロへ

太陽光請求業務を自動化

――― BizteX robopとBizteX Connectを併用している業務はありますか？

玉木さん：太陽光請求業務において、boxへ新規のデータ（請求書）が追加されたらBizteX Connectが検知し、その後BizteX robopへ連携し、自動的に伝票作成がされる仕組みを作りました。

今後増えていくであろう負担を自動化によって事前に防いだ

――― 自動化した業務の導入効果についてはいかがですか？

玉木さん：これまでは、新規データがboxへ格納されたらパートナー社からメールで共有され、それから手作業で確認、伝票入力をしていたので、確認漏れが起きていました。自動化したことで漏れによるミスがなくなったのは大きいですね。

現状はパートナー数は10件ほどで、手作業で行った場合30分ほどかかりますが、自動化したことで約5ほどに削減できました。今後さらに増えていく見込みなので、事前に負担を予防できてよかったなと思っています。

太陽光請求業務の導入効果

10物件30分→約5分へ短縮

自動化によって、今後増えていくであろう負担を事前に予防

自動化の仕組みさえ作ればあとは勝手にやってくれる便利ツール

玉木さん：仕組みに乗ってしまえばあとは勝手にやってくれるのでとてもラクです。また、僕たちが働かない夜中の時間帯にもやってもらえるのはありがたいなと思います。

また、導入からこれまで一つ一つ積み上げて自動化フローを作ってきたのは、大きな削減につながっていると感じています。現在9つほどの業務を自動化していますが、月で換算すると50時間ほど工数削減ができています。

多くの業務で自動化してみて、改めて振り返るとこんなに削減できる業務があったんだと驚いています。

もっと社内展開をして広げていきたい

玉木さん：僕がBizteX robopやBizteX Connectを使って業務改善を行うようになってから、社内で感謝されることが増えました。業務改善の相談は「とりあえず玉木さんに聞こう」の雰囲気があります。うれしいなと思いつつ、属人化しないようにもっとできる人が増えてほしいなとも思います。

興味がある人を集めて情報共有会を開いたり、社内でできる人が増えるような工夫をしたりしていきたいなと思っています。

今回インタビューに答えていただいた玉木様は、本記事で紹介した自動化業務のほかにも、「契約書の自動承認」や「日常処理の自動化」など9つ以上の業務を自動化されています。

今後もBizteX robopとBizteX Connectを活用して、さらなる業務効率化を実現していってほしいと思います。

もしDX化にお困りの方や、RPA・iPaaSに興味を持たれた方は下記の資料をダウンロードしてご確認ください。