Gmail×業務ツールのAPI連携とは？ノーコードで実現する業務効率化と自動化

Gmailを日常的に利用している企業でも、他の業務ツールと連携できていないことで、転記や確認、通知漏れといった手間が残っているケースは少なくありません。

APIを活用すればこうした業務を自動化できますが、「社内に詳しい人がいない」「実装後の運用が不安」といった理由から、一歩踏み出せない担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、Gmail APIの基本機能から、iPaaSを活用したノーコード連携の方法、さらには運用課題を代行型で解決する「インテリジェント フロー」の活用例まで、わかりやすく紹介します。

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業務でのGmail活用が進む一方、“手動の壁”が残る理由

多くの企業がGmailを、単なるメール送受信ツールにとどまらず、問い合わせ対応や申請通知、エスカレーション連絡など、業務フローの中核として活用しています。

しかし現場では、以下のような手作業が残っているケースも多く、属人化や対応漏れといった業務リスクが発生しやすいのが実情です。

• メール内容をCRMに手入力
• 添付ファイルをローカル保存し、別システムにアップロード
• 承認メールの内容をSlackに転記

こうした作業は、一見すると「すぐに終わる」「その場で対応できる」といった感覚から、個人の手作業に頼りがちです。また、システム連携の難易度や、開発リソースの不足なども相まって、業務全体の自動化が後回しにされているケースも少なくありません。

こうした手作業の課題を根本から解消する手段として、GmailのAPI連携による業務自動化が注目されています。

Gmail APIとは？基本概要とできること

Gmail APIは、Gmailに届くメールの内容や添付ファイル、スレッド情報などをプログラムから柔軟に取得・操作できるGoogle提供の公式APIです。日々の確認作業や情報転記といった手間を省き、業務効率化に貢献します。

具体的には、メール本文・件名・送受信情報の取得、特定条件によるメール検索、ラベルの付与・削除、添付ファイルの自動保存などが可能です。Slack通知やCRM連携、ドライブ保存といった処理と組み合わせることで、問い合わせ対応や申請処理の自動化など、幅広い活用が期待されています。

Gmailと他ツールをノーコード連携するには？iPaaSの活用と注意点

API連携と聞くと「開発が必要」と思われがちですが、近年ではiPaaS（Integration Platform as a Service）を活用することで、ノーコードでの業務自動化が可能です。

BizteX Connectなら、現場でも構築できる

「BizteX Connect」は、ノーコードで多様な業務システムをつなげられる国産iPaaSです。Gmailをはじめ、SlackやGoogle Sheets、kintoneなどとも柔軟に連携でき、現場担当者でもマウス操作だけで業務フローを構築できます。

たとえば、Gmailを起点とした以下のようなフローも、プログラミングなしで構築できます。

• 件名に「請求書」とあるメールを検知 → 添付ファイルをDropboxに保存 → Slackに通知
• 特定送信元のメール内容をGoogleスプレッドシートに自動記録

iPaaSを使えば、業務の情報収集・保存・通知を一つの流れにまとめ、Gmail起点の処理をシームレスに自動化できます。

※関連記事：iPaaSとは？仕組みとメリットをわかりやすく解説

iPaaSで情シスの負担軽減──ただし運用定着には要注意

従来、API連携は情報システム部門が主導して実装・管理するのが一般的でしたが、BizteX ConnectのようなiPaaSを活用すれば、業務部門でもノーコードで運用できる環境が整います。

これにより、情シス側の開発・保守工数を削減できるだけでなく、現場からの要望に対する対応スピードも向上。少人数体制でも、一定の業務改善を自走できる可能性が広がります。

ただし、構築できることと「継続して運用・改善できること」は別問題です。実際、導入後の仕組みが定着せず、途中で止まってしまうケースも少なくありません。

iPaaS活用が進まない本当の理由は「運用設計」にある

iPaaSの登場により、API連携のハードルは大きく下がり、ノーコードでさまざまなツールを接続できるようになりました。しかし現実には、導入後の運用フェーズでつまずく企業が少なくありません。

その背景には、「誰がどこまで担当するのか」「継続的に改善する体制をどう整えるか」といった運用設計の曖昧さが横たわっています。設計・改善・保守の全体像が不明瞭なままでは、属人化やブラックボックス化が再発してしまうのです。

実際、BizteXが実施した調査では、iPaaS未導入企業の約4割が「スキルを持つ人材がいない」ことを障壁に挙げています。これは、ツールの操作そのものが難しいというよりも、現場で使いこなせる状態にするための教育体制や運用ルールの整備が難しいという課題を反映しています。

情報システム部門が設計・管理の負荷を抑えながら、業務部門がノーコードで自走できるようにするには、明確な役割分担と、継続的に運用できる体制の設計が欠かせません。こうした準備が不十分なまま導入を進めてしまうと、業務改善の仕組みが現場に根付かず、結局は止まってしまうケースも多く見られます。

iPaaSは非常に有効な手段ですが、ツールをどう使うか、どう定着させるかによって成果の出方が大きく変わります。

形だけの導入で終わらせず、現場で“動き続ける仕組み”に

iPaaSを使って業務システムを連携できるようになったとしても、それが日々の業務の中で安定して機能し続けるとは限りません。実際には、エラー対応が放置されたり、誰もメンテナンスできずに仕組みが形骸化したりといった課題が起きがちです。

こうした状況を防ぐには、単に連携を構築するだけでなく、「継続的に回せるかたち」に落とし込むことが重要です。手がかからず、現場にとっても無理なく使い続けられる──そうした仕組みこそが、本当の意味での業務改善につながります。

とはいえ、それを社内だけで実現するのは簡単ではありません。体制やスキルの不足によって、設計・改善が属人化し、仕組みが止まってしまうケースも少なくないのです。

そこで注目されているのが、業務の設計から構築、運用・改善までを一括して担う外部委託型サービス「インテリジェント フロー」です。仕組みづくりから保守までをまるごと代行し、“止まらない業務”を実現します。

インテリジェント フローとは？Gmail連携を“動き続ける仕組み”に変える新しい選択肢

Gmailを活用した業務連携は、iPaaSによって構築のハードルこそ下がったものの、「運用が続かない」「改善されないまま止まってしまう」といった課題に直面する企業も少なくありません。特に、誰が改善・保守を担うかが不明確なままでは、せっかく構築した連携も形骸化してしまいます。

こうした状況を根本から解消するのが、BizteXが提供する外部委託型の業務最適化サービス「インテリジェント フロー」です。Gmailを起点とした業務も含め、プロセス全体を“動き続ける仕組み”として再設計し、運用・改善までまるごと担います。

GmailとSlack、Google Sheets、kintoneなど複数のツールをまたぐような複雑なフローでも、属人化を防ぎつつ“止まらない業務”として安定的に構築・運用できるのが最大の特長です。

インテリジェント フローの中核：IPOという考え方

インテリジェント フローの根幹にあるのは、BizteXが提唱する「IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）」という概念です。これは、AIと人間の力を組み合わせて業務プロセス全体を再設計・最適化する枠組みで、従来のツール単体導入では実現できなかったプロセス全体の自動化・改善を可能にします。

IPOは以下の3つの要素で構成されています。

• プロセス・インテリジェンス（業務の可視化と改善ポイントの発見）
• ヒューマン・イン・ザ・ループ（AIと人の最適な役割分担）
• クロスプラットフォーム統合（複数システムの横断連携）

▼それぞれの詳細は以下の記事で解説しています。

＞＞プロセスインテリジェンスとは？
＞＞ヒューマンインザループとは？
＞＞クロスプラットフォーム統合とは？

Gmailと他ツールのAPI連携事例

GmailのAPIを使えば、あらゆるツールとの連携が可能です。ここでは、実際に構築された連携フローを用途別に紹介します。

メール受信からDrive整理までを自動化｜Gmail × Google Drive

▼デモ動画で連携フローの一例を確認しましょう

書類の受信からOCR処理・保存まで自動化｜Gmail × DX Suite × OneDrive

請求書回収・経理アップロードを無人化｜Gmail × BizteX robop × freee会計

その他のGmail連携例（用途別）

• Gmailの内容をLINE WORKSに転送し、申請・報告の対応を効率化
  → Gmailで受信したメールを自動でLINE WORKSに通知し、対応漏れや確認遅れを防止します。
  
• 添付ファイルをOneDriveに保存し、Slackで完了通知を共有
  → Gmailの添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードし、Slackで完了を共有。確認作業の手間を削減します。
  
• Chat Plusの問い合わせ情報をHubSpotに登録し、Gmailで顧客対応を自動化
  → チャットで得たリード情報をHubSpotに連携し、フォローアップメールをGmailで自動送信。商談化の初動を加速します。

※連携可能なアプリ一覧はこちらからご確認ください。

よくある質問（FAQ）

GmailのAPI連携や、iPaaSの使い方、インテリジェント フローに関してよくいただくご質問をまとめました。

Gmail API連携の構築にはどれくらい時間がかかりますか？

フローの内容によって異なりますが、インテリジェント フローなら最短1〜数日で構築可能です。業務内容に応じて、段階的に範囲を広げていくこともできます。

ノーコードツールではどの程度のカスタマイズが可能ですか？

BizteX Connectでは、条件分岐や添付ファイルの処理、複数システムとの連携など、柔軟な設定が可能です。
インテリジェント フローをご利用いただければ、これらの設定も代行し、業務に最適なフローを構築します。

Gmail以外の業務にも対応できますか？

はい。契約管理や経費精算、受発注など、幅広い業務での導入実績があります。

なお、インテリジェント フローの無料プランではBizteX Connectを活用した1フローを無償で設計・構築できます。

社内リソースが足りない場合でも運用可能ですか？

「設計・構築・運用・改善」を一括して担う「インテリジェント フロー」であれば運用可能です。社内の負担を最小限に抑えながら、最大限の成果を目指せます。

まとめ｜Gmail API連携は“任せる”ことで、業務自動化が回り続ける仕組みに

Gmailを活用したAPI連携は、日々の業務効率化や情報共有を自動化するうえで非常に効果的です。しかし、構築だけで止まってしまうと、業務全体の最適化にはつながりません。

「インテリジェント フロー」なら、GmailのAPI連携を起点に、設計・構築・運用・改善までをすべてプロが代行。ノーコード連携やiPaaSではカバーしきれない“運用後の仕組み化”まで含めて、業務が止まらず回り続ける仕組みを実現できます。

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