バックオフィス業務効率化の最新手法｜RPA・システム・ツール比較と改善事例

バックオフィス業務は、経理・人事・総務などの幅広い業務を支え、企業全体の基盤を担っています。

しかし、日々のデータ入力や帳票処理、複数システム間の情報転記といった定型作業が多く、非効率や属人化が発生しやすい領域でもあります。近年は人材不足やDX推進の流れもあり、バックオフィスの効率化・自動化は経営課題として急速に注目されています。

本記事では、RPA・iPaaS・IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）といった代表的なソリューションを整理し、具体的な企業事例をもとにバックオフィス効率化を実現する方法を解説します。

記事の後半では、バックオフィス業務の効率化が成功した自動化例も解説！

バックオフィス効率化が注目される背景

バックオフィス業務は企業運営に不可欠である一方、多くの企業で「人手不足」と「業務負担の増加」が深刻化しています。

特に経理・人事・総務といった部門では、定型作業やデータ入力に膨大な時間が割かれ、本来注力すべき戦略的業務に手が回らない状況が続いています。

また、法改正や働き方改革により業務の複雑さが増しており、従来のやり方では対応が難しくなっています。そのため、バックオフィスの効率化は「コスト削減」だけでなく「全社的な生産性向上」や「ガバナンス強化」にも直結する経営課題として注目されているのです。

バックオフィス業務のよくある課題

バックオフィス業務は企業活動を支える重要な役割を担っていますが、その多くは非効率や属人化といった問題を抱えやすい領域です。経理・人事・総務などの各部門ごとに特有の課題があり、結果として業務全体のスピードや精度に影響を及ぼすケースも少なくありません。

ここでは、代表的な課題を部門別に整理してみましょう。

経理業務の属人化と二重入力

経理部門では請求書処理や経費精算などの定型業務が多く、システムと紙帳票の二重管理が発生しやすいのが特徴です。担当者の経験や勘に依存するプロセスも残っており、属人化によるリスクが常に存在します。

また、入力やチェック作業が手作業中心となることでミスが起きやすく、修正対応に余計な時間とコストが発生してしまいます。こうした状況は決算や監査対応の遅れにつながり、経営判断にも悪影響を及ぼしかねません。

人事・労務の手続き負担

人事・労務部門では、採用管理や勤怠集計、給与計算、社会保険手続きなど、膨大な量の事務処理が日常的に発生します。これらは法改正や制度変更により作業内容が増える傾向にあり、業務の煩雑化を招いています。紙やExcelに依存したフローが残っている企業も多く、担当者に大きな負荷がかかっているのが実情です。

また、ミスが起これば従業員の給与や福利厚生に直結するため、正確性を保つために余計な確認作業が必要となり、効率化が進みにくい領域となっています。

総務・庶務の定型業務増加

総務や庶務部門は、備品管理や稟議書処理、各種申請対応など幅広い業務を担います。全社共通の問い合わせ窓口となることも多く、担当者の工数が細かい業務に分散されがちです。特に、複数部門とのやり取りやシステム間の情報転記など、単純作業であっても人手に依存しているケースは少なくありません。

結果として、担当者は付加価値の高い業務に十分な時間を割けず、モチベーション低下や業務停滞のリスクにつながります。

バックオフィス効率化の代表的な手法

バックオフィス業務を効率化するには、単純に人員を増やすのではなく、テクノロジーを活用して作業そのものを仕組み化することが重要です。

近年は「RPA」「iPaaS」といった自動化技術に加え、業務プロセス全体を包括的に最適化できる「IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）」が登場し、改善の幅が大きく広がっています。

ここでは、それぞれの特徴とBizteXが提供するサービスを整理します。

RPAによる定型業務の自動化（BizteX robop）

RPA（Robotic Process Automation）は、PC上で人が行っているルール化された操作をロボットに代行させる技術です。経理の請求書処理や人事の勤怠入力など、繰り返し作業が多い業務に有効です。

BizteXが提供する「BizteX robop」はデスクトップ型RPAで、プログラミング不要の直感的なUI設計が特徴。基本操作は約2時間で習得できるため、操作経験のないバックオフィス部門の担当者でも短期間で使い慣れることができます。小規模からスピーディに導入できる点も、現場の効率化に適しています。

＞＞BizteX robopのサービスページ

iPaaSによるシステム・SaaS連携（BizteX Connect）

iPaaS（Integration Platform as a Service）は、クラウドサービスや業務アプリ同士をノーコードで連携させ、データを自動でやり取りできる仕組みです。複数システムを利用するバックオフィスでは、情報の転記や二重入力を削減できるのが大きなメリットです。

BizteXの「BizteX Connect」は国産iPaaSとして国内サービスとの親和性が高く、API連携を基本としているため、サービスのUIが変更されても影響を受けにくく安定稼働が可能です。これによりリアルタイム性の高いデータ連携が実現でき、バックオフィス全体の業務スピードを底上げします。

＞＞BizteX Connectのサービスページ

IPOによる全体最適化（インテリジェント フロー）

RPAやiPaaSは個別業務を効率化する一方で、部門をまたぐ複雑な業務フローや継続的な改善には限界があります。そこで登場したのがIPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）です。

BizteXの「インテリジェント フロー」は、RPA・iPaaS・AIを組み合わせながら、業務プロセス全体の設計・構築から運用・改善までを専門チームが代行するサービスです。現場にツール操作を求めず、短期間で導入できることが特長です。

さらに、BizteX Connectを用いた業務フローであれば、ずっと無料で1フローを構築・運用依頼できる無料プランも提供されており、リスクを抑えて効率化をスタートできます。

＞＞インテリジェント フローのサービスページ

導入事例で見るバックオフィス改善

バックオフィス効率化を具体的にイメージするには、実際にツールを導入した企業の事例を見るのが効果的です。

ここでは、RPA「BizteX robop」とiPaaS「BizteX Connect」を活用したバックオフィス部門での改善事例を紹介します。

BizteX robop事例｜社会保険労務士事務所ダブルブリッジ様

同事務所では、給与計算や経費精算といったバックオフィスの定型業務が大きな負担となっていました。

従来は1日あたり2時間以上を手作業に割いていましたが、BizteX robopを導入することでRPAがこれらを自動化。結果として、給与計算・公文書送付・経費精算処理が10分程度で完了するようになり、従業員1名分に相当する業務量をRPAが担う水準まで効率化を実現しました。

労務・経理といった典型的なバックオフィス領域における負荷軽減の好例です。

＞＞BizteX robopの導入事例一覧

BizteX Connect事例｜株式会社Shippio様

国際物流サービスを提供するShippio社では、勤怠管理にKING OF TIMEを導入していましたが、打刻漏れや集計作業の煩雑さが課題でした。

そこでSlackとKING OF TIMEをBizteX Connectで連携。毎朝自動で打刻催促を通知するフローを構築し、未打刻はほぼゼロに。

勤怠〆作業の心理的負担も軽減され、バックオフィス労務担当者の時間が大幅に削減されました。人事・労務の業務効率化に直結する実践的な事例といえます。

＞＞BizteX Connectの導入事例一覧

インテリジェント フローならプロに代行依頼できる

これらの効率化事例は、robopやConnectを自社で運用して実現したものですが、インテリジェント フローを利用すれば、同様のバックオフィス改善を設計から運用までプロに代行依頼可能です。現場の担当者が新しいツール操作を覚える必要はなく、短期間で効果を得られるのが特長です。

さらに、BizteX Connectを活用した業務フローであれば、無料プランを利用して1フローを無償で構築・運用依頼できるため、リスクを抑えてバックオフィス改善を始められます。

バックオフィス効率化を支えるシステムとツール選び

バックオフィス効率化を進める際には、単に便利なツールを導入するだけでは十分ではありません。自社の業務フローや既存システムとの親和性、運用に必要な負担やコストを考慮し、最適なシステムを選定することが重要です。

RPAは定型作業の自動化に強く、iPaaSはシステム間のデータ連携に適しています。一方で、部門横断的な業務改善を進めたい場合には、IPOである「インテリジェント フロー」のように、設計から運用・改善までを包括的に担えるサービスが有効です。

ツール単体で終わらず、全体最適を視野に入れた選定が、バックオフィスの継続的な効率化につながります。

FAQ｜バックオフィス効率化に関するよくある質問

バックオフィス効率化で最初に取り組むべき業務は何ですか？

効率化の成果が見えやすいのは、経理の請求処理・経費精算、人事の勤怠管理・給与計算といった定型業務です。これらは作業量が多く、人手依存度も高いため、自動化の効果を実感しやすい領域です。

バックオフィス業務はRPAとiPaaSどちらが適していますか？

定型作業が中心ならRPA、複数システム間のデータ連携が多い場合はiPaaSが有効です。

多くの企業では両方を組み合わせて利用することで、バックオフィス全体の効率化が実現できます。

インテリジェント フローはバックオフィス専任担当がいなくても使えますか？

はい。インテリジェント フローは設計・構築から運用・改善までをプロが代行するため、専任のIT人材がいなくても導入可能です。バックオフィス担当者が本来の業務に集中できる点が大きなメリットです。

無料プランでバックオフィス効率化はどこまでできますか？

無料プランでは「BizteX Connect」を用いた1業務フローを無償で構築・運用依頼できます。

たとえば勤怠管理の打刻漏れ防止や請求データのシステム間連携といった業務を、費用をかけずに効率化できます。

バックオフィスの既存システムが古いのですが効率化できますか？

はい。インテリジェント フローはクラウドサービスに加え、有料プラン（月額5万円～）であればオンプレミスやレガシーシステムとの連携にも対応可能です。大規模なシステム刷新を行わずに、現状の環境を活かしながら効率化を進められます。

さらに、AI-OCRを用いた帳票処理や複雑なワークフローの自動化といった高度な改善も実現できます。

まとめ｜仕事効率化は全体最適と継続改善がカギ

バックオフィス効率化は、単なるツール導入で完結するものではなく、業務全体を見渡したプロセス改善と併せて進めることが重要です。定型作業はRPAで省力化し、複数システムの連携はiPaaSで仕組み化することで、部門単位の効率化を実現できます。

そのうえで、全社的な業務フローを最適化したい場合には、IPOサービスである「インテリジェント フロー」が有効です。専門チームに設計から運用までを代行依頼でき、現場の負担を抑えながら短期間で成果を出せるのが大きな強みです。

さらに、BizteX Connectを活用した1業務フローは無料プランで無償依頼可能なため、まずは小さな改善から始め、効果を確かめながら段階的に拡張していくのが最適なアプローチです。

DX全体の概要や全体的な業務自動化の流れもまとめて知りたい方は、「DXとは？」や「業務自動化の徹底解説記事」記事をご覧ください。