給与計算業務の実情
「今月も何とか乗り切った」。毎月、給与計算業務から開放されるたびに、このように感じる担当者も少なくないでしょう。給与計算業務は会社の規模や業種に関わらず共通部分が多く、法律で計算式が決められている部分も多いため、歴史的にシステム化が進んでいる領域。一方で間接部門にあたり、配置する人員を抑え、業務効率化がなかなか進まない部署とも言えます。また、ノウハウの属人化により業務負荷の軽減が難しいと考えている企業も多いでしょう。
煩雑な給与管理は、システムの連携で効率化
給与計算が煩雑な業務であることはよく知られていることですが、具体的に何が業務を圧迫しているのでしょうか。
システムの連携で業務を効率化するお話の前に、給与計算業務の課題を洗い出しましょう。
給与管理業務の課題・問題点
課題を洗い出す前にまずは給与計算の工程を簡単にまとめてみたいと思います。
①データ登録
扶養家族、口座、変動支給控除などの個人情報変更（申請～承認含む）、入社・退職などの発令情報登録、勤怠申請・承認～月次集計～データ取り込みなど
②給与計算
給与計算実行および計算結果の検証
③給与後処理
明細書発行、振込ファイル作成、会計連携など給与計算結果確定後の後続業務
まずデータ登録については、月々で個人ごとに変動する可能性があり、給与計算業務において負荷の高い作業のひとつと言えます。
たとえば、人事ポータルシステムなどを利用して、社員自らデータ更新をおこなうプロセスもあるものの、結局、上司による承認行為や人事によるデータの整合性やエビデンスのチェックなどが発生するため、完全に社員による登録のみで完結することはありません。
給与計算実行は、現状の給与計算システムの大きな役割なので、基本的な支給額の計算（遡及や日割も含む）、残業計算、社会保険料、所得税などの大部分の計算は自動化されているはずです。
しかし、給与計算結果の検証については、計算結果をExcelなどにダウンロードしてフィルタリングしたり、ツールで別途計算した結果と比較して異常値チェックをしたりするなどのマニュアル作業が介在することが多く、データ登録に次いで負荷の高い業務であることが多いです。
給与管理システムよっては自動で異常値を検出してくれるものもありますが、実態としてはExcelに出力した給与結果を決められたチェック項目に従って確認する運用がまだまだ多いといえるでしょう。
そして、最後の後続処理については、給与管理システムの各機能により一般的な要件は満たせますし、バックグランドジョブを設定するなどして、これらの処理の大部分は、給与監視システムの導入により、自動化できるといえます。
給与計算を3つのプロセスに分けて見ていくと「①給与計算」と「②給与後処理」はすでに自動化が進んでおり、課題となるのは「③データ登録」ということが見えてきます。
では次に、具体的にデータ登録の種類を洗い出してみたいと思います。
＜給与計算に必要なデータ登録項目＞
・勤怠実績
・人事発令と給与データ
・税・社会保険などの法定要件
・個人情報変更
・年末調整申請
・外部機関データ連携
これらの項目を網羅する既存の別システムを給与管理システムと連携させることで、業務の効率化が図れるようになります。
そして、これを実現できる可能性を秘めているのがiPaaSなのです。
iPaaSでシステム連携するメリットとは
給与管理システムを他システムと連携させることで業務効率化を図る――これが本記事の目的ですが、まずはその前にシステムを繋ぐiPaaS（アイパース）について軽くご説明したいと思います。
iPaaS（アイパース）とは
iPaaSとはIntegration Platform as a Serviceの略称で、“個々の組織内または複数の組織内のオンプレミスとクラウドベースのプロセス、サービス、アプリケーション、およびデータの任意の組み合わせを結び付ける統合フローの開発、実行および管理を可能にする一連のクラウドサービス”と定義されています。
簡単に言うとAPIがあるサービス同士を連携させて、業務を自動化できるもので、たとえば給与管理システムと人事評価システムを繋ぐ、といった形が取れます。同じく自動化の代名詞であるRPAとの違いは異なるシステム間で業務を自動化できる点です。
iPaaSのメリットは、長年に渡り企業内の膨大なデータを蓄積してきたオンプレミスシステムをクラウドに受け渡したり、プログラミング知識不要で異なるシステム間を連携できる点です。
ただし注意点はシステムを連携させるさいにAPIが存在すること。これをもとに連携させているため、たとえば、APIを公開することにメリットがないと判断されたシステムにはこれが存在しないため、連携はできません。
「システム連携」は、給与管理においてどのようなことを実現するのか
それでは最後に、給与計算で課題となっているデータ登録においてiPaaSを活用し連携させることによる、業務効率化の可能性をご紹介したいと思います。
「人事労務ソフト」「勤怠管理システム」と「給与管理システム」を連携
社員本人の情報のほか、家族の情報、各種保険、本人区分などが登録されている人事労務ソフト。これらのソフトに登録されている「人事発令と給与データ」や「個人情報（変更有無含む）」「税・社会保険などの法定要件」「年末調整申請」と給与管理ソフトをiPaaSで連携、確認業務を自動化させることで、給与計算における概ねの登録業務の効率化を図れます。
これにより、人事情報の書面またはPDFやExcelなどでの管理・確認業務というにらめっこ作業から脱却できるのです。
また、ここ最近のリモートワークの浸透により、交通費や給与体系を変更、変動性にしている企業も多いようです。そんな環境下での、勤怠実績が別システムの場合、それらのデータと給与計算の付け合せは、煩雑どころか業務圧迫になりかねません。
このようなニーズにも応えられる給与管理システムと勤怠管理システムが連携できるもの、オールインワンの製品はありますが、個別にシステムを用意している企業の場合、情報の載せ替えなどは一苦労どころの騒ぎで貼りません。また、こういった手間を考慮して、なかなか一元管理に踏み切れないというケースもあると思います。
そういった場合は、iPaaSを用いて給与管理システムと勤怠管理システムとの連携させることがおすすめ。開発コストやランニングコストなどを考えれば、オールインワンの新しいシステムを購入するよりよっぽど安上がりで効率化を図れる可能性が高いです。
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社内において効率化のメスをいれるべき業務のひとつである給与計算ですが、間接部門であること、一部、属人化していること、さらに大掛かりなシステム変更、新規導入が人、金いずれにおいても工数がかかるという点からなかなか、改善が進まないこともあると思います。そんな悩みを抱えている企業のご担当者の方にこそ、選択肢のひとつしてiPaaSをご検討ください。
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