給与計算を効率化・自動化する方法｜RPA・iPaaS事例で解説

給与計算は毎月必ず発生する重要な業務ですが、勤怠データの転記や控除の計算、明細作成など、手作業が多いほど工数やリスクが増えてしまいます。

特に人事・労務担当者にとって、給与計算は繁忙期の大きな負担となり、ミスが発生すると従業員の信頼や会社の信用にも直結します。こうした課題を背景に、多くの企業が給与計算の効率化や自動化に取り組み始めています。

本記事では、給与計算業務における課題と効率化の必要性、実際の成功事例、そして最新のサービスを活用した自動化方法までをわかりやすく解説します。

記事の後半では、給与計算業務の効率化事例も解説！

給与計算業務の課題と効率化の必要性

給与計算は従業員にとって生活に直結する重要な業務であり、遅延や誤りが許されないプロセスです。

しかし実際には、勤怠データの転記や控除・手当の計算、社会保険料の反映といった作業を人手で繰り返すケースが多く、工数もリスクも大きくなりがちです。担当者が限られていると、属人化や人手不足による負担増も深刻化します。その結果、繁忙期には確認作業だけで数日かかることも珍しくありません。こうした課題を放置すれば、誤支給による従業員の不満や労務リスクにつながります。

一方で給与計算を効率化すれば、工数削減、精度向上、担当者の心理的負担の軽減といった効果が期待でき、組織全体の生産性向上にも寄与します。

給与計算の効率化に成功した事例

給与計算を効率化・自動化したいと考えても、実際にどのように導入し、どの程度効果が出るのかをイメージするのは難しいものです。そこで参考になるのが、既に自動化を取り入れて成果を上げている企業の事例です。

ここでは、RPAを活用して給与計算の手作業を大幅に削減した事例や、経費精算データと統合して処理精度を高めた事例を紹介します。

さらに、iPaaSを使った勤怠データの自動連携やチャット通知など、給与計算をより柔軟に効率化できる方法についても解説します。

RPAを活用した給与計算自動化の事例

デスクトップ型RPAを導入することで、これまで人手で行っていた給与計算業務を大幅に効率化することが可能です。ここでは、社会保険労務士事務所ダブルブリッジでの導入事例を紹介します。

社労士事務所における給与計算自動化の事例

同事務所では、勤怠データや手当データをExcelに取り込み、CSVへ変換して基幹システムにアップロードする作業をすべてRPAで自動化しました。これにより、ファイル変換・格納・転記といった定型業務がロボットに任され、人手を介さずに処理が可能に。

さらに、公文書送付業務も自動化され、従来2時間かかっていた作業がわずか10分に短縮されました。結果として従業員一名分の工数を削減し、担当者は付加価値の高い業務に集中できるようになっています

経費精算データと給与計算を統合した効率化事例

同事務所では、給与計算と経費精算データを突合させる処理もRPAで自動化しています。銀行の明細データを取得・加工し、勤怠や手当データと統合するCSVファイルを生成し、給与計算システムに自動反映。

これにより経理と人事労務の両部門の作業がスムーズにつながり、月次処理のスピードと精度が飛躍的に向上しました。

iPaaSを活用した給与計算の自動化も可能

RPAに加えて、クラウド型のiPaaSを活用することで、給与計算に必要なデータ連携をより効率的に行うことができます。例えば、勤怠管理システム「KING OF TIME」の月別勤怠データを取得し、自動でExcel Onlineに出力するフローを構築すれば、手作業でのCSVダウンロードや加工が不要になります。

ただし、単に勤怠データをExcelに出力するだけであれば導入効果は限定的で、コストとのバランスも課題になります。iPaaSの真価は、そこからさらに拡張できる点にあります。たとえば、勤怠データ更新時にSlackやTeamsへ自動通知を送る、生成されたファイルをGoogle DriveやDropboxに自動格納するなど、複数のツールをリアルタイムで連携可能です。

また、iPaaSはRPAとの併用も可能で、RPAがPC操作を担い、iPaaSがシステム間のクラウド連携を担うことで、給与計算業務全体をより柔軟に効率化できます。部分的な自動化だけでなく、周辺業務やデータフロー全体をつなぐ視点を取り入れることで、給与計算自動化の効果を最大化できるのです。

給与計算を効率化するためのサービス紹介

給与計算の効率化を進めるためには、課題に応じた適切なサービスを選ぶことが重要です。部分的な自動化からシステム間の連携、さらには業務全体の最適化まで、導入規模や目的によって最適なソリューションは異なります。

ここでは、BizteXが提供する主要な3つのサービスを取り上げ、給与計算自動化にどのように活用できるのかを解説します。

デスクトップ型RPA「BizteX robop」で給与計算を自動化

「BizteX robop」は、PC上で人が行っていた繰り返し作業をそのまま代行できるデスクトップ型RPAです。給与計算においては、勤怠データや手当データの転記、ExcelからのCSV変換、基幹システムへのアップロード、給与明細の作成までを自動化できます。

特長は、わかりやすいUI設計とプログラミング不要の操作感にあり、現場部門の担当者でもスムーズに扱える点です。属人化を防ぎつつ、担当者の負担を大幅に軽減できます。

さらに、2週間の無料トライアルを利用すれば、自社の給与計算業務での具体的な効果を事前に体験可能です。

＞＞BizteX robopのサービスページ

iPaaS「BizteX Connect」で給与計算システムと周辺ツールを連携

「BizteX Connect」は、勤怠管理システム・会計ソフト・銀行振込システムなど複数のクラウドサービスをノーコードで連携できるiPaaSです。給与計算に必要な勤怠データを自動取得し、Excel Onlineや会計ソフトにリアルタイムで反映するフローを構築できます。

加えて、RPAと異なり利用サービスのUI変更の影響を受けにくいのも大きな特長です。安定した自動化基盤を構築できるため、中長期的に活用しやすいのが魅力です。

さらに、SlackやTeamsへの通知、Google DriveやDropboxへの自動格納など、給与計算周辺業務まで拡張可能です。短期間で導入効果を確認できる1週間の無料トライアルも提供されています。

＞＞BizteX Connectのサービスページ

インテリジェント フローで給与計算を含む人事労務全体を最適化

「インテリジェント フロー」は、RPAやiPaaSに加えてAIや人的リソースを組み合わせ、業務プロセス全体を設計・運用・改善まで担うIPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）サービスです。給与計算にとどまらず、入退社手続き、勤怠管理、経費精算など人事労務全般を包括的に効率化できます。

強みは、3万件以上の自動化実績を持つプロフェッショナルが対応する点にあり、各社の業務に最適化されたプロセスを確実に設計できます。導入後も効果測定や改善提案が継続されるため、常に最適な形で運用可能です。

さらに、無料プランでは1フローまで代行依頼でき、コストを抑えて実運用を体験できます。

※OCRや有料プランのChatGPT、RPAとの連携は有料プラン（月額5万円～）での契約が必要となります。

＞＞インテリジェント フローのサービスページ

FAQ｜給与計算業務の効率化でよくある質問

給与計算の効率化や自動化を検討する際、多くの担当者が抱く疑問をまとめました。ここでは、導入準備から具体的な対応範囲、費用感まで、よく寄せられる質問に回答します。

給与計算を効率化するためにまず何から始めればよいですか？

まずは現在の給与計算業務を棚卸しし、どの作業が繰り返し発生しているかを把握することが重要です。勤怠データの転記やExcelでの加工など定型的な業務は、自動化に適しています。

小さく試しながら効果を確認するのが最初の一歩です。

RPAを使うと給与計算のどこまで自動化できますか？

RPAは、人が行っているPC操作を代行する仕組みです。勤怠データや手当データの取り込み、CSV変換、基幹システムへのアップロード、給与明細の作成といった繰り返し作業を自動化できます。

ただし、人の判断を伴う複雑な処理は別途仕組みを組み合わせる必要があります。

iPaaSを導入すると給与計算業務はどのように変わりますか？

iPaaSは、勤怠管理システムや会計ソフトなど複数のクラウドサービスをつなぎ、データをリアルタイムで連携できます。CSVダウンロードや手作業の転記が不要になり、給与計算に必要なデータが自動的に集約されます。RPAと異なりUI変更の影響を受けにくく、安定した自動化を実現できる点も強みです。

中小企業でも給与計算の自動化は導入可能ですか？

はい、可能です。小規模でも給与計算の効率化は大きな効果を発揮します。RPAであれば現場の担当者でも扱いやすく、iPaaSであればクラウドサービス同士を簡単に接続できます。

まずは無料トライアルや無料プランを活用し、自社に合う仕組みを確認することをおすすめします。

給与計算の効率化にかかる費用や導入期間の目安は？

費用は利用サービスや導入範囲によって変動します。RPAは短期間で導入可能で、数週間で効果を実感できます。iPaaSは連携数に応じた課金モデルが一般的です。インテリジェント フローでは専任プロが業務設計から代行するため、初期から安定的な成果を得やすいのが特徴です。

まとめ｜給与計算の効率化・自動化で人事労務を変革する

給与計算業務は、毎月必ず発生し、正確性と迅速さが求められる重要なプロセスです。しかし、勤怠データの転記や明細作成などを人手で行う限り、工数の増大や誤支給リスクは避けられません。

RPAによる定型作業の自動化、iPaaSによるシステム間のシームレスな連携、そしてインテリジェント フローによる人事労務全体の最適化を組み合わせることで、給与計算の効率化は大きく前進します。

まずは無料トライアルや無料プランを活用し、自社に適した仕組みを検証することが、業務改革への第一歩となるでしょう。

全体的な業務自動化の流れや、他業務の効率化方法を知りたい方は、「業務自動化の徹底解説記事」や「DXとは？」あわせてご覧ください。