SharePoint API連携で業務効率化｜構築だけで終わらせないためのノーコード活用術

Microsoft SharePoint（以下、SharePoint）を社内ポータルやドキュメント管理の基盤として導入している企業は多いものの、他の業務システムと連携できておらず、手作業での情報入力や二重管理に追われているケースも少なくありません。

こうした課題は、APIを活用すれば自動化できます。しかしながら「API実装の知識がない」「運用や保守に不安がある」といった理由で、着手できない情報システム部門やバックオフィスの担当者も多いのが実情です。

この記事では、SharePoint APIの概要から、ノーコードツール（iPaaS）による自動連携の方法、さらに業務全体をまるごと最適化できる「インテリジェント フロー」の活用まで、具体的な事例とともに解説します。

なぜ今、SharePointのAPI連携が求められているのか？

SharePointは、社内ポータルやファイル共有、申請管理などの用途で広く使われているMicrosoft 365のクラウドサービスです。

しかし実際の業務現場では、「他システムとのデータ整合性が取れない」「通知が届かず承認が滞る」といった、他ツールとの“繋がり”に起因する課題が少なくありません。

こうした課題を解消し、業務全体のDXを進める手段として注目されているのが「API連携」です。SharePointのAPIを活用することで、ファイル保存・通知・データ登録などの業務処理を、以下のように自動化できます。

• Googleフォームで収集した申請データを、SharePointリストに自動登録
• 書類アップロード完了をSlackやTeamsで即時通知
• BoxやDropboxに保存されたPDFファイルを、SharePointに自動転送・保存
• 社内基幹システムやkintoneと連携し、SharePointに一元的にデータ登録
• OCRツールと連携して、読み取った帳票PDFをSharePointに自動アップロード

このように、SharePointは単なる文書共有ツールにとどまらず、“前後の業務”も含めたプロセス全体をつなぐ業務基盤として活用することが可能です。

API連携を活用することで、部門をまたいだ情報連携や意思決定のスピードを向上させ、業務全体の最適化を支援できます。

SharePoint API連携によって期待される効果

改善領域	効果内容
データ入力の自動化	システム間の転記作業が不要に
承認・通知の自動化	対応スピード向上と抜け漏れの防止
ファイル処理の一元化	保存・整理・共有の手間を削減
属人化リスクの解消	業務フローの標準化と再現性向上

SharePoint API連携は、「SharePointを使う」だけでは実現できない業務全体の自動化・効率化を可能にする基盤です。現場での業務負荷を軽減しながら、部門横断のDX推進を進めるための第一歩として、今あらためて注目されています。

※関連記事：APIとは？仕組みと連携メリットを簡単に解説

ノーコードでSharePoint API連携を行う方法｜iPaaSで実現する業務自動化

SharePointのAPIは、ファイル共有やリスト情報の取得・更新、他システムとの連携を自動化するためのインターフェースです。非常に柔軟かつ高機能な一方で、活用にはプログラミングやシステム設計の知識が求められる場面も多く、「エンジニアがいないと運用が難しい」と感じている企業も少なくありません。

こうした課題を解消する手段として注目されているのが、ノーコードでSharePointと外部ツールを接続できる「iPaaS（Integration Platform as a Service）」の活用です。

BizteX Connectで実現するSharePointのノーコード連携

iPaaSとは、異なるクラウドサービスや業務システムをノーコードで接続し、自動化フローを構築できるクラウド基盤のことです。

中でも「BizteX Connect」は、SharePointのAPIと各種外部ツールをマウス操作だけで連携できる点が大きな特長です。

たとえば以下のような処理を、ノーコードで自動化できます。

• SharePointにアップロードされた資料を検知し、Google Sheetsやkintoneに連携して記録
• SharePointリストの内容をもとに、SlackやTeamsに承認依頼を通知
• ファイル保存のタイミングで、BoxやDropboxにPDFを転送・バックアップ
• SharePoint上の契約書情報をもとに、基幹システムにデータ登録して一元管理

これらはすべて、APIドキュメントを読み解くことなく、業務部門でも構築・運用が可能です。属人化しがちな転記・通知・保存といった定型処理を、現場主導で安定的に自動化できるようになります。

※関連記事：iPaaSとは？仕組みとメリットをわかりやすく解説

設計ができない落とし穴に注意｜ノーコード連携の運用課題とは

近年、iPaaS（Integration Platform as a Service）の普及により、従来は情シス部門が担っていたAPI連携も、業務部門がノーコードで構築できるようになってきました。

たとえば、SharePointと他ツールをつなげば、ドキュメント格納・通知・承認などのプロセスを一連で自動化できます。特に少人数体制の中小企業にとっては、開発や保守の負担を抑えつつスピーディに業務改善を図れる手段として注目されています。

ただし、「操作はできても設計が難しい」という落とし穴には注意が必要です。ノーコードで構築できるとはいえ、複雑な業務を安定してつなぐには、ルール設計や変更対応までを視野に入れた設計力が求められます。

たとえば、以下のようなケースはよく見られます。

• 誰が作ったか不明な属人化フローが放置されている
• 担当者の異動・退職で、運用が継続できなくなる
• SharePointのリスト構成やルール変更で、フローが停止する

こうしたリスクを避けるには、「運用を見据えた設計」と「属人化を防ぐ体制づくり」をセットで考えることが重要です。

ノーコードで柔軟に構築できるからこそ、「誰でも作れる」だけでなく、「誰が見ても運用できる」状態を保つ仕組み化が、自動化の成否を左右します。

SharePoint連携を安定運用するには？iPaaS導入時の設計ポイント

iPaaSの普及により、SharePointと他の業務ツールをノーコードで連携し、データ登録や通知、ファイル保存などを自動化する環境が整ってきました。

しかし現場では、「作ったフローが使われなくなった」「運用できる人がいない」「改善されず放置されている」といった課題も多く見られます。

これらの原因の多くは、導入時点で運用設計が十分でなかったことにあります。たとえば、以下のような体制不備があると、連携の継続運用は難しくなります。

• フローの修正担当や権限が不明確
• エラー時の対応ルールが未整備
• 改善要望の収集・反映プロセスがない

実際の調査でも、iPaaS未導入企業の約4割が「スキル人材の不足」を障壁として挙げており、技術よりも体制の不在が自動化のボトルネックとなっていることが明らかです。

SharePoint連携を止めないために──属人化を防ぐ設計とは

SharePoint API連携を「止まらずに使い続ける仕組み」として定着させるには、運用変化への備えが欠かせません。たとえば、システムの仕様変更や業務ルールの変更、担当者の異動などによって、フローが停止するリスクがあります。

このリスクを防ぐには、以下のような「運用を支える仕組み」が必要です。

• フローの属人化を防ぐ体制づくり
• 要望に応じて改善できる設計プロセス
• バージョン管理や運用権限の明確化

ノーコードで「誰でも使える」ことは利点ですが、より重要なのは“誰でも使い続けられる”環境を整えることです。SharePointを活用し続けるには、技術だけでなく運用設計の工夫こそが成果の持続と拡張の鍵を握ります。

SharePoint連携の継続運用を実現するには？インテリジェント フローの活用法

SharePointのAPI連携を活用すれば、申請データの登録やファイルの保存、通知処理などを自動化し、情報共有の精度とスピードを大幅に高めることができます。しかし実際の現場では、構築された連携フローが現場任せで形骸化し、やがて使われなくなるという課題も多くの企業で発生しています。

こうした「継続運用の壁」を根本から解消するのが、BizteXが提供する業務最適化サービス「インテリジェント フロー」です。

インテリジェント フローは、SharePointを含む業務プロセス全体に対して、設計・構築から運用・保守・改善までを一括して代行。単なるツール導入ではなく、「仕組みとして動き続ける業務フロー」を前提にプロセスを設計することで、自動化の成果を持続的に生み出します。

現場にツール操作や設計を任せることなく、自動化の仕組みそのものを導入できるため、SharePointの連携機能を最大限に活かし、長期にわたって安定した運用を実現できます。

▼下記記事でより詳しく解説しています。
＞＞インテリジェント フローの仕組みと導入効果
＞＞インテリジェント フローによる業務改善効果のポイント

インテリジェント フローの中核：IPOという考え方

インテリジェント フローの根幹にあるのは、BizteXが提唱する「IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）」という概念です。これは、AIと人間の力を組み合わせて業務プロセス全体を再設計・最適化する枠組みで、従来のツール単体導入では実現できなかったプロセス全体の自動化・改善を可能にします。

IPOは以下の3つの要素で構成されています。

• プロセス・インテリジェンス（業務の可視化と改善ポイントの発見）
• ヒューマン・イン・ザ・ループ（AIと人の最適な役割分担）
• クロスプラットフォーム統合（複数システムの横断連携）

▼それぞれの詳細は以下の記事で解説しています。

＞＞プロセスインテリジェンスとは？
＞＞ヒューマンインザループとは？
＞＞クロスプラットフォーム統合とは？

SharePointと他ツールのAPI連携事例

SharePointのAPIを使えば、あらゆるツールとの連携が可能です。ここでは、各業務でよくある問い合わせ処理・通知・記録の自動化フローを、ノーコードで構築した例を紹介します。

締結済みの契約書を自動で格納・通知｜クラウドサイン × Sharepoint × Teams

クラウドサインで契約が完了すると、契約書が自動でSharePointに格納され、Teamsで関係者に通知されます。
これにより、手動アップロードや確認作業の手間を削減し、漏れやミスのない確実な管理体制を構築できます。

添付された請求書を自動で格納・通知｜Gmail × SharePoint × Slack

メールで受信した請求書を自動でSharePointに保存し、Slackで通知。
確認漏れを防ぐだけでなく、ファイル整理の手間を削減し、迅速かつ正確な対応を実現できます。

追加されたレコード情報を自動で登録・通知｜kintone × SharePoint × Chatwork

kintoneで追加されたレコード内容をSharePointに自動反映し、Chatworkでチームに通知。
手入力の手間や伝達ミスを防ぎ、最新情報を全体で即座に共有できる状態を保ちます。

※連携可能なアプリ一覧はこちらからご確認ください。

よくある質問（FAQ）

SharePointのAPI連携や、iPaaS・インテリジェント フローを活用した業務自動化について、よくいただくご質問をまとめました。

SharePointとのAPI連携フローは、どれくらいの時間で構築できますか？

シンプルな連携であれば、1〜2日ほどで構築可能です。たとえば、SharePointへのファイル格納やTeams通知などは短期間で運用を開始できます。より複雑な業務連携やカスタマイズが必要な場合でも、「インテリジェント フロー」を活用することで、設計から運用までを短納期かつスムーズに実現できます。

Q：ノーコードツール（iPaaS）は、どこまで柔軟に設定できますか？

BizteX Connectでは、条件分岐・定期実行・通知連携（TeamsやSlackなど）に加え、エラー処理やデータ変換などもすべてノーコードで設定可能です。SharePointを起点としたファイル保存・承認・通知といった業務フローを、プログラミング不要で構築できます。

IT人材がいない現場でも導入・運用できますか？

はい、可能です。インテリジェント フローであれば「設計・構築・運用・改善」までをまるごと代行できるため、専門知識がなくてもSharePointのデータを業務に取り込む仕組みを整えられます。社内負荷を最小限に抑えながら、安定した自動化を継続できます。

SharePoint以外のツールとも連携できますか？

はい。Google Workspace、kintone、Salesforce、Box、Slackなど、さまざまなツールと組み合わせて活用可能です。業務全体を横断的に最適化するための連携基盤として機能します。

※無料プランでは、BizteX Connectを使った1フローの構築・試用が可能です。

SharePoint連携を成功させるには？“継続運用できる仕組み化”がカギ

SharePointのAPIやiPaaS連携は、ファイル共有や申請業務の効率化に効果的ですが、構築しただけで終わってしまうと形骸化のリスクがあります。重要なのは、誰が運用・改善を担うのか、変更時にどう対応するのかといった仕組みの整備です。

インテリジェント フローを活用すれば、設計から保守・改善までを一括で代行し、SharePoint連携を止めない業務基盤として定着させることが可能です。

SharePoint活用の次のステップとして、「繋げるだけで終わらせない」仕組みづくりに取り組んでみてはいかがでしょうか。