RPA導入のメリット・デメリットを解説！導入効果が出た成功事例も紹介

業務効率化やコスト削減を実現するツールとして、今、多くの企業が注目しているのがRPA（Robotic Process Automation）です。人手不足への対応や働き方改革の推進において、RPAは強力な解決策となり、多様な業界で導入が進んでいます。

本記事では、「RPA導入」の具体的なメリットや実際の効果を詳しく解説し、成功事例もあわせてご紹介します。また、導入を検討する際に押さえておきたいポイントや注意点についても解説しています。RPAの活用を検討中の方は、ぜひ最後までご覧ください。

RPA導入のメリット

RPA（Robotic Process Automation）とは、繰り返し行われる定型業務を自動化することで、業務効率化や生産性向上を実現するデジタルツールです。特に、「人手不足」「作業効率の向上」などの課題を抱える企業にとって、RPAは大きな助けとなります。

ここでは、RPA導入による主なメリットを3つに分けて解説します。

人的ミスの削減と業務品質の向上

RPAは、あらかじめ設定されたシナリオ通りに正確に作業を行います。そのため、人間の疲労や集中力の低下によるヒューマンエラーを防ぎ、高い業務品質を維持することが可能です。

例えば、データ入力や請求書処理といった単純作業も、RPAを活用すれば正確に処理できます。これにより、安心して業務を任せられるだけでなく、業務の信頼性を高めることができます。

業務スピードの向上とリソースの最適化

RPAは人間の作業速度をはるかに上回る処理能力を持っています。たとえば、手作業で行うと数時間かかる業務も、RPAなら数分で完了することがあります。また、確認や修正の手間が減るため、業務全体のスピードアップが期待できます。

さらに、ルーティンワークが自動化されることで、人材をより付加価値の高い業務に割り当てることが可能になります。クリエイティブな業務や意思決定が求められるタスクに集中できるため、企業全体の生産性向上に寄与します。

コスト削減と持続可能な業務運営

RPAは24時間365日稼働できるため、人間の作業時間を大幅に超える業務量を処理できます。これにより、採用や教育にかかるコストを削減し、長期的に大幅なコストダウンが可能です。

少子高齢化による採用難に悩む企業にとって、RPAは頼れる「デジタルレイバー」として業務を支えます。実際、多くの企業がRPA導入後に運用コストを削減しつつ、業務効率を向上させる成功事例を報告しています。

RPAについては、基礎から事例まで網羅的に知りたい方は「RPAとは？初心者向けに簡単にわかりやすく解説！導入メリットと活用事例も紹介」記事からお読みください。

RPA導入のデメリット

RPAには多くのメリットがありますが、一方でデメリットや弱点も存在します。これらの課題を事前に把握し、自社に適したツール選定やRPA以外の選択肢も検討することが重要です。

主に以下の3つのデメリットについて詳しく解説します。

RPA導入には操作習得や社内展開のコストがかかる

RPAは導入して終わりではなく、まずツールの操作を覚える必要があります。一定のITリテラシーが求められるため、現場で使いこなせるようになるまでに時間がかかることも少なくありません。

また、複数部門への展開や社内定着を進めるには、情報システム部門が現場部門をサポートする体制が欠かせず、教育や問い合わせ対応に多くの工数がかかる点も見逃せない課題です。

RPAは運用・保守の負担が蓄積しやすい

導入初期は順調でも、ロボットの数が増えると管理が煩雑になり、「誰が作ったか分からない」「なぜこの処理があるのか分からない」といった“野良ロボット”が発生することがあります。

ブラックボックス化によるトラブル対応の難しさや、不要なファイルの蓄積によるサーバ負荷など、運用が進むほど課題は増加。適切な管理体制やルール設計がないと、かえって現場の負担が大きくなる可能性もあります。

RPAは単一タスクに強くても全体最適は難しい

RPAはルール化された単一タスクの自動化に適しており、小さな業務単位では大きな効果を発揮します。ただし、複数部門をまたぐような業務プロセス全体の最適化には限界があります。

RPAを導入しても、全体の業務設計を見直さないままでは部分的な効率化にとどまり、例外処理や企業独自の複雑な業務には対応しきれないという課題が残りがちです。

＞＞5分でわかる！RPA完全ガイドブック

RPAの導入企業が増えている背景

RPA導入企業が増えている背景には、いくつかの社会的要因があります。ガートナー社の調査によれば、日本企業のRPA導入率は2019年時点で47.5%に達し、その後も市場規模の拡大とともに導入が加速しています。

主な要因として、少子高齢化による労働人口の減少が挙げられます。この課題に対応するため、企業は省力化や効率化を進める必要性に迫られています。また、競争が激化する中、限られたリソースでのコスト削減や生産性向上を図る動きが加速しています。さらに、働き方改革の推進により、従業員が付加価値の高い業務に専念できる環境整備が求められることも、RPA導入を後押ししています。

RPAのメリットを最大化する導入フロー

RPA導入を成功させ、メリットを最大化するためには、適切な準備と段階的な取り組みが必要です。業務の棚卸からツール選定、無料トライアルの活用まで、効率的なステップを踏むことで、RPAの効果を最大限に引き出せます。

自動化業務の棚卸・分析

RPA導入の第一歩は、自動化する業務の特定です。現状の業務プロセスを詳細に洗い出し、繰り返し発生する定型業務やミスが発生しやすい作業を優先的にピックアップします。

すべての業務を自動化する必要はなく、ROI（投資対効果）が高い業務に絞ることが重要です。無料の業務診断ツールなどを活用すると、自動化候補を効率的に選定できます。

自社に適したRPAツールの選定

RPAツールには多くの種類があり、選定時には自社の業務規模や目的に合ったものを選ぶことが成功の鍵です。予算に限りがある場合はコスト効率の良いツール、大規模業務には高機能ツールが適しています。

また、導入後のサポート体制やカスタマイズ性も検討ポイントです。適切なツール選びが、安定した運用につながります。

RPAの種類別の特徴が知りたい方は、「RPAの種類を解説！クラウド型・オンプレミス型・デスクトップ型を徹底比較」をお読みいただくのがおすすめです。

選定したRPAを無料トライアルでテストする

無料トライアルを活用して、実際にRPAツールを試し、自社の業務に適しているかを検証します。この段階で、ツールの操作性やサポート体制、機能の適合性を確認することが重要です。

トライアル期間中にロボット設計を実施することで、導入後の運用イメージを明確にし、リスクを最小化できます。

RPAの自動化シナリオの具体的な手順については「RPAシナリオとは？初心者でも作成できる手順例やポイントを解説」記事で詳しくご確認いただけます。

導入効果が出やすいRPA「BizteX robop」

＞＞BizteX robopサービスサイト

BizteXでは、導入効果が出しやすいRPA「BizteX robop」を提供しています。RPA初心者の方でも2時間ほどで基本操作を覚えられる学習プログラムや即日対応・操作代行も可能なサポートをご用意しているため、導入企業様のおよそ7割が現場部門でRPAを活用しています。

PCへインストールするデスクトップ型RPAなので、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応でき、プライベート環境への構築など高いセキュリティを維持した自動化も可能です。

RPAのメリットを実感したいなら無料トライアルがおすすめ

どんなに優れたRPAツールでも、実際に使ってみないと操作のしやすさや自社との相性は分かりません。そのため、RPAツールの導入前には、無料トライアル期間を活用して複数のツールを試してみるのがおすすめです。

多くのRPAツールがトライアル期間を提供しているので、気軽に試してみましょう。また、トライアル中には「何かトラブルが起きたときにすぐに相談できるか」など、サポート体制も確認しておくと安心です。

「BizteX robop」では、今なら2週間の無料トライアルキャンペーンを実施中です。

 他のRPAツールと比較するなら下記記事をチェック
おすすめRPAツール15選を徹底比較！製品の選び方や導入手順も紹介

RPA導入の効果が出たBizteX robopの事例3選

RPAを導入して本当に前述したようなメリットがあるのか、実際の事例をもとにご紹介します。

今回紹介するのは、BizteXで提供している「BizteX robop」で導入効果が出た企業様の事例です。

＞＞BizteX robopについてはこちらで解説しています。

月50時間ほどの時間コストを削減した成功事例｜川西ほんわか訪問診療クリニック

川西ほんわか訪問診療クリニックは、訪問診療に特化したクリニックです。 病院に通うのが難しくなってきた方の御自宅に伺い、家で診察などをおこなっていますが、その際に大量の書類作成が必須となります。

この書類作成業務をRPAを導入することで自動化しました。

1名あたり3~4つの書類を作成を約200名の患者さんに対して行っており、手作業だと合計で月3,000分、つまり50時間ほどかかっていました。これを全て削減し、より患者さんへのフォローアップにリソースを割けるようになりました。

＞＞より詳しい内容は「【RPA事例】医療関連書類やリスト作成業務の自動化で月50時間の作業時間を削減【川西ほんわか訪問診療クリニック】」で解説しています。

マクロによる大量エラーをRPAでゼロへ｜株式会社日本能率協会マネジメントセンター

株式会社日本能率協会マネジメントセンターは、人材育成支援事業だけでなく、手帳・カレンダー事業、出版事業などで本や手帳を販売している企業です。事業管理部では、日々全国の取扱店で販売された本や手帳のデータ集計をマクロによって自動化していましたが、エラーが大量発生しており、メンテナンスコストがかかっていました。

この本や手帳のPOSデータ集計作業をRPAで自動化しました。

マクロでも自動化できていましたが、7時間ほどかかっており、大量のエラーも発生していました。RPAを導入したことで、3時間に短縮されただけでなく、エラーの発生もなくなりました。

業務効率化による生産性向上はもちろん、精神的なストレスも軽減されました。

＞＞より詳しい内容は「【RPA・業務自動化】毎日・毎月発生する数百のデータ集計作業を自動化【株式会社日本能率協会マネジメントセンター 】」で解説しています。

一部署で年480万円近くのコスト削減に成功した事例｜日本リビング保証株式会社

日本リビング保証株式会社は、主に住宅設備機器や家電製品の延長保証サービスを提供している企業です。お客様からの申し込みがあった際に、基幹システムへの登録業務を手作業でする必要がありました。

この申し込み処理業務をRPAを導入することで自動化しました。

上記の図のメールの検知部分は、システム連携を自動で行うiPaaSというツールも併用することで自動化を実現しています。これにより、申し込み処理業務を一気通貫で自動化できるので、あとは基幹システムの内容を確認するだけとなります。

※iPaaSについてはこちらで解説しています。

その他にも見積書の作成・送付業務などを自動化し、一部署だけで月40万円近く、年間だと480万円ほどのコスト削減を実現しました。

＞＞より詳しい内容は「申込み処理や見積書作成・送付業務の自動化で年間約480万円のコスト削減を実現【日本リビング保証株式会社】」記事で解説しています。

ツール操作や運用保守に不安がある場合はIPO「インテリジェント フロー」で外部委託がおすすめ

＞＞インテリジェント フローのサービスページはこちら

「インテリジェント フロー」は、BizteXが提供するIPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）サービスです。AIやRPAなどのテクノロジーと、業務改善に精通した専任プロフェッショナルの支援を組み合わせ、業務プロセスの設計から構築、運用・改善までを一貫して代行します。

ツール操作や構築作業を社内で行う必要がないため、「現場に定着しないのでは？」「情報システム部門の負担が増えるのでは？」といった不安を感じることなく導入できます。

導入初期には、AIを活用した分析機能「インテリジェント マイニング」によって、企業の課題に合った最適なテンプレートと費用対効果を自動で提案。導入後も「インテリジェント HUB」によって効果測定と継続的な改善を実現する仕組みが整っています。

また、属人化や例外処理、部門をまたぐような複雑な業務にも柔軟に対応できるため、現場に負担をかけず、企業の実情に合わせた業務最適化とROIの最大化を図ることが可能です。

さらに、無料プランからスタートできるため、「まずは小さく試したい」「RPAでは思うような効果が出なかった」と感じている企業にも最適な選択肢です。

 BizteXが提唱するIPOという新しいソリューションについては下記で解説しています。
インテリジェント・プロセス・オーケストレーション（IPO）とは？概要・メリット・活用方法を解説！
RPAとIPOの違いとは？現場負担のない業務プロセス最適化

まとめ｜RPAのメリットを最大化するには“活用しやすさ”が鍵

RPAは、業務効率化・コスト削減・ヒューマンエラーの防止など、多くのメリットをもたらすツールです。特に中小企業では、定型業務の自動化によって限られたリソースを有効活用でき、生産性の向上にもつながります。

しかし、実際の現場では「ツール操作が難しくて定着しない」「保守や運用に手が回らない」といった課題に直面し、RPAの本来の効果を十分に引き出せないケースも少なくありません。

そこでおすすめなのが、BizteXが提供するIPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）サービス「インテリジェント フロー」です。ツールの操作や運用・保守はすべて専任のプロが担い、RPAやAIなどのテクノロジーを活用して業務全体を最適化。RPAのメリットを最大限に活かしながら、現場負担をかけない自動化を実現できます。

「RPAの効果を感じつつも、導入・運用に不安がある」という企業にとって、インテリジェント フローは、理想的で新しい選択肢となるでしょう。