クラウドサイン (CloudSign)は、契約業務を効率化する電子契約サービスです。法的効力があり、操作も簡単です。導入することで、契約締結のスピードアップ、コスト削減、業務の透明性向上が実現します。
本記事では、クラウドサインの特徴や使い方、導入メリットを詳しく解説します。契約業務の効率化を目指す経営者や担当者必見の内容です。
クラウドサイン(CloudSign)とは？何がすごい？
クラウドサインは、日本国内でシェアNo.1の電子契約サービスです。導入社数250万社以上、累計送信件数1000万件超を誇る人気サービスとなっています。
クラウドサインは、紙の契約書に代わり、オンラインで安全かつ迅速に契約を締結できるのが特徴です。各種認証制度をクリアしているので、安心して利用できます。
クラウドサインの特徴
クラウドサインは、以下の3つの特徴があります。
- 法的な信頼性
- 簡単な契約プロセス
- コスト削減効果
クラウドサインは、日本で初めて主務官庁によって電子署名法上の「電子署名」に該当することが確認された、クラウド型電子署名サービスです。このサービスを利用することで、紙の契約書と同等の効力を持つ契約が可能になります。また、データ保護も徹底されており、国際的な認証も取得しています。
さらに、パソコンが苦手な方でも簡単に操作できるよう設計されているため、誰でも安心して利用できます。契約手続きにかかる時間を大幅に短縮できるため、取引先とのスムーズな電子契約が可能になります。
加えて、印紙税が不要なうえ、印刷代や郵送費を削減することもでき、コスト削減を実現します。これにより、業務効率の向上と経費削減を同時に達成できるのが特徴です。
クラウドサインと他の電子契約ツールの違い
クラウドサインは、国内の電子契約ツールの中でも特に実績と信頼性が高い点が特徴です。
導入実績No.1：
10万社以上の企業で採用されており、日本国内での利用が特に多いツールです。取引先との電子契約の導入をスムーズに進めたい企業にとって、最適な選択肢といえます。
直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ性：
他の電子契約ツールと同様に、申請・承認プロセスを自動化する機能を備えていますが、クラウドサインは特に操作のしやすさが魅力です。さらに、企業独自の承認フローにも柔軟に対応でき、多様なニーズに応えられる点が大きな強みです。
豊富なテンプレート：
多くの企業が利用する承認フローをもとにしたテンプレートがあらかじめ用意されています。このため、導入後すぐに運用を開始することができ、時間と手間を大幅に省けます。
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クラウドサイン(CloudSign)の使い方・できること
クラウドサインは、電子契約の締結から管理・保管、さらに外部サービスとの連携まで、契約に関わるさまざまなプロセスをデジタル化・効率化するツールです。主な機能と使い方を見ていきましょう。
電子契約の締結ができる
クラウドサインを使えば紙と印鑑不要で、簡単に電子契約を結ぶことが可能です。電子署名とタイムスタンプにより、契約内容の改ざんを防ぎます。
契約相手は、メールのリンクから契約書を確認し、同意するだけで手続きが完了します。
これにより、契約プロセスが大幅に簡素化され、時間の節約にもつながります。印紙代や郵送代、印刷費などのコスト削減も期待できます。
契約書の管理・保管ができる
クラウドサインは、契約書の管理と保管を一元化します。紙の契約書と電子契約書を同じ場所で管理できるため、必要な時にすぐ見つけられます。さらに、他社の電子契約書や電子メールで受け取ったPDFも一元管理可能です。
電子帳簿保存法にも対応し、法的な要件を満たしているため安心して利用できます。さらに、AIによる自動解析機能により、契約書の情報を自動的に整理することができます。これにより、手作業が減り、ミスも防げます。
100以上の外部サービスとAPI連携できる
クラウドサインは100以上の外部サービスとAPI連携が可能です。例えば、SalesforceやkintoneなどのCRMシステムと連携すれば、契約書を自動で作成できます。この機能により、他のシステムとの情報のやり取りがスムーズになり、業務全体の効率が上がります。
さまざまなツールと連携できるので、自社の業務に合わせた使い方ができます。既存の業務フローとの統合も簡単です。
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クラウドサイン(CloudSign)の導入メリットとは
クラウドサインを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
- 契約完了までのスピードが早くなる
- 紙による運用コストを削減
- 業務の透明性が向上し、抜け・漏れを防げる
それぞれ詳しくみていきましょう。
契約完了までのスピードが早くなる
クラウドサインを使えば、契約締結にかかるスピードが大幅に短縮されます。従来は1週間以上かかっていた手続きが、わずか数分で完了することもあります。契約書の作成から署名まですべてオンライン上で完結するため、時間的なロスを最小限に抑えられます。
これにより、ビジネスチャンスを逃さず、素早い意思決定が可能になります。
また、クラウドサインは多くの企業で導入されており、取引先にとっても使いやすいツールであるため、スムーズな契約締結に繋がります。
紙による運用コストを削減
クラウドサインを利用することで、今まで紙の契約書にかかっていたさまざまな費用を削減できます。印刷代、郵送費、印紙代が不要になるだけでなく、電子契約には印紙税がかからないため、大きな節約につながります。
実際に、タマホーム株式会社の事例では、年間8000万円以上の印紙代を削減できる試算が出ていると紹介されています。また、書類の保管や管理にかかる人件費も減らせるため、総合的なコスト削減につながります。
業務の透明性が向上し抜け・漏れを防げる
クラウドサインを使うことで、契約業務の透明性が大きく向上します。契約書を電子データで一元管理できるため、過去の契約書も簡単に検索・参照でき、必要な情報にすぐアクセスできます。
また、契約の締結状況や確認状況をリアルタイムで把握できるため、業務の流れが明確になります。これにより、重要な手続きの抜けや漏れを防ぐことが可能です。
結果として、契約業務の質が向上し、トラブルのリスクも減少します。透明性の高い業務環境は、信頼関係の構築にも役立ちます。
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クラウドサイン(CloudSign)の料金プラン
クラウドサインは、企業規模や利用頻度に応じて選べる5つの料金プランを提供しています。
| プラン名 | 月額料金 | 送信件数 | 送信費用 | 主な機能 |
|---|---|---|---|---|
| Free Plan | 無料 | 月3件まで | 220円 | 電子署名+タイムスタンプ |
| Light | 11,000円 | 無制限 | 220円 | クラウドサイン基本機能 書類管理の一部の機能 |
| Corporate | 30,800円 | 無制限 | 220円 | クラウドサイン基本機能 書類管理 その他機能 一部サポート |
| Business | 要問合せ | 無制限 | 要問合せ | クラウドサイン基本機能 書類管理 その他機能 内部統制・セキュリティ サポート |
| Enterprise | 要問合せ | 無制限 | 要問合せ | クラウドサイン基本機能 書類管理 その他機能 内部統制・セキュリティ 複数部署管理機能 サポート |
料金は税込
フリープランは無料で月3件まで送信可能で、お試しで使ってみたい方におすすめです。
プラン内容が上がるにつれて、月額費用や送信費用は問合せとなります。すべての機能を使いたい場合は、Enterpriseがおすすめです。
クラウドサイン(CloudSign)の注意点
クラウドサインは便利なツールですが、いくつかの注意点があります。主に以下の2点に気をつける必要があります。
- ファイル形式がPDFに限定されている
- 1件あたり200円の送信費用がかかる
それぞれ詳しくみていきましょう。
ファイル形式がPDFに制限されている
クラウドサインでは、アップロードできる契約書のファイル形式がPDFに限定されています。WordやExcelなど他の形式のファイルは直接使用できません。
この制限により、契約書を修正する場合は、再作成してPDFに変換する手間が必要になります。効率的に作業を進めるには、PDFへの変換プロセスを事前に確立しておくことをおすすめします。
1件あたり200円の送信費用がかかる
クラウドサインを利用する際は、1件あたり200円（税込220円）の送信費用が発生します。
大量の契約書を扱う企業にとっては、このコストが無視できない金額になる可能性があります。利用頻度や送信量に応じて、適切なプランを選択することが重要です。
一方で、この費用は従来の郵送費や印紙代と比較すると経済的な場合もあるため、総合的なコスト削減効果を考慮に入れて判断しましょう。
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クラウドサイン(CloudSign)を他サービスと簡単に連携させる方法
クラウドサインは、APIを通じて他システムと連携することで、業務フロー全体を効率化させることができるようになります。
ただその際には専門的な知識が必要になるため、ノーコード・ローコードでシステム連携ができるiPaaSを活用して連携を行うのがおすすめです。
ここではBizteXが提供するiPaaS「BizteX Connect」を詳しく解説します。
iPaaS「BizteX Connect」で連携するのがおすすめ
iPaaS「BizteX Connect」は、プログラミングの知識がなくても簡単に使えるシステム連携ツールです。「プログラミングをゼロへ」をコンセプトに開発されており、誰でもSaaSやデータベース、RPAなどを簡単に接続・連携できるようになります。
また、APIを利用した接続により、確実かつ安全な連携と高速なデータ処理を実現します。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、変化の激しいビジネス環境にも柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルをサポートします。
BizteX Connectを活用してクラウドサインで締結した書類をストレージへ自動保存
クラウドサインを利用する場合は、例えばBoxとTeamsを連携することで、書類管理を自動化することができます。
クラウドサインで締結された書類を自動的に検知し、対象ファイルをBoxに安全に格納します。その後、Microsoft Teamsを通じて通知を送信し、関係者とリアルタイムで情報を共有します。このプロセスにより、ファイルの保存や確認作業が自動化されるだけでなく、通知業務の負担も軽減され、業務効率が大幅に向上します。
また、この自動化フローに必要なシナリオテンプレートも標準で用意されているため、導入後すぐに組み込むことができるでしょう。
BizteX Connectは、1週間の無料トライアルでお試し利用ができるため、気になる方はお気軽にお問い合わせください。
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クラウドサイン(CloudSign)は便利なクラウド型電子契約サービス
クラウドサインは、日本でトップシェアを誇る電子契約サービスです。法的効力のある電子署名、直感的な操作性、そして多様な外部サービスとの連携が特徴です。
契約プロセスを大幅に簡素化し、スピードアップすることで、業務効率を向上させます。また、ペーパーレス化によるコスト削減や、透明性の高い契約管理も実現します。
利用者のニーズに合わせた複数の料金プランがあるため、企業規模や使用頻度に応じて選びましょう。PDFのみの対応や送信費用などの注意点はありますが、全体としては契約業務を効率化する強力なツールといえるでしょう。
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