【人材業界クラウドRPA｜cobit導入事例】メール配信停止業務・入力業務に活用

2024.04.21

保育、介護、福祉、そして教育といった領域で起こっている課題を解決するための各種サービスを展開する株式会社ウェルクス。就職支援・人材派遣サービスや各種メディアの運営の中で発生する個人情報管理業務にクラウドRPAの BizteX cobit を活用中。

株式会社ウェルクス

【企業情報】

設立：2013年4月
従業員数：471名　※2018年6月現在
事業内容：保育士、幼稚園教諭に特化した転職支援サービス、介護・福祉業界に特化した求人広告サービス、介護業界に特化した転職支援サービス、栄養士に特化した転職支援サービス、調理師・シェフに特化した転職支援サービス、放課後等デイサービス、メディア運営
【BizteX cobit 導入開始】：2018年5月

【BizteX cobit 活用事例】

ユーザー情報の変更やメール配信停止へのクラウドRPA活用事例

「プロフェッショナルなスキルを通じて社会の問題を解決し、会社に関係するすべての人々の幸福を追求する」を理念に、環境や境遇に左右されない誰もが自己実現のチャンスを得られる社会の実現に向けてさまざまな支援サービスを提供する同社。人々が持つ可能性を引き出し、多様な選択肢を提供しながらベストマッチングを図る。

―RPAを導入することになった背景は？

細島さん：もともとオンプレミス型のRPAを導入していまして、弊社サービスの登録者情報の変更や削除といった業務に利用していました。でも残念なことに不具合が頻繁に発生し、それを解決するには時間もコストも大きくかかるということが判明したのですね。そこで、そのRPAに代わる新しいツールを探していたところ、BizteX cobitを弊社代表の三谷が見つけてきたのが、導入のきっかけです。

コーポレート本部経営企画部長細島敏矢さん

―どんな業務でクラウドRPA BizteX cobitを活用していますか？

若山さん：弊社は、保育や介護などの分野での人材サービスを提供していますが、そこに登録されたユーザー様の個人情報の変更・削除に BizteX cobit を活用しています。具体的には、メルマガ登録解除や配信停止、個人情報の変更作業などです。

キャリア事業本部事業企画部業務支援グループ若山沙樹さん

【BizteX cobitの効果】

合わせて月60時間の削減効果! 労務環境改善、顧客満足度アップの効果も

―導入後の具体的な効果は？

呉田さん：以前のRPAが不具合を起こしたことで、すべて手作業で変更しなければならなくなりました。ほかの業務にも影響が出ましたし、変更作業が滞ってくるとユーザー様からの信用問題にも発展しかねません。すごくプレッシャーを感じながら仕事に追われていたので、それが解消された今は、業務量はもちろん、気持ち的にとても楽になりました（笑）。

今年の1月くらいから不具合が出始めて、4月には私一人では対応しきれなくなりました。そこで若山さんにも手伝ってもらったのですが、彼女が本来すべき仕事ができなくなるので、BizteX cobit が活躍してくれて個人的にも会社的にも助かっていますね。

キャリア事業本部事業企画部業務支援グループ呉田美有さん

佐藤さん：メルマガの登録解除や配信停止作業で30時間から35時間の削減、個人情報の変更作業で25時間、今月あたりからはさらに25時間ほど削減できそうです。おかげで、今まで手がつけられなかった業務に着手できるようになりました。

キャリア事業本部事業企画部長佐藤裕志さん

佐藤さん：たとえば人の手で3分間で100件の処理ができるとしても、300分なら1万件という単純計算にはなりません。人間にはアイドルタイムがありますから、1万件処理をしようと思うと500分かかるかもしれません。

ほかに優先順位が高い仕事があった場合は、どうしても隙間時間を利用しての作業になりますし、頭も切り替えなければならない。そうなるとまた効率が下がります。でも、RPAは労働時間が長くなっても業務効率が悪くなることもありません。そういう点が、最大の導入効果だと考えています。

―ほかの業務でも BizteX cobit は活用できそうですか？

細島さん：マーケティングや集客の部隊であれば、競合の最新情報を定期的に集めてきて社内で共有する仕組みとか、ダッシュボードのようなフォーマットを作成し自動的に定期更新する仕組みとかに活用できるのではと考えています。こういったデータ収集をロボット化することで、私たちは分析や企画といった“考えること”に集中できますよね。そこが重要だと認識しています。

また、コーポレート部門の総務や経理・財務では、ルーティンワーク作業がかなりあります。まだ掘り起し中なのですが、データの整合性チェックや、OCRと組み合わせてそのデータを取り込んで整理していくなどの活用を進めていきたい。現在計画中の新規事業にも役立てられないかと考えています。

【BizteX cobitへの期待】

「条件分岐」などの機能追加に期待。可能性は無限に広がりそう

―クラウドRPAの BizteX cobit を選んだ理由は？

細島さん：BizteXの方に導入の勉強会をしていただき、デモ動画もわかりやすく、サポート体制に安心できたことが大きな理由ですね。UI（ユーザーインターフェース）はわかりやす良さそうだし、操作体験会でも比較的スムーズに進められたので、これなら若山さんや呉田さんも取り組みやすいだろうと。

若山さん：最初は、違うRPAを導入すると聞いて、呉田さんと「また不具合があるんじゃない？」と心配していたのです。でも説明を聞いて、「これなら簡単にロボットがつくれる！」と感じましたね。

呉田さん：私も「やっと解放される！　早く導入して！」って思いました（笑）。

―日々進化する、クラウドRPA BizteX cobit に期待することは？

若山さん：今の一番の希望は、「条件分岐」ができるようになるといいな、と思っています。ひとつの作業をしている時に「こういう場合だったらこう、こういう場合はこう」という切りわけが今は出来ないので。それができたら何個もロボットをつくる必要がなくなってすごく助かります。

細島さん：クラウド上での完結でありつつも、一部データのダウンロードとかアップロードとかが設定できるようになれば、相当、利用範囲は広がるなと感じています。既存のRPAから全面的に切り替えられないボトルネックは、実はそこにあるのです。

佐藤さん：いくらでも活用の手段はあると考えています。グループ内で BizteX cobit を使えるのはまだ2名だけなので、ほかのメンバーやほかのグループにも展開していければ、当社の業務効率は格段にアップするでしょう。

〈取材後記〉

以前から利用していた既存のRPAツールが止まって、「お客様にご迷惑をかけられないプレッシャーが強かったです」と語ってくれた若山さんと呉田さん。責任感の強いスタッフと業務改革に積極的な環境によって生み出されたパフォーマンスは、同社の優位性となっていくことと思います。さらにお役に立てるよう、BizteX cobit も進化していきます！

クラウドRPAで、誰もがロボットを動かす世界へ。

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