【観光業界クラウドRPA｜cobit導入事例】展示会企画運営や営業リスト作成業務を効率化【株式会社JTBコミュニケーションデザイン】

2024.04.23

営業リスト作成業務のRPA導入事例｜営業リストの作成や交通費精算など、営業活動と社内業務の効率化にRPAを活用し、生産性の向上を進めている株式会社JTBコミュニケーションデザインのトレードショー事業部。ナノテク、IoTなど最先端技術をテーマにした展示会を自社で独自に企画・開催・運営する。

株式会社JTBコミュニケーションデザイン

【企業情報】

JTBコミュニケーションデザインは、MICE、プロモーション、人材育成・組織活性、施設運営プロデュース、音楽・声優事業、地域活性事業、訪日インバウンド事業、スポーツ、コンテンツライツビジネス、などの事業を展開。コミュニケーションに関するプロフェッショナルとしてサービスと知見を顧客に提供する。

設立：1988年4月8日（2016年4月1日株式会社JTBコミュニケーションデザインとして営業開始）
従業員数：1,400名（2018年5月末時点）
事業内容：MICE、プロモーション、人材育成・組織活性、施設運営プロデュース、音楽・声優事業、地域活性事業、訪日インバウンド事業、スポーツ、コンテンツライツビジネス、等の事業
【BizteX cobit 導入開始】2018年4月

クラウドRPA「BizteX cobit」導入背景

営業リストの作成をRPAで自動化し、業務効率化を推進

―――RPAを導入することになった背景は？

黒崎さん：今国会で審議されている「働き方改革」ですが、当社もその推進の必要性を感じております。「働き方改革」の重要な要素として“時短”があげられますが、時短を推進するには生産性の向上は必須でありそのソリューションを探す必要がありました。

松井さん：私たちのトレードショー事業部は、自らが展示会の企画立案から集客、運営まで行っています。そのためスタッフが常に受け身ではなく自発的なアクションをとるようなカルチャーづくりを推進しているので、この課題に対して「業務プロセスワーキンググループ」という事業部内の課横断のグループを作りました。

社員が“自分ごと”として捉え、自ら解決策を考えて実行できるような仕組みにしています。清水がこのグループのリーダーを務めており、クラウドRPAの導入もこのワーキンググループの議論からアイデアが出て検討することになりました。

クラウドRPA「BizteX cobit」活用方法

―――どんな業務でクラウドRPA BizteX cobit を活用していますか？

松井さん：まず営業活動の効率アップを目的として、営業リストの作成にクラウドRPAを活用しました。これまでは私たちの展示会に出展してくれそうな会社を見つけ、Webなどから1つ1つ手作業で会社情報を拾って営業リストを作成していたので大変時間がかかっていました。今後は市場データの収集や社内の顧客データの管理にも使えそうで魅力を感じています。

また、ほかにもBizteX cobitを活用できそうな業務を探したところ、交通費精算を自動化することで大幅な時間削減が見込めることが判明しました。私たちの事業部ではスタッフの外出が多く交通費精算の作業も多く発生します。移動にかかった電車やバスの運賃はWebの乗り換えサイトを利用し、1つ1つ調べるため時間がかかっていたのですが、この作業をクラウドRPAに置き換えました。

クラウドRPA「BizteX cobit」導入効果

年間544時間の削減が可能。導入過程で業務プロセスの見直しも

―――導入後の具体的な効果は？

清水さん：営業リストの作成と交通費精算業務の自動化で削減された時間を試算すると合わせて、年間で1,297時間かかっていた作業時間が753時間となり、544時間の削減が見込めます。最終的にはこの効率化によって作られた時間を企画・営業活動にあて、売り上げ拡大を行うのが「業務プロセスワーキンググループ」のミッションです。また BizteX cobit に業務プロセスを分解して覚えさせる段階で、業務プロセスを見直す良い機会となっています。

―――ほかの業務でも BizteX cobit は活用できそうですか？

黒崎さん：シンポジウム・イベントを開催する際、会場探しにすごく時間がかかっているので、そこへの活用も考えられるかもしれません。また、今回の「業務プロセスワーキンググループ」が取り組んだクラウドRPA導入による削減効果は、社内のSharePoint掲示板での社内広報や、全社ミーティングでの表彰などを通じて、全社的な潜在需要を掘り起こすことにつながればと考えています。

クラウドRPA「BizteX cobit」を選んだ理由

社内ITシステムを新規導入するには高い壁が。クラウドの手軽さがマッチ

―――クラウドRPAの BizteX cobit を選んだ理由は？

清水さん：昨年末からRPA製品をいくつか比較検討したのですが、私たちの属するJTBグループは社内ITシステムの新規導入にはとても高いハードルがありインストール型RPAは難しく、必然的にクラウド型RPAに絞られました。その中でも言語対応やさまざまな条件を検討したうえで、総合的に判断して BizteX cobit の導入を決めました。

―――日々進化する、クラウドRPA BizteX cobit に期待することは？

清水さん：ベンチャーならではのフットワークの良さで、依頼への反応が早く、日々機能も進化しているため一緒に成長している感覚があります。今後はRPAの良さをもっと広めるためにも、ロボット活用の事例を共有できる BizteX cobit ユーザーコミュニティの場づくりや、クラウドRPAのカンファレンスなどを開催してBizteX発信のコミュニケーションを活発にしてほしいです。カンファレンスの企画・運営では弊社がぜひご協力させていただきますよ！

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