kintoneのレコード一覧情報を自動でスプレッドシートに出力できれば、データの管理や共有がスムーズになり、業務の効率が大幅に向上します。たとえば、営業管理アプリのレコードをスプレッドシートに出力してチームで共有すれば、リアルタイムでのデータ活用や分析が可能になります。
本記事では、プログラミング不要のiPaaS「BizteX Connect」を活用し、「kintoneのレコード一覧を自動でスプレッドシートに出力する仕組み」を分かりやすく解説します。
設定もシンプルで、すぐに導入可能です。kintoneとスプレッドシートの連携で業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。
kintoneのレコード一覧情報をスプレッドシートに自動出力する方法
kintoneアプリのレコード一覧情報をスプレッドシートに自動出力する方法を紹介します。
この自動化により、手作業の負担を軽減し、データ管理や共有の効率が向上します。kintoneのデータがスプレッドシートに自動出力されることで、常に最新の情報をチーム全体で簡単に共有でき、業務の円滑化につながります。また、手動でのデータ移行が不要になり、作業ミスや抜け漏れの防止にも効果的です。
以下で、具体的な設定手順を解説します。
＞＞kintone連携アプリ一覧
＞＞スプレッドシート連携アプリ一覧
毎週平日夜に実行されるようにスケジュール設定する
kintoneとスプレッドシートの設定をする前に、定期的にレコード一覧情報が自動で出力されるようにスケジュール設定を行います。
新規シナリオ作成画面で、アプリの一覧から一般を選択します。次に、イベント選択画面で「スケジュール実行」を選択してください。
タイムゾーン設定は、「Asia/Tokyo」を選択します。
スケジュール設定では、指定の時間で実行されるように設定することができます。今回は例として、毎週平日の19:00に実行されるようにします。「毎時」や「毎月」、「カスタム」でも設定が可能です。
出力確認をしたら、スケジュール設定完了です。
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kintone設定｜「レコードの一覧取得」を選択
新規シナリオ作成画面で、アプリの一覧からkintoneを選択します。次に、イベント選択画面で「レコードの一覧取得」を選択してください。
kintone設定｜「認証コネクタ」を作成・選択
「新しい認証コネクタを作成」から認証コネクタを作成します。
認証コネクタのタイトルは任意の名前を設定できます。例として「商談スケジュール一覧情報取得」 とします。
次に、kintoneのアプリ設定画面で「APIトークン」を生成し、それを使用して認証コネクタを作成します。続いて、「ドメイン」、「サブドメイン」、「アプリID」 を入力し、「コネクタ作成」 をクリックします。
※認証コネクタの詳しい作成方法は、BizteX Connectのヘルプページで解説されています。作成時に不明点があれば、そちらをご参照ください。
kintone設定｜基本設定を行う
認証が完了したら、 kintoneのどのレコードの一覧情報をどのように取得するかを設定します。
今回は下記のように設定します。
- 取得方法：「一覧から取得する」
- 一覧：「今日のレコード」※kitnoneで作成したレコードに基づく
- 列の順序：「指定なし」
- 取得件数：「最大500件」
kintone設定｜レコード一覧が正しく取得されるか確認する
出力確認画面で「テスト実行」をクリックし、正しくレコード一覧が取得ができるか確認します。
正常に取得できれば、出力確認画面に該当のレコードの一覧が表示されます。
ここまでの設定で、kintoneのレコード一覧情報を取得する準備が整いました。
スプレッドシート設定｜「範囲の更新」を選択
kintoneの右側の「＋」をクリックし、ステップ2のアプリ選択からGoogle Sheetsを選びます。次に、イベント選択画面で「範囲の更新」を選択してください。
スプレッドシート設定｜「認証コネクタ」を作成・選択
認証コネクタのタイトルは任意の名前を設定できます。例として 「商談スケジュール一覧情報取得」 とします。
認証コネクタを作成する際、OAuth認証が必要です。Googleアカウントへのアクセス権限を許可してください。
スプレッドシート設定｜どのファイルに出力するか設定する
基本設定では、Googleスプレッドシートのどのファイルにレコードの一覧情報を出力するか選択します。
スプレッドシート設定｜どのシートに出力するか決めて出力確認する
選択したファイル内のどのシートのどのセルから出力していくか決め、出力確認を行います。
該当のスプレッドシートでもレコード一覧情報が出力されていることを確認します。
kitnone×スプレッドシート連携シナリオを保存・有効化して作成完了
右上の「保存」をクリックして、シナリオを保存します。
ただし、保存しただけでは動作しないため、保存後に「シナリオ有効化」をONにしてください。
これで「kintoneのレコード一覧情報をスプレッドシートに自動出力させる自動化フロー」のシナリオ作成が完了です。
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まとめ
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