Garoon(ガルーン)とは？ビジネス向けグループウェアの特徴と活用方法

企業の業務効率化や社員同士のコミュニケーションの取り方に悩んでいませんか？サイボウズのGaroon(ガルーン)なら、スケジュール管理から申請・承認まで、必要な機能が一つに集約されています。

330万人・7,500社の導入実績を誇る信頼性の高いグループウェアの特徴と活用方法を、基本機能から料金プランまで詳しく解説します。

記事後半ではkintoneの商談情報をGaroonに自動反映させる方法も紹介しています。

Garoon(ガルーン)とは

Garoonは、サイボウズが提供する、主に中堅・大規模企業向けのグループウェアです。スケジュール管理やメッセージのやり取り、ワークフロー管理など、企業の情報共有とコミュニケーションに必要な機能が一つにまとまっています。

クラウド版とパッケージ版があり、多言語対応や他システムとの連携も充実。330万人、7,500社の導入実績があります。

Garoon(ガルーン)の特徴

Garoonの主な特徴は、以下の3つです。

直感的な使いやすさ

ITに詳しくない社員でも簡単に使える分かりやすいインターフェースが特徴です。ITスキルに関係なく、誰でも簡単に使えるよう設計されているため、導入時の教育コストを抑えられ、すぐに運用を開始できます。

オールインワンの多機能性

スケジュールやメッセージ、ワークフロー、ポータルなど、業務に必要な機能が一つにまとまっています。APIやプラグインで機能拡張も可能で、他システムとの連携もスムーズ。複数のツールを使い分ける必要がなく、効率的に業務を進められます。

充実したサポート体制

電話やメールでのサポートが手厚く、HDI-Japanで最高評価を獲得しています。導入支援や活用セミナーも定期的に開催され、システムの定着化をしっかりサポート。安心して運用を任せられる体制が整っています。

これらの特徴により、とくに中堅・大規模企業での導入が進んでいます。

Garoon(ガルーン)と他のグループウェアとの違い

Garoonの特徴は、大規模企業向けの高い拡張性です。数万人規模のユーザーに対応し、日本語、英語、中国語の多言語対応で、グローバルな組織での利用が可能です。

また、詳細なアクセス権限設定や他システムとの連携、複雑なワークフロー管理など、大企業特有のニーズに応える機能が充実。中小企業向けのグループウェアと比べ、運用の柔軟性とセキュリティ面で優れています。

Garoon(ガルーン)の主な機能

Garoonには、企業の業務効率化に必要な機能が豊富に揃っています。予定管理からワークフロー、社内ポータル、コミュニケーションツール、勤怠管理まで、一つのシステムで完結。多くの機能が相互に連携し、シームレスな業務環境を実現します。

主要な機能を詳しく見ていきましょう。

タスクや施設の予定管理

Garoonのスケジュール管理機能は、個人の予定からチームの会議、施設予約まで一元管理できます。カレンダー形式でメンバー全員の予定が可視化され、空き時間を一目で確認できるため、会議の日程調整がスムーズです。

また、会議室や備品などの施設予約も同じ画面で管理できます。重複予約を防ぎ、設備の稼働状況も把握しやすいのが特徴です。スケジュールと施設予約を連動させることで、より効率的な予定管理が可能です。

申請・承認ワークフローの作成と管理

ワークフロー機能は、申請業務のペーパーレス化を実現します。経費精算や休暇申請、稟議書など、あらゆる申請をオンラインで処理できます。GUIで簡単に申請フォームを作成でき、承認ルートも柔軟に設定可能です。

承認状況はリアルタイムで確認できるため、処理の遅延を防げます。また、代理承認や経路分岐など、複雑な承認フローにも対応しています。申請から承認までのプロセスを効率化し、業務スピードの向上に貢献します。

社内イントラネットの構築

Garoonを使えば、社内ポータルサイトが簡単に構築できます。社内ニュースや規程類の掲載、部署別の掲示板など、情報共有の基盤として活用できます。ドラッグ＆ドロップでレイアウトを自由に変更でき、ITの専門知識がなくても運用可能です。

最新情報を素早く全社に展開でき、重要な連絡事項も確実に伝達できます。また、部門や役職に応じて表示内容を変えられるため、必要な情報を必要な人に的確に届けられます。

社内外で使えるコミュニケーション機能

メッセージや掲示板、スペースなど、多様なコミュニケーションツールを提供しています。メッセージ機能では個別の連絡が可能で、掲示板では全体への周知ができます。スペース機能ではプロジェクトごとの情報共有やタスク管理が可能です。

とくにリモートワーク環境で威力を発揮し、場所を問わずチームメンバーとコミュニケーションが取れます。社外のパートナーとも安全に情報共有でき、ビジネスの円滑な進行をサポートします。

社員の打刻や在籍の管理

勤怠管理システムと連携し、出退勤の打刻から休暇申請まで一元管理できます。PCやスマートフォンから簡単に打刻でき、勤務時間は自動で集計されます。マネージャーは部下の勤務状況を即座に確認できるため、労務管理の効率化が図れます。

有給休暇の取得状況や残業時間も可視化され、適切な労務管理が可能です。また、在席管理機能により、社員の所在も把握しやすく、柔軟な働き方にも対応できます。

Garoon(ガルーン)を使うメリットとは

Garoonを導入することで、企業の業務環境は大きく改善します。社内外のコミュニケーションが活性化され、情報共有がスムーズに。さらに、申請・承認などの業務プロセスも効率化され、ペーパーレス化も実現できます。

ここでは、 Garoonを使うメリットを詳しくみていきましょう。

社内外のコミュニケーションが円滑になる

Garoonの導入により、社内のコミュニケーションは円滑になります。メッセージや掲示板、スペースなど、さまざまな用途に合わせたツールで情報共有が活性化され、部門間の壁を越えた連携も促進されます。

また、社内ポータルを通じて全社への情報発信も容易になり、重要な連絡事項も確実に伝達できます。社外とのコミュニケーションも、セキュリティの高い環境で実現。情報漏洩のリスクを抑えながら、必要な情報を適切に共有できます。

業務プロセスを効率化できる

Garoonのワークフロー機能により、申請・承認プロセスをペーパーレス化できます。経費精算や休暇申請など、これまで紙で行っていた作業をオンライン化し、承認状況もリアルタイムで把握可能です。

スケジュール管理や施設予約も一元化され、重複予約や調整の手間が大幅に削減できます。他システムとのAPI連携も容易で、自社の業務フローに合わせたカスタマイズも可能です。

さらに、高度なセキュリティ機能により、安全な環境で業務を遂行できます。

スケジュールを可視化し調整しやすくなる

Garoonのスケジュール管理機能により、チーム全体の予定を一目で把握できます。カレンダー画面で全メンバーの空き状況が確認でき、会議の日程調整もスムーズです。とくに「グループ表示」機能を使えば、部門やプロジェクト単位での予定調整が容易になります。

また、施設予約との連動により、会議室や備品の空き状況をリアルタイムで確認し、重複予約を防止できます。 さらに、グローバルチームでは時差を考慮した表示も可能で、海外拠点との予定調整も効率的に行えます。

多言語・多文化対応でグローバル展開をサポート

Garoonは日本語、英語、中国語（簡体字・繁体字）の4言語に完全対応。ユーザーは自分の希望する言語で利用でき、海外拠点のメンバーとも同じ環境で作業できます。

インターフェースだけでなく、システムメッセージやヘルプも多言語化されているため、教育コストを抑えられます。また、時差を考慮したスケジュール表示や、各国の祝日カレンダーにも対応し、グローバルなビジネス展開を強力にサポートします。

企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能

Garoonは、企業の規模や業務内容に応じて柔軟にカスタマイズできます。メニュー構成や項目名の変更はもちろん、承認ワークフローや権限設定まで、自社の運用に合わせた調整が可能です。

また、APIを通じて他システムとの連携も容易で、既存の業務システムとの統合も実現できます。さらに、プラグインによる機能拡張もできるため、必要な機能を必要なタイミングで追加できます。

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Garoon(ガルーン)の注意点

Garoonは便利なグループウェアですが、導入時にはアクセス権限の適切な管理と情報共有のルール作りと社員教育が重要です。これらを適切に行うことで、安全かつ効率的な運用が可能になります。

アクセス権限の適切な管理

Garoonを安全に運用するためには、各部門や役職ごとに適切な権限を設定し、必要な情報にのみアクセスできる環境を整えることが重要です。管理者、一般ユーザー、ゲストユーザーなどの役割を明確にし、それぞれの職務に応じた適切な権限を付与することで、情報漏えいや不正アクセスのリスクを最小限に抑えることができます。

また、異動や退職に伴うアクセス権の変更を定期的に見直し、不要な権限を削除することも欠かせません。特に、機密情報を取り扱う部門では、より厳格な権限管理を行うことで、Garoonのセキュリティを強化し、企業全体の情報管理を適正に保つことができます。

情報共有のルール作りと社員教育

Garoonの活用効果を最大化するためには、情報共有のルールを明確にし、社員全員が適切に運用できる環境を整えることが不可欠です。

情報共有の範囲や対象を事前に決め、文書管理のルールを策定することで、不要な情報の蓄積を防ぎ、必要な情報を迅速に見つけられるようにします。また、ファイルの整理方法や命名規則を統一し、フォルダ構成を分かりやすくすることで、情報の管理がしやすくなります。

さらに、Garoonの基本操作やセキュリティ対策を学ぶ研修を定期的に実施し、社員の理解を深めることが重要です。適切な教育を行うことで、Garoonの誤った使い方を防ぎ、情報共有の効率化とセキュリティ強化の両方を実現できます。

Garoon(ガルーン)の料金プラン

Garoonには、クラウド版とパッケージ版の2種類があります。ここでは、クラウド版の料金プランを紹介します。

ユーザー数	月額料金/1ユーザー	年額料金/1ユーザー
～1,000名	900円	10,800円
1,001名以上	要問合せ	要問合せ

導入前に無料トライアルも利用できるため、まずは実際に使用感を確認することをおすすめします。

Garoon(ガルーン)を他サービスと簡単に連携させる方法

Garoonは、APIを通じて他システムと連携することで、業務フロー全体を効率化させることができるようになります。

ただその際には専門的な知識が必要になるため、ノーコード・ローコードでシステム連携ができるiPaaSを活用して連携を行うのがおすすめです。

ここではBizteXが提供するiPaaS「BizteX Connect」を詳しく解説します。

iPaaS「BizteX Connect」で連携するのがおすすめ

iPaaS『BizteX Connect』は、プログラミングの知識がなくても簡単に使えるシステム連携ツールです。「プログラミングをゼロへ」をコンセプトに開発されており、誰でもSaaSやデータベース、RPAなどを簡単に接続・連携できるようになります。

また、APIを利用した接続により、確実かつ安全な連携と高速なデータ処理を実現します。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、変化の激しいビジネス環境にも柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルをサポートします。

＞＞BizteX Connectサービスサイト

BizteX Connectを活用してGaroonでの予定管理をさらに効率化

Garoonとkintoneを連携することで、スケジュール管理を効率化できます。

例えば、kintoneに商談情報を登録すると、Garoonのカレンダーにも自動で予定が反映されるため、入力漏れや共有漏れを防ぐことができます。また、登録後にkintone上で予定を削除や修正すると、Garoonのカレンダーにも即座に反映されるため、情報の更新漏れを防ぎ、常に最新のスケジュールを正確に管理できます。

この連携により、業務の効率化とスムーズな情報共有が実現します。

BizteX Connectは、1週間の無料トライアルでお試し利用ができるため、気になる方はお気軽にお問い合わせください。

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Garoon(ガルーン)は日本企業に合うグループウェア

Garoonは、サイボウズが提供する、日本の企業文化に適した多機能グループウェアです。導入実績330万人、7,500社という信頼性の高さが特徴で、スケジュール管理から申請・承認まで、業務に必要な機能が一つにまとまっています。

直感的な操作性と充実したサポート体制で、ITに詳しくない社員でも使いやすく、日本語、英語、中国語にも対応しており、グローバル展開する日本企業にも最適なツールです。