Excelは、経理・総務・営業・人事など多くの部門で日常的に利用されている、もっとも身近な業務ツールのひとつです。表計算やデータ集計、グラフ作成などに優れており、誰でも簡単に扱える利便性から「なくてはならないソフト」と言えるでしょう。
しかし一方で、Excelに依存するあまり、属人化や入力ミス、共有の非効率化といった課題に直面する企業も少なくありません。こうした状況を放置すれば、業務のスピードや正確性に影響を及ぼし、DX推進の妨げになる可能性もあります。
本記事では「エクセルとは何か」という基本から活用事例、さらにExcelに潜む課題を整理したうえで、RPAやiPaaS、そして次世代の業務最適化を実現するIPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）まで、具体的な解決策をわかりやすく解説します。
- Excelの基本機能と「エクセルとは？」の定義
- Excelが企業で幅広く使われる理由
- Excelの具体的な活用事例（業務別）
- Excelの限界と課題を整理
- RPA・iPaaS・IPOによる次世代の解決策
Excel（エクセル）とは？基本機能と役割
Excelは、世界中の企業や個人が利用している代表的な表計算ソフトです。単なる数字の入力だけでなく、関数やグラフ機能を用いたデータ分析、情報整理、可視化まで幅広く対応できる点が強みです。
ここでは、Excelの基本的な特徴やできることを整理し、なぜ多くの現場で欠かせない存在となっているのかを確認していきます。
表計算ソフトとしての特徴
Excelは「表計算ソフト」として誕生し、数値データの管理・処理に特化しています。セルと呼ばれるマス目にデータを入力し、四則演算や関数を組み合わせることで、複雑な計算も自動的に処理可能です。紙の帳簿や電卓での作業を大幅に効率化し、膨大なデータを瞬時に整理できる点が最大の特徴です。
さらにグラフ化機能も備えており、集計結果を視覚的に理解しやすくできるため、経営資料やプレゼン資料の基盤として活用されるケースも多く見られます。
Excelでできる主なこと（集計・加工・グラフ作成・共有）
Excelは数値計算だけでなく、集計・データ加工・条件付き書式・フィルタリングなど、業務で必要となる操作を一通り行える万能ツールです。関数を用いた売上集計やシナリオ分析、ピボットテーブルによるデータ分析、さらにはグラフ作成による可視化も可能です。
また、クラウド環境を通じて共同編集やファイル共有ができるため、チーム全体での活用にも適しています。このようにExcelは「計算・加工・可視化・共有」を一つのシートで完結できるため、部門を問わず多用途に利用されています。
なぜ多くの企業で使われ続けているのか
Excelが長年にわたり企業で活用され続けている理由には、普及率と操作性の高さがあります。特別なITスキルがなくても直感的に使えるため、誰でも扱える「標準ツール」として浸透しました。
また、他のシステムを導入する際もExcelとのデータ互換性が確保されているケースが多く、既存業務を大きく変えずに利用できる点も普及を後押ししています。
さらにライセンス費用が比較的低く、規模の大小を問わず導入しやすいことから、中小企業から大手まで幅広く導入されています。
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Excelが企業で活用される理由
Excelは表計算ソフトの枠を超えて、企業にとって欠かせない業務ツールとして定着しています。導入のしやすさや汎用性の高さから、部署を問わず幅広い業務で利用されているのが現状です。
ここでは、Excelがこれほど浸透している理由を3つの視点から整理します。
導入コストが低く誰でも使える
ExcelはMicrosoft Officeに含まれているため、多くの企業で標準的に導入されています。特別な環境構築が不要で、PCさえあればすぐに利用可能です。
また、直感的な操作性から学習コストも低く、新入社員や非IT人材でもすぐに使いこなせるのが特徴です。業務用の専用システムに比べ、導入・維持にかかるコストが圧倒的に低いため、特に中小企業においてExcelは「最初に選ばれる業務管理ツール」となっています。
業務を横断して使える汎用性
Excelの強みは、経理・総務・営業・人事などあらゆる部門で利用できる汎用性です。表形式でのデータ管理から売上集計、顧客管理、勤怠データの整理、さらには簡易的な在庫管理やシミュレーションまで対応できます。
部門ごとに異なるニーズを一つのツールでカバーできるため、結果的に「社内の共通言語」として機能します。特定業務に特化したシステムよりも柔軟性が高く、現場の要望に合わせて即時に対応できる点が、今なお強く支持される理由のひとつです。
現場で即座に編集・変更が可能
専用の基幹システムやERPは安定した処理に優れている一方、仕様変更や新しい入力項目を追加するには時間やコストがかかる場合があります。その点Excelは、現場担当者が自由にセルや列を追加し、即座に修正できる柔軟性があります。
営業現場での見込み顧客リストの更新や、人事での採用候補者リストの修正など、業務の進行に合わせてすぐに変更可能です。この即時性が意思決定のスピードを高め、結果として多くの企業で日常業務の基盤ツールとして活用されています。
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Excel活用の自動化事例
Excelは柔軟に使える一方で、繰り返し作業やデータ変換などを人手で行うと、時間や工数が膨大になりがちです。そこでRPAやiPaaSを組み合わせることで、定型的なExcel業務を自動化し、大幅な効率化を実現できます。
ここでは実際の企業事例を紹介します。
株式会社木村屋總本店：繰り返し行われるデータの変換や送信作業を自動化
老舗パンメーカーである木村屋總本店では、受注データを「3日前」「2日前」「1日前」といった単位で変換し、Excelマクロで加工した後に社内フォルダ格納・メール送信する業務が日常的に発生していました。この作業は人手で行うと毎回20分近くかかり、打ち間違いなどのリスクも伴っていました。
そこでBizteX robopを導入し、一連のデータ変換から送信までを自動化。結果として1回の作業が5分に短縮され、ヒューマンエラーも解消。年間残業時間は99.6%削減され、働き方改革の推進にもつながりました。
東京不動産管理株式会社：ファイル・フォルダ監視業務の自動化
東京不動産管理株式会社では、入居者管理や契約関連の文書ファイルをフォルダ単位で監視し、変更があればシステムに反映する業務を行っていました。従来は担当者が定期的にフォルダを開き、Excelにまとめて入力するという手作業が発生していました。
これをBizteX robopで自動化した結果、フォルダ監視からデータ抽出・Excel入力までをロボットが担うようになり、担当者は確認作業だけで済むようになりました。エラーや入力漏れが大幅に減少し、業務の安定性とスピードが向上しました 。
BizteX Connect活用：kintone→Excel Online→Slack連携
iPaaS「BizteX Connect」を用いると、複数のクラウドサービスをシームレスに連携できます。例えば、営業チームがkintoneに入力した顧客情報を自動でExcel Onlineに出力し、その更新内容をSlackに通知するフローを構築可能です。
これにより、Excelを軸にデータが集約され、Slack通知によって関係者全員がリアルタイムに最新情報を把握できます。手作業での転記や共有作業が不要となり、データの一貫性とスピードが飛躍的に高まりました。
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Excel活用の限界と課題
Excelは柔軟性が高く、あらゆる業務に対応できる反面、使い方次第ではさまざまな課題を生み出します。特に企業全体で利用する場合、データ管理の不安定さや属人化によるリスクが顕在化しやすくなります。
ここでは、代表的な課題を4つの視点から整理します。
属人化・ヒューマンエラーの発生
Excelは操作が容易で誰でも扱える一方、入力や修正を人手で行うため、ヒューマンエラーが避けられません。計算式の入力ミスや参照セルの誤り、コピー＆ペースト時の漏れなど、小さな不注意が大きな集計ミスに直結します。
さらに「担当者しか分からないファイル」が増えると属人化が進み、異動や退職の際に引き継ぎが困難になります。このような属人化とエラーのリスクは、業務の信頼性を大きく損なう要因となります。
ファイル共有・バージョン管理の非効率
ExcelファイルはメールやUSBでやり取りされるケースも多く、バージョン管理が複雑になりがちです。誰が最新ファイルを持っているのか分からず、複数人で同時編集すると内容が上書きされるリスクもあります。
共有フォルダやクラウドを活用しても、誤って古いバージョンを参照することは珍しくありません。こうした管理の煩雑さが、業務スピードの低下や意思決定の遅れを引き起こします。
ERPなど基幹システムとの乖離
ERPや会計システムは仕様が安定した領域でのデータ管理に強みがありますが、現場では確定前の見込みデータや進行中の案件データを柔軟に扱いたいニーズがあります。そのため、Excelが「システムの外部で使う補助ツール」として活用され続けています。
しかし、この使い分けはシステム間でのデータ二重管理を招きやすく、転記作業や突合作業の工数が増加します。結果として「ERPとExcelの二重管理」による非効率が発生します。
周辺業務の仕様変更に弱い
営業の見込み顧客リストや人事の採用候補リストなど、確定前の情報を扱う業務ではデータの変更頻度が高くなります。Excelであれば現場担当者が即座に修正できますが、その一方で修正内容が統一されず、データ品質にばらつきが生じます。
さらに業務要件が変わるたびにファイル構造を変更する必要があり、管理が複雑化します。結果として、長期的には「使いやすさ」が逆に運用負担となり、業務の安定性を損ねる要因となってしまいます。
DX推進に向けて必要な技術・ツール
Excel業務の効率化を超えてDXを実現するには、単純な自動化だけでなく、システム間の連携や業務全体の最適化が欠かせません。その中心となるのがRPA、iPaaS、そして次世代の業務改善ソリューションであるIPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）です。
ここでは、それぞれの特徴と役割を整理します。
RPA（定型作業の自動化：BizteX robop）
RPA（Robotic Process Automation）は、これまで人が手作業で行ってきた定型業務をソフトウェアロボットが自動化する技術です。Excelファイルの転記や集計、システムへの入力作業などを自動で実行でき、24時間365日稼働するため、人為的ミスの削減と大幅な工数削減が可能です。
BizteXが提供するデスクトップ型RPA「BizteX robop」は、プログラミング不要で誰でも簡単にロボットを作成できるのが特徴で、給与計算やPOSデータ集計など、多くの現場で活用されています。
さらに、導入前に操作感を確かめられる2週間の無料トライアルが用意されており、安心して検討を始めることが可能です。
iPaaS（システム間連携：BizteX Connect）
iPaaS（Integration Platform as a Service）は、異なるクラウドサービスやアプリケーションをつなぎ、データの一気通貫を実現する仕組みです。大きな特長は、連携をAPIベースで実現するため、利用しているサービスのUIが変わっても影響を受けにくく、安定的に稼働できる点です。
さらに、業務フローの拡張や新しいサービスの追加も柔軟に行えるため、成長や変化の早い企業でも安心して導入できます。「BizteX Connect」は豊富な連携テンプレートを備えており、現場主導で効率的に自動化を推進可能です。
加えて、1週間の無料トライアルが提供されているため、自社の業務環境に適合するか短期間で検証できるのも強みです。
IPO（業務全体の最適化：インテリジェント フロー）
IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）は、RPAやiPaaS、AIといった技術を組み合わせ、業務全体を最適化する次世代の業務改善ソリューションです。
BizteXが提供する「インテリジェント フロー」では、AIによる業務分析機能「インテリジェント マイニング」により、改善ポイントや最適な自動化フローを即座に提示。導入後は「インテリジェント HUB」で効果測定や改善提案も自動化され、継続的な最適化が可能です。
Excelに依存しがちな属人業務も含め、部門横断でのDXを推進できるのが最大の特徴です。さらに、無料プランから導入を始められるため、小規模な改善からスタートして段階的に活用範囲を広げることができます。
※OCRや有料プランのChatGPT、RPAとの連携は有料プラン（月額5万円～）での契約が必要となります。
▼より詳しく知りたい方は下記記事をチェック
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※無料プランから始められる、現場に優しい自動化サービス
FAQ｜Excelでよくある質問
- Excelとはどんなソフトですか？
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Microsoftが提供する表計算ソフトで、数値入力・集計・加工・グラフ化を効率的に行えます。直感的に操作でき、会議資料や顧客リストなど幅広い業務で使われる標準ツールです。
- Excelとスプレッドシートの違いは何ですか？
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ExcelはPC利用が基本で機能が豊富、複雑な業務管理に強みがあります（Excel Onlineならクラウド利用可）。一方スプレッドシートはクラウド前提で同時編集に強く、共同作業に適しています。
- Excel業務の課題とは何ですか？
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属人化や入力ミス、バージョン管理の煩雑さが課題です。ERPとExcelの二重管理も工数増加の原因となり、生産性低下やDX推進の妨げになりやすいのが現状です。
- RPAやiPaaSを導入すればExcelは不要になりますか？
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不要にはなりません。RPAで転記や集計を自動化し、iPaaSでシステム連携すれば、Excelは確認や分析に活用できます。BizteX robopやConnectを使えば効率化と併用が可能です。
まとめ：Excelの限界を超えてDXを実現するには
Excelは多くの業務で役立つツールですが、属人化やヒューマンエラー、二重管理といった課題を抱えており、企業全体の効率化には限界があります。これからは、RPAによる定型業務の自動化、iPaaSによるシステム連携、IPOによる業務全体の最適化を組み合わせることが重要です。
BizteXが提供するサービスは、現場の負担を減らしながら段階的に導入でき、効果測定や継続改善の仕組みも整っています。まずは無料トライアルや無料プランを活用し、自社の業務に合った改善策を検証してみることで、Excelの限界を超えた真のDX推進が実現できるでしょう。
▼"インテリジェント フロー"や"業務自動化"に関するご相談は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
