日本初の家事代行サービス企業として個人向けおよび法人向けにも事業を展開している株式会社ベアーズ。サービスのクオリティを落とさず、労働時間削減をRPAで解決するため、まずは法人顧客への報告書作成業務に活用。
株式会社ベアーズ
【企業情報】
1999年、日本初の家事代行サービス会社として設立。頑張る女性を応援したいという想いで、掃除や洗濯、料理といった日常の家事を代行する家事代行サービスのほか、キッズ＆ベビーシッター、オフィスやホテルの清掃、企業向け福利厚生サービスといった法人向けサービスを展開。
・設立：1999年10月
・従業員数：385名（うち正社員202名、契約社員・パートアルバイト183名（登録スタッフ数：5,200名）※2017年9月末時点
・事業内容：家事代行サービス、ハウスクリーニング、法人向け清掃サービスほか
URL: https://www.happy-bears.com/
【BizteX cobit 導入開始】2018年3月
クラウドRPA「BizteX cobit」導入背景
株式会社ベアーズ 東京本社 マーケティング部 部長 後藤晃さん
法人顧客への家事代行サービス報告書作成をRPAで効率化
―――RPAを導入することになった背景は？
ベアーズは個人のお客様向けの家事代行サービスのほかに福利厚生代行サービスなどB to B to Cでのサービス提供も多く手掛けており、法人顧客に対して担当者が毎月業績報告書を作成しています。報告書の納期・内容に妥協は許されない一方、作成期間は労働時間も長くなる傾向がありました。
このように生産性に加え社員の働き方への配慮も必要となるため業務の質を落とさずいかに作業時間を短縮できるかが課題でした。また作業の時短化によって生まれた時間をマーケティングなど、人間でないとできない業務に使いたいと思っていました。
クラウドRPA「BizteX cobit」活用業務
表計算ソフトへの流し込みや報告書転記作業に活用
―――どのような業務でクラウドRPA BizteX cobit を活用していますか？
CSVでデータを吐き出して表計算ソフトに流し込み、必要なデータを法人顧客ごとに異なる報告書に転記するという作業が毎月発生します。作業時間は1法人につき平均半日以上かかり、提携法人数が多いため作成中は5日間法人担当が全く外に出られない状況でした。
クラウドRPA「BizteX cobit」の導入効果
300時間かかっていた作業が半分以下の120時間に大幅短縮！
―――導入後の具体的な効果は？
報告書作成のために6人の法人担当が2時間の残業を5日間費やして行なっていたとして、約300時間。現在まだ導入実施中の段階ですが、すべて導入が完了すると残業することなく2.5日で終了となり、6人×8時間×2.5日＝120時間へと大幅短縮します。
クラウドRPA「BizteX cobit」今後の活用方法
―――ほかの業務でも BizteX cobit は活用できそうですか？
家事代行業はまだまだ新しい産業なので、運用方法もニーズに合わせて随時試行錯誤している段階です。部門によっては、表計算ソフトや文章作成ソフトを使って管理しているものも多いです。運用において細かな変更も多いので BizteX cobit は手軽なので他部門の業務で使用している表計算ソフトや文章作成ソフトのドキュメント管理にも大変活かされると思います。
また、弊社には各地にCRMという契約やサービス後の実績をまとめるバックオフィスの部門があります。これから契約も増えていくと考えると、そういった集計などの定例業務をロボット化したいですね。
クラウドRPA「BizteX cobit」を選んだ理由
クラウドだから常に最新。アップグレードに投資も必要なし
―――クラウドRPA BizteX cobit を選んだ理由は？
弊社が BizteX cobit を選んだ理由は2つあります。1つ目の理由はクラウド型であることです。オンプレミス型で運用してしまうと、その企業固有のシステムとなりバージョンアップにも投資が必要ですが、クラウドであれば最新の技術が次々とアップグレードされていくと考えています。その上でコスト面でのバリューも高いと思います。
2つ目の理由として、弊社内では表計算ソフトや文章作成ソフトを多く使用していますので、BizteX cobit はデスクトップ上のドキュメントを連携するのも得意なところがいいですね。
―――日々進化する、クラウドRPA BizteX cobit に期待することは？
これまでデータ分析には、各部門が作った表計算ソフトのデータを一度統合して、それから必要な情報を分析、さらにそのデータをWeb上のデータと比較するといった作業を手作業でしていました。また、そういった分析方法は表計算ソフトの扱いが得意であったり、分析ができるメンバーがいたりする部門でしかうまくまわっていませんでした。
これらのノウハウをロボット化して横展開できれば、部門スキルによらず効果的なマーケティングができると思います。そこでリクエストがあるのですが、集計したデータや解析結果をメールへ自動配信する機能を『BizteX cobit』に搭載してもらえると助かりますね。
【導入事例】
＞＞【観光業界クラウドRPA｜cobit導入事例】展示会企画運営や営業リスト作成業務を効率化【株式会社JTBコミュニケーションデザイン】
＞＞建設・製造業界クラウドRPA｜cobit導入事例 250時間分の転記作業を自動化。老舗企業のDX【株式会社カクイチ】 (biztex.co.jp)
〈取材後記〉
「多分、私は BizteX cobit の良い営業担当になれると思いますよ！」と、クラウドRPAへの理解が深い後藤さん。「家事をサポートする会社なので、より良いサービスが提供できるよう、従業員の働き方もサポートしたい」とすべてのステークホルダーを意識した視点でのマーケティングを実践されていました。お忙しい中お時間をいただきましてありがとうございました。
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