ルーチンワークとは？意味・効率化の方法と最新ソリューション

日々の業務の中で、繰り返し発生する「ルーチンワーク」に多くの時間を取られていませんか？

請求書処理や勤怠管理、データ入力といった定型業務は必要不可欠である一方、従業員の大切な時間を奪い、組織全体の生産性低下につながることがあります。こうしたルーチンワークを効率化することは、DX推進や業務改革の第一歩です。

本記事では、「ルーチンワークとは？」という基礎知識から、効率化の具体的なメリット、最新の自動化ソリューションまでをわかりやすく解説します。さらに、BizteXが提供する インテリジェント フロー／BizteX Connect／BizteX robop を活用した業務改善方法も紹介します。

ルーチンワークとは？意味と具体例

ルーチンワークとは、定型化され、日常的に繰り返し行われる業務のことを指します。多くの場合、業務手順が決まっており、判断力や創造性を大きく必要としない作業が中心です。

例えば、請求書の入力・転記、勤怠データの集計、顧客リストの更新、定型メールの送信などが典型的な例です。これらは企業の運営に欠かせない一方で、時間と人手を消費するため、効率化の重要な対象となります。

ルーチンワークとノンルーチンワークの違い

ルーチンワークが「定型業務」であるのに対し、ノンルーチンワークは創造性や判断力を必要とする業務を指します。例えば、新規事業の企画立案や顧客との商談は、状況に応じて臨機応変な対応が求められるため、ノンルーチンに分類されます。

多くの企業では、このノンルーチンワークこそが事業成長の源泉ですが、ルーチン業務に時間が割かれることで本来の付加価値業務に十分なリソースを投下できていない現状があります。

ルーチン業務が多いと起こる問題

ルーチン業務が多すぎると、従業員の生産性が低下し、モチベーションにも悪影響を与えます。単純作業の繰り返しは集中力を削ぎ、ヒューマンエラーを引き起こしやすくなります。

また、業務が属人化して特定の人に依存すると、異動や退職の際に業務停滞のリスクが高まります。さらに、管理部門やバックオフィスでは、手作業による二重入力や転記作業がボトルネックとなり、DX推進の妨げにもなりかねません。

ルーチンワークを効率化するメリット

ルーチンワークの効率化は、単なる作業時間の削減にとどまらず、企業全体の競争力強化にも直結します。具体的には、次のような効果が期待できます。

• 生産性向上：反復的な作業を自動化することで、従業員は本来注力すべき付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。
• ミスの削減：転記や入力作業を減らすことで、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質を安定させられます。
• コスト削減：業務時間の短縮により、残業代や人件費を抑制でき、経営資源を効率的に活用できます。
• 属人化防止：標準化されたプロセスにより、特定の人に依存しない仕組みを構築できます。

このようにルーチン業務を最適化することは、現場の負担を軽くするだけでなく、DX推進の基盤となり、企業の持続的な成長を支える大きな一歩となります。

ルーチン化・標準化の基本ステップ

ルーチンワークを効率化するためには、いきなり自動化ツールを導入するのではなく、まず業務を整理し、標準化のステップを踏むことが重要です。業務の見直しから始めることで、ムダな作業を省き、効率化や自動化の効果を最大限に引き出すことができます。

ここでは、ルーチン業務の改善に欠かせない3つの基本ステップを紹介します。

業務の洗い出しと棚卸し

最初のステップは、どの業務がルーチン化されているかを明確にすることです。業務の頻度、所要時間、エラー発生率などを整理し、一覧化することで効率化のインパクトが大きい業務を特定できます。

例えば、毎日繰り返しているデータ入力や、承認フローで複数人の確認が必要な業務などは、特に優先度の高い対象となります。近年ではAIを活用したサービスも登場しており、BizteXの「インテリジェント マイニング」のように、業務データを自動で分析して改善すべき領域を提示できる仕組みもあります。

こうした可視化を徹底することで、改善の方向性を関係者全員が共有できる点が大きなメリットです。

▼AI業務分析「インテリジェント マイニング」解説動画

＞＞無料でAI業務分析（インテリジェント マイニング）してみる

マニュアル化・テンプレート化

業務を洗い出した後は、作業手順を標準化し、マニュアルやテンプレートに落とし込むことが重要です。これにより、属人化を防ぎ、誰が対応しても同じ成果を得られる状態を作ることができます。

例えば、請求書処理の手順を統一したフォーマットにまとめれば、新人教育の時間を削減でき、引き継ぎもスムーズになります。こうした「業務の型」を作っておくことが、次の自動化やシステム連携の前提条件となります。

自動化・外部委託の検討

業務が整理・標準化された段階で、初めて自動化や外部委託を検討します。単純なPC操作であればRPA、システム間のデータ連携ならiPaaSといった手段が有効です。

一方、複雑な部門横断の業務や継続的な改善を求める場合は、IPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）※のような包括的な仕組みを活用するのが効果的です。業務を一から作り直すのではなく、現状を基盤に最適化することで、導入時の負担を抑えつつ持続的な改善が可能になります。

※IPO：業務プロセス全体を再設計・最適化するソリューション

ルーチンワーク効率化の手段【ソリューション別】

ルーチンワークの効率化には、代表的に「RPA」「iPaaS」「IPO」の3つの手段があります。それぞれの特性を理解して選択することで、部分的な改善から業務全体の最適化まで実現できます。

RPA｜PC操作の自動化

RPA（Robotic Process Automation）は、人が行うPC操作をソフトウェアロボットが代行する仕組みです。Excelへのデータ転記や帳票出力、ファイル整理など、繰り返しの多い定型業務に強みがあります。

代表例として「BizteX robop」があり、既存システムを改修することなく導入可能です。

iPaaS｜システム間の連携自動化

iPaaS（Integration Platform as a Service）は、複数のクラウドサービスやオンプレシステムをAPI連携でつなぎ、データの自動同期を実現します。二重入力や更新遅延を防ぎ、部門間の情報共有をスムーズにします。

ノーコードで利用できる「BizteX Connect」が代表例です。

IPO｜業務プロセス全体の最適化

IPO（Intelligent Process Orchestration）は、単発的な自動化ではなく、業務プロセス全体を再設計・最適化する考え方です。RPAやiPaaSに加え、AIと専門チームの知見を組み合わせ、設計から運用・改善まで包括的に担います。

BizteXの「インテリジェント フロー」がこれを実現するサービスです。

BizteXが提供するルーチンワーク効率化サービス

BizteXは、RPA・iPaaS・IPOを網羅的に提供しており、企業の課題に応じた最適なソリューションを選べる点が強みです。単一ツールにとどまらず、業務プロセス全体の改善まで支援できることから、多くの企業に導入されています。

BizteX robop｜現場のPC作業を自動化

デスクトップ型RPAであるBizteX robopは、Excel転記や帳票出力、ブラウザ操作などを無人化します。APIがないシステムでも導入できるため、「現場で今すぐ自動化を始めたい」企業に適しています。

さらに、非エンジニアでも基本操作を約2時間で習得できるシンプルさと、台数無制限で利用できるフローティングライセンスを採用しているため、複数のPC環境で効率的に活用可能です。現場に寄り添った設計が、多くの企業で導入される理由となっています。

＞＞BizteX robopのサービスページ

BizteX Connect｜システム間のデータをシームレスに連携

BizteX Connectは、ノーコードでSaaSやオンプレをつなぐ国産iPaaSです。kintoneやSlack、会計システムなどのデータを自動連携し、二重入力や更新遅延を解消します。

特長は、ノーコードで誰でも扱える使いやすさに加え、RPA（BizteX robop）と連携することでクラウドからローカルまでワークフロー全体を自動化できる点です。これにより、システムの分断を超えて部門横断的な業務効率化を実現できます。

＞＞BizteX Connectのサービスページ

インテリジェント フロー｜業務全体を設計から改善まで代行

インテリジェント フローは、RPA・iPaaS・AI・人的リソースを組み合わせたIPOサービスです。導入前は「インテリジェント マイニング」で業務を自動分析し、改善ポイントを特定。導入後は「インテリジェント HUB」で効果測定や改善提案を継続的に実施します。

現場にツール操作を求めることなく、設計・構築・運用・改善を一貫して代行するため、複雑な部門横断業務まで効率化できるのが特長です。部分的な自動化にとどまらず、業務全体の最適化を実現します。

▼1業務フローの自動化・構築代行が”ずっと無料”

kintoneに登録された予定をトリガーとしてZoomの会議URLを自動生成し、そのままGoogleカレンダーに登録する仕組みになっています。従来は会議作成からURLコピー、カレンダー登録まで人手で行っていた作業が不要となり、二重入力や登録ミスを防止できます。結果として、会議準備にかかる工数を大幅に削減でき、業務効率が大きく向上します。さらに、このようなフローはインテリジェント フローの無料プランから構築代行できるため、現場の負担なく効果を体感できる点も大きな特長です。

ルーチンワークでよくある質問（FAQ）

ルーチンワークとは何ですか？

ルーチンワークとは、日常的に繰り返される定型業務のことです。請求書処理やデータ入力、勤怠集計などが典型例で、手順があらかじめ決まっており大きな判断を必要としません。効率化の対象として最も効果が出やすい業務領域です。

ルーチン業務が多いとどんな問題がありますか？

ルーチン業務が多いと従業員が本来の付加価値業務に集中できず、生産性が低下します。また、属人化による業務停滞や、手作業による入力ミスなどのリスクも高まります。結果として企業全体のDX推進にも遅れが生じやすくなります。

ルーチン化と業務効率化はどう違いますか？

ルーチン化は業務手順を標準化し、誰でも同じ品質で実行できる状態を作ることです。一方で業務効率化は、その標準化された業務をさらに短時間かつ低負担で行えるよう改善することを指します。両者を組み合わせることで最大の効果が得られます。

ルーチン作業を自動化するにはどんな方法がありますか？

PC操作ならRPA（例：BizteX robop）、システム間の連携ならiPaaS（例：BizteX Connect）が有効です。さらに複雑な部門横断業務や継続的な改善には、IPOサービスの「インテリジェント フロー」を活用することで全体最適化が可能になります。

自社のルーチン業務を最適化するにはどうすればよいですか？

まずは業務を可視化し、工数やエラーの多い作業を特定することが重要です。そのうえで、部分的な自動化ではなく「設計・構築・運用・改善」まで担えるインテリジェント フローのようなサービスを導入することで、持続的な改善が実現できます。

まとめ｜ルーチンワークは効率化で価値ある業務に時間を使う

ルーチンワークは企業運営に欠かせない一方で、生産性の低下や属人化、ヒューマンエラーなど多くの課題を引き起こします。こうした業務を効率化することで、従業員はより付加価値の高い業務に集中でき、組織全体の競争力向上につながります。

効率化の手段としては、RPAによるPC操作の自動化、iPaaSによるシステム連携、そして業務プロセス全体を設計から改善まで担えるIPO（インテリジェント・プロセス・オーケストレーション）があります。特に、BizteXが提供する「インテリジェント フロー」は、ルーチン業務の分析から自動化フローの構築、効果測定までを一貫して代行するため、現場に負担をかけずに持続的な改善を実現できます。

ルーチン作業に追われる日々から抜け出し、本来注力すべき業務に時間を取り戻すためにも、まずは無料プランから「インテリジェント フロー」の効果を体感してみてはいかがでしょうか。