Chatwork×Box連携の方法とは？手作業をなくす自動化術

日々の業務において、メールやシステムからファイルをダウンロードし、BoxへアップロードしてからChatworkで共有する……そんな手作業に追われていませんか？

ChatworkとBoxには便利な標準の連携機能が備わっていますが、他のツールが絡む業務フローではどうしても手作業が残ってしまいます。

本記事では、標準機能による基本的な連携手順から、iPaaSを活用して「他ツールからのファイル保存とチャット通知」を全自動化する方法まで詳しく解説します。面倒な手作業をなくし、本来のコア業務に集中できる環境を構築しましょう。

【課題】Chatwork×Box連携で直面する「複数ツール間のファイル移動」の壁

ChatworkとBoxはどちらも優れたツールですが、いざ連携して実業務に組み込むと、思わぬところで手作業の壁にぶつかります。ここでは、現場で発生しやすい具体的な課題を見ていきましょう。

ダウンロードとアップロードの手作業によるタイムラグ

ChatworkとBox単体では連携が可能でも、取引先からのメール添付ファイルや、別システムで出力した帳票を扱う場合、一度ローカルPCにダウンロードしてからBoxへアップロードする手作業が発生します。

この作業がボトルネックとなり、リアルタイムな情報共有にタイムラグが生じます。

複数システムをまたぐことによる共有漏れや人的ミス

Boxへのアップロード後、手動で共有リンクを取得してChatworkに貼り付ける作業は、件数が増えるほど「リンクの貼り間違え」や「関係者への通知漏れ」といった人的ミスを誘発します。

業務プロセスの分断が、正確な情報共有を妨げる原因となります。

【メリット】連携によって「ファイル管理と共有のシームレス化」を実現する

連携の壁を乗り越え、ツール同士を正しく連携させることができれば、業務プロセスは劇的に改善します。ここでは、連携によって得られる具体的なメリットを解説します。

標準機能によるファイル検索・共有権限設定の効率化

ChatworkとBoxの標準連携を活用することで、日々のファイル共有業務は以下のように効率化されます。

• アプリ切り替えなしでBoxへアクセス可能
• Chatwork上から直接Box内のファイル検索が可能
• 共有権限もChatworkの画面上で設定完了
• メッセージ欄への共有URLが自動挿入される

このように、標準機能だけでも基本的なファイルのやり取りはスムーズになります。しかし、Box以外のツールが介在するフローでは、依然として手動でのダウンロードやアップロードが残る点には注意が必要です。

iPaaS連携によるファイル保存からチャット通知までの全自動化

さらにiPaaS（BizteX Connect）を導入することで、他ツールで発生したファイルをトリガーとして、Boxへの保存とChatworkへの通知を完全に自動化できます。

これにより、手作業によるタイムラグや共有漏れがなくなり、リアルタイムで確実な情報共有が実現します。

【方法】Chatwork×Box連携を実現する3つのパターン

実際に連携を進めるにあたり、どのようなアプローチがあるのでしょうか。代表的な3つの手法とその特徴を比較します。

連携手法	概要	メリット	デメリット
手作業（標準機能の併用）	メール等から手動でダウンロードし、Boxへアップロード。Chatworkの標準機能でURLを共有する。	追加費用なしで今すぐ始められる。標準機能によりURL発行は簡単。	件数が多いと手作業の負担が大きく、人的ミスやタイムラグが発生しやすい。
API開発（自社開発）	各ツールのAPI仕様を読み解き、自社で連携プログラムをスクラッチ開発する。	自社の細かい業務要件に合わせた独自の連携システムを構築できる。	開発工数と専門知識が必要。仕様変更時のメンテナンス負担が大きい。
iPaaS（BizteX Connect）	プログラミング不要の連携ツールを使い、複数ツールを画面上の操作で連携・自動化する。	専門知識不要で、メールや他システムを含めた全自動化フローを短期間で構築できる。	ツールの導入費用が別途発生する。

表で比較した通り、手作業はすぐ始められる反面、根本的な解決にはなりません。

また、自社でのAPI開発はハードルが高いため、現実的な選択肢としてiPaaS（BizteX Connect）の活用が多くの企業で注目されています。次の章では、実際にiPaaSを使った具体的な連携フローを見ていきましょう。

【実践】BizteX Connectを使った複数ツール×Box×Chatwork連携フロー

iPaaSである「BizteX Connect」を活用すれば、プログラミング不要で複数ツールをまたいだ自動化が可能です。1週間の無料トライアルが用意されているため、実際の業務環境で手軽に自動化の効果を試すことが可能です。

ここでは、実務で効果を発揮しやすい3つの連携シナリオを紹介します。

シナリオ1：Gmail→Box→Chatwork

取引先から届く請求書などのメール添付ファイルを自動で保存し、担当者に通知するフローです。

シナリオ2：DX Suite→Box→Chatwork

AI-OCRで紙の書類をデータ化し、その結果を関係者に即座に共有するフローです。

シナリオ3：BizteX robop→Box→Chatwork

RPAによる定期的なレポート作成と共有を完全に無人化するフローです。

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【発展】複雑な業務フロー全体の自動化なら「インテリジェント フロー」

ツール間の単純なデータ連携だけでなく、人の判断や社内承認を伴うような複雑な業務プロセス全体を改善したい場合は、業務改善サービス「インテリジェント フロー」が最適です。

インテリジェント フローは、30,000件超の自動化実績に基づく知見を活かし、プロが業務の自動化を担います。

「インテリジェント マイニング」によってAIと人の手で現状の業務を正確に可視化・分析し、最適な自動化フローを設計します。さらに、導入後も「インテリジェント HUB」を活用して効果測定を行い、継続的な改善を実施するため、企業全体のDX推進を強力にバックアップします。

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ChatworkとBoxの連携でファイル管理から情報共有までをシームレスに

ChatworkとBoxの標準機能を活用すれば、チャット上でのスムーズなファイル共有が実現します。

さらにBizteX Connectを組み合わせることで、手作業によるファイル移動や通知業務をゼロにし、業務効率を劇的に向上させることが可能です。

自社の課題に合わせた最適な連携手法を選定し、生産性の高い環境を構築しましょう。

よくある質問（FAQ）

ChatworkとBoxの連携、およびBizteX Connectの活用について、よくある実務的な疑問にお答えします。

ChatworkからBoxのファイルを共有する際、権限の設定は可能ですか？

はい、可能です。Chatworkの画面上でファイルを検索・選択する際に、ファイルの共有権限を同時に設定することができます。

BizteX Connectの設定にプログラミングの知識は必要ですか？

不要です。直感的な画面操作のみで、トリガーとアクションを組み合わせた連携フローを構築できます。

メールに添付されたファイルだけを条件指定してBoxに保存できますか？

可能です。BizteX Connectを使えば、「特定の件名」や「特定の送信元」といった条件を設定し、該当する添付ファイルのみを抽出してBoxの指定フォルダへ保存できます。