RPAでExcel(エクセル)業務を効率化！違いや自動化の方法を解説

Excel（エクセル）は、四則演算や関数を使ったさまざまな計算や、表・グラフの作成が簡単にできます。そのため、その便利さから多くの企業が導入しており、部門関係なく様々な人が日常的に利用している便利なツールです。

しかし、一連の業務を自動化したい場合、マクロや高度な関数が必要になり、使いこなすには相当なプログラミングスキルが求められます。「VBAが属人化してしまってメンテナンスできない」とお悩みの現場も多いのではないでしょうか。

Excel業務の自動化・効率化は、マクロを使用する以外に「RPA」ツールを使うことでも実現が可能です。

RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上の定型業務を自動化してくれるソフトウェアロボットです。本記事では、RPAを用いてExcel業務を効率化・可視化する方法や、マクロとの違い、現場でのリアルな導入事例を詳しく解説します。

Excel(エクセル)業務効率化の課題

Excelは業務を効率化させるツールとして便利ですが、チームや部門単位で自動化を進めようとすると、主に3つの課題に直面します。

マクロ・VBAを使いこなすにはスキルが必要

Excelの自動化機能である「マクロ（VBA）」は、プログラミングスキルが必要なため属人化の温床になりやすいという課題があります。

ボタンひとつで複雑な集計作業を行えるマクロは非常に便利ですが、VBA（Visual Basic for Applications）を専門的に書ける人材は社内に多くありません。

作成者が異動や退職をした途端に「誰にも修正できないブラックボックス」と化し、業務がストップしてしまうリスクが常に付きまといます。

「ExcelでVBA(マクロ)を作成する」となると、半数以上(55.3%)が「作成できない」ことが明らかに。「ネットで調べながら」(23.9%)や「他人に教わりながら」(11.7%)であれば作成できる人は35%程度となり、「大体は自分で好きなように作成できる」という人は9.1%にとどまった。

引用：会社員1000人に聞いた「エクセルでマクロを作成できない」人の割合は?

複数ファイルの管理が大変

Excelはファイルが容易に複製できるため、チームで運用すると「どれが最新のデータか分からない」というバージョン管理の問題が発生します。

業務やプロジェクトごとにファイルが増え続けると、整理や適切な管理が困難になります。手作業でのファイル統合やデータ更新の引き継ぎがスムーズに行えず、結局特定の担当者しか全体像を把握していないという状況に陥りがちです。

ヒューマンエラーが発生しやすい

Excelの手作業によるデータ転記や集計では、コピペミスや関数の設定漏れといったヒューマンエラーが避けられません。

「行をずらしてペーストしてしまった」「計算用の関数が一部のセルに反映されていなかった」といったミスは日常茶飯事です。ミスを防ぐために複数人でダブルチェックを行うなど、本来不要な確認工数が発生し、結果的に業務効率を下げてしまうケースが多々あります。

RPAを活用することで自動化ができる

前述したExcel特有の課題を解決するには、近年注目されている業務自動化ツール「RPA」の活用が効果的です。

RPAはパソコン上の操作をほぼ全て自動化できるため、Excel単体だけでなく、システムをまたぐ一連の業務プロセス全体を自動化できます。

関数やVBAを使った一連の動作を可視化できる

RPAツールを使用すると、関数やVBAに依存していた複雑な処理手順を、直感的なフローチャートとして画面上で可視化できます。

プログラミングスキルがない担当者でも、「どのファイルをいつ開き、どのデータをどこへ転記しているか」という自動化のプロセスを一目で理解できるようになります。

これにより、マクロ最大の課題であった「ブラックボックス化」を防ぎ、チーム全体で業務フローを共有・管理することが可能になります。

繰り返し処理に強い

RPAの最大の強みは、人間が疲弊してしまうような「大量の繰り返し作業」を、ミスなく正確に高速処理できる点です。

例えば、「毎月、複数部門から送られてくる数十個のExcelファイルを開き、必要なデータをコピーして、自社の基幹システム（ERP）へひたすら転記する」といった経理や営業事務の業務は、RPAが最も得意とする領域です。

手作業によるヒューマンエラーをゼロにし、担当者はより付加価値の高い分析業務などに集中できるようになります。

Excel(エクセル)業務とRPAの違い

ExcelマクロとRPAの最大の違いは、「操作できる範囲」と「プログラミング知識の要否」です。

Excelマクロは基本的に「Excelファイルの中（またはOffice製品間）」での処理に限定され、開発にはVBAの知識が必要です。

一方、RPAはExcelはもちろん、社内システム、Webブラウザ、PDFなど「パソコン上のあらゆるアプリケーション」を横断して操作でき、直感的な画面操作（ノーコード）でロボットを作成できる点が優れています。

項目	RPA	Excelマクロ
業務範囲	PC作業全般（システム横断が可能）	Excel上（一部Office製品）のみ
プログラミングスキル	基本的に不要（ノーコード）	VBAのスキルが必要
開発	現場担当者が短時間で視覚的に作成可能	複雑な処理は専門知識と時間がかかる
他アプリとの連携	Webブラウザや独自システムなど幅広く可能	連携できるアプリが限定的
コスト	ツール利用料（月額数万〜数十万円）	Excel導入済みなら追加費用なし

Excel(エクセル)業務におけるRPA導入事例

RPAは様々な業務を自動化することが可能で、部署関係なく活用できます。ここからは、Excel業務を自動化した実際の導入事例をご紹介します。

データ集計～加工を自動化し、業務を効率化

【訪問リストの作成を自動化】

訪問診療に特化したクリニックにおいて、毎日手作業で電子カルテからデータを取得し、Excelで訪問リストを作成していた業務を自動化した事例です。

RPAが電子カルテのデータを自動でダウンロードし、スプレッドシート（Excel）に転記する仕組みを構築しました。担当者は最終確認のみを行えばよくなり、毎日のルーティン業務の効率が大幅に向上しています。

【600枚に及ぶ書類作成業務を自動化】

毎月約200名の患者に対して合計600枚の書類を手作業で作成し、約50時間もの工数がかかっていたケースです。

RPAの導入により、1つの基本データを作成するだけで、それをもとに関連する他の書類を自動生成する仕組みを構築しました。これにより、担当者は最終確認のみの作業となり、膨大な書類作成の時間が大幅に削減されました。

＞＞医療関連書類やリスト作成業務の自動化で月50時間の作業時間を削減【川西ほんわか訪問診療クリニック】

マクロからRPAに切り替えることでエラーの抑制と工数削減を実現

【POSデータの集計・格納業務】

POSシステムから店舗・商品ごとのデータをダウンロードし、Excelで集計して指定フォルダに格納する作業をマクロで行っていた企業では、エラーの頻発に悩まされていました。

エラーのたびに数日の復旧作業がかかっていましたが、このプロセスをRPAに置き換えたことで処理が安定化し、担当者の監視工数と大幅な作業時間の削減を実現しました。

＞＞毎日・毎月発生する数百のデータ集計作業を自動化【株式会社日本能率協会マネジメントセンター 】

RPAでExcel業務を自動化する際の注意点

RPAの導入はExcel業務の効率化に大きく貢献しますが、失敗を防ぐために以下のポイントに注意して計画を進めることが重要です。

費用対効果があるか確認する

RPAツールの導入にはコストがかかるため、「自動化によって削減できる工数」と「導入・運用費用」のバランスを事前に算出する必要があります。

単に「作業時間が何時間減るか」だけでなく、エラー減少による手戻りの防止、品質向上、担当者の心理的負担の軽減といった間接的なメリットも含めて評価しましょう。月に数時間しか発生しない業務に高額なRPAを導入するのは避けるべきです。

サポートが充実し、メンテナンスが容易であるか確認する

現場でRPAを運用する際によくあるハードルが、「Excelのフォーマットが変更されるとRPAがエラーで止まってしまう」という問題です。

RPAは「A列のデータをコピーする」といったルールで動くため、誰かがExcelの列を追加したりレイアウトを変えたりすると途端に動かなくなります。こうした事態を防ぐには、事前の業務フロー整理（フォーマットの統一）が不可欠です。

同時に、エラー発生時に現場ですぐに修正できる「使いやすいUIのツール」を選ぶことや、ベンダー側の「伴走サポート」が手厚いツールを選ぶことが、運用を形骸化させない最大の秘訣です。

RPAでExcel業務を自動化するポイント

実際にRPAを導入・運用する際に、スムーズに自動化を成功させるための重要なステップを解説します。

タスクマイニングで業務の可視化

まずは、現場のPC操作ログなどを分析するタスクマイニングを活用し、「どのExcel業務から自動化すべきか」の優先順位を明確にしましょう。

感覚で業務を選ぶのではなく、データに基づいて「頻度が高く、手順が定型化されている作業」を洗い出すことが重要です。

フローチャートの作成

自動化する業務の手順を、RPAの設定前に必ずフローチャートとして図式化・ドキュメント化してください。

「誰が、どのファイルを、どう処理しているか」を可視化してチーム内で共有することで、RPA担当者が変わってもメンテナンスができる状態（属人化の防止）を作ることができます。

業務効率化の成果を振り返る

RPA導入後は定期的に効果測定を行い、削減できた時間やエラー率の低下といった成果を可視化して社内で共有しましょう。

効率化できた時間で、本来注力すべきコア業務にどれだけリソースを割けたかを評価することが、全社的なDX推進のモチベーションに繋がります。

BizteXが提供する3つの業務改善サービス

ここまで解説したExcel業務の課題解決には、自社のリソースや自動化の範囲に応じた適切なツール選びが不可欠です。BizteXでは、企業の段階に合わせた3つのソリューションを提供しています。

BizteX robop：Excel操作に強いデスクトップ型RPA

「BizteX robop（ビズテックス ロボップ）」は、プログラミング知識が不要で、現場担当者が直感的に操作できるデスクトップ型RPAです。

担当者のPC上で直接稼働するため、ローカルに保存されたExcelファイルの集計や、基幹システムへの転記といった「手元の定型業務」の自動化に圧倒的な強みを持ちます。導入時の伴走サポートも充実しており、初めてのRPA導入に最適です。

BizteX Connect：APIでシステム間をシームレスに連携するiPaaS

SaaS（クラウドサービス）間のデータ連携に特化したiPaaSが「BizteX Connect」です。

RPAが「画面上の操作」を自動化するのに対し、Connectはシステム同士の裏側のデータ通信（API）を自動化します。たとえば、「クラウド上の顧客管理システム（CRM）からデータを自動抽出し、指定のスプレッドシートに出力する」といった処理を、プログラミングなしで瞬時に実現できます。

インテリジェント フロー：導入から運用までプロに丸投げ

「ツールを導入しても、社内に設定やメンテナンスをできる人材がいない」という企業様向けに、業務フローの設計からツールの構築・運用までをBizteXの専門チームが代行するサービスが「インテリジェント フロー」です。

RPA（robop）やiPaaS（Connect）、さらにAI-OCRなどを組み合わせ、お客様のExcel業務の課題をプロの技術で丸ごと解決します。

＞＞インテリジェント フローのサービスページ

よくある質問（FAQ）

Excelのマクロ(VBA)があるのにRPAを導入するメリットは何ですか？

最大のメリットは「Excel以外のシステムも横断して自動化できること」と「プログラミング知識が不要なこと」です。

マクロはExcel内の処理に限られますが、RPAなら「メールの添付ファイル（Excel）を保存し、内容を読み取ってWebシステムに入力する」といった一連の作業を、非エンジニアでも自動化できます。

Excelのフォーマットが頻繁に変わる場合、RPAは止まってしまいませんか？

はい、列の追加やレイアウト変更が発生するとRPAはエラーで停止する可能性が高いです。

そのため、RPA導入の際は「Excelフォーマットを全社で統一・固定化する」という業務ルールの整備がセットで必要になります。変更が必要な場合は、RPAの設定も併せて修正しやすいノーコードのツール（BizteX robopなど）を選ぶことが重要です。

RPAを導入する際、まずはどの業務から始めるべきですか？

「毎日（または毎週）発生する」「ルールが明確で例外処理が少ない」「複数のシステムやExcelをまたぐ」業務から始めるのがおすすめです。

例えば、毎朝の売上データの集計や、交通費のシステム入力などが、早期に効果を実感しやすい代表的な業務です。

Excel(エクセル)業務の自動化はRPA

本記事では、RPAを使用したExcel業務の自動化について解説してきました。

マクロとRPAでは、自動化できる範囲や運用保守の難易度に大きな違いがあります。プログラミングの専門知識がない非IT部門の方でも、直感的にシナリオを作成・管理できるRPA（デスクトップ型RPA）を使えば、属人化を防ぎながら効率的にExcel業務を自動化することが可能です。

人材不足や定型業務の負担軽減にお悩みの場合は、ぜひ本記事を参考に、RPAを活用した業務改善の一歩を踏み出してみてください。