タスクマイニングとは
タスクマイニングとは、さまざまな業務を遂行する従業員のパソコン操作情報を得ることで、タスクレベルでの課題・問題点を見つける分析手法でありツールのことです。
タスクマイニングでは、パソコン画面の立ち上げからはじまり、ExcelやWordなどのアプリの起動、入力、コピー＆ペーストなどの細かなPC操作をログデータから分析します。
これにより、非効率的な作業や業務、ボトルネックとなっている要素を発見することが可能になります。
タスクマイニングの言葉の意味
・タスク（task）とは
タスクとは英語圏の「task=仕事・課されたつとめ」という言葉が由来となったもの
国内では意味で使われており、最小単位ですぐに実行する作業であったり課題自体をタスクと指す場合が多い
・マイニング（mining）とは
大量のデータを解析して、有用な情報を抽出すること
タスクマイニングでできること
タスクマイニングは、通常タスクマイ二ングツールを用いておこなわれます。
タスクマイニングツールを活用することで、社内業務にあるムダを発見し、業務効率化を叶えることはもちろんですが下記のようなタスクマイニングツールならではのポイントといえます。
- 業務や作業に潜む課題や問題点を、ファクトに基づき分析する
- 業務や作業に潜む課題や問題点を正確に分析し、信頼性の高い結果を取得
業務や作業に潜む課題や問題点を、ファクトに基づき分析
タスクマイニングをおこなうことで、従業員それぞれのPCでおこなう作業やタスクにかかわる課題や問題点を実際の所要時間・処理件数といった保有情報のファクトに基づいた分析の観点をもつことが可能です。
業務や作業に潜む課題や問題点を正確に分析し、信頼性の高い結果を取得
従来のように、現場担当者にヒアリングした情報をもとに分析する場合には、主観的であったり感覚的な情報しか得ることができません。そのため、分析ができたとしてもその結果の正確性や信頼性は高いとはいえませんでした。さらに、調査員を動員するなどしていると、手間やコストが発生します。
タスクマイニングの場合は、従業員それぞれのPCにインストールされたシステムを通じて、自動で集めた操作ログを分析対象にします。これにより事実に基づく作業の流れを再現できることから正確性の高い極めて信頼できる分析結果の取得が可能です。さらに、現場担当者にヒアリングする必要も調査員を動員する必要もなくなります。
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タスクマイニングはRPAの効果を最適化させることにも役立つ
いま国内企業ではRPA導入がすすみ、普及率も高まっています。大手企業にいたっては導入されていない企業はほとんどないといっても過言ではないでしょう。とはいえ、RPA導入時には、本来はどのような作業を実際に適用させるべきかわからないといった担当者も少なくありません。実際に導入したはいいものの、活用しきれていない会社も多いのが現状です。
タスクマイニングで業務の洗い出し・優先順位付けが可能に
そこで役に立つのがタスクマイニングです。記述のように、タスクマイニングでは業務内容の可視化が可能になります。これにより、RPAのロボットで自動化すべき業務を洗い出せることはもちろん、優先順位をつけることができるため社内でのRPA活用促進に大きく役立つのです。
タスクマイニングとプロセスマイニングの違い
タスクマイニングとよく似た言葉に、プロセスマイニングがあります。
タスクマイニングとプロセスマインングでは、分析データが異なります。
タスクマイニングの分析データは、操作データ
タスクマイニングは、前述のように従業員一人ひとりのパソコンの操作ログに基づいてタスクレベルのデータ分析を可能にします。
たとえば、Wordを立ち上げた、何文字テキストを打った、テキストを打つのにこれだけの時間がかかった、ファイルを保存した、メールに添付送信した、チャットで共有した、ドライブに保存した―――といった操作データが分析データとなります。
プロセスマイニングの分析データは、イベントログ
一方でプロセスマイニングは、分析データがイベントログとなります。イベントログとは、ERPやCRMなどの業務管理システムの操作を記録したものです。
たとえば、業務管理システム内で、稟議申請をした、見積書を作成した・承認した、商品を発注した・受注した―――といった具合に業務の区切りとなるアクティビティが分析データとなります。
このように、タスクマイニングとプロセスマイニングでは、問題を発見する分析データが異なるのです。タスクマイニングでは、業務をタスクレベルにまで掘り下げて分析をおこない、プロセスマイニングでは、プロセス全体を分析することで、大まかな問題点を見つけ出します。
ツール導入前に、まずは無料で利用できる「タスクマイニングサービス」
業務課題の解決や効率化・自動化をおこなうには、まず現状の組織の課題を把握する必要があります。
部署単位でそれぞれがどのような業務をおこなっているのか、どの業務にどれほどの工数を割いているのかを把握しなければ、業務効率化や業務自動化をすすめることはできません。
タスクマイニングサービスでは、ふだんの業務のムリ・ムダ・ムラを大まかに可視化します。さらに、それらを削減するためのアイデアを提供します。
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