FAXや郵送、PDFなどのデータ入力は、書類業務のなかでも特に大変な作業の一つです。「どうしても処理に時間がかかってしまい、本来の業務に注力できない」という企業様も多いのではないでしょうか。
そんなときは、OCRで文字を自動で読み取り、データ入力や管理を効率化するのがおすすめです。
そこで本記事では、
・FAXなど書類業務における課題
・OCRの導入メリットや事例
・OCRとAI-OCRとの違い
などを紹介します。
業務の効率化やOCR導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
FAXなど手書きの書類業務でよくある問題点
手書きの書類を処理するうえで、よくある問題点は以下のとおりです。
・FAX、郵送、PDFで届く帳票のフォーマットがバラバラ
・書類内容の確認やデータ入力、文書管理に手間がかかる
・見間違い、入力間違いなどの人的ミスが発生する
この中でもっとも手間がかかるのは、やはり「データ入力」です。
内容を逐一確認し、ミスなく入力するのは時間がかかるうえに骨が折れます。「処理業務が集中する月末は残業が避けれられない」という企業様も少なくないでしょう。
人手を増やして対応しようにも、人口減少や少子高齢化による人手不足でなかなか難しい状況です。
ですがOCRを導入すれば、人手を増やさずとも書類業務の大幅な効率化が可能です！
OCRならFAXを自動データ化して大幅に業務効率化！
OCR（光学的文字認識）とは、一言でいうと「書類に書かれている文字をデジタル化する技術」です。
・印刷された文字
・手書きの文字
などをカメラやスキャナで取り込み、パソコン上で使える文字データとして自動出力できます。
手作業でなく、OCRで書類を処理する主なメリットは以下のとおり。
・データ入力の大幅な効率化
・人件費などのコスト削減
・人的ミスの抑制
・書類やデータ管理の簡略化
このように業務効率化を図ることで、長時間労働を改善できるだけでなく、一人あたりの生産性を向上できます。
多くの書類を取り扱ったり、処理に時間がかかったりする場合は、OCRで効率化を図るのがおすすめです。
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OCRの活用法（注文 / 受注 / 請求の読み取りなど）
OCRという技術は古くからあったものの、「郵便番号の読み取り」のように用途が限定的で、精度も今ひとつでした。
しかし、近年の目覚ましい技術発展により、OCRの性能は大幅に向上しました。それにより、OCRを導入・活用する企業は徐々に増えています。
OCRでデータ化できる書類や帳票は、たとえば以下のとおり。
・見積書
・注文書（発注書）
・受注書
・納品書
・請求書
・領収書
・レシート
・アンケート
ほかにも、さまざまな書類を読み取ってデータ出力が可能です。
とはいえ、OCRでは手書き文字やフリーフォーマットで書かれた文字の認識には限度があります。そこで登場したのが、AI-OCRです（次で詳しく紹介します）。
OCRとAI-OCRの違い（精度・RPA連携など）
OCRをより進化させたものとして、AIの技術をかけ合わせたのが「AI-OCR」です。
AI技術が搭載されているので、OCRよりも高価ですがその分以下のようなメリットがあります。
①読み取りの精度が高い
AIが手書き文字を繰り返し学習することで、フリーフォーマットで書かれた文字でも高精度でデータ化できます。OCRでは読み取りが難しかったものも、AI-OCRなら90%以上の認識が可能です。
②異なるフォーマットにも対応できる
OCRはレイアウトの決まったフォーマットの読み取りには強いですが、異なるフォーマットへの対応には弱いです。ですがAI-OCRなら、企業ごとに異なるフォーマットでも読み取りが可能です。
③RPAと連携してさらに効率化できる
AI-OCRなら、他の外部ツールとも連携がしやすいです。単純作業を自動化できるRPAとの相性は特に良く、読み取ったデータのシステム入力・仕分け・保存といった一連の業務を自動で処理できます。
このようにOCRとAI-OCRには、性能や価格の面で違いがあります。
自動化したい業務の内容や量など、企業によってどちらが最適かは異なるので慎重に検討しましょう。
OCRで書類業務を自動化した導入事例
OCRを導入した多くの企業様は、大幅なコスト削減や業務効率化に成功しています。
その中から、導入事例を一部ご紹介します。
①不動産業界
・対象業務：不動産入退去に関する書類の処理業務（入居・退室申込書 / アンケートなど）
・導入効果：年間約20,900時間の作業時間を削減、約4,200万円のコスト削減
②通販業界
・対象業務：受発注関連の書類対応（注文書 / 納品書 / 請求書）
・導入効果：作業工数を3分の1まで削減
③人事・人材マネジメント
・対象業務：手書き調査資料のデータ化（調査書類 / セミナー・イベントアンケート）
・導入効果：作業工数を4分の1まで削減
実際、弊社BizteXでも業務改善に向けて
・AI-OCR「DX Suite」
・RPA「BizteX cobit」
を連携した結果、請求書の処理を自動化して負荷軽減に成功しています。
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OCRツールを選ぶ比較ポイント
OCRで業務効率化を図るには、自社にとって最適なツールを選ぶことがとても重要です。
OCRツールを選ぶポイントは、大きく3つあります。
1. 自動化の性能
2. 使いやすさ
3. 連携のしやすさ
一つ一つご紹介します。
1. 自動化の性能
・読み取り精度はどのくらいか
・処理スピードは十分か
・どんな言語に対応しているか
など、業務処理における性能は必ず確認しておきましょう。
性能の差は、そのまま業務効率化の成果に直結します。レビューだけを頼りにするのではなく、検討段階で実際に試して効果を確認するのがおすすめです。
2. 使いやすさ
せっかくOCRを導入しても、操作が複雑だったり、使いにくかったりすれば効果は半減です。
業務を最大限に効率化させ、社員の負担を減らすためにも
・操作方法はシンプルで複雑でないか
・デザインは直感的で分かりやすいか
などをチェックしておきましょう。
管理部門だけでなく、実際にOCRを使う現場の社員を巻き込んでツールを試してみるとよいです。
3. 連携のしやすさ
AI-OCRとRPAを組み合わせば、さらに幅広く業務を自動化できます。
とはいえ、異なるツールを連携する必要があるので、スムーズに自動化するためにもツール間の相性や連携のしやすさは重要です。
なかには企業間でパートナー契約を交わしているところもあります。より安心して継続利用するために、パートナー間のツールを導入するのもおすすめです。
ちなみに弊社BizteXでは、どこでも・だれでも簡単に使えるクラウドRPA「BizteX cobit」を提供しており、以下の企業様とパートナー契約を結んでいます。
・AI-OCR「DX Suite」（AI inside 株式会社様）
書類の読み取りからシステム登録まで、業務効率化に関する提案をトータルでおこなえます。書類業務やデータ入力の自動化でお悩みでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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まとめ：FAXなどの書類業務はOCRで大幅に効率化できる！
改めて、これまでの内容をまとめます。
・OCRなら書類を自動データ化して、大幅に業務効率化できる
・OCRの対象は、注文書・請求書・納品書など幅広い
・AI-OCRなら読み取りがさらに高精度で、異なるフォーマットにも対応
OCRを導入すれば、データ入力といった単純業務から開放されるだけでなく、長時間労働の改善や生産性向上にもつながります。
AI-OCRならさらに高精度に読み取れるうえに、RPA連携でより幅広く自動化が可能です。
FAX、郵送、PDFファイルなどの書類をデータ化したい場合は、ぜひOCR（AI-OCR）の活用を検討してみてください。
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